Przyjazny Excel

Excel to bardzo dokładne narzędzie obliczeń. Jednak w przypadku obliczeń finansowych, w których wynikami są kwoty pieniężne (np. obliczenie prowizji od sprzedaży, koszty rozliczenia delegacji, honoraria itp.), warto czasem podawać wyniki w postaci przybliżonej, zaokrąglając np. do pełnych złotówek albo do najbliższych 50 groszy.

Sposób zaokrąglania przedstawimy na przykładzie tabeli zawierającej wyniki sprzedaży uzyskane przez trzech pracowników przykładowej firmy (wyniki sprzedaży z dokładnością co do grosza przedstawia kolumna B). Załóżmy, że ustalona prowizja wynosi 3 proc. od kwoty sprzedaży (patrz kolumna C). Formuła obliczająca prowizję jest bardzo prosta, np. dla pierwszego wiersza danych przedstawia się następująco:

Jeżeli chcesz uzyskać zaokrąglenia kwot prowizji do najbliższych 50 groszy, skorzystaj z funkcji ZAOKR.W.GÓRĘ. Zaznacz najpierw (kliknięciem) pierwszą komórkę z wynikiem obliczeń (w naszym przykładzie jest to komórka C2), następnie ustaw kursor za znakiem = na pasku formuły i zacznij wpisywać nazwę funkcji (ZAOKR.W.GÓRĘ). Już po wpisaniu litery Z Excel wyświetli listę funkcji, z której możesz wybrać właściwą.

Teraz kliknij ikonę fx i w oknie Argumenty funkcji, w polu Istotność wpisz liczbę 0,5 (zgodnie z założeniem zaokrąglania do najbliższych 50 groszy). Kliknij OK.

W edytowanej komórce wynik się zmieni zgodnie z założeniem (zostanie zaokrąglony). Skopiuj teraz formułę do pozostałych komórek w kolumnie, chwytając za dolną, prawą krawędź komórki, kursor myszki zmieni się w krzyżyk i przeciągając w dół kolumny.

Jeżeli chcesz uzyskać zaokrąglenia kwot prowizji do pełnych złotówek, to oprócz sposobu z funkcją zaokrąglającą możesz użyć sztuczki i wykorzystać do tego celu funkcje formatowania komórek. Zaznacz myszką komórki, w których mają się pojawić zaokrąglone wyniki, kliknij je prawym przyciskiem myszki i z menu kontekstowego wybierz Formatuj komórki.

Upewnij się, że w oknie Formatowanie komórek jest uaktywniona zakładka Liczby i w polu Miejsca dziesiętne wpisz wartość 0. Kliknij OK. Grosze zostaną „obcięte”, a kwoty zaokrąglone do pełnych złotówek.

Chcesz wiedzieć, ile zarobisz, mając określone stawki godzinowe? Wydaje się, że to proste. Wystarczy przemnożyć godziny przez stawki. Niestety, Excel w takim przypadku zwraca błędne wyniki (patrz ilustracja):

Ustaw kursor w pierwszej komórce z wynikiem obliczeń. Następnie kliknij myszką na pasku formuły i zamiast widocznej formuły =A2*B2 wpisz:

W edytowanej komórce pojawi się poprawny wynik. Skopiuj komórkę do pozostałych komórek w kolumnie wyników.

Funkcje statystyczne Excela z pewnością można wykorzystać do statystycznej analizy wyników losowań gier liczbowych. To jednak żmudna praca. Zamiast tego proponujemy tym razem coś dla tych, którzy mają problem z wyborem 6 liczb spośród 49 w Dużym Lotku.

Uruchom Excela i zaznacz myszką dowolną komórkę (w przykładzie na ilustracji zaznaczyliśmy komórkę A1) i kliknij ikonę fx.

W oknie Wstawianie funkcji z rozwijanej listy Lub wybierz kategorię wybierz Wszystkie, a następnie na liście Wybierz funkcję odnajdź i zaznacz funkcję RANDBETWEEN. Kliknij OK.

W kolejnym oknie, Argumenty funkcji, musisz podać graniczne wartości przedziału, z którego ma być losowana liczba. W polu Dół wprowadź 1, a w polu Góra - 49 i kliknij OK.

W zaznaczonej przedtem komórce pojawi się liczba z podanego wcześniej zakresu losowania. Skopiuj teraz formułę do pięciu kolejnych komórek. Otrzymanym zestawem liczb wypełnij kupon Dużego Lotka. Życzymy szczęścia!

Uwaga! Funkcja RANDBETWEEN zmieni losowane wartości podczas każdego przeliczenia arkusza. Aby zachować wylosowane liczby, musisz zmienić wynik formuły na liczby. W tym celu zaznacz 6 komórek zawierających formułę RANDBETWEEN i wciśnij kombinację klawiszy [Ctrl+C], kopiując zawartości zaznaczonych komórek do schowka.

