Notatki zawsze pod ręką

OneNote to elektroniczny notatnik o bardzo rozbudowanych możliwościach, daleko wykraczających poza standardowo wbudowany w Windows program o nazwie Notatnik. Za pomocą OneNote’a możesz sporządzać notatki dowolnego typu, pisać teksty, gromadzić fragmenty stron WWW z aktywnymi odsyłaczami, przechowywać wycinki ekranu, dźwięk, nagrania głosowe, pismo odręczne, zdjęcia, wideo. Wszystkie dane są od razu zapisywane – nie musisz zapisywać żadnych plików. Jednak standardowo notatki przechowywane są w miejscu dostępnym tylko lokalnie. Jeżeli zmienisz miejsce zapisu na udostępnione, to zmiana wprowadzona w udostępnionej notatce na jednym komputerze będzie automatycznie wprowadzana na innym komputerze. Bez względu na to, na którym komputerze (np. w domu czy w pracy) zechcesz pracować, zawsze będziesz miał dostęp do zaktualizowanych dokumentów w notesie. Warto podkreślić, że proponowane przez nas rozwiązanie jest uniwersalne, bo pozwala nie tylko na ułatwienie dostępu do notatek OneNote’a, ale także dokumentów Worda. Podpowiemy, jak synchronizować między wieloma komputerami dokumenty Worda – nie potrzebujesz OneNote’a, aby również dysponować zawsze aktualnymi notatkami bez względu na to, na którym z komputerów będziesz pracować.

Do uwspólnienia notatek wykorzystamy program Dropbox oraz skojarzoną z nim usługę internetową o tej samej nazwie.

W tekście opieraliśmy się na programach OneNote oraz Word z najnowszej generacji pakietu biurowego Microsoft Office 2010, ale prezentowane porady można zastosować także we wcześniejszej generacji, i to nie tylko oznaczonej numerem 2007, ale też wcześniejszych.

Wszystkie notatki programu OneNote są standardowo przechowywane w specjalnym folderze o nazwie Notesy programu OneNote. Folder ten znajduje się w folderze Moje dokumenty (ściślej, każdy użytkownik posiadający swoje konto w systemie Windows ma swój niezależny folder z notatkami OneNote’a). Warsztat ten dotyczy zatem udostępniania notatek należących do właściciela konta, na które w danym momencie jesteś zalogowany.

Zadanie polega na tym, byś uzyskał dostęp do notatek OneNote’a z każdego ze swoich komputerów – laptopa, domowego peceta, komputera w biurze itp. Oprócz tego możesz również współdzielić notes z innymi użytkownikami – tym zajmiemy się w kolejnym warsztacie.

Zakładamy, że zainstalowałeś już program Dropbox i założyłeś konto w serwisie Dropbox. Operacja ta jest bardzo prosta i nie będziemy jej tu szczegółowo prezentować. Podpowiemy tylko, że konto możesz zarejestrować zarówno za pomocą programu, jak i strony Dropboksa.

Uruchom program OneNote na komputerze, na którym znajdują się notesy, które chcesz udostępnić pozostałym komputerom. Po lewej stronie okna OneNote’a widoczne są tytuły istniejących notesów w twoim zbiorze notatek. W warsztacie zakładamy, że udostępnisz standardowy notes o nazwie Notes zawodowy. Kliknij tytuł notesu prawym klawiszem myszy, a następnie wybierz z menu kontekstowego pozycję Zamknij ten notes.

Zamknij program OneNote. Przejdź do folderu zawierającego notatki OneNote’a Notesy programu OneNote. Otwórz ten folder.

Wewnątrz katalogu z notesami zobaczysz kolejne foldery, z których każdy odpowiada konkretnemu notesowi istniejącemu w programie OneNote. Wszystkie notatki w zamkniętym przez ciebie notesie o nazwie Notes zawodowy znajdują się w widocznym tu folderze Notes zawodowy. Twoje zadanie polega na przeniesieniu tego katalogu wewnątrz folderu usługi Dropbox na twoim komputerze. Dla ułatwienia: przy standardowych ustawieniach folder usługi Dropbox ma nazwę My Dropbox i znajduje się w katalogu Moje dokumenty. Dla porządku warto wewnątrz folderu usługi Dropbox utworzyć jeszcze jeden katalog, np. Notesy udostępnione, i dopiero do niego przenieść folder odpowiedniego notesu.

Po przeniesieniu notesu do udostępnianej przez usługę Dropbox lokalizacji uruchom najpierw program OneNote na komputerze, z którego udostępniasz notes. Rozwiń menu Plik i wybierz polecenie Otwórz. Następnie kliknij Otwórz notes.

W oknie Otwieranie notesu wskaż przeniesiony do nowej lokalizacji (wewnątrz folderu usługi Dropbox) folder notesu i otwórz go podwójnym kliknięciem. Następnie zaznacz obiekt o nazwie Otwórz notes i kliknij Otwórz. Notes ponownie pojawi się na pasku bocznym z notesami.

