Nieznane funkcje znanego Worda

Autotekst to funkcja Worda umożliwiająca błyskawiczne wstawienie np. podpisu, zdania, grafiki, tabelki, odsyłacza internetowego czy innego elementu, który często wykorzystujesz w swoich dokumentach. Word jest instalowany z zestawem predefiniowanych elementów autotekstowych, nic jednak nie stoi na przeszkodzie byś dodał własne. Możesz to zrobić dwiema metodami.

Uruchom Worda i z menu Wstaw wybierz Autotekst i Autotekst.

Upewnij się, że w oknie Autokorekta, pod zakładką Autotekst jest zaznaczone pole Pokaż sugestie Autouzupełniania, i w polu tekstowym Wprowadzanie pozycji Autotekstu wpisz sekwencję, która ma być kolejnym elementem autotekstowym. Kliknij przycisk Dodaj. Twój wpis zostanie dodany do listy pozycji autotekstu. Kliknij przycisk OK, by zamknąć okno Autokorekta. Opisany sposób pozwala jednak tylko na dodanie tekstowych elementów autotekstu. Jeżeli chcesz, by np. elementem autotekstowym była grafika, wykonaj następujące działania:

Z menu Widok wybierz Paski narzędzi, następnie opcję Autotekst. W oknie Worda, pod domyślnie otwartymi paskami narzędziowymi pojawi się nowy pasek Autotekst.

Wstaw teraz do dokumentu grafikę, która ma się stać elementem autotekstu (szczegóły odnośnie wstawienia grafiki znajdziesz w punktach 3 i 4 porady dotyczącej kompresji grafiki). Zaznacz wstawioną ilustrację i kliknij uaktywniony w tym momencie przycisk Nowy na pasku narzędziowym autotekstu.

W oknie Tworzenie Autotekstu, w polu tekstowym wpisz nazwę pozycji. Nazwa ta jest zarazem aktywatorem danego elementu, tzn. jej wpisanie w treść dokumentu spowoduje automatyczne wstawienie danego elementu autotekstu. Dlatego też nie wpisuj nazwy będącej słowem, które możesz wykorzystać w treści tworzonych prac, np. foto. Gdyż w takim przypadku każde wpisanie słowa foto spowoduje wstawienie ilustracji. Użyj nazwy będącej połączeniem słowa i znaku specjalnego, np. #fot01. Po wpisaniu nazwy kliknij OK.

Elementy autotekstu możesz też wstawiać za pomocą paska narzędziowego autotekstu. Rozwiń listę Wszystkie pozycje. Dodane przez ciebie elementy autotekstu znajdują się w grupie Normalny, wybierz jeden element i kliknij na nim myszką.

Gdy w dokumencie Worda wpiszesz adres strony internetowej, program automatycznie zamieni wpis na aktywne łącze internetowe. Jeżeli nie chcesz takiej automatycznej zamiany, możesz wyłączyć tę funkcję.

Uruchom Worda. Następnie z menu Narzędzia wybierz Opcje Autokorekty.

W oknie Autokorekta przejdź do zakładki Autoformatowanie podczas pisania. Pod nią znajdziesz listę pól aktywujących zamianę elementów tekstu podczas pisania. Wyłączenie zamiany wpisanych adresów internetowych na hyperlinki uzyskasz, odznaczając pole Ścieżki internetowe i sieciowe na hiperłącza. Kliknij OK.

Od tej pory adres strony internetowej, który wpiszesz, nie będzie już automatycznie zamieniany na link.

Jeżeli jednak sztuczkę poznałeś za późno i masz już dokument prawie gotowy (a w dodatku jest, niestety, pełen niechcianych hiperłączy), możesz usunąć łącza (bez usuwania adresów) na dwa sposoby.

Pierwszy sposób polega na kliknięciu wybranego łącza prawym przyciskiem myszki i wybraniu z menu kontekstowego pozycji Usuń hiperłącze.

Drugi sposób polega na usunięciu wszystkich linków z dokumentu. Zaznacz w tym celu cały dokument za pomocą skrótu klawiszowego [Ctrl]+[A], a następnie użyj skrótu klawiszowego [Ctrl]+[6].

W domyślnej konfiguracji Word (podobnie jak pozostałe programy z pakietu MS Office) za domyślny folder przechowywania dokumentów uznaje folder Moje dokumenty właściwy dla aktualnie zalogowanego użytkownika. Możesz to łatwo zmienić.

Uruchom Worda i z menu Narzędzia wybierz Opcje.

W oknie Opcje przejdź do zakładki Lokalizacje plików. W sekcji Lokalizacje plików na liście typów plików zaznacz Dokumenty i kliknij przycisk Modyfikuj.

W oknie Modyfikuj położenie wskaż nowy domyślny folder i kliknij OK. Następnie kliknij OK w oknie Opcje.