Teraz ustaw kursor w innym miejscu arkusza. Kliknij prawym klawiszem myszki i z menu kontekstowego wybierz Wklej specjalnie.

W oknie Wklejanie specjalne, w sekcji Wklej zaznacz opcję Wartości i kliknij OK. Z pewnością zauważyłeś, że wartości komórek, z których skopiowałeś wyniki, uległy zmianie. Oznacza to, że arkusz został przeliczony. Jeżeli chcesz także ten wynik zapamiętać, powtórz operację kopiowania i wklejania specjalnego. Wklejanie specjalne przydaje się zawsze wtedy, gdy chcesz obliczenia formuł zamienić na „sztywne” wartości.

Chcesz sporządzić okresowe zestawienie danych? A może po prostu potrzebujesz jednego skoroszytu ze wszystkimi potrzebnymi arkuszami pochodzącymi z wielu różnych skoroszytów? Oto, jak to zrobić.

Otwórz skoroszyty, z których będziesz kopiował arkusze do jednego, docelowego skoroszytu. Otwórz także jeszcze pusty skoroszyt docelowy (w naszym przykładzie nosi on nazwę zestawienie).

Uaktywnij jeden ze skoroszytów źródłowych (z których będą kopiowane arkusze), kliknij prawym klawiszem myszki arkusz, który zamierzasz skopiować, i z menu kontekstowego wybierz Przenieś lub kopiuj.

W oknie Przenoszenie lub kopiowanie z listy Do skoroszytu wybierz skoroszyt docelowy. W naszym przykładzie jest to zestawienie.xlsx. Zaznacz pole wyboru Utwórz kopię (jeżeli chcesz przenieść arkusz, a nie skopiować, pozostaw to pole niezaznaczone) i kliknij OK.

Uaktywnij teraz kolejny skoroszyt, z którego chcesz skopiować arkusze do zestawienia, i powtórz działania z kroków 2 i 3.

Potrzebujesz wykonać wykres liniowy oparty na niepełnym szeregu danych? Excel potrafi sam uzupełnić brakujące odcinki wykresu.

Uruchom Excela i otwórz skoroszyt zawierający arkusz ze źródłowymi danymi do wykresu. Zaznacz zakres danych, uaktywnij wstążkę Wstawianie, następnie w grupie Wykresy kliknij ikonę Liniowy, i z rozwiniętej listy wybierz preferowany wykres.

W arkuszu pojawi się wykres, jednak ze względu na braki w danych zobaczysz zamiast linii ciągłej jedynie pojedyncze odcinki. Kliknij prawym klawiszem myszki w tzw. obszarze kreślenia na wykresie i z menu kontekstowego wybierz Zaznacz dane.

W oknie Wybieranie źródła danych kliknij przycisk Ukryte i puste komórki. W kolejnym oknie Ustawienia ukrytych i pustych komórek zaznacz opcję Połącz punkty danych linią i kliknij OK. Wykres stanie się linią ciągłą.

Alternatywnym sposobem połączenia odcinków wykresu jest wpisanie w tabeli źródłowej w miejsce pustych komórek z danymi, formuły:

Excel dysponuje bardzo rozbudowanymi, a przy tym łatwymi w obsłudze narzędziami do budowy wykresu. Jednak w sytuacji, kiedy nie ma czasu na spokojny dobór graficznych niuansów wykresu, masz do dyspozycji sposób awaryjny.

Uruchom Excela i wczytaj arkusz z danymi, do których chcesz przygotować wykres. Następnie zaznacz zakres komórek i wciśnij klawisz [F11].

Do skoroszytu natychmiast zostanie dodany arkusz o nazwie Wykres1. Powstanie w nim automatycznie sformatowany, bazujący na zaznaczonych danych wykres kolumnowy, który zawiera legendę.

W powyższy sposób jest domyślnie tworzony wykres typu kolumnowego. Jeżeli chcesz, by Excel automatycznie (po zaznaczeniu danych i wciśnięciu klawisza [F11]) tworzył wykres innego typu, kliknij utworzony już wykres prawym klawiszem myszki i z menu kontekstowego wybierz pozycję Zmień typ wykresu.

W oknie Zmienianie typu wykresu wybierz odpowiadający ci wykres. Najpierw kliknij kategorię wykresu na liście po lewej stronie okna, na przykład Słupkowy, następnie kliknij miniaturę wybranego wykresu lewym klawiszem myszki. Jeżeli chcesz użyć wybranego typu tylko w bieżącym skoroszycie, kliknij OK. Jeśli dodatkowo chcesz ustawić wybrany typ wykresu jako domyślny dla awaryjnego sposobu tworzenia wykresów, kliknij przycisk Ustaw jako domyślny wykres i dopiero potem OK.