Teoretycznie w analogiczny sposób możesz otworzyć ten notes na każdym innym komputerze, na którym masz zainstalowaną usługę Dropbox i program OneNote. Dropbox automatycznie się zajmie synchronizacją danych. Notes o nazwie Notes zawodowy jest standardowym notesem w OneNote (jest dostępny od pierwszego uruchomienia programu), zatem warto zmienić nazwę notesu standardowego przechowywanego lokalnie, aby uniknąć konfliktu z notesem udostępnionym za pomocą usługi Dropbox. Zmiana nazwy dowolnego notesu jest bardzo prosta – kliknij tytuł notesu prawym klawiszem myszki i z menu kontekstowego wybierz polecenie Zmień nazwę.

Olbrzymią zaletą usługi Dropbox jest to, że działa z danymi dowolnego typu. Dla usługi nie ma znaczenia, czy udostępniane są notesy OneNote’a, pliki Worda czy inne dokumenty, zdjęcia, filmy itp. Udostępnianie dokumentów Worda przebiega analogicznie jak w przypadku notesów OneNote’a. Najlepiej zgromadź wszystkie dokumenty Worda (które chcesz udostępnić sobie na wielu komputerach i ewentualnie współdzielić z innymi użytkownikami) w jednym folderze, który następnie przeniesiesz wewnątrz folderu Dropboksa. Usługa Dropbox zajmie się resztą.

Jeżeli chcesz mieć dostęp do swoich dokumentów, ale nie chcesz ich wszystkich współdzielić z innymi użytkownikami, proponujemy w folderze Dropboksa umieścić nie jeden, lecz dwa foldery z dokumentami. W pierwszym umieścisz dokumenty, do których chcesz mieć dostęp z każdego komputera, a w drugim umieścisz pliki, które mają być współdzielone. Oczywiście ten drugi folder musisz ustawić jako folder współdzielony zgodnie ze wskazówkami w niniejszym warsztacie.

Jeżeli chcesz, by dostęp do twojego notesu mieli także inni użytkownicy, wystarczy, że będą mieli zainstalowaną na swoich komputerach usługę Dropbox. Zakładamy, że już umieściłeś w folderze Dropboksa (zgodnie ze wskazówkami z poprzedniego warsztatu) folder notesu, który ma być współdzielony. Pozostaje jeszcze ustawienie danego folderu jako folderu współdzielonego w ramach usługi Dropbox. Oto, co należy zrobić.

Kliknij prawym klawiszem myszy ikonę Dropboksa w zasobniku systemowym na pasku zadań i z menu kontekstowego wybierz polecenie Launch Dropbox Website.

Uruchomi się przeglądarka WWW, w której zostanie wczytana strona twojego Dropboksa. Kliknij przycisk Share a folder. Teraz w ramce Share a folder zaznacz opcję I'd like to share an existing folder i kliknij Next.

W kolejnej ramce wskaż folder zawierający notes OneNote’a, który chcesz współdzielić z innymi osobami – na przykład użytkownikami usługi Dropbox Notesy udostępnione. Kliknij przycisk Next.

Przed tobą ostatni etap. W polu tekstowym Invite collaborants to this folder wpisz adresy e-mailowe znajomych, z którymi chcesz współdzielić notes. Możesz dodać osobistą wiadomość dla wpisanych adresatów. Kliknięcie Share folder powoduje wysłanie do podanych respondentów e-maili z zaproszeniami do korzystania z udostępnianego folderu. Odbiorcy wiadomości powinni kliknąć widoczny w treści e-maila link będący nazwą udostępnianego folderu i potwierdzić chęć korzystania z niego.

Jeżeli większość notatek masz w postaci tekstowej, pojemność 2 GB oferowana w bezpłatnej wersji Dropboksa powinna w zupełności wystarczyć. Jeżeli jednak używasz OneNote’a do przechowywania znacznej liczby ilustracji, nagrań wykładów, wideoklipów itp., standardowa pojemność bezpłatnego konta może okazać się zbyt mała. Proponujemy wtedy SkyDrive zapewniający aż 25 GB bezpłatnej przestrzeni.

Jeżeli chcesz utworzyć nowy notes, który będzie zapisywany w internetowym dysku Live SkyDrive, uruchom OneNote, rozwiń menu Plik, kliknij Nowy, a następnie kliknij: Sieć Web oraz Zaloguj się. Zakładamy, że masz już swoje konto Live ID. Jeżeli nie, możesz je założyć, klikając odnośnik Załóż konto w usłudze Windows Live SkyDrive.

Jeżeli chcesz istniejący notes zapisać na internetowym dysku SkyDrive, rozwiń menu Plik, wybierz Udostępnianie. Z rozwijanej listy wybierz nazwę notesu, który chcesz udostępnić, kliknij Sieć Web, a następnie Zaloguj się.