Przypisy i bibliografia

Praca zaliczeniowa czy dyplomowa musi być nie tylko poprawna merytorycznie, czyli w pełni realizować założony temat, ale także spełniać określone wymogi formalne. Do takich wymogów należy dołączona do pracy bibliografia, czyli lista publikacji wykorzystanych podczas opracowywania danego tematu, oraz przypisy – krótkie odwołania wyjaśniające zagadnienie poruszone w konkretnym fragmencie tekstu, a także zawierające wiadomości o źródle i pochodzeniu danej informacji.

Ręczne dopasowywanie „surowego” tekstu dłuższej pracy do wymogów formalnych, jakie ta praca powinna spełniać, to droga przez mękę. Co dziwne, zdumiewająco wiele osób, korzystających z komputera i zainstalowanego na nim edytora tekstu, w ogóle nie wykorzystuje możliwości programów do edycji tekstu. A przecież funkcje ułatwiające tworzenie list przypisów czy bibliografii znakomicie upraszczają proces edycji dokumentu.

Artykuł jest kontynuacją tematu rozpoczętego w poprzednim numerze PC Formatu. Także i tym razem funkcje ułatwiające tworzenie długich dokumentów, nie tylko naukowych, przedstawiamy, opierając się na najnowszej wersji edytora Microsoft Word, oznaczonej numerem 2007. Na koniec przedstawimy jeszcze jedną poradę dotyczącą automatycznego wstawiania stron, co w dłuższych pracach jest wręcz nieodzowne. Dzięki naszym poradom nie będziesz musiał kontrolować numerów stron ani numerów przypisów. Będą one automatycznie generowane przez Word 2007. Także pozycje bibliograficzne będą automatycznie wstawiane, pod warunkiem że zadeklarujesz wcześniej ich obecność zgodnie z podanymi w artykule wskazówkami.

Chcesz przenieść lub skopiować komórkę, wiersz lub kolumnę we wcześniej przygotowanej tabeli? Nie musisz od nowa jej opracowywać. Jeżeli chcesz zaznaczyć pojedynczą komórkę, kliknij jej lewą krawędź. Aby zaznaczyć cały wiersz, kliknij lewym przyciskiem myszki przy lewej krawędzi danego wiersza (ale nie klikaj krawędzi, gdyż wtedy zaznaczysz tylko jedną komórkę). By zaznaczyć kolumnę, kliknij górną krawędź obramowania nad kolumną. Teraz, by skopiować wybrany element, wciśnij klawisz [Ctrl] i przeciągnij element w nowe miejsce w tabeli. Komórkę, wiersz bądź kolumnę możesz również przenieść, przeciągając ten element za pomocą myszki w nowe miejsce tabeli, z tą różnicą, że nie wciskasz tym razem klawisza [Ctrl].

Każda profesjonalnie napisana praca naukowa, dyplomowa, magisterska itp. musi zawierać na końcu spis użytych przez autora źródeł, czyli bibliografię. Dzięki funkcjom wbudowanym w nowego Worda nie musisz ręcznie spisywać autorów źródeł i tytułów publikacji. Edytor potrafi automatycznie utworzyć listę wykorzystanych w danym dokumencie źródeł i cytatów. Jednak pod warunkiem, że były odpowiednio umieszczone w dokumentach. Zaczniemy zatem od wstawiania źródeł.

Otwórz dokument, w którym chcesz zdefiniować nowe źródła i cytaty. W treści dokumentu ustaw kursor za zdaniem, które jest cytatem z jakiejś publikacji. Następnie uaktywnij wstążkę Odwołania i w grupie Cytaty i bibliografia kliknij przycisk Wstaw cytat. Z menu wybierz Dodaj nowe źródło.

W oknie Tworzenie źródła, z listy Typ źródła wybierz właściwy rodzaj publikacji, z której pochodzi wstawiony do pracy cytat. W naszym przykładzie jest to Artykuł z czasopisma. Uzupełnij puste pola bibliografii i kliknij OK.

W treści dokumentu pojawi się znacznik bibliografii. W analogiczny sposób dodajesz kolejne źródła bibliograficzne.

Ustaw kursor w miejscu, gdzie chcesz umieścić wygenerowaną bibliografię. Na wstążce Odwołania kliknij przycisk Bibliografia. Następnie z rozwiniętego panelu wybierz formę bibliografii. W naszym przykładzie wybraliśmy predefiniowany układ o nazwie Bibliografia.

We wskazanym przez kursor tekstu miejscu w dokumencie pojawi się lista publikacji źródłowych.

Wiele dokumentów jest ilustrowanych zdjęciami, schematami, wykresami i innymi graficznymi elementami. Także i w tym zakresie Word 2007 okazuje się bardzo pomocny. Numerowanie ilustracji czy generowanie ich listy będzie jeszcze prostsze, gdy opatrzysz je odpowiednim podpisem.

Uruchom Worda i otwórz w nim tekst, do którego będziesz wstawiał ilustracje.

Uaktywnij wstążkę Wstawianie i zaznacz jeden z elementów w grupie Ilustracje, w zależności od tego, czy chcesz wstawić zdjęcie, klipart, obrys (zwany kształtem), czy wykres. W naszym przykładzie wybraliśmy zdjęcie. Kliknij Obraz.

W oknie Wstawianie obrazu zaznacz plik ze zdjęciem, które chcesz umieścić w dokumencie, i kliknij Wstaw.

