Office wreszcie w sieci!

Do tej pory użytkownicy pakietu aplikacji biurowych MS Office mogli jedynie zapisywać i publikować online swoje prace w serwisie Live.com. Edycja dokumentów była możliwa tylko wewnątrz desktopowego MS Office. W ostatnich miesiącach udostępniono jednak online Worda, Excela i PowerPointa. W serwisie Live.com pojawiły się narzędzia, które są konkurencją dla internetowego pakietu biurowego Google Docs.Office Web Apps, bo o nich mowa, w momencie pisania artykułu były dostępne tylko w wersji angielskiej.

Programy są ściśle zintegrowane z portalem Live.com. Aby korzystać z sieciowego Office’a, trzeba mieć konto w tym serwisie (jest bezpłatne). Pliki są przechowywane na internetowym dysku SkyDrive, co oznacza, że na dokumenty mamy aż 25 GB miejsca. Jest to ogromna przestrzeń w porównaniu do 1 GB, jakie oferuje Google Docs. W skład pakietu wchodzą 4 aplikacje: edytor tekstu Word, arkusz kalkulacyjny Excel, program do prezentacji Power Point oraz edytor notatek OneNote. Dodatkowo w koncie Live jest także konto pocztowe Hotmail i kalendarz. Pakiet Google ma wszystkie te narzędzia i dodatkowo edytor formularzy oraz narzędzie do tworzenia rysunków.

Pod względem organizacji internetowy Office przypomina pakiet desktopowy. Mamy odrębne aplikacje do różnych zadań, a pliki przechowywane są w folderach na dysku SkyDrive, który pełni funkcję taką, jak folder Moje Dokumenty w Windows. Google Docs, choć sprawia wrażenie ściślej zintegrowanego, w rzeczywistości jest podobnie zorganizowany.

Internetowa wersja pakietu Microsoftu zarządza dokumentami podobnie jak Windows. Po kliknięciu ikony folderu otrzymujesz listę plików. Brakuje możliwości agregowania dokumentów na podstawie metadanych, czy choćby wyszukiwania ich. Mimo że na stronie jest wyszukiwarka Bing, to nie szuka ona w nazwach i treści dokumentów, lecz wyszukuje dokumenty opublikowane przez wszystkich użytkowników pakietu Live. Jest więc bezużyteczna do porządkowania własnych prac.

Google Docs ma lepiej rozwiązany panel zarządzania dokumentami. Dostępna jest lista wszystkich plików uporządkowanych chronologicznie, jednym kliknięciem można przełączyć się do widoku miniatur. Do dyspozycji są dwa narzędzia zarządzania plikami: sortowanie plików na podstawie metadanych (właściciela, typu, wyróżnienia gwiazdką itp), oraz foldery, które pełnią także funkcję etykiet dokumentów. Wszystkie pliki są indeksowane, a ich treść jest dodawana do wyszukiwarki, więc znalezienie informacji zaszytej w starym pliku jest banalnie proste. Każde wyszukiwanie można zapisać jako zakładkę, która jest aktualizowana, kiedy słowo kluczowe pojawi się w kolejnym pliku.

Office Web Apps zostały zaprojektowane z myślą o zachowaniu maksymalnej zgodności z MS Office. Każdy użytkownik nowej wersji tego programu (2007, 2010) będzie się czuł, jak u siebie w domu. Narzędzia są ulokowane na wstążce i podzielone na zakładki. Jedynym rozwijanym menu jest Plik, gdzie można zapisać lub udostępnić dokument. Uruchamianie poszczególnych narzędzi jest łatwe i intuicyjne. Nawet początkujący użytkownicy nie będą mieli z tym problemu.

Google ma interfejs, który nie przypomina pakietów desktopowych. Nieliczne, najważniejsze narzędzia są dostępne w formie przycisku, reszta jest ukryta w menu. Pakiet jest mniej przyjazny dla użytkownika Office, ale można łatwo się do niego przyzwyczaić. Warto podkreślić, że aplikacje są w pełni spolszczone, podczas gdy Office Web Apps są na razie tylko po angielsku.

Pod względem liczby funkcji jeden i drugi pakiet bardzo ustępuje nie tylko desktopowemu MS Office, ale także darmowemu OpenOffice.org.

Zaletą Office Web Apps jest niemal 100-proc. zgodność z plikami MS Office. Każdy dokument Worda online wygląda dokładnie tak, jak w zwykłym Wordzie. Google Docs dla porównania radzi sobie z tym znacznie gorzej. Pliki Worda załadowane do tego pakietu tracą dużą część formatowania.

Google Docs wyróżnia się jednak zgodnością z innymi popularnymi formatami plików. Czyta i eksportuje nie tylko dokumenty Office, ale także pliki ODF, PDF, HTML TXT czy RTF, podczas gdy pakiet Microsoftu czyta i pozwala edytować tylko pliki Office.

Pakiet Google działa dokładnie tak samo we wszystkich nowoczesnych przeglądarkach i na wszystkich systemach operacyjnych. Web Apps nie działa poprawnie np. w Google Chrome. Google Docs jest także znacznie szybszy. Office Web Apps dla porównania ma wyczuwalne opóźnienie przy aktywacji funkcji i menu. Co ciekawe, ta aplikacja działa znacznie szybciej w Firefoksie niż Internet Explorerze. To wynik lepszej obsługi JavaScriptu w konkurencyjnej przeglądarce. Pakiet Microsoftu do poprawnego działania potrzebuje wtyczki Silverlight (nie ma jej dla Linuksa), podczas gdy produkt Google działa na podstawie standardów HTML5.

Największą zaletą internetowych pakietów biurowych jest możliwość współdzielenia dokumentów. Office Web Apps oferuje tę funkcję w ograniczonym stopniu. Dokument można udostępnić zarówno do wglądu, jak i do edycji. Niestety, funkcja udostępniania sprawia wrażenie niedopracowanej. Poważną wpadką jest fakt, że jak udostępni się dokument z poziomu edytora, udostępniany jest cały folder Moje Dokumenty! Pojedynczy plik można udostępnić tylko wtedy, gdy jest zapisany na dysku SkyDrive poza folderem.

Ta sama funkcja w Google Docs jest lepiej przemyślana. Menu Udostępnij, które jest widoczne w każdym oknie, pozwala jednym kliknięciem wysłać link z zaproszeniem do oglądania bądź edycji. Dodatkowo można wysłać dokument w formie załącznika do e-maila. Prawami poszczególnych użytkowników można zarządzać indywidualnie za pomocą odrębnego panelu. Poza tym dokumenty można udostępniać w postaci publicznej strony WWW.

Niedociągnięciem Office Web Apps jest brak możliwości współedycji dokumentu. Gdy jeden z upoważnionych użytkowników korzysta z pliku, jest on zablokowany dla innych. Z kolei Google Docs stwarza możliwość współpracy wielu osób w tym samym czasie.

Obydwa pakiety automatycznie zapisują edytowany dokument co kilka minut. Z tych zapisów tworzone są wersje, do których można powrócić, by np. odzyskać skasowany fragment. Interfejs do przeglądania wersji, jaki oferuje Office Web Apps, jest bardziej przejrzysty. Google Docs zachowuje więcej punktów, ale ich prezentacja odbiega od ideału i łatwo się w nich pogubić.

W celu skorzystania z internetowej wersji MS Office trzeba założyć konto w należącym do Microsoftu serwisie internetowym Live.com. Jako że usługa nie jest w pełni zgodna ze wszystkimi przeglądarkami, użyj do tego zadania programu Internet Explorer, najlepiej w najnowszej wersji, którą powinieneś mieć zainstalowaną dzięki aktualizacjom systemu Windows.

Aby założyć konto w serwisie, wpisz w polu adresowym przeglądarki adres www.live.com. Następnie kliknij przycisk Utwórz konto. Wypełnij wszystkie pola formularza rejestracyjnego zgodnie z opisem, który jest w języku polskim. Na końcu kliknij przycisk Akceptuję.

