Profesjonalnie i naukowo

Pisanie na komputerze wydaje się czynnością tylko trochę odbiegającą od pisania na maszynie. Jednak faktycznie różnice są znacznie większe niż zamiana kartki papieru na ekran monitora komputera. Rozbudowane funkcje edytorów tekstowych znacznie ułatwiają wykonywanie wielu żmudnych etapów publikacji. Dłuższe prace zawierają zwykle oprócz zrozumiałej treści i dobrze rozplanowanej struktury (wstęp, poszczególne części, rozdziały, podrozdziały itp.) również spisy tabel, zdjęć i ilustracji, bibliografię, a także indeks, no i oczywiście spis treści. Wielu użytkowników nieświadomych możliwości edytora tekstu wprowadza takie spisy ręcznie. Nie dość, że jest to bardzo pracochłonne, to jeszcze trzeba później przeprowadzać wielokrotne korekty celem usunięcia literówek, niezgodności stron (bo np. po sporządzeniu ręcznego spisu dokument został przeredagowany i strony się zmieniły) i wielu innych błędów. W celu skorzystania z możliwości wielu automatyzujących żmudne operacje funkcji edytora tekstu trzeba tekst jednak uprzednio odpowiednio opracować. Bez obaw, jeżeli masz już jakiś dokument wypełniony treścią, to najprawdopodobniej wystarczą nieznaczne modyfikacje, by edytor na podstawie już istniejącej treści automatycznie utworzył jej spis, indeks zawartych w niej haseł, spis tabel czy ilustracji.

Nową funkcją w Wordzie 2007 jest wbudowany zestaw stron tytułowych, które możesz wykorzystać w swoich pracach. Oto, jak wstawić taką stronę do swojego dokumentu.

Uruchom Worda 2007. Rozwiń główne menu, klikając przycisk pakietu Office. Z rozwiniętej listy wybierz opcję Otwórz. W oknie Otwieranie? wskaż plik do otwarcia i kliknij Otwórz.

Dokument zostanie wczytany do edytora. Ustaw kursor przed pierwszym znakiem w dokumencie Wstęp. Następnie wywołaj tzw. wstążkę (tak jest nazywany interaktywny pasek narzędzi wyświetlany w górnej części okna Worda 2007) o nazwie Wstawianie.

Po włączeniu wstążki Worda 2007 za- wierającej funkcje wstawiania kliknij Strona tytułowa. Rozwinie się lista z miniaturami wbudowanych w edytor stron tytułowych. Kliknij jedną z nich. W naszym przykładzie wybraliśmy stronę Konserwatywny.

W dokumencie automatycznie pojawi się wybrana strona tytułowa (będzie umieszczona przed dotychczasową pierwszą stroną tekstu). Edytor automatycznie umieści kursor w pierwszym polu tekstowym wśród pól umieszczonych na wybranej stronie tytułowej. Klikając każde z pól, wypełnij je treścią. Gdy to zrobisz, możesz uznać, że strona tytułowa jest gotowa. Zapisz dokument na dysku, najlepiej za pomocą skrótu klawiszowego [Ctrl+S].

Automatyka generowanego przez Worda 2007 spisu treści opiera się na jednym istotnym założeniu – że podczas opracowywania dokumentu umiejętnie stosowałeś style tekstu. Dlatego też przewodnik przedstawiający metodę generowania automatycznego spisu treści zaczniemy właśnie od odpowiedniego nadawania stylów elementom dokumentu. Przy czym zakładamy, że treść dokumentu, dla którego chcesz wygenerować automatyczny spis treści, masz już zapisaną w postaci dokumentu Worda.

Uruchom Worda 2007 i wczytaj dokument, dla którego chcesz wygenerować automatyczny spis treści.

Jeżeli wcześniej wstawiłeś do dokumentu stronę tytułową, ustaw kursor na początku pierwszego wiersza właściwego tekstu (czyli na początku pierwszej strony za stroną tytułową). Następnie uaktywnij wstążkę Odwołania, rozwiń listę Spis treści i wybierz jeden z wbudowanych, predefiniowanych spisów. W naszym przykładzie proponujemy spis Tabela automatyczna 2. Kliknij go.

Jeżeli na ekranie zobaczysz okno z komunikatem Microsoft Office Word oznacza to, że nie określiłeś stylu w tekście, na podstawie którego edytor ma wygenerować spis treści. W takim przypadku jedynym rezultatem procesu generowania spisu treści będzie wstawione zdanie Nie znaleziono żadnych pozycji spisu treści. Bez paniki. Nie usuwaj tego wpisu, pozostaw kursor w miejscu, gdzie powinien się znajdować po próbie wstawienia spisu (czyli przed pierwszym wyrazem tekstu). Jeżeli jednak wcześniej przyporządkowałeś style akapitowe edytowanemu dokumentowi, a w szczególności zastosowałeś style nagłówkowe (nagłówek 1, nagłówek 2 itd.), to spis zostanie wygenerowany. W takim wypadku przejdź od razu do punktu 9.

Wstaw znak podziału strony, dzięki czemu spis treści będzie się znajdował na odrębnej stronie. Kliknij wstążkę Wstawianie, a następnie kliknij Wstaw podział strony.