Word ma bardzo przydatną funkcję śledzenia zmian wprowadzanych podczas kolejnych edycji danego dokumentu, nad którym pracuje grupa osób. Oto, jak przygotować dokument, w którym będą odnotowywane jego kolejne modyfikacje. Każdy użytkownik edytujący dokument będzie widział nie tylko poprzednio wprowadzone modyfikacje, ale także, kto był ich autorem.

Otwórz w Wordzie pierwszą wersję dokumentu, który później będzie modyfikowany przez poszczególnych użytkowników. Rozwiń menu Narzędzia i wybierz pozycję Śledź zmiany (lub użyj skrótu klawiszowego [Ctrl]+[Shift]+[E]).

Od tej pory każda wprowadzona zmiana będzie odnotowana. Usunięcie tekstu zasygnalizuje pojawienie się dymku, natomiast dopisek będzie oznaczony innym kolorem.

Podczas przygotowywania finalnej wersji dokumentu możesz odrzucić niektóre poprawki. Jeżeli np. uznasz, że ktoś usunął za dużo, kliknij prawym klawiszem myszki dymek skojarzony z usuniętym fragmentem i z menu kontekstowego wybierz Odrzuć usunięcie.

Jeżeli chcesz od razu zaakceptować wszystkie zmiany w dokumencie, kliknij ikonę Zaakceptuj zaznaczone zmiany i z rozwiniętego w ten sposób menu wybierz Zaakceptuj wszystkie zmiany w dokumencie.

Wiele osób, przygotowując materiały do pracy, sięga do internetowych źródeł. Kopiując grafikę ze strony WWW do dokumentu Worda, najczęściej korzysta się ze schowka. Choć to wygodne, nie jest to najlepszy sposób, ze względu na dużą objętość powstałego w ten sposób dokumentu. Obrazki umieszczane na witrynach internetowych są z reguły niewielkimi plikami w formacie JPEG, jednak przy kopiowaniu do dokumentu za pośrednictwem schowka następuje ich automatyczna zamiana na większy objętościowo format WMF. Poniżej sposób na znaczną oszczędność miejsca zajmowanego przez dokument zawierający grafikę.

Mając otwartą w przeglądarce stronę WWW, z której chcesz skopiować grafikę do opracowywanego dokumentu, kliknij interesującą cię grafikę prawym przyciskiem myszki i z menu kontekstowego wybierz polecenie Zapisz obrazek (polecenie to może mieć nieco inną postać w zależności do przeglądarki, z jakiej korzystasz).

W oknie Zapisywanie jako wybierz folder docelowy, zmień ewentualnie nazwę pliku w polu Nazwa pliku i kliknij Zapisz. W taki sam sposób zapisuj wszelkie inne grafiki, które chcesz umieścić w dokumencie Worda.

Otwórz dokument Worda, do którego chcesz wstawić grafikę. Następnie rozwiń menu ,b>Wstaw, wybierz Obraz i Z pliku.

W oknie Wstawianie obrazu zaznacz plik z grafiką, którą chcesz wstawić do dokumentu, i kliknij przycisk Wstaw. Obrazek pojawi się na aktualnie wyświetlanej stronie w dokumencie (w miejscu ustawienia kursora tekstu).

Tak wstawione ilustracje można jeszcze dodatkowo zmniejszyć, wykorzystując wbudowaną w Worda funkcję kompresji. Kliknij dwukrotnie wstawioną grafikę. Pojawi się okno Formatowanie obrazu ustawione na zakładce Obraz. Kliknij przycisk Kompresuj.

W nowym oknie, Kompresowanie obrazów, w sekcji Zastosuj do określasz, czy zmiany wielkości (kompresja) mają dotyczyć tylko aktualnie zaznaczonej ilustracji – opcja Zaznaczone obrazy, czy wszystkich grafik – opcja Wszystkie obrazy w dokumencie.

W sekcji Zmień rozdzielczość jest domyślnie zaznaczona opcja Drukowanie, co ustawia parametr Rozdzielczość na 200 dpi. Gdy zaznaczysz Sieć Web/ekran, opcja Drukowanie zostanie odznaczona, a rozdzielczość zmieniona na 96 dpi, co oznacza kilkakrotnie mniejszy plik jeszcze przed zastosowaniem kompresji (niestety, obrazy tracą wtedy także na jakości). Pozostałe parametry pozostaw bez zmian i kliknij OK.

Przy pierwszym zastosowaniu kompresji pojawi się okno Kompresuj obrazy z informacją o tym, że kompresja pogarsza jakość. Na zadane w oknie pytanie odpowiedz, klikając przycisk Zastosuj. Jeżeli nie chcesz, by to okno się w przyszłości pojawiało, zaznacz pole Nie pokazuj ponownie tego ostrzeżenia.

Stosując przedstawione porady, możesz uzyskać plik mniejszy nawet kilkadziesiąt razy od dokumentu, w którym grafiki byłyby kopiowane za pośrednictwem schowka.