Slack - alternatywa dla elektronicznych listów

E-mail to wciąż najpopularniejszy sposób komunikowania się w internecie, ale powstaje coraz więcej usług i aplikacji, które chcą go zastąpić. Najczęściej są tworzone z myślą o określonej niszy – np. Hinge, Let’s Lunch, Tinder i Weave to narzędzia do komunikacji związanej z umawianiem się na lunch lub randkę, natomiast CryptoCat, Secret, Tango i Yik Yak służą do komunikacji poufnej, gdzie kluczowe znaczenie ma poziom zabezpieczeń. Popularne są również komunikatory takie jak Skype czy WhatsApp, służące po prostu do wymiany wiadomości.

Z kolei firmy lub grupy osób, które chcą ze sobą współpracować, mogą znaleźć rozwiązania lepiej dostosowane do komunikacji zespołowej i zarządzania projektami. To tzw. wewnętrzne serwisy społecznościowe, które oferują o wiele więcej możliwości niż e-mail, są bardziej nowoczesne i każda firma może dostosować swoją sieć do własnych potrzeb. Analitycy firmy Gartner prognozują, że do 2016 r. ponad 50 proc. dużych organizacji będzie używać takich rozwiązań do prowadzenia komunikacji pomiędzy współpracownikami. To, czy za pomocą któregoś z nich będziesz mógł zastąpić e-maila, zależy od twoich potrzeb. Czy zależy ci na komunikowaniu się w czasie rzeczywistym? Czy chcesz móc szybko dzielić się plikami i tworzyć grupowe konwersacje? Slack lub konkurencyjny HipChat będą doskonałym wyborem.

Slack to platforma komunikacyjna działająca na podobnej zasadzie jak grupy na Facebooku. Założyciel konta Slack może stworzyć własny kanał, np. @PoradyPCFormat, a następnie udostępnić go wybranym użytkownikom. Na slackowym kanale możesz umieszczać notatki, wymieniać się plikami ze współpracownikami, przesyłać wiadomości i korzystać z wyszukiwarki, ilekroć chcesz znaleźć coś w wysłanych komunikatach.Pracuje się tu w czasie rzeczywistym, do tego Slack obsługuje wiele znanych narzędzi – ma zintegrowaną obsługę m.in. Dropboksa, GitHuba, Google Docs czy Asany.

Aby założyć konto w usłudze Slack, wejdź na https://slack.com i w prawym górnym rogu kliknij Sign up for free.

Następnie wpisz swój adres e-mail, a następnie kliknij przycisk Next. Adresu będziesz używać, aby się zalogować.

Wymyśl nazwę konta Slack. Zwykle stosuje się nazwę firmy lub zespołu, ale możesz wprowadzić też np. nazwę kanału tematycznego, do którego dostęp zyskają twoi znajomi. Po podaniu nazwy kliknij Next.

Teraz Slack stworzy adres URL twojej strony. Tego adresu należy użyć, aby móc zalogować się w usłudze. Jeżeli zaproponowany adres ci nie odpowiada, możesz go zmienić. Obsługiwane są litery, cyfry oraz myślniki. Po wpisaniu adresu kliknij Next.

Kolejny krok to wybór nazwy użytkownika. Slack podpowiada, że nazwa powinna być łatwo rozpoznawalna dla twoich współpracowników. Wpisz nazwę, i zatwierdź zmiany, naciskając przycisk Finish.

Teraz serwis poprosi o potwierdzenie podanych informacji: adresu e-mail, nazwy konta Slack, adresu URL oraz nazwy użytkownika. Jeśli wszystko się zgadza, kliknij Create my new Slackteam.

Stworzyłeś konto Slack. Wyświetli się komunikat powitalny. Teraz możesz już kliknąć przycisk Explore Slack i rozpocząć poznawanie możliwości serwisu.

Slack używa bota komputerowego, który pomaga nauczyć się obsługi serwisu. Komunikaty pochodzące od bota są w języku angielskim. Pierwsze zadanie polega na wpisaniu tekstu w polu znajdującym się poniżej. Wpisz coś, wciśnij Enter i zacznij pracę.

Następnie Slack zapozna cię z funkcjami serwisu, zaczynając od przedstawienia działania kanałów Channels. To nic innego jak chat roomy, w których możesz prowadzić rozmowy na temat poszczególnych projektów lub danego tematu.

Kolejną funkcją, która się przydaje, są wiadomości bezpośrednie Direct Messages. Te wiadomości prywatne mogą być wymieniane pomiędzy dwiema osobami.

Możesz też zapraszać znajomych i współpracowników do dołączenia do twojego kanału, korzystając z funkcji Invite. Pozostałe funkcje szybko odkryjesz samodzielnie. Obsługa Slacka jest intuicyjna, usługa działa w oknie przeglądarki internetowej i wykorzystuje szyfrowane połączenie HTTPS.

Slacka możesz łatwo dopasować do swoich oczekiwań. Poniżej pokazujemy, jak skorzystać z najpopularniejszych opcji.

Slack działa w przeglądarce i wyświetla powiadomienia w postaci okienek pop-up. Aby zgodzić się na ich wyświetlanie, w oknie powiadomień kliknij zielony przycisk Enable desktop notifications. Następnie wybierz rodzaj powiadomień. Możesz zdecydować się na aktywowanie wszystkich powiadomień (dotyczą każdej aktywności użytkowników), tylko tych związanych z bezpośrednimi wiadomościami lub wystąpieniem w rozmowie słów-kluczy, albo wybrać opcję Never, dzięki której nigdy nie będą wyświetlać się powiadomienia. Slack pozwala dobrać dźwięk powiadomień Notification Sound.

Możesz również zmienić wygląd narzędzia. W zakładce Message Display zmienisz wygląd wiadomości oraz sposób, w jaki Slack wyświetla nazwy, daty, czy też aktywność innych użytkowników. Dla przykładu wybierz opcję Show times with 24-hour clock, aby Slack wyświetlał pełne godziny w układzie 24-godzinnym, np. 16:00 zamiast 4:00PM.

W zakładce Sidebar Theme znajdziesz motywy graficzne dla bocznego paska menu. Wybierz ten, który najbardziej ci odpowiada. Zapoznaj się z pozostałymi opcjami i zatwierdź zmiany przyciskiem Done, gdy zakończysz proces konfiguracji.

Do Slacka możesz dodać obsługę zewnętrznych narzędzi. W warsztacie pokażemy, jak zintegrować Dropboksa. W wypadku innych usług proces instalacji może się nieco różnić, ale Slack wyświetla instrukcje krok po kroku.

Slack współpracuje z wieloma popularnymi narzędziami i w każdej chwili możesz dodać obsługę jednego z nich. Aby to zrobić, wyświetl główne menu, które znajduje się w lewym górnym rogu, i wybierz Configure Integrations.

Wyświetli się lista obsługiwanych narzędzi. Aby móc zintegrować z kontem Dropboksa, odnajdź tę usługę na liście i kliknij przycisk View. W przypadku Dropboksa dodanie narzędzia jest bardzo proste – wystarczy kliknąć przycisk Authenticate your Dropbox account, aby połączyć konto Dropbox z kontem slackowym.

Zaloguj się na konto Dropbox, podając adres e-mail i swoje hasło. Następnie zgódź się, aby Slack uzyskał dostęp do plików i folderów z konta Dropbox – kliknij przycisk Zezwól. Po chwili zobaczysz komunikat, że Slack połączył się z usługą Dropbox. Możesz już np. importować pliki z Dropboksa do Slack. Aby to zrobić, przejdź do swojego konta Slack i naciśnij widoczny w prawym górnym rogu przycisk ustawień, a następnie Your Files. Teraz kliknij przycisk Add New File, aby dodać nowy plik – będziesz mógł użyć polecenia Import from Dropbox. Zrób to, a możliwe będzie wybranie plików z konta Dropbox, które mają być dostępne w Slacku. Po wybraniu plików będziesz mógł je udostępnić współpracownikom. Wyświetli się okienko zawierające funkcję Share with. Z dostępnej listy wybierz takie ustawienia, jakie ci odpowiadają. Jeśli chcesz, aby plik był dostępny tylko dla ciebie, pozostaw niezmienione ustawienia domyślne – slackbot (remains private).

Alternatywą dla e-maila i Slacka mogą być grupy na Facebooku – możesz stworzyć zamkniętą grupę tylko dla współpracowników. Wejdź na FB, rozwiń menu konfiguracyjne i wybierz Utwórz grupę. Następnie postępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie. Pamiętaj jednak, że Facebook może nie działać w oknie przeglądarki tak płynnie jak Slack oraz że nie jest zintegrowany z wieloma narzędziami firm trzecich. Bezpośrednią konkurencją Slacka jest serwis HipChat oferujący m.in. grupowy chat, dzielenie się plikami oraz współpracę z popularnymi narzędziami, np. Asaną, Desk.com, Google Drive czy MailChimpem.