Umiejętne planowanie

Task Coach jest bezpłatnym programem do zarządzania złożonymi projektami wymagającymi wykonania wielu zadań składowych, które muszą być zrealizowane w określonej kolejności. Do każdego z projektów zarządzanych za pomocą Task Coach możesz przypisać takie parametry, jak np.: czas wykonania, budżet, stawka godzinowa itp. Program przyda się w planowaniu zarówno wesela, jak i remontu mieszkania czy budowy domu, tym bardziej że pozwala na efektywne rozliczenie zatrudnionej ekipy dzięki przeliczeniu odpowiedniego wynagrodzenia według stawek godzinowych.

W naszym warsztacie opieraliśmy się na wersji programu Task Coach na system Windows, ale warto wiedzieć, że jest to aplikacja wieloplatformowa, dostępna także na systemy operacyjne: Linux, Mac OS X oraz iOS.

Proces instalacji programu pominiemy, ponieważ przebiega standardowo. Po prostu musisz potwierdzać kolejne etapy kreatora instalacji. Po zakończeniu instalacji program uruchomi się automatycznie.

Okno główne programu Task Coach przypomina nieco klasyczne menedżery plików (jak np. Total Commander), głównie z powodu podzielonego na dwie części obszaru głównego okna. Po lewej stronie wyświetlany jest panel Zadania , po prawej nieco mniejszy panel Kategorie. Na każdym panelu znajduje się pasek narzędziowy z ikonami wywołującymi funkcje właściwe dla danego typu zawartości (zadań lub kategorii). Nowe zadanie możesz utworzyć, klikając ikonę Nowe zadanie. Co prawda nowe zadanie można rozpocząć, klikając ikonę New task from template, dzięki czemu wybierzesz predefiniowany szablon zadania, ale żaden z szablonów wbudowanych w program nie nadaje się do naszego przykładu z planowaniem remontu.

Zobaczysz okno Nowe zadanie składające się z formularzy rozmieszczonych w kilku kartach. Na domyślnie aktywnej karcie Opis wpisujesz podstawowe informacje o definiowanym zadaniu (nazwa i opis). Na kolejnej karcie, Daty, określasz podstawowe terminy związane z zadaniem. W zasadzie musisz wypełnić tylko pole Data rozpoczęcia. Nie wypełniaj pola Data zakończenia, bo program automatycznie oznaczy tworzone zadanie jako ukończone! Możesz ustawić terminy przypomnienia i określić częstotliwość ich powtarzania.

Kolejna karta nosi nazwę Prerequisites, co oznacza „warunki” (nie cały interfejs programu został spolszczony). Na tej karcie określasz zadania, które muszą być wykonane przed rozpoczęciem zadania aktualnie planowanego. W naszym przykładzie nie ustawiamy zadań przed remontem, więc nic nie musisz tu wpisywać.

Kliknij kartę Budżet. Tutaj definiujesz liczbę godzin przeznaczonych na realizację remontu. Oprócz tego możesz określić stawkę godzinową – Wynagrodzenie za godzinę oraz wypłatę stałą ustaloną z wykonawcą – Stałe wynagrodzenie. Pole Przychód będzie zawierało automatycznie wyliczoną kwotę wg ilości przepracowanych godzin i ustawionej stawki godzinowej. Oczywiście w kontekście remontu nazwa Przychód nie jest właściwa, bo to twój wydatek (a przychód robotnika). Kliknij OK.

Nowo wprowadzone zadanie pojawi się na liście w oknie głównym programu. Zaznaczone będzie kolorem szarym, ponieważ jeszcze się nie rozpoczęło. Remont składa się z wielu różnych prac, które zwykle muszą być wykonane w określonej kolejności, warto je więc zdefiniować jako podzadania dla ustawionego właśnie zadania remontu. Kliknij ikonę Nowe podzadanie.

Zobaczysz okno New subtask of "Remont", w którym ustawiasz parametry nowego zadania składowego. Wpisujesz nazwę, opcjonalnie opis. Ponieważ jest to pierwsze zadanie składowe remontu, program automatycznie przydzieli mu datę rozpoczęcia taką jak dla całego remontu. Pamiętaj, by dla zadań składowych realizowanych później odpowiednio zmienić datę rozpoczęcia. W analogiczny sposób planujesz kolejne zadania remontowe.

Planowanie remontu za pomocą Task Coach wymaga czasu, ale już w trakcie trwania prac łatwiej nad wszystkim zapanujesz. Program będzie cię na bieżąco informował nie tylko o aktywnych w danej chwili zadaniach, ale powiadomi cię także o wszelkich opóźnieniach czy przekroczeniach budżetu. Zadania, których termin wykonania został przekroczony (opóźnione), oznaczane są na czerwono. Te, których termin ukończenia jest bliski – na pomarańczowo, a zadania aktywne – na niebiesko. Zadania oznaczone szarym kolorem są jeszcze nieaktywne (nie nadszedł jeszcze termin ich podjęcia lub nie zostały spełnione warunki konieczne do ich wykonania). Zielonym kolorem oznaczone są zadania ukończone: