Porządek w twoich e‑mailach

Filtry, reguły, automatyczne akcje oraz tworzenie folderów i etykiet, do niedawna zarezerwowane dla rozbudowanych klientów poczty elektronicznej, są obecnie dostępne w zwykłych webowych skrzynkach e-mailowych. Dzięki tym narzędziom możesz panować nad swoją korespondencją w sposób o wiele wygodniejszy niż ręcznie sortując i kopiując setki wiadomości. Zaimplementowany mechanizm automatycznie sprawdzi, czy otrzymany e-mail spełnia określone przez ciebie warunki, oraz wykona wybraną akcję (przeniesie wiadomość do wybranego folderu, oznaczy ją bądź usunie). Pokazujemy, jak korzystać z filtrów w usłudze pocztowej w portalu Interia oraz jak tworzyć etykiety w Gmailu. Wskazówki możesz wykorzystać także w darmowych skrzynkach innych usługodawców, ponieważ wszędzie obowiązują podobne zasady oraz sposoby obsługi takich mechanizmów.

Bardzo wygodny i łatwy w obsłudze mechanizm tworzenia reguł zaimplementowano w darmowej skrzynce portalu Interia. Pokazujemy, jak założyć nowy filtr, określić warunki sortowania wiadomości oraz ustalić wykonywane akcje.

Otwórz stronę www.poczta.interia.pl. Zaloguj się do swojego konta pocztowego, korzystając z pól E-mail i Hasło. Jeżeli nie posiadasz jeszcze skrzynki w portalu Interia, możesz ją założyć, klikając przycisk Załóż bezpłatne konto. Wypełnienie formularza rejestracyjnego jest bardzo proste.

W głównym panelu konta pocztowego odszukaj i kliknij odnośnik Ustawienia. Następnie w sekcji Poczta kliknij odnośnik filtry. Na ekranie zobaczysz okno konfiguracyjne do tworzenia reguł pocztowych.

Łącznie w poczcie Interia możesz zdefiniować 10 filtrów. Aby rozpocząć tworzenie reguły, kliknij przycisk Dodaj nowy filtr. Zacznij od wpisania nazwy filtra, który właśnie zamierzasz utworzyć. Wprowadź ją w pole Wpisz nazwe.

Następnie musisz określić, dla jakiego typu wiadomości mają zostać zastosowane reguły i wykonywane akcje, które zaraz zaczniesz ustalać. Jeżeli e-mail ma spełniać wszystkie określone warunki, zaznacz Wiadomości, które spełniają wszystkie poniższe warunku. Jeśli natomiast wystarczy ci spełnienie jednego z warunków, zaznacz: Wiadomości, które spełniają przynajmniej jeden poniższy warunek.

Teraz musisz określić kolejne warunki. Zaznacz opcję Kiedy pole "nadawca, gdy chcesz ustalić regułę dotyczącą nadawcy. Następnie z listy obok wybierz jeden z dostępnych warunków, np. zawiera jedno z wyrażeń, Oznacza to, że akcja zostanie podjęta w przypadku każdej wiadomości zawierającej w polu nadawca fragment @pcformat, w tym przykładzie wszystkie listy z domeny pcformat.pl.

Kolejne warunki kiedy pole "temat" i kiedy pole "do wiadomości" wypełniasz w taki sam sposób jak w poprzednim kroku. Dotyczą one pola tematu listu i kopii. Oczywiście nie musisz zaznaczać i określać wszystkich reguł. Możesz pozostać przy jednej czy dwóch wybranych.

Teraz możesz określić, jaką akcję ma podjąć mechanizm po rozpoznaniu, że wiadomość spełnia określone przez ciebie warunki. Do wyboru masz kilka typów działań. Możesz np. zadecydować, że wiadomość zostanie przekazana dalej.

W tym celu zaznacz opcję Prześlij wiadomość pod adres i w odpowiednie pole wpisz adres e-mailowy, pod który ma zostać przesłana wiadomość. Możesz także pozostawić kopię na serwerze. Aby to zrobić, zaznacz Po przesłaniu pozostaw kopię na serwerze.

Możesz także przenieść wiadomość do dowolnego folderu. W tym celu zaznacz polecenie Przenieść wiadomość do folderu. Katalogi możesz tworzyć w głównym oknie usługi pocztowej, patrz ramka „Zakładanie nowych folderów”.

Jeżeli chcesz, aby po spełnieniu reguł automat sam odpisał na wiadomość, musisz zaznaczyć pole obok Odpowiedz nadawcy tekstem. W pole wpisz tekst, który ma zostać automatycznie odesłany do nadawcy listu, np. Odebrałem, dzięki, będę działał. Po skonfigurowaniu opcji zatwierdź zmiany przyciskiem Zapisz.

Zazwyczaj w każdej usłudze otrzymane wiadomości trafiają do folderu Odebrane. Jeżeli często korzystasz z poczty, szybko powstanie bałagan i trudno będzie odnaleźć poszczególne e-maile. Można jednak zakładać dodatkowe katalogi do przechowywania poczty, a tym samym utrzymywać porządek.

Zaloguj się do swojego konta pocztowego w portalu Interia. W głównym oknie kliknij odnośnik nowy obok Moje foldery. Wyświetli się nowe pole, w które możesz wprowadzić nazwę dla tworzonego folderu. Wpisz dowolne słowo, np. praca.

Aby założyć nowy katalog, kliknij przycisk Utwórz. Nowy folder pojawi się na liście poniżej Praca. Możesz z niego korzystać jak ze standardowych katalogów. Listę dodatkowych folderów możesz chować za pomocą strzałeczki obok napisu Moje foldery.

W darmowej skrzynce pocztowej Google zamiast folderów są etykiety. Etykiety możesz tworzyć dla wybranych wiadomości, które dzięki temu łatwo odszukasz. Korespondencja może mieć kilka etykiet oraz znajdować się równocześnie w kilku folderach. Pokazujemy, jak tworzyć etykiety.

Zaloguj się do usługi Google. Jeżeli nie masz konta w serwisie Google, możesz je założyć pod adresem www.google.com/accounts/NewAccount?hl=pl. Wypełnij dokładnie formularz rejestracyjny (jest dostępny w języku polskim).

W głównym oknie Gmaila wybierz z menu Etykiety polecenie Zarządzaj etykietami. W kolejnym oknie, w sekcji Etykiety wpisz w puste pole dowolną nazwę dla tworzonej etykiety i kliknij Utwórz. Nowa pozycja pojawi się na liście poniżej.

Możesz operować stworzonymi przez siebie etykietami. Zaznacz pole obok wiadomości, którą chcesz oznaczyć. Następnie kliknij menu Etykiety i wybierz jedno z dostępnych oznaczeń, np. Do sprawdzenia.

Kolejne wiadomości oznaczasz w taki sam sposób. Jeżeli będziesz chciał szybko odnaleźć korespondencję, kliknij tylko nazwę jednej z etykiet, do której przyporządkowałeś list – w naszym przykładzie Do sprawdzenia. Etykiety znajdziesz w lewej części okna poczty pod nazwami folderów.

Gmail umożliwia także tworzenie filtrów. Wygodnym sposobem jest zakładanie reguł bezpośrednio podczas przeglądania poczty. Wystarczy zaznaczyć wiadomość, kliknąć Więcej czynności i z rozwiniętej listy wybrać Filtruj wiadomości tego typu.

W wywołanym oknie możesz już określić warunki względem słów kluczowych, tematu czy nadawcy. Następnie wybrać jedną z akcji (można także automatycznie przyznawać etykiety) i kliknąć przycisk Utwórz filtr.