Czas na przyporządkowanie określonym fragmentom pracy (tytułom części, rozdziałów i innych elementów) odpowiednich stylów. Automatyczny spis treści w Wordzie 2007 bazuje na stylach nagłówkowych. Po kliknięciu wstążki Narzędzia główne rozwiń po prawej stronie listę dostępnych stylów (tak naprawdę jest ich znacznie więcej, niż widać na rozwiniętej liście, ale zakładamy, że będziesz bazował właśnie na tym domyślnym zestawie stylów). Z pewnością zauważysz trzy style nagłówkowe – Nagłówek 1, Nagłówek 2 oraz Nagłówek 3.

Numeracja tych stylów nagłówkowych odpowiada poszczególnym poziomom spisu treści. Czyli najważniejsze składniki pracy (tytuły głównych części) powinny być oznaczone stylem Nagłówek 1, kolejne w hierarchii elementy (np. rozdziały) – stylem Nagłówek 2, a podrozdziały – stylem Nagłówek 3. Jeżeli potrzebujesz więcej poziomów spisu (kolejne style nagłówkowe), nie musisz samodzielnie tworzyć dodatkowych stylów nagłówka. Wystarczy, że choć raz zastosujesz styl Nagłówek 3, a Word automatycznie doda do listy stylów kolejny – Nagłówek 4.

Jak przyporządkować styl wybranemu akapitowi? Wystarczy umieścić w danym akapicie kursor, i wybrać z listy stylów odpowiedni styl i kliknąć go lewym przyciskiem myszki.

Gdy już nadasz style poszczególnym elementom pracy, wróć na stronę, gdzie umieściłeś – jeszcze pusty – spis treści, i kliknij napis Spis treści (w dokumencie) lewym klawiszem myszy. Napis zostanie przesłonięty czymś w rodzaju wyskakującego menu. Wybierz z niego Aktualizuj spis.

Zobaczysz wstawiony w dokument spis treści. Z pewnością zauważysz, że jego poszczególne poziomy są wyróżnione odpowiednimi wcięciami akapitowymi. Uwaga! Jeżeli będziesz chciał wprowadzić modyfikacje do spisu treści, nie zmieniaj go ręcznie, lecz popraw najpierw błędy w samym tekście, a dopiero potem wykonaj aktualizację spisu treści. Wszelkie zmiany numeracji stron czy nazw poszczególnych rozdziałów będą automatycznie uwzględnione.

Na koniec jeszcze jedna wskazówka. Automatyczny spis treści jest wstawiany w dokumencie w tym miejscu, w którym przed wstawieniem znajdował się kursor. W naszym przykładzie założyliśmy wstawienie spisu na początku dokumentu, nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by umieścić spis treści na końcu tworzonej publikacji. Jeśli zdecydujesz się umieścić spis treści na końcu swojej pracy, zatrzymaj kursor na końcu dokumentu i postępuj według opisanych wcześniej wskazówek.

Indeks to lista użytych w dokumencie haseł czy nazwisk, wraz z numerami stron, na których się pojawiają. Word uwolni cię od samodzielnego, pracochłonnego generowania indeksu, ale podobnie jak w przypadku spisu treści nie obejdzie się bez przygotowania. Automatyczny indeks bazuje na wybranych przez ciebie hasłach.

Uruchom Worda i wczytaj dokument, do którego chcesz przygotować indeks.

Zaznacz zwrot, który chcesz dodać do indeksu. Następnie na wstążce wybierz Odwołania i kliknij Oznacz hasło. Word automatycznie uaktywni tryb wyświetlania znaków ukrytych. Obok zaznaczonego słowa zobaczysz ciąg znaków. W ten sposób Word oznacza hasła indeksu. Oznaczenia te są widoczne tylko w dokumencie.

W oknie Oznaczanie hasła indeksu, w polu Hasło główne powinien się znaleźć zaznaczony przez ciebie wyraz. Pole Hasło podrzędne jest domyślnie puste, ale możesz je wypełnić hasłem podrzędnym w stosunku do hasła głównego (indeksy mogą mieć również strukturę hierarchiczną). Pozostałych opcji na razie nie musisz zmieniać.

Aby oznaczyć hasło indeksu w całym dokumencie, kliknij przycisk Oznacz wszystko, a następnie Zamknij.

W analogiczny sposób możesz dodawać kolejne hasła do indeksu. Gdy już dodasz wszystkie potrzebne tobie hasła, możesz wyłączyć tryb wyświetlania znaków ukrytych. Przełącz się na wstążkę Narzędzia główne i odznacz podświetloną ikonę Pokaż wszystko.

Gdy oznaczyłeś już wcześniej hasła do indeksu, pozostaje tylko wygenerować gotowy indeks. Umieść kursor na końcu dokumentu (chyba że chcesz, by indeks był wstawiony w jakimkolwiek innym miejscu w dokumencie) i kliknij wstążkę Odwołania, a następnie kliknij Wstaw indeks.

Pojawi się okno Indeks, w którym możesz wybrać parametry tworzonego indeksu. Na przykład domyślnie indeks jest tworzony w dwóch kolumnach. Jeżeli nie życzysz sobie takiego rozwiązania, zmień odpowiednio liczbę kolumn w polu Kolumny. Wypróbuj dostępne w oknie opcje i zwracaj uwagę na pole Podgląd wydruku, w którym będą wyświetlane efekty wprowadzanych modyfikacji ustawień jeszcze przed ich faktycznym zaaplikowaniem do dokumentu. Gdy wybierzesz parametry indeksu odpowiadające twoim upodobaniom, kliknij OK.

Indeks zostanie automatycznie wstawiony do dokumentu.