E-mailowa dyscyplina
Do twojej skrzynki pocztowej trafia codziennie wiele e-maili. Niektóre chcesz usunąć, inne z różnych powodów zatrzymać. Nie musisz ich ręcznie segregować. Skorzystaj ze specjalnych reguł i filtrów, które zrobią to automatycznie.
W naszych skrzynkach pocztowych panuje spory ruch. Wśród dziesiątków, a nawet setek przychodzących i wychodzących listów dziennie nietrudno o bałagan. Obecnie, nawet jeśli korzystasz z darmowej poczty przez przeglądarkę WWW, możesz użyć skutecznych mechanizmów (filtrów i reguł), które kierują przychodzącą pocztę wprost do stworzonych przez ciebie folderów lub wykonują określone przez ciebie akcje (usuwają, oznaczają, odpisują).
Dzięki filtrom i regułom, podobnie jak na tradycyjnej poczcie, przesyłka oznaczona odpowiednim kodem trafia do swojej strefy, a ty wiesz, gdzie jej szukać oraz gdzie szukać wiadomości o zbliżonej treści lub adresatach. Łatwo dotrzesz także do wiadomości mających wspólną wybraną przez ciebie cechę, np. zawierających wybrane słowo, czy też załącznik o określonej wielkości.
W artykule pokażemy, jak dbać o porządek w swojej skrzynce pocztowej. Dowiesz się, jak tworzyć filtry i reguły dla wiadomości oraz jak tymi narzędziami sprawnie i wygodnie zarządzać.
W naszym przykładzie oprzemy się na usługach Google (Gmail) oraz o2.pl i Interii. Jednak zawarte w warsztatach wskazówki możesz wykorzystać nawet wtedy, gdy używasz poczty innych usługodawców. Zasady tworzenia filtrów i reguł są wszędzie bardzo podobne.
Zakładanie folderów w obrębie skrzynek
Porządkowanie poczty powinieneś rozpocząć od stworzenia katalogów, w których będziesz przechowywał odpowiednie grupy wiadomości.
Tworzenie etykiet w usłudze Gmail
Poczta Google nie ma folderów. Funkcje katalogów pełnią tutaj etykiety, którymi możesz oznaczać poszczególne wiadomości. Aby odszukać grupę wiadomości oznaczonych wybraną etykietą (np. praca), klikasz nazwę etykiety, a zbiór listów wyświetla się na ekranie.
Krok 1
Zaloguj się do skrzynki pocztowej. Aby stworzyć nową etykietę, kliknij odnośnik Ustawienia. W wywołanym panelu konfiguracji ustawień przejdź do sekcji Etykiety. Na ekranie zobaczysz okno do zarządzania etykietami, które zostały stworzone przez Gmail.
Krok 2
Jeżeli nie chcesz korzystać z którejś z etykiet, kliknij odnośnik ukryj obok jej nazwy. W tym oknie możesz także stworzyć nową etykietę. W tym celu w polu obok Etykiety wpisz nazwę, np. Facebook, dla nowo tworzonego zasobu. Kliknij przycisk Utwórz.
Krok 3
Nowa pozycja pojawi się na liście twoich etykiet. Swoje etykiety możesz ukrywać oraz usuwać. Nazwę etykiety możesz zmienić, klikając jej dotychczasową nazwę i wprowadzając nową. Pod każdą etykietą widzisz liczbę wątków (wiadomości), które zostały nią oznaczone. Jeżeli korzystasz tylko z poczty Gmail, możesz już teraz przejść do warsztatu „Tworzenie reguł i filtrów w skrzynkach pocztowych”.
Obsługa wielu kont w jednym
Niektórzy usługodawcy oferujący darmowe skrzynki pocztowe udostępniają funkcję przekierowywania poczty z innych kont. Dzięki temu, używając jednego konta, np. na Gmailu, można dodatkowo bezpośrednio z tego konta odbierać listy z innych skrzynek.
Krok 1
W Gmailu dostęp do konfiguracji przekierowania poczty z innego konta uzyskasz, klikając odnośnik Importuj pocztę i kontakty. Następnie musisz kliknąć przycisk Dodaj konto e-mail POP3.
Krok 2
W wywołanym oknie podaj adres e-mailowy poczty, z której chcesz pobierać wiadomości za pośrednictwem Gmaila. Następnie przygotuj swoje hasło (do tamtej usługi) oraz zdobądź na stronie usługodawcy adres serwera POP, np. poczta.o2.pl czy poczta.interia.pl – będziesz musiał je wprowadzić.
