Z Google na desktop

Korzystanie z aplikacji internetowych ma wiele zalet, ale najważniejsza to bezpieczeństwo. Poczty, kontaktów i dokumentów zapisanych na serwerach Google nie stracisz, nawet gdy padnie twardy dysk. Niegroźne są im też wirusy, które mogą uszkodzić pliki przechowywane na lokalnym dysku. Jednak mimo zalet i coraz lepszego interfejsu aplikacji internetowych większość z nas wciąż woli korzystać z poczty i kalendarza w dobrze znanym Outlooku czy Thunderbirdzie, a dokumenty tekstowe edytować w Wordzie.

Na szczęście można pogodzić dwa światy: dane trzymać w sieci, a korzystać z nich tak, jakby były przechowywane lokalnie. Jