Dokumenty z chmury
Dla wielu synonimem idealnego pakietu biurowego jest Microsoft Office. Tymczasem darmowy i cały czas rozwijany sieciowy produkt Googlea już teraz oferuje sporo rozwiązań, których próżno szukać u konkurencji.
Zdaniem firmy nowoczesny pakiet biurowy to przede wszystkim chmura. Dzięki niej tworzone i edytowane dokumenty dostępne są przez całą dobę, z któregokolwiek miejsca na świecie, nie tylko dla jednej, ale i kilku osób naraz. Możliwość współdzielenia plików i praca w grupie nad jednym, tym samym tekstem stanowią zresztą najważniejsze atuty Dokumentów Google. W całości zintegrowane z sieciowym Dyskiem Google narzędzie pozwala sprawnie zarządzać zgromadzonymi plikami, edytować je, wzbogacać o zdjęcia, wykresy i analizy.
Biuro w kieszeni
Aplikacje wchodzące w skład pakietu biurowego Google dostępne są również w wersjach na urządzenia mobilne. Ich funkcjonalność w porównaniu z edycjami przeglądarkowymi jest nieco mniejsza. Poza przeglądaniem dokumentów i tworzeniem nowych możliwe jest ich współdzielenie z innymi użytkownikami czy komentowanie na bieżąco wprowadzanych zmian.
Korzystanie z Dokumentów
Produkty Google’a słyną z prostoty obsługi. Nie inaczej jest w tym przypadku.
Krok 1
By uruchomić Dokumenty Google, wystarczy, że po zalogowaniu się na swoim koncie kliknięciem dziewięciu kropek wywołasz listę dostępnych usług, rozwiniesz ją, naciskając Więcej, i wskażesz ikonę Dokumentów.
Krok 2
Korzystanie z usługi zacznij od utworzenia nowego dokumentu za pomocą przycisku +.
Krok 3
Przeniesiony zostaniesz na stronę z klasycznym edytorem tekstu i dość typowym menu wraz z paskiem narzędziowym. Zwróć uwagę na umieszczony w nagłówku aktualny tytuł pliku: Dokument bez tytułu. Aby nadać nową nazwę, kliknij to miejsce, dokonaj modyfikacji i naciśnij Enter. Pamiętaj, że dopóki nie zmienisz tytułu pustego dokumentu bądź nie rozpoczniesz wprowadzania tekstu, plik nie zostanie zapisany.
Krok 4
Dalsza edycja dokumentu wygląda podobnie jak w innych pakietach biurowych. Dla przykładu korzystając z rozwijanego menu, możesz wybrać jeden dostępnych wzorów czcionek. Ikony B, I, U, A pozwolą ci wytłuścić wskazany tekst, zaznaczyć kursywą, podkreślić oraz zmienić jego kolor, a strzałka w lewo umożliwi cofnięcie ostatniej operacji.
Krok 5
Przeglądając tekst bądź też edytując go wspólnie z innymi użytkownikami, możesz proponować zmiany, nie ingerując w treść dokumentu. W tym celu skorzystaj z menu <Edytowanie> i włącz tryb <Sugerowanie>. Każdy dopisek będzie oznaczany kolorem (np. zielonym) i odpowiednim komentarzem umożliwiającym przy okazji przyjęcie propozycji zmian bądź ich odrzucenie. Decyzję taką może podjąć wyłącznie właściciel edytowanego pliku.
Krok 6
Wszystkie modyfikacje dokumentu rejestrowane są automatycznie i na bieżąco, o czym co jakiś czas informuje niewielki komunikat Wszystkie zmiany zostały zapisane na Dysku. Jego kliknięcie otwiera stronę Historia zmian, dzięki której możesz prześledzić kolejno dokonywane zmiany w pliku. Aby przywrócić konkretną wersje dokumentu, wystarczy nacisnąć odnośnik Przywróć tę wersje.
Krok 7
W każdej chwili możesz udostępnić dokument innym użytkownikom, klikając przycisk Udostępnij i wpisując w wyświetlonym formularzu adresy uprawnionych osób, a także rodzaj przyznanego im dostępu, np. Może edytować, oraz ewentualne komentarze. Naciskając przycisk Wyślij, poinformujesz e-mailowo wybranych znajomych o udostępnieniu im pliku. Jeśli chcesz znacznie szerzej określić dostęp do tego konkretnego dokumentu, skorzystaj z opcji Zaawansowane, po czym udostępnij wyświetlony link przez Gmaila, Google+, Facebooka, Twittera, wybierając wcześniej ustawienia wyświetlania – Włączone.
Krok 8
Dokumenty Google umożliwiają również pracę na plikach znajdujących się na lokalnym dysku komputera, w tym tych pochodzących z pakietu Microsoft Office. Wystarczy przesłać je do chmury. W tym celu w głównym oknie usługi kliknij teczkę, w oknie Otwórz plik przejdź do zakładki Prześlij i albo przeciągnij i upuść wybrany plik prosto na wskazane pole, albo po naciśnięciu Wybierz plik z komputera wskaż go w oknie eksploratora. Dokument zostanie wczytany, w razie potrzeby przekonwertowany i otwarty w edytorze tekstu.
Planowanie z Arkuszami Google
Tworzenie zestawień i wykresów w edytorze tekstu mija się z celem. Dużo lepiej nadaje się do tego arkusz kalkulacyjny. W pakiecie Google’a rolę tę pełnią Arkusze. To, jak łatwo można skorzystać z tej przydatnej funkcjonalności, pokażemy na przykładzie prostego planu domowego budżetu.
Krok 1
Po zaimportowaniu pliku Excela zgodnie z opisaną wcześniej procedurą jego zawartość wraz ze wszystkim formułami ujrzysz w świeżo otwartym Arkuszu Google. Aby zobrazować teraz poszczególne zestawienia wydatków, wystarczy, że wskażesz interesującą cię komórkę, po czym klikniesz znajdujący w prawnym dolnym rogu przycisk widoczny w rogu ekranu.
Krok 2
Wywołany w ten sposób boczny panel zawierać będzie wygenerowane automatycznie Wykresy. Pamiętaj jednak, że są to jedynie ich propozycje, i to nie zawsze trafne. Dużo lepiej działa funkcja rekomendowania wykresów. Jeśli zaznaczony przez ciebie w arkuszu zakres komórek umożliwia przygotowanie takiej polecanej analizy, Google poinformuje o wystawieniu swojej rekomendacji, zmieniając kolor ikony Przeglądaj na zielony.
Krok 3
Aby osadzić wybrany wykres w arkuszu, wystarczy chwycić go myszką, a następnie przenieść i upuścić w wybranym miejscu. Możesz zmienić rozmiar diagramu, opisy w jego legendzie, a także wybrać inny typ wykresu za pomocą menu kontekstowego ukrytego pod prawym przyciskiem myszki.
Korzystanie z gotowych szablonów
Google oferuje szeroki wybór ułatwiających pracę wzorów dokumentów, arkuszy i prezentacji. Trzeba jedynie mieć na uwadze, że zawierająca je galeria szablonów nie została wbudowana w Dokumenty Google i stanowi osobną bazę dostępną jedynie po połączeniu z zewnętrznym serwerem.
Krok 1
Aby skorzystać z któregoś z przygotowanych wzorów dokumentów, na ekranie edytora tekstu sięgnij do menu Plik, wybierz Nowy, po czym kliknij Na podstawie szablonu. Na nowo otwartej stronie zobaczysz galerię gotowych szablonów.
Krok 2
Poszukiwanie właściwego szablonu warto zacząć od posortowania bazy. Dokonasz tego za pomocą bocznego paska Sortuj według. Kliknięcie Dokumenty spowoduje wyświetlanie jedynie wzorów dokumentów, a wskazanie Życiorysy i listy motywacyjne jeszcze bardziej zawęzi wyniki.
Krok 3
Przyciskiem Użyj tego szablonu umieszczonym obok opisu i miniatury każdego szablonu możesz otworzyć wybrany wzór dokumentu w swoim edytorze tekstu. Przed podjęciem decyzji warto go jednak obejrzeć, klikając łącze Podgląd.
Krok 4
Po wybraniu szablonu i otwarciu go w edytorze tekstu kopia zostanie automatycznie zapisana w twoich dokumentach. Oznacza to, że możesz już dowolnie go edytować.