Łatwiej i wydajniej

Mimo ogromnej popularności pakietu Microsoft Office jego pełne możliwości wykorzystuje jedynie niewielka grupa użytkowników. Wstążki i ogrom różnorodnych opcji rozmieszczonych na kartach Worda, PowerPointa, Excela i Outlooka wymagają czasu na odpowiednie poznanie, a tego zawsze brakuje. Warto jednak poświęcić chwilę, by zgłębić kilka objaśnionych poniżej technik, gdyż dzięki nim praca z poszczególnymi aplikacjami pakietu Microsoft Office stanie się wydajniejsza i prostsza, a kontrola nad nimi – znacznie lepsza.

Czasami zdarza się, że podczas pracy nad ważnym dokumentem w Wordzie czy prezentacją multimedialną w PowerPoincie nagle odkrywamy, że źle zapisaliśmy nazwisko, nazwę miejsca bądź jakiś fachowy termin. Poprawa takiej pomyłki to kwestia paru sekund – gorzej, gdy błąd przewija się przez cały, wielostronicowy już tekst, bo to najczęściej oznacza żmudne przeszukiwanie całego dokumentu. Istnieje jednak znacznie łatwiejszy i, co najważniejsze, znacznie szybszy sposób. Pokażemy go na przykładzie Worda.

Aby szybko odnaleźć w dokumencie wszystkie miejsca występowania błędnego słowa i automatycznie zastąpić je innym, postaw kursor przed interesującym cię zwrotem bądź zaznacz go myszką, po czym z karty NARZĘDZIA GŁÓWNE wybierz opcję Zamień. Funkcję tę możesz też zainicjować kombinacją klawiszy Ctrl+H.

Gdy na ekranie pojawi się nowe okno z otwartą zakładką Zamień najpierw upewnij się, że w polu Znajdź znajduje się wyraz, który chcesz podmienić. Jeśli tak, w polu Zamień na wpisz słowo bądź wyrażenie, które finalnie ma znaleźć się w tekście. Na koniec naciśnij przycisk Zamień wszystko.

Program rozpocznie przeszukiwanie dokumentu i jego automatyczne korygowanie. O pomyślnym zakończeniu tego procesu poinformuje cię niewielki komunikat wskazujący jednocześnie ilość dokonanych zmian. Po naciśnięciu OK możesz jeszcze zweryfikować prawidłowość podmienionych wyrazów w samym tekście.

Choć w większości przypadków Word i PowerPoint same dbają o właściwe zasady pisowni i wielkość liter, wystarczy chwila nieuwagi, by aktywowany tryb pisania dużymi literami przysporzył sporych problemów. Na szczęście i na to znalazło się proste rozwiązanie.

Aby zmienić wielkość liter pojedynczego słowa, postaw przed nim kursor bądź, podobnie jak w przypadku całego zdania, zaznacz je myszką. Następnie na karcie NARZĘDZIA GŁÓWNE odszukaj ikonę Aa i kliknięciem rozwiń kryjące się pod nią menu.

Zwróć uwagę na sposób zapisu dostępnych tu opcji. Prezentuje on zarówno rezultat ich zastosowania, jak i sytuacje, w których mogą okazać się przydatne. Jeśli więc zachodzi konieczność zamiany zaznaczonego fragmentu na wielkie litery, wystarczy, że w tym momencie wskażesz WIELKIE LITERY, a program momentalnie wykonana twoje polecenie. Podobny efekt uzyskasz stosując skrót klawiaturowy Shift+F3. Pamiętaj tylko, że każde kolejne naciśnięcie tej kombinacji zmieni wielkość liter zaznaczonego wyrażenia adekwatnie do następnej pozycji na liście.

Podczas codziennego korzystania z Outlooka możemy zapomnieć, że każdy odebrany i wysłany e-mail zwiększa obszar, jaki skrzynka pocztowa zajmuje na dysku. W przypadku ograniczonej ilości miejsca na dysku warto wiedzieć jak szybko zredukować wielkość plików Outlooka, by odzyskać utraconą przestrzeń dyskową. Służy do tego specjalna opcja – kompaktowania danych. Oto jak z niej skorzystać.

Po kliknięciu zakładki PLIK w głównym oknie programu i wyświetleniu zakładki z informacjami o kontach rozwiń menu Ustawienia kont i ponownie wybierz pozycję Ustawienia kont.

Następnie w nowo wyświetlonym oknie przejdź do zakładki Pliki danych i po wskazaniu pliku (o ile w masz skonfigurowane więcej niż jedno konto) naciśnij przycisk Ustawienia.

Wywołasz w ten sposób kolejne okno, tym razem dotyczące interesującego cię pliku danych programu Outlook. Do rozpoczęcia jego kompresji wystarczy już tylko kliknięcie znajdującego się tu przycisku Kompaktuj. O trwającym procesie poinformuje cię niewielki pasek postępu, jednak pomyślne zakończenie kompresji nie jest w żaden sposób komunikowane.

Praca na wielu otwartych jednocześnie dokumentach Worda, prezentacjach PowerPointa czy arkuszach kalkulacyjnych Excela bywa kłopotliwa – szczególnie wtedy, gdy nie posiadasz drugiego monitora i jedynym rozwiązaniem jest dzielenie ekranu i przełączanie się między oknami myszką bądź kombinacją klawiszy Alt+Tab. Każdy może wówczas zagubić się w gąszczu dokumentów. Wystarczy jednak niewielka aplikacja Office Tab, aby przywrócić porządek i znacznie poprawić komfort pracy. Za sprawą Office Tab wszystkie otwarte dokumenty trafiają do osobnych zakładek wewnątrz pojedynczego okna danej aplikacji pakietu Office. Dzięki temu są one stale widoczne na ekranie, a nawigacja pomiędzy nimi odbywa się identycznie jak w przeglądarce internetowej, umożliwiając szybki i wygodny dostęp do aktualnie potrzebnych treści. Co najważniejsze, program wspiera zarówno starsze wersje pakietu Office (od 2003), jak i tę najnowszą (2013), oferując przy tym w pełni spolszczony interfejs. Jedynym minusem jest jego cena. Darmowa edycja pozwala korzystać z możliwości Office Tab tylko przez miesiąc. Po jego upływie użytkownikowi pozostaje zakup licencji (25$) bądź deinstalacja programu.

PowerPoint to znakomite narzędzie do tworzenia świetnie wyglądających prezentacji. O ile jednak przygotowanie pokazu slajdów od zera jest proste i intuicyjne, o tyle przeniesienie do niego treści napisanego wcześniej dokumentu potrafi być męczące. Nie każdy wie, że zamiast mozolnego ręcznego kopiowania fragmentów tekstu można w kilku prostych ruchach przekształcić cały dokument w gotową prezentację.

Z uwagi na to, że PowerPoint podczas konwersji tworzy slajdy wykorzystując do tego style nagłówków znalezione w dokumencie, przed rozpoczęciem transformowania pliku musisz wcześniej odpowiednio go przygotować. W tym celu otwórz wybrany dokument Worda i sformatuj jego treść za pomocą stylów pamiętając, że wszystko, co oznaczysz jako Nagłówek 1 zostanie przekształcone w tytuł slajdu, Nagłówek 2 – w pierwszy poziom tekstu i tak dalej. Na koniec zapisz i zamknij dokument.

Teraz możesz już przystąpić do właściwej konwersji dokumentu. Otwórz nową prezentację PowerPoint i korzystając z przycisku Nowy slajd rozwiń ukryte pod nim menu Motyw pakietu Office. Następnie ze znajdującej się tu listy wybierz opcję Slajdy z konspektu.

W wywołanym w ten sposób oknie systemowego eksploratora wskaż interesujący cię dokument Worda, po czym naciśnij przycisk Wstaw. PowerPoint niezwłocznie rozpocznie import zawartości dokumentu i jego błyskawiczną konwersję.

Jeśli wszystko przebiegło pomyślnie, PowerPoint przeniósł do prezentacji całą zawartość dokumentu, rozdzielając ją na poszczególne slajdy. Możesz je teraz dopracować wedle własnego uznania. Nie zapomnij tylko zapisać gotowej prezentacji.