Jak przechować m@ile

W artykule zajmujemy się trzema najpopularniejszymi obecnie programami pocztowymi: Outlook Expressem, Mozillą Thunderbirdem oraz Outlookiem 2007. Skąd taki wybór? Zależało nam na uwzględnieniu najpopularniejszych narzędzi (patrz ramka z wykresami „Popularność programów pocztowych na świecie i w Polsce”). Szczegółowo prezentujemy, w jaki sposób można wykonać kopię zapasową nie tylko samych wiadomości, ale także danych z książki adresowej, ustawień kont itp.

W dalszej części artykułu znajdziesz porady związane z zamianą i przeniesieniem danych z jednego programu pocztowego na inny. Nie zawsze jest to proste, ale dzięki zamieszczonemu na krążku DVD programowi oraz naszym wskazówkom na pewno dasz sobie radę.

Popularność programów pocztowych na świecie i w Polsce

Przedstawiamy dwa różne zestawienia najpopularniejszych programów pocztowych w 2009 roku. Pierwsze badanie (1) opracowane przez firmę Campaign Monitor (www.campaignmonitor.com) obejmowało 12 miesięcy ubiegłego roku, jednak wyniki nie oddają w pełni specyfiki naszego lokalnego rynku, na którym np. usługa hotmail.com Microsoftu nie jest jeszcze tak popularna, jak np. w Stanach Zjednoczonych. Dlatego oprócz badania amerykańskiej firmy warto wymienić rezultaty badań zrealizowanych przez rodzimą firmę FreshMail (2) (www.freshmail.pl). W tym przypadku wyniki dotyczyły okresu od maja do sierpnia 2009 roku. Badanie zostało przeprowadzone na próbie 1 miliona otwartych e-maili. Z badania wynikało, że programy pocztowe instalowane na komputerze wciąż stanowią popularniejszą metodę sprawdzania poczty niż oprogramowanie pocztowe działające online. Wykres (2) przedstawia stopień popularności poszczególnych programów pocztowych wśród badanych internautów.

Kopia poczty w MS Outlooku 2007

Kopię zapasową danych Outlooka 2007 można wykonać na dwa sposoby. Pierwszy polega po prostu na skopiowaniu (i zabezpieczeniu w ten sposób) pliku z rozszerzeniem .pst (znajduje się on standardowo w folderze C:\Documents and Settings\[nazwa_konta_użytkownika]\Ustawienia lokalne\Dane aplikacji\Microsoft\Outlook). My polecamy drugi – skorzystanie z programu CodeTwo Outlook Export 1.2.6.

Przed zainstalowaniem programu CodeTwo Outlook Export zamknij Outlooka. Sam proces instalacji polega na potwierdzaniu kolejnych etapów. Gdy instalacja się zakończy, uruchom ponownie Outlooka. CodeTwo Outlook Export jest instalowany jako wtyczka do Outlooka. Na pasku ikon Outlooka, obok ikony pomocy odnajdziesz nową ikonę tego dodatku – kliknij ją.

W oknie CodeTwo Outlook Export - eksport danych kliknij przycisk Przeglądaj, by wskazać docelowe miejsce zapisu pliku z kopią. W sekcji Eksportowane pola są domyślnie zaznaczone do eksportu pola Temat oraz Data wysłania. Jednak po kliknięciu Dodaj możesz uzupełnić tę listę o niemal dowolne pole występujące w wiadomości e-mailowej czy innych elementach Outlooka. Wybór jest bardzo duży.

Jeżeli nie chcesz dodawać pól, kliknij od razu przycisk Eksportuj. Po zakończeniu eksportu wyświetli się okno dialogowe z informacją o liczbie wyeksportowanych elementów. Kliknij OK.

Wyeksportowany plik ma format CSV (Comma Separated Values). Jest to bardzo popularny format danych, powszechnie akceptowany przez wiele różnego typu programów, nie tylko pocztowych, ale np. także przez arkusze kalkulacyjne. Dzięki temu łatwiej będzie wyeksportowane tak informacje wczytać do innych programów. Pliki PST natomiast mogą być stosowane w… innym Outlooku.