Sprawne biuro

[Shift]+[F3] – zmiana wielkości liter
[Ctrl]+[B] – format pogrubienia
[Ctrl]+[U] – podkreślenie
[Ctrl]+[I] – format kursywy
[Ctrl]+[znak równości] – format indeksu dolnego
[Ctrl]+[Shift]+[znak plus] – format indeksu górnego
[Ctrl]+[spacja] – usunięcie ręcznego formatowania znaków, np. indeksu dolnego lub indeksu górnego
[Ctrl]+[E] – wyśrodkowanie akapitu
[Ctrl]+[J] – wyjustowanie akapitu
[Ctrl]+[L] – wyrównanie akapitu do lewej
[Ctrl]+[R] – wyrównanie akapitu do prawej

Jeżeli chcesz zmienić domyślną kolorystykę wykresów wstawianych do edytowanego skoroszytu, nie musisz pracowicie edytować właściwości już wstawionego wykresu. Wystarczy, że wybierzesz własną paletę barw przed wstawieniem wykresu w skoroszyt. Oto, jak to zrobić.

Zakładamy, że program Excel masz już uruchomiony, a skoroszyt, w którym chcesz zmodyfikować domyślną kolorystykę wykresów – otwarty. Z menu Narzędzia wybierz pozycję Opcje....

W oknie Opcje uaktywnij zakładkę Modyfikuj. Kliknij pierwszy kolor z paletki Wypełnienia wykresu i kliknij Modyfikuj.

W kolejnym oknie Kolory wybierz odpowiadający ci kolor, którym zastąpisz bieżącą barwę, i kliknij OK.

Powrócisz do okna Opcje. W analogiczny sposób modyfikujesz kolejne kolory z paletki Wypełnienia wykresu, a także z paletki Linie wykresu. Od tych dwóch paletek zależą domyślne barwy wstawianych w skoroszyt wykresów. Po ich zmianie kliknij OK.

Zmiany domyślnych barw są przypisane do aktualnie edytowanego skoroszytu. Każdy kolejny wykres w bieżącym skoroszycie będzie korzystał ze zmodyfikowanych przez ciebie palet kolorów.

Podczas edycji długich tabel w Excelu bardzo wygodnym rozwiązaniem jest zablokowanie nagłówków kolumn. Dzięki temu bez względu na to, czy poprawiasz 1. czy 1001. wiersz tabeli, zawsze wiesz, czego dotyczy dana kolumna. Oto, jak zablokować nagłówki kolumn.

Otwórz skoroszyt zawierający tabelę, której nagłówki chcesz zablokować, i zaznacz pierwszą komórkę wiersza poniżej nagłówków tabeli. W naszej przykładowej tabeli będzie to komórka A2.

Rozwiń menu Okno i wybierz z niego pozycję Zablokuj okienka.

Od tej pory, bez względu na to, jak daleko przewiniesz arkusz (np. do setnego wiersza), wiersz nagłówków tabeli będzie zawsze widoczny.

Załóżmy, że twoim zadaniem jest posortowanie dużego zbioru nazwisk w arkuszu. Sęk w tym, że jeżeli jako dane wejściowe otrzymałeś imiona i nazwiska wpisane do jednej kolumny arkusza, to posortowanie takiego zbioru alfabetycznie spowoduje, że owszem, otrzymasz posortowaną listę, ale według imion. Aby uzyskać zbiór danych posortowany według nazwisk, trzeba rozdzielić imiona i nazwiska i zapisać je w odrębnych kolumnach. Oczywiście nie musisz tego robić ręcznie.

Przyjmijmy, że listę imion i nazwisk masz w pierwszej kolumnie (A), poczynając od komórki o adresie A2.

Umieść kursor w komórce B2. Kliknij ją, zaznaczając ją w ten sposób, i na pasku formuły wpisz formułę taką jak na obrazku poniżej. Wciśnij klawisz [Enter]. W komórce B2 pojawi się imię pochodzące z komórki A2, ale bez nazwiska.

Teraz zaznacz komórkę C2 i wpisz kolejną formułę (patrz obrazek niżej). Wciśnij [Enter]. W komórce C2 pojawi się nazwisko z komórki A2.

Czas na skopiowanie formuł we wszystkie wiersze z imionami i nazwiskami. Zaznacz komórki B2 i C2. Następnie dwukrotnie kliknij uchwyt widoczny w dolnym, prawym rogu zaznaczonego obszaru. Komórki w kolejnych wierszach kolumn B i C zapełnią się automatycznie.

Teraz, chcąc posortować listę według nazwisk, wystarczy zaznaczyć całą kolumnę zawierającą tylko nazwiska (w naszym przykładzie jest to kolumna C), a następnie kliknąć ikonę sortowania. Gdy pojawi się okno Ostrzeżenie sortowania, upewnij się, że jest w nim zaznaczona opcja Rozszerzyć zaznaczony obszar, po czym kliknij przycisk Sortuj.

Chcesz wiedzieć, którego dnia tygodnia się urodziłeś albo którego dnia na świat przyszli twoi przyjaciele? Excel łatwo ci to podpowie.

W jednej komórce, np. A1, wpisz datę urodzin w formacie rok (cztery cyfry) – miesiąc – dzień, np. 1994-05-20.

W kolejnej komórce wpisz formułę widoczną na poniższym obrazku. Otrzymasz wynik będący liczbą od 1 do 7. Jedynka odpowiada poniedziałkowi, a siódemka niedzieli.

Chcesz szybko ponumerować rzędy w kolumnie? Taką listę utworzysz dosłownie w kilka sekund.

Zaznacz pierwszą komórkę, od której chcesz rozpocząć automatyczną numerację wierszy (w naszym przykładzie będzie to komórka A1). Wpisz w niej wartość początkową, np. 1.

Teraz przejdź do kolejnego wiersza w tej samej kolumnie (w naszym przykładzie będzie to komórka A2) i wpisz kolejną cyfrę, czyli 2.

Zaznacz teraz obie wypełnione komórki i uchwyć myszką znacznik widoczny w dolnym lewym rogu zaznaczonego obszaru i przeciągnij go w dół. Komórki w kolejnych wierszach automatycznie się wypełnią kolejnymi wartościami (3, 4, 5, 6 itd.).

Jeżeli w wierszu drugim (w naszym przykładzie A2) wpiszesz inną cyfrę niż 2, na przykład 5, to po powtórzeniu działań z punktu 4. uzyskasz także numerowaną listę, ale z krokiem równym różnicy między liczbą z wiersza drugiego (w naszym przykładzie różnica pomiędzy 5 a 1 wynosi 4), czyli kolejno 1, 5, 9, 13, 17, 21, 25, 29 itd.

Domyślnie skonfigurowany Excel drukuje wszystkie wypełnione w danym arkuszu komórki. Jeżeli jednak chcesz wydrukować tylko fragment arkusza, skorzystaj z funkcji ustawiania obszaru wydruku.

Zakładamy, że arkusz, którego tylko fragment chcesz wydrukować, masz już otwarty. Zaznacz w nim myszką obszar, który chcesz wydrukować, a następnie z menu Plik wybierz najpierw pozycję Obszar wydruku, a następnie Ustaw obszar wydruku.

Teraz za pomocą skrótu klawiszowego [Ctrl]+[P] uruchom proces drukowania. Na odebranej z drukarki kartce papieru powinien być widoczny wyłącznie zaznaczony w ten sposób fragment arkusza.

Jeżeli często opracowujesz rozbudowane skoroszyty w Excelu i niemal zawsze domyślna liczba arkuszy (trzy) okazuje się za mała, to zamiast pracowicie dodawać arkusze w każdym nowym zadaniu, proponujemy rozwiązanie, które oszczędzi twój czas.

W oknie Excela rozwiń menu Narzędzia i wybierz Opcje....

W oknie Opcje przejdź do zakładki Ogólne, pod którą znajdziesz pole tekstowe Arkusze w nowym skoroszycie. Wpisz w to pole potrzebną ci za każdym razem liczbę arkuszy w skoroszycie i kliknij OK. Od tej pory w każdym nowym skoroszycie będzie się znajdowała zadeklarowana przez ciebie liczba arkuszy.

1. Chcąc szybko dodać arkusz do aktualnie edytowanego skoroszytu, skorzystaj ze skrótu klawiszowego [Shift]+[F11].

2. Zamierzasz wstawić do komórki arkusza aktualną godzinę? Użyj skrótu klawiszowego [Ctrl]+[Shift]+[:] (dwukropek).

3. Opisana nieco wyżej sztuczka „Automatyczne numerowanie” działa nie tylko z liczbami, ale także np. z dniami tygodnia czy miesiącami. W pierwszym wierszu budowanej listy wpisz poniedziałek, w kolejnym wtorek, a następnie powtórz działanie z przeciąganiem znacznika zaznaczonego obszaru. W analogiczny sposób wypróbuj hasła styczeń, luty. Automatyczne wypełnianie kolejnych komórek działa także z datami (w ich przypadku jest nawet jeszcze prostsze, gdyż wystarczy, że w kolumnie komórek sformatowanych jako daty wpiszesz tylko pierwszą datę – pozostałe uzyskasz metodą przeciągnięcia). W opisany sposób automatycznie możesz oznaczać nie tylko kolejne wiersze, ale i kolejne kolumny.