Krok 3
W wywołanym oknie podaj adres e-mailowy poczty, z której chcesz pobierać wiadomości za pośrednictwem Gmaila. Następnie przygotuj swoje hasło (do tamtej usługi) oraz zdobądź na stronie usługodawcy adres serwera POP, np. poczta.o2.pl czy poczta.interia.pl – będziesz musiał je wprowadzić.
Zakładanie folderu w o2.pl i Interia.pl
W większości darmowych skrzynek (oprócz Gmaila) zakładanie nowych folderów odbywa się bardzo podobnie. W naszym przykładzie pokazujemy tworzenie struktury katalogów na przykładzie poczty o2.pl oraz Interia.pl.
Krok 1
Zaloguj się do poczty w serwisie o2.pl. W głównym oknie aplikacji pocztowej widzisz standardowe katalogi, które są dostępne u wszystkich użytkowników. Aby stworzyć nowy folder, kliknij odnośnik Nowy folder. W wywołanym oknie dialogowym wpisz nazwę dla nowego katalogu, na przykład Facebook, i kliknij OK.
Krok 2
Zobaczyłeś szybkie dodawanie folderu. Folderami możesz także zarządzać. W tym celu kliknij Opcje i następnie przejdź do zakładki Foldery. Widzisz tutaj listę swoich katalogów – możesz je zmieniać i usuwać, służą do tego odnośniki obok nazw Zmień, Usuń.
Krok 3
Do każdego folderu możesz stworzyć podfolder. W tym celu naprowadź kursor na nazwę wybranego katalogu i kliknij odnośnik Stwórz podfolder. Poniżej widzisz także pola do tworzenia folderów i podfolderów. Z tego poziomu możesz tworzyć od razu podfolder we wskazanym folderze nadrzędnym.
Krok 4
W poczcie Interii, podobnie jak w o2.pl, możesz stworzyć nowy folder z głównego okna pocztowego. W sekcji, gdzie widzisz standardowe katalogi, kliknij odnośnik nowy obok Moje foldery.
Krok 5
W wywołanym oknie wpisz nazwę dla nowego folderu, na przykład Praca, i kliknij odnośnik Utwórz. Folder pojawi się na liście. W analogiczny sposób możesz tworzyć kolejne katalogi. Jeżeli chcesz usunąć wybrany zbiór, kliknij x obok jego nazwy.
Ustalanie kryteriów porządkowania poczty elektronicznej
Wiesz już, jak tworzyć foldery (w Gmailu etykiety) i tym samym masz gdzie kierować pocztę. Możesz teraz przystąpić do tworzenia filtrów i reguł, według których przychodząca i wychodząca poczta będzie porządkowana. Pokażemy, jak tworzyć te kryteria w poczcie Gmail i pozostałych skrzynkach.
Krok 1
Zaloguj się do poczty Gmail. W głównym oknie kliknij odnośnik Ustawienia. Następnie przejdź do sekcji Filtry i kliknij Utwórz nowy filtr. Pierwszym krokiem, jaki wykonasz, jest ustalenie kryteriów wyszukiwania. Dzięki temu Gmail będzie wiedział, jak rozpoznać daną wiadomość po jej odebraniu i jak ją przygotować do wykonania poszczególnej akcji (określisz ją później).
Krok 2
Możesz zastosować kilka kryteriów i określić, od kogo jest wiadomość, do kogo, jaki jest temat wiadomości lub jakie słowa zawiera oraz jakich słów nie powinna zawierać. Kryteria można łączyć w bardziej skomplikowane reguły. Kliknij przycisk Następny krok.
Krok 3
Teraz możesz określić, jaka akcja ma zostać podjęta w stosunku do wiadomości spełniającej kryteria określone przez ciebie w poprzednim kroku. Masz kilka czynności, które Gmail może podjąć automatycznie. Możesz przekazać wiadomość na inny adres, usunąć ją albo zastrzec, aby nigdy nie była traktowana jako spam.
Krok 4
Do przenoszenia wiadomości do odrębnych folderów w Gmailu służy funkcja etykiet. Jak tworzyć etykiety w tym serwisie, pokazaliśmy w poprzednim warsztacie. Aby użyć etykiety, zaznacz Zastosuj etykietę, a następnie z listy obok wybierz stworzoną wcześniej pozycję, w naszym przykładzie Facebook. Kliknij przycisk Utwórz filtr.
Krok 5
Od tej chwili każda wiadomość spełniająca kryteria zostanie oznaczona wybraną etykietą. W taki sposób możesz w dowolnej chwili wyświetlić całą grupę podobnych do siebie wiadomości. Wystarczy, że w głównym oknie w sekcji Poczta klikniesz wybraną etykietę.
Krok 6
Etykiety możesz dodawać również ręcznie (bez tworzenia reguł). Dzięki temu o przynależności przypadkowej wiadomości do określonej grupy decydujesz również sam. Aby dodać dowolną wiadomość do konkretnej grupy, zaznacz ją, kliknij Etykiety i wybierz jedną z etykiet. List zostanie oznaczony.
Krok 1
Tworzenie reguł w polskich darmowych skrzynkach pokażemy na przykładzie usługi oferowanej przez Interię oraz o2.pl. Zaczniemy od poczty o2. Zaloguj się na swoje konto i kliknij odnośnik Opcje.
Krok 2
Przejdź do zakładki Foldery. Przewiń okno w dół, w sekcji Reguły zaznacz pole Reguła. Poniżej w sekcji Dodaj regułę możesz określić kryteria, jakie ma spełniać wiadomość.
Krok 3
W podsekcji Jeżeli decydujesz o wymaganych kryteriach. Jeżeli zaznaczysz , możesz z list znajdujących się obok wybierać poszczególne pozycje i tworzyć wybrane kombinacje kryteriów. Na przykład wycinek Temat, zawiera, PC Format oznacza, że jeżeli temat wiadomości zawiera nazwę „PC Format”, to należy wykonać określoną czynność w stosunku do listu spełniającego wymienione kryteria (o tym za chwilę – w kroku 5).
Krok 4
Oczywiście z list możesz wybrać inne kryteria, np. „nie zawiera”, lub wpisać inne słowa kluczowe. Poniżej możesz sortować wiadomości pod względem ich rozmiaru. W tym celu należy zaznaczyć i określić jej wielkość.
Krok 5
Natomiast w podsekcji To ustalasz, jaka czynność ma zostać podjęta w stosunku do wyselekcjonowanej wiadomości. Możesz ją przenieść do wybranego założonego wcześniej folderu, wybierasz go z listy obok polecenia przenieś wiadomość do folderu. Można też odrzucić wiadomość i powiadomić lub nie powiadamiać o tym nadawcy. Służą do tego dwie ostatnie opcje.
Krok 6
Gdy określisz już wszystkie zasady działania tworzonego filtru, kliknij przycisk Dodaj regułę. Reguła pojawi się na liście Reguły. W każdej chwili możesz usunąć daną regu łę, zaznaczając pole obok jej nazwy i klikając Usuń, lub zmieniać jej zasady, klikając odnośnik Edytuj.
Krok 1
Zaloguj się do swojej poczty i kliknij odnośnik Ustawienia. Następnie w sekcji Poczta kliknij Filtry. W darmowej wersji skrzynki możesz zdefiniować 10 filtrów. Kliknij przycisk Dodaj nowy filtr, aby stworzyć nowe kryterium.
Krok 2
Opcje dostępne w panelu tworzenia filtrów dla poczty w Interii są dość rozbudowane. Zacznij od wpisania nazwy dla kryterium w polu Wpisz nazwę, np. Facebook_komentarze. Określ, dla jakich wiadomości będzie stosowany ten filtr. Wybierasz między listami spełniającymi wszystkie warunki lub jeden warunek. W naszym przykładzie zaznaczymy opcję Wiadomości, które spełniają wszystkie poniższe warunki. Będzie to bardziej precyzyjny filtr.
Krok 3
W sekcji Warunki, podobnie jak u innych usługodawców, określasz kryteria, które ma spełniać wiadomość przyporządkowana do tworzonego właśnie kryterium.
Krok 4
Następnie w sekcji Akcje określasz, jakie czynności mają zostać podjęte w stosunku do sortowanej wiadomości. Zaznacz jedno lub kilka poleceń. Wiadomość możesz przesłać na inny adres, przenieść do wybranego folderu, odpisać automatycznie nadawcy lub dostać powiadomienie SMS-em.
Krok 5
Do tej ostatniej opcji wymagany jest pakiet SMS. Aby zapisać regułę, kliknij przycisk Zapisz. Stworzone kryteria możesz w dowolnej chwili usunąć lub edytować.