Po przetworzeniu formularza serwis wyświetli stronę powitalną nowego konta Live. Niestety funkcja Office Web Apps w momencie pisania artykułu była dostępna tylko w angielskiej wersji serwisu, musisz więc zmienić język interfejsu. W tym celu w prawym dolnym rogu strony znajdź odnośnik Polski i kliknij go myszą. Prowadzi on do strony wyboru języka interfejsu. Tam zaznacz opcję angielski (English), po czym kliknij przycisk Zapisz.

Znajdziesz się ponownie na głównej stronie konta Live.com, tyle że interfejs będzie po angielsku. Teraz znajdź w górnej części strony odnośnik Office i naprowadź na niego kursor myszy. Z menu, które się pojawi, wybierz opcję New Word document. Niestety w tym miejscu czasami pojawia się błąd, zestaw aplikacji jest wciąż w fazie testowej. Zamiast interfejsu edycji wyświetla się komunikat: This item might not exist or is no longer available. Jeśli go zobaczysz, kliknij dostępny poniżej przycisk Go to SkyDrive, który przeniesie cię do strony zarządzania plikami Office.

Aby usunąć błąd, wystarczy przesłać do serwisu dowolny dokument Worda (*.doc, *.docx). Na stronie zarządzania plikami kliknij link Add files. Na kolejnej stronie, Select a folder, kliknij ikonę Documents, co spowoduje przejście do strony: Add documents to My Documents gdzie będziesz mógł przesłać plik do usługi online. Kliknij link select documents from your computer. Wyświetli się okno Otwieranie. Wskaż w nim dowolny plik Worda i kliknij Otwórz. Po przesłaniu pliku zobaczysz na stronie ikonę Worda. Ładowanie pliku Worda kończysz, klikając przycisk Continue.

Ponownie znajdziesz się na stronie My Documents, gdzie na liście plików zobaczysz załadowany swój plik Worda. Jeśli naprowadzisz na niego kursor myszy, pojawi się odnośnik Edit in browser. Kliknij go. Rozpocznie to proces konwersji pliku do edycji online. Po chwili powinieneś zobaczyć swój plik w oknie programu Word Web App.

Aby sobie ułatwić następne logowania do Office Web Apps, zainstaluj dodatek do Internet Explorera przyspieszający ten proces. W tym celu, pozostając w interfejsie Word App, kliknij odnośnik Install Sign-in Assistant wyświetlony na żółtym pasku powyżej pola tekstowego. Jeśli nie chcesz instalować dodatku, zamknij żółty pasek, klikając znajdujący się na nim znak X. Instalacja jest standardowa. Musisz potwierdzić wszystkie informacje wyświetlone na ekranie.

W tym momencie pakiet Office Web Apps jest gotowy do użycia. Aby utworzyć plik Worda, po zalogowaniu się do serwisu, na stronie głównej znajdź ponownie menu Office i wybierz z niego polecenie New Word document. Następnie ustaw kursor w wyświetlonym polu Name i wpisz nazwę pliku. Na końcu kliknij przycisk Save. Plik zostanie zapisany na dysku internetowym SkyDrive, a ty zobaczysz interfejs edycyjny, który wygląda podobnie jak interfejs nowych wersji MS Worda 2007, 2010.

Internetowa wersja pakietu Office jest zaprojektowana z myślą o maksymalnym podobieństwie do programów pakietu desktopowego. Jednak zarówno w interfejsie, jak i w funkcjach są różnice w stosunku do oryginału. Dlatego pokazujemy krok po kroku, jak poruszać się w aplikacji.

Interfejs programu, podobnie jak w desktopowym MS Word 2007, 2010, jest zaprojektowany w postaci „wstążki” z zakładkami, w których są ulokowane poszczególne grupy narzędzi. Najważniejsze rzeczy w internetowym Wordzie są w zakładce Home, którą widzimy po zalogowaniu się do programu. Pozostałe zakładki to Insert, która zawiera narzędzia do osadzania obiektów w tekście, oraz View, gdzie są narzędzia do przeglądania pracy.