Niekiedy zachodzi potrzeba umieszczenia w dokumencie znaku bądź symbolu, którego nie ma na klawiaturze. W takim przypadku postępuj według następujących wskazówek. Zakładamy, że dokument, do którego chcesz wstawić symbol, masz już otwarty.

W Wordzie 2003 z menu Wstaw wybierz pozycję Symbol.... Wyświetli się okno, w którym z widocznego zestawu musisz wybrać jeden z symboli (w naszym przykładzie wybraliśmy symbol nieskończoności). Dwukrotnym kliknięciem symbolu (lub kliknięciem przycisku Wstaw) wstawiasz wybrany symbol do dokumentu (w miejscu, w którym znajduje się kursor). Po wstawieniu symbolu kliknij Zamknij, by zamknąć okno.

W Wordzie 2007 kliknij zakładkę wstążki Wstaw i na wstążce kliknij rozwijaną ikonę Symbol. Z wyświetlonej paletki możesz od razu wybrać potrzebny ci symbol. Jeżeli paletka symboli nie zawiera akurat potrzebnego symbolu, kliknij Więcej symboli. Tak samo jak w Wordzie 2003, klikając wybrany symbol dwukrotnie, wstawiasz go w edytowane miejsce w dokumencie.

Standardowo zaznaczanie tekstu polega na zaznaczaniu kolejnych wierszy i akapitów. Jeżeli jednak zachodzi potrzeba zaznaczenia tylko pewnych elementów w pionie (np. cyfr na liście numerowanej), podpowiadamy, jak to zrobić.

Otwórz dokument zawierający elementy tekstowe, które chcesz zaznaczyć (i np. pogrubić) w pionie. Po otwarciu dokumentu przytrzymaj klawisze [Shift]+[lewy Alt] i zaznacz pionowe elementy myszką.

Teraz wykonaj działanie na zaznaczonym fragmencie. Aby na przykład pogrubić zaznaczone w pionie elementy, wciśnij skrót klawiszowy [Ctrl]+[B].

Jeżeli zamierzasz tworzony dokument w Wordzie przesyłać wyłącznie w formie elektronicznej, warto się pokusić o podkreślenie fragmentów tekstu za pomocą animowanych efektów.

Otwórz dokument, w którym chcesz zastosować animowane efekty tekstowe. Następnie zaznacz fragment tekstu, który ma być animowany. Z menu Format wybierz Czcionka.

W oknie Czcionka przejdź do zakładki Efekty tekstowe i z listy Animacje wybierz interesujący cię animowany efekt tekstowy. Po zaznaczeniu jakiejkolwiek pozycji, w sekcji Podgląd zobaczysz podgląd działania danego efektu. Gdy znajdziesz odpowiadający ci efekt, zatwierdź go, klikając OK.

Załóżmy, że czeka cię następujące zadanie. Masz w notatniku dane źródłowe w postaci pliku tekstowego, w którym dane, jakie powinny się znaleźć w poszczególnych kolumnach tabeli, są oddzielone od siebie znakiem tabulatora. Oto, jak szybko zbudować z takich danych przejrzystą tabelę w Wordzie.

Otwórz źródłowe dane w Notatniku Windows. Zaznacz je w całości skrótem klawiszowym [Ctrl]+[A]. Następnie skopiuj do schowka skrótem [Ctrl]+[C].

Otwórz nowy dokument Worda i wklej skrótem klawiszowym [Ctrl]+[V] zawartość skopiowaną z notatnika. W oknie edytora powinien się pojawić nieuporządkowany zbiór danych.

Kolejny etap to zamiana wklejonego tekstu na postać tabelaryczną. Na szczęście nie musisz ręcznie konstruować tabeli odpowiadającej danym źródłowym. Word ma funkcję automatyzującą ten proces. Zaznacz wklejony z notatnika tekst. Następnie rozwiń menu Tabela i wybierz z niego Konwertuj oraz Przekształć tekst na tabelę.

Zobaczysz okno Konwertowanie tekstu na tabelę, w którym nie musisz poprawiać danych widocznych w sekcji Rozmiar tabeli. Liczba kolumn oraz wierszy jest dobierana automatycznie na podstawie danych znajdujących się w dokumencie. Również pozostałe parametry widoczne w tym oknie są dobrane optymalnie. Kliknij OK.

