Nowoczesny sekretariat
Aplikacja kataloguje zawartość folderów lokalnych oraz na dyskach internetowych OneDrive, Dropbox czy Dysk Google. Powstałą w ten sposób bazę danych informacji
o plikach można przeszukać, by zlokalizować potrzebny dokument, wyświetlić jego podgląd lub otworzyć go w skojarzonej aplikacji. EverDoc 2018 może działać jako wirtualna drukarka – każdy dokument, który wyślesz do druku (np. DOC czy PDF stworzony w edytorze WPS Writer), zostaje automatycznie zarchiwizowany w bazie programu. Oprócz tego dostępne są funkcje skanowania oraz tworzenie backupu, które może okazać się niezastąpione, gdy przez przypadek skasujesz z dysku ważne dane.
1. Pole wyszukiwarki plików na dyskach lokalnych i internetowych
2. Ulubione foldery zawierające skatalogowane dokumenty
3. Wyszukiwanie na podstawie słów kluczowych, dat utworzenia lub typów plików
4. Lista plików we wskazanym folderze lub na dysku, wyniki wyszukiwania lub podgląd dokumentu
5. Ikony dające dostęp do funkcji skanowania, pomocy, kodu QR synchronizującego aplikację EverDoc z jej wersją mobilną (na smartfony z Androidem lub iOS-em), a także umożliwiające odświeżenie zawartości folderów i konfigurację programu
Po zainstalowaniu i uruchomieniu program rozpoczyna monitorowanie zawartości katalogu EverDoc, którego nazwa widoczna jest na liście ulubionych folderów w sekcji Favourite Folders. Aby dodać kolejny folder, użyj plusa, na następnej planszy kliknij Szukaj, wskaż katalog i naciśnij OK.
Następnie wybierz Dodaj i gdy operacja dodawania jego zawartości zostanie zakończona, kliknij Cofnij. Od tej chwili katalog jest na liście ulubionych folderów w sekcji Favourite Folders:
Aby dodać pojedynczy plik do biblioteki programu EverDoc, możesz użyć metody drag and drop. Złap ikonę pliku i przeciągnij ją na górny obszar okna aplikacji. Wpis dotyczący dokumentu po chwili pojawi się w głównym polu.
Gdy dodasz pierwsze rekordy do bazy, kliknij nazwę jednego z nich. Wyświetli się podgląd zawartości pliku, w polu po lewej stronie widoczne są nazwa pliku, data utworzenia, liczba stron i typ dokumentu:
W sekcji Słowa kluczowe w polu Search for Keywords or Add a New One możesz wpisać słowa, wg których będziesz przeszukiwać bazę. Dzięki słowom kluczowym możliwe jest katalogowanie, wygodne przeglądanie i filtrowanie bazy. Po wpisaniu słowa kluczowego wciśnij Enter, a zostanie ono dodane do aktualnie wskazanego pliku. Do jednego dokumentu możesz dodać kilka słów kluczowych.
Z prawej strony znajdują się ikony, które pozwalają: otworzyć plik w skojarzonej z nim aplikacji, wyświetlić katalog, w którym się on znajduje, wydrukować dokument, usunąć go z bazy programu EverDoc (uwaga, plik jest też fizycznie usuwany z dysku!). Strzałki pozwalają wyświetlać kolejne strony. Aby powrócić do okna głównego, naciśnij Cofnij.
Aby przefiltrować zawartość bazy wg utworzonych słów kluczowych, przejdź do sekcji
Jeśli korzystasz z dysków internetowych, tj. Dropboksa, OneDrive’a lub Dysku Google, możesz dodać zgromadzone tam dokumenty do bazy programu EverDoc. Kliknij ikonę z symbolem trybiku widoczne w prawym górnym rogu okna.
Na lewym pasku wybierz zakładkę Foldery standardowe. Aby program uzyskał dostęp do dysków Dropbox, OneDrive i Dysku Google, wystarczy, że masz utworzone konto i jesteś do niego zalogowany. Zaznacz pole przy nazwie dysku, i kliknij widoczną obok ikonę odśwież. Zawartość dysku zostanie przeanalizowana i jeśli znajdują się tam pliki obsługiwane przez program, zostaną one dodane do bazy. Wciśnij Cofnij – zobaczysz dyski dostępne na liście ulubionych folderów.