Zdjęcie zostanie umieszczone w dokumencie. Przy okazji zwróć uwagę na automatyczne pojawienie się wstążki Formatowanie. Kwestię formatowania wstawionego obrazka na razie jednak pominiemy. Kliknij wstążkę Odwołania, a następnie w grupie Podpisy kliknij przycisk Wstaw podpis. Uwaga! Wstawione zdjęcie wciąż powinno być zaznaczone – poznasz to po charakterystycznej obwódce wokół ilustracji.

W oknie Podpis wpisz treść podpisu pod zdjęcie. Zwróć uwagę, że pole podpis jest już domyślnie częściowo wypełnione tekstem Rysunek 1, tzw. etykietą ilustracji. Jeżeli nie chcesz etykiety i zależy ci jedynie na numeracji ilustracji, zaznacz pole Wyklucz etykietę z podpisu. Wpisz podpis pod zdjęcie w polu Podpis, a potem kliknij OK. W dokumencie pojawi się podpis pod wstawioną fotografią.

Umieść kursor tekstu w kolejnym miejscu dokumentu, gdzie chcesz wstawić ilustrację, i powtórz opisane działania. Zwróć uwagę, że podpisy do każdej kolejnej ilustracji będą automatycznie numerowane.

Gdy wstawisz już wszystkie ilustracje do dokumentu, ustaw kursor w miejscu, gdzie ma się pojawić ich automatyczny spis (najlepiej na końcu dokumentu, np. przed indeksem), i na wstążceOdwołania w grupie Podpisy kliknij Wstaw spis ilustracji.

W oknie Spis ilustracji w polach Podgląd wydruku oraz Sieć Web - podgląd zobaczysz, jak spis będzie się prezentował na wydruku i na stronie WWW utworzonej z dokumentu Worda. Za pomocą opcji widocznych w tym oknie możesz wpływać na wygląd spisu. Gdy wybierzesz odpowiadające ci parametry, kliknij OK.

W solidnym dokumencie naukowym konieczne są przypisy. W Wordzie możesz dodawać dwa rodzaje przypisów: dolne – umieszczane na dole strony, na której znajduje się tekst, którego dany przypis dotyczy, oraz końcowe – umieszczane na końcu dokumentu. Dzięki funkcjom edytora nie musisz przypisów numerować ręcznie. Ich sortowaniem i numerowaniem zajmie się program.

Uruchom Worda 2007 i wczytaj dokument, do którego chcesz dodać dolne przypisy.

Ustaw kursor tekstu za słowem, do którego chcesz dodać przypis. Potem kliknij wstążkę Odwołania i w następnej kolejności przycisk Wstaw przypis dolny.

Kursor zostanie automatycznie przeniesiony na dół strony, gdzie pojawi się linia oddzielająca tekst główny od tekstu przypisu oraz numer przypisu. Wpisz tekst przypisu.

W analogiczny sposób wstawiasz kolejne przypisy dolne. Zauważ, że są numerowane automatycznie.

Uruchom Worda 2007 i wczytaj dokument, do którego zamierzasz dołączyć przypisy końcowe.

Ustaw kursor tekstu za słowem, do którego chcesz dodać przypis końcowy, kliknij wstążkę Odwołania, a następnie Wstaw przypis końcowy.

Kursor zostanie umieszczony na końcu dokumentu, gdzie Word automatycznie wstawi linię oddzielającą tekst od przypisów końcowych oraz umieści pierwszy identyfikator. Przypisy końcowe numerowane są domyślnie cyframi rzymskimi. Aby powrócić do miejsca, w którym wstawiłeś przypis, kliknij dwukrotnie cyfrę oznaczającą dany przypis.

W taki sam sposób wstawiasz kolejne przypisy końcowe. Uwaga! Gdy ustawisz kursor myszki nad wstawionym w tekst dokumentu przypisem (obojętne: dolnym czy końcowym), w „dymku” pojawi się tekst przypisu, a dwukrotne kliknięcie numeru przypisu automatycznie przeniesie cię do miejsca, gdzie znajduje się tekst przypisu. Alternatywnym sposobem wyświetlania przypisów jest korzystanie z dostępnego na wstążce Odwołania przycisku Pokaż przypisy.

W każdej dłuższej pracy strony powinny być numerowane. Można to robić ręcznie, wstawiając np. numer w sekcji nagłówka lub stopki. Ale dzięki funkcjom Worda możesz automatycznie umieścić numerację stron w dolnej lub górnej części każdej strony dokumentu (lub ewentualnie na bocznych, zewnętrznych marginesach) .

Otwórz dokument, do którego chcesz automatycznie wstawić numerację stron. Uaktywnij wstążkę Wstawianie i przejdź do grupy Nagłówek i stopka.

Z grupy Nagłówek i stopka wybierz opcję Numer strony.

Z rozwiniętej listy wybierz umiejscowienie numeracji (w naszym przykładzie wybraliśmy Dół strony.

Rozwinie się lista predefiniowanych układów numeracji strony. Wybierz odpowiadający ci format, w naszym przykładzie wybraliśmy Zwykły numer 2.

Krótkie porady zamieszczone poniżej z pewnością ułatwią pracę nad długimi dokumentami, ale nadają się również do form innych niż np. prace dyplomowe. Jeżeli chcesz alfabetycznie uporządkować jednopoziomową listę punktowaną lub numerowaną, wystarczy, że będziesz postępował według następujących wskazówek:

Zaznacz tekst na liście, którą chcesz posortować.

Na wstążce Narzędzia główne odnajdź grupę Akapit i kliknij w niej ikonę Sortuj.

Pojawi się okno dialogowe Sortowanie tekstu. Możesz w nim ustalić porządek sortowania. W sekcji Sortuj według wybierz Tekstowy oraz Akapity, a następnie zaznacz Rosnąco lub Malejąco. Kliknij OK, by wprowadzić zmiany.