W oknie Worda zobaczysz automatycznie zbudowaną tabelę. Czas na poprawienie jej estetyki. Z menu Tabela wybierz w tym celu pozycję Autoformatowanie tabeli.

W oknie Autoformatowanie tabeli wybierz odpowiadający ci styl formatowania z listy Style tabeli i kliknij Zastosuj. Od tej pory tabelka powinna wyglądać dużo lepiej niż podzielony tabulatorami tekst w notatniku.

Jeżeli spodobało ci się formatowanie jakiegoś akapitu w otwartym dokumencie i chcesz zastosować podobne rozwiązanie w edytowanym przez ciebie tekście, skorzystaj z funkcji zwanej malarzem formatów lub po prostu z kopiowania formatów.

Otwórz w Wordzie oba dokumenty – ten, z którego chcesz skopiować format akapitu, oraz ten, do którego chcesz wkleić skopiowany format akapitu. Zacznij od zaznaczenia akapitu, którego formatowanie ci się podoba. Następnie ze standardowego paska narzędzi Worda wybierz (klikając) ikonę Kopiuj format.

Przełącz się teraz na drugi dokument, do którego chcesz wkleić skopiowane formatowanie akapitu. Zwróć uwagę, że ikona Kopiuj format jest już uaktywniona. Zaznacz docelowy akapit tekstu. Gdy tylko zakończysz zaznaczanie docelowego akapitu, automatycznie zostanie on sformatowany tak jak akapit źródłowy, z którego pobrałeś formatowanie.

W przypadku przeglądania długich dokumentów warto wyświetlić miniatury stron, dzięki czemu nawigowanie w dokumencie będzie uproszczone.

Zakładamy, że dokument, który chcesz przeglądać, jest już wczytany – z menu Widok wybierz pozycję Układ do czytania.

Dokument zostanie wyświetlony w układzie do czytania. Zobaczysz najprawdopodobniej dwie sąsiadujące ze sobą strony przeglądanej pracy. Standardowy pasek narzędzi ustąpił miejsca paskowi układu do czytania. Na tym pasku kliknij przycisk Miniatury.

Po lewej stronie okna Worda pojawi się lista ponumerowanych miniatur stron przeglądanego dokumentu. Kliknięcie którejkolwiek miniatury spowoduje, że natychmiast otworzy się w oknie podglądu wybrana strona do czytania.

1. Jeżeli podczas edytowania bardzo długich dokumentów musisz zakończyć pracę na jakimś etapie i chcesz łatwo powrócić do bieżącego miejsca podczas kolejnej sesji z Wordem, ustaw kursor w miejscu, do którego praca jest już przejrzana i poprawiona, zapisz dokument i zamknij edytor. Gdy kolejnego dnia powrócisz do pracy, otwórz edytowany wcześniej dokument i wciśnij klawisze [Shift]+[F5]. Kursor pojawi się automatycznie w ostatnio edytowanym miejscu dokumentu – ściślej w miejscu, w którym znajdował się przed ostatnim zamknięciem pracy.

2. Podczas pisania tekstu w Wordzie zdarza się przypadkowo nacisnąć klawisz [CapsLock]. W rezultacie zdanie albo większa partia tekstu jest pisana wielkimi literami. Nie musisz wprowadzać tego zdania jeszcze raz. Word ma wygodną w użyciu funkcję zamiany wielkości liter. W oknie dokumentu zaznacz fragment przypadkowo napisany wielkimi literami. Teraz wciśnij i przytrzymaj klawisz [Shift] i naciśnij klawisz [F3]. Litery w zaznaczonym fragmencie zostaną zamienione na małe. Przedstawiona funkcja wywoływana skrótem klawiszowym działa rotacyjnie. Jeżeli jeszcze raz wciśniesz [Shift]+[F3], pierwsze litery każdego słowa w zaznaczonym fragmencie zostaną zamienione na duże, a kolejne wciśnięcie zamieni wszystkie litery na duże. I tak w kółko.

Co prawda PowerPoint nie jest programem do tworzenia grafiki 3D, ale pewnym obiektom umieszczanym w prezentacji możesz nadawać głębię. Pokazujemy to na przykładzie tzw. autokształtów.

Uruchom PowerPointa. Domyślnie otworzy się pusta prezentacja. Na pasku narzędziowym rysowanie, widocznym w dolnej części okna PowerPointa, kliknij Autokształty.

W naszym przykładzie z listy, która rozwija się po kliknięciu elementu Autokształty, wybraliśmy pozycję Kształty podstawowe, a następnie symbol. Po wybraniu kształtu narysuj go na slajdzie. Powinieneś zobaczyć symbol słoneczka, ale wciąż jako obiekt dwuwymiarowy.

Kliknij teraz ikonę 3-W i z rozwiniętego panelu wybierz rodzaj przestrzennego efektu, jaki chcesz zastosować do obiektu, który dodałeś właśnie do slajdu. Po kliknięciu tego efektu zmiana będzie natychmiast widoczna.

Tworzenie prezentacji całkowicie od podstaw, zwłaszcza gdy nie nabyłeś jeszcze wprawy w tej dziedzinie, to dość żmudne zajęcie. Radzimy skorzystać z szablonów.

Uruchom PowerPointa. Jeżeli otworzy się pusta prezentacja, zamknij ją. Następnie z menu Plik wybierz Nowy.

Na panelu zadań Nowa prezentacja kliknij odnośnik Z szablonu projektu.

Na kolejnym panelu zadań o nazwie Projekt slajdu zobaczysz miniatury dostępnych szablonów. Kliknięcie którejkolwiek miniatury powoduje zaaplikowanie wybranego szablonu do aktualnego projektu prezentacji.

Gotową prezentację możesz bezpośrednio z programu PowerPoint zapisać na CD. Gdy zastosujesz tę metodę, na krążku, oprócz pliku prezentacji znajdzie się także darmowy program PowerPoint Viewer umożliwiający obejrzenie nagranej na CD/DVD prezentacji także na komputerach, na których nie ma zainstalowanego PowerPointa.

Zakładamy, że prezentację, którą chcesz zapisać na CD, masz już otwartą w programie PowerPoint. Jeżeli tak jest, rozwiń menu Plik i wybierz z niego pozycję Spakuj na dysk CD.

Zobaczysz okno Pakowanie na dysk CD. Tutaj w polu Nazwij dysk CD możesz wpisać własną nazwę płyty (będzie się ona pojawiała w Eksploratorze Windows), np. CD-prezentacja. Następnie włóż do nagrywarki czystą płytę i kliknij przycisk Kopiuj na dysk CD.

1. Chcesz szybko przejść do konkretnego slajdu podczas pokazu? Wpisz numer slajdu, do którego chcesz przejść, i wciśnij klawisz [Enter]. PowerPoint automatycznie wyświetli slajd o wskazanym przez ciebie numerze.

2. Jeżeli chcesz przerwać pokaz, to najbardziej eleganckim sposobem będzie po prostu wygaszenie ekranu. Efekt ten uzyskasz, wciskając klawisz [B] lub [.] (kropka). Powrót do pokazu slajdów uzyskasz, wciskając ponownie któryś z tych klawiszy. W analogiczny sposób działają klawisze [W] oraz [,] (przecinek), z tą różnicą, że zamiast czarnego ekranu pojawia się biała plansza.

3. Myszki bezprzewodowe są obecnie bardzo popularne. Taką myszkę możesz łatwo wykorzystać jako prosty pilot sterujący przebiegiem prezentacji. Gdy tylko uruchomisz pokaz klawiszem [F5], kliknięcie lewego przycisku myszki spowoduje przejście do kolejnego slajdu w prezentacji.

4. Wiesz już, że lewy przycisk myszki działa jako przełącznik kolejnych slajdów. Gdy przytrzymasz oba przyciski myszki przez 2 sekundy, powrócisz do pierwszego slajdu prezentacji.

1. Chcesz wyświetlić zawartość schowka Office? Wciśnij dwukrotnie skrót klawiszowy [Ctrl]+[C].

2. Potrzebujesz szybko wstawić znak paragrafu? Wciśnij [lewy Alt]+[0167] (z klawiatury numerycznej) lub [lewy Alt]+[21] (także z klawiatury numerycznej).

3. Chcesz błyskawicznie zmienić wielkość czcionki we fragmencie tekstu bez stosowania stylów i funkcji formatujących? Zaznacz odpowiedni fragment tekstu, następnie wciśnij skrót klawiszowy [Ctrl]+[[] (lewy nawias kwadratowy; zmniejszenie czcionki) lub [Ctrl]+[]] (prawy nawias kwadratowy; zwiększenie czcionki).

4. Format jednego akapitu do drugiego możesz skopiować także za pomocą klawiatury. Po zaznaczeniu źródłowego akapitu wciśnij kombinację klawiszy [Ctrl]+[Shift]+[C], a po zaznaczeniu docelowego akapitu, wciśnij [Ctrl]+[Shift]+[V]. Format zostanie wklejony.