W zakładce Home są wszystkie narzędzia do edycji i formatowania tekstu. Korzystasz z nich tak jak w każdym innym edytorze: zaznaczasz tekst, a następnie klikasz myszą polecenie na wstążce. Na wstążce są także przykładowe style tekstu. Aby zobaczyć całą galerię, rozwiń ją, klikając strzałkę w dół w sekcji Styles. W galerii stylów znajdziesz także przydatną funkcję usuwania formatowania. Aby z niej skorzystać, zaznacz tekst, który chcesz oczyścić, rozwiń menu stylów i kliknij Clear Formatting.

Word App ma wbudowaną funkcję sprawdzania pisowni. Domyślnie sprawdzany jest angielski, ale można zmienić język na polski. W tym celu zaznacz tekst, pod ikoną Spelling kliknij strzałkę w dół i z menu wybierz polecenie Set Proofing Language. Następnie w oknie dialogowym Language z listy wybierz Polish i potwierdź, klikając OK.

Aby wstawić do tekstu obrazek, przejdź do zakładki Instert. Następnie kliknij ikonę Picutre, co spowoduje wyświetlenie okna Wybierz plik do przekazania, w którym możesz wybrać zdjęcie ze swojego dysku twardego. Następnie poczekaj chwilę, aż Word pobierze plik do sieci, co w zależności od rozmiarów obrazka i szybkości łącza może trwać kilka minut.

Jeśli chcesz zwiększyć zdjęcie w dokumencie, kliknij je myszą. Wówczas pojawi się nowa zakładka Picture tools. Kliknij w niej polecenie Format, a następnie przycisk Grow. Alternatywnie możesz podać wielkość zdjęcia w polu Scale. Aby powrócić do edycji, kliknij zakładkę Home.

Razem z pakietem Office Web Apps użytkownik dostaje dostęp do galerii bezpłatnych, bardzo ładnych obrazków (clip art), należących do Microsoftu. Aby wstawić do dokumentu taki obrazek, kliknij kolejno zakładkę Instert i przycisk Clip Art. Spowoduje to wyświetlenie okna Insert Clip Art. Tam, w polu wyszukiwania (oznaczone lupką) wpisz angielskie słowo kluczowe, które opisuje temat, jaki chcesz zilustrować, np. vacation. Aby wstawić obrazek, kliknij przycisk Instert.

Jedną z ciekawszych funkcji pakietu Office Web Apps jest możliwość edytowania dokumentów przechowywanych na serwerze w desktopowym MS Office. Jeśli masz zainstalowany na dysku pakiet MS Office 2007 lub 2010 i chcesz skorzystać z tej możliwości, kliknij w zakładce Home ikonę Open in Word i w oknie Komunikat ze strony sieci Web kliknij Ok. W tym momencie uruchomi się pakiet MS Office, który wyświetli okno dialogowe łączące się z webową wersją aplikacji.

Aby otworzyć zdalny dokument, musisz podać swój login i hasło usługi Live.com, jakie utworzyłeś podczas zakładania konta. Jeśli nie chcesz być ponownie pytany o login, zaznacz pole Zarejestruj mnie automatycznie. Następnie potwierdź, klikając OK. Jeśli zapiszesz dokument w MS Word, nie zostanie on zachowany na lokalnym dysku, lecz bezpośrednio na zdalnym serwerze. Aby kontynuować edycję online, należy ponownie otworzyć dokument z dysku SkyDrive w Word Web App, tak jak opisaliśmy w kroku 5 poprzedniego warsztatu.

Program pozwala udostępnić utworzony dokument online do wglądu bądź edycji. W tym celu kliknij zakładkę File i z menu wybierz polecenie: Share. Aby udostępnić ten dokument do wglądu dla każdego, na stronie Edit permissions przesuń suwak na pozycję Everyone i kliknij Save.

Teraz zobaczysz podgląd dokumentu. Kliknij w nim File i polecenie: Properties. Zostaniesz przeniesiony na stronę właściwości dokumentu. Tam, w sekcji Information, w polu Web address, znajdziesz bezpośredni link do pliku, który możesz skopiować i rozesłać e-mailem. Aby pobrać dokument na dysk, kliknij w tym samym oknie link Download.