Wirtualne zebrania

Rosnąca przepustowość łączy internetowych sprzyja regularnemu przeprowadzaniu zdalnych konferencji. Nie trzeba się już spotykać osobiście, by omówić sprawy związane z pracą, zaplanować strategię działania czy przeprowadzić szkolenie. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do przeprowadzania wideokonferencji. Wyróżnia się wśród nich Join.me, aplikacja producenta, który stworzył program LogMeIn służący do współdzielenia zasobów komputera. Doświadczenie twórców uznanej technologii udostępniania pulpitu i zdalnego dostępu pozwoliło umieścić podobne mechanizmy w Join.me. Program doskonale nadaje się do przeprowadzania spotkań biznesowych. Pozwala widzieć i słyszeć nieobecnych fizycznie uczestników, przesyłać im za pomocą czatu krótkie wiadomości tekstowe i wyświetlać na ich ekranach zawartość pulpitu, arkusze kalkulacyjne czy tabele umieszczone w prezentacji. Wprowadzane na nich zmiany pojawiają się na monitorach odbiorców w czasie rzeczywistym. Program jest przy tym bardzo prosty w obsłudze i ma przejrzysty interfejs. Aplikacja jest bezpłatna, a jego niekomercyjne funkcje pozwalają z minimalnymi ograniczeniami korzystać ze wszystkich najważniejszych narzędzi – wiele osób spokojnie obejdzie się bez kupna pełnej wersji.

Join.me nie jest zwykłym narzędziem wideokonferencyjnym – to bardzo wygodny program służący do przesyłania obrazu, dźwięku, tekstu oraz dzielenia się widokiem ekranu.

Uruchom program z płyty. Domyślnie włączone jest udostępnianie pulpitu. Wyłącz na razie tę funkcję, klikając przycisk z symbolem monitora. Zwróć uwagę na numer (np. 189-564-084 – jest on widoczny u góry okna aplikacji). Za jego pomocą można organizować telekonferencje, przesyłać obraz i udostępniać zasoby. Jest to numer sesji – trzeba go podać każdej osobie, z którą chcesz uzyskać połączenie.

Kolejny przycisk (z symbolem postaci) pozwala przejść do zarządzania listą uczestników zebrania. Ikona z symbolem chmurki aktywna jest jedynie wtedy, gdy zostało nawiązane połączenie. W menu Meeting tools ukryte są dodatkowe funkcje służące do zarządzania połączeniami audio i wideo czy udostępniania kontroli nad myszą. Większość dostępnych tu narzędzi działa jednak tylko w wersji płatnej narzędzia. Warianty Pro bądź Enterprise dają możliwość udostępniania uczestnikom zebrania pojedynczych okien, przekazywania sterowania innym czy blokowania dostępu do spotkań. Pozwalają też organizować zebrania nawet dla 250 uczestników.

Kliknij ikonę z symbolem monitora Rozpoczniesz w ten sposób zebranie. Jeżeli umieścisz nad tym przyciskiem kursor myszy, wyświetlona zostanie niewielka strzałka zapewniająca dostęp do dodatkowego menu. Po jego rozwinięciu możesz określić zakres udostępniania.

W wersji bezpłatnej aktywna jest jedynie opcja Share screen oznaczająca udostępnianie całego ekranu. Z lewej strony okna widoczne są dwa dodatkowe przyciski z symbolem telefonu i kamerki. Pozwalają one włączyć przesyłanie obrazu z podłączonej kamery oraz przesyłanie dźwięku.

Aby skorzystać z połączenia konferencyjnego, za pośrednictwem poczty e-mail prześlij wybranej osobie lub osobom swój numer sesji. Sposobów podłączenia jest kilka. Każdy rozmówca może pobrać i zainstalować aplikację klienta bądź wykorzystać jej wersję online dostępną w przeglądarce stron WWW.

Osoby, z którymi chcesz się połączyć, nie muszą do połączenia używać komputera. Mogą skorzystać także z tabletu lub smartfona – do pobrania są aplikacje w wersjach dla iPhone’a oraz urządzeń z Androidem.

Jeżeli osoba, z którą chcesz przeprowadzić rozmowę, nie chce instalować dodatkowego oprogramowania, może otworzyć stronę www.join.me i kliknąć u góry okna przycisk Join Meeting. W polu: enter code musi wpisać odebrany od ciebie jako osoby zapraszającej numer sesji. Połączenie rozpocznie, naciskając przycisk Join. Numer jest również potrzebny, gdy osoba, którą chcesz zaprosić, tak jak ty korzysta z aplikacji.

Połączenie konferencyjne zostało nawiązane. Czas teraz w praktyce wypróbować zalety programu Join.me.

Gdy dołączysz do wirtualnego spotkania powinieneś się przedstawić. Link do połączenia jest taki sam dla wszystkich, więc nie wiadomo, kto w danej chwili się podłączył. Wpisz swój pseudonim w polu Name (podawanie adresu e-mail nie jest konieczne) i kliknij przycisk Done.

Listą uczestników możesz zarządzać jedynie jako organizator spotkania. Kliknij w tym celu ikonę Participants w oknie hosta. Zobaczysz pseudonimy osób połączonych z twoim komputerem. Kliknięcie wybranej pozycji spowoduje rozwinięcie menu, które pozwoli wysłać danej osobie plik czy przesłać wiadomość tekstową.

Na dole wyświetlona jest informacja, ile osób może jeszcze skorzystać z łącza (spots left), maksymalna liczba w bezpłatnej wersji programu to dziesięciu uczestników. Za pomocą przycisku z prawej możesz zaprosić kolejnych.

Kliknięcie własnego opisu umożliwi zmianę nazwy hosta. Wybierz po prostu Change my name i wpisz nowy pseudonim, zatwierdzając go klawiszem Enter. Aby usunąć uczestnika ze spotkania, kliknij jego pseudonim, a potem wybierz polecenie Remove.

W bezpłatnej wersji jest to jednak tylko symboliczna operacja, gdyż nie można zablokować dostępu do danej sesji konferencji – każdy, kto zna jej numer, może się z nią ponownie połączyć. Aby rozłączona osoba nie mogła już więcej brać udziału w wirtualnym spotkaniu, należałoby wygenerować nową sesję z nowym numerem.

Jeżeli chcesz przesłać wiadomość tekstową, kliknij przycisk z symbolem chmurki. Standardowo ten sam komunikat przesyłany jest do wszystkich osób – u dołu okna wybrana jest pozycja All. Jeżeli chcesz to zmienić, rozwiń listę i wybierz innego odbiorcę komunikatu. Tekst wiadomości wpisz w widocznym polu i wciśnij Enter. Na liście powyżej widać od razu, do kogo została przesłana dana wiadomość. Niestety konwersacja wygląda o wiele czytelniej, gdy korzysta się z Join.me w wersji przeglądarkowej.

Po udostępnieniu widok twojego pulpitu pojawi się na ekranach uczestników spotkania. Jeżeli coś jest nieczytelne, każdy z nich może kliknąć obraz dwukrotnie, by go przybliżyć. Po włączeniu powiększenia wyświetlaną przestrzeń można przesuwać kursorem myszy.

Przyciski sterujące umożliwiają ustawienie dowolnej wartości przybliżenia. Przycisk 1:1 przywraca standardowy widok. Aby powiększyć obraz na cały ekran, wystarczy kliknąć ikonę ze strzałkami w czterech kierunkach. W ten sposób jako gospodarz możesz współdzielić z uczestnikami wideokonferencji swój pulpit, demonstrując obsługę dowolnej aplikacji, pokazując prezentację lub pliki wideo i komentując to, co dzieje się na ekranie – możesz wykorzystać tekstowy czat oraz kanały audio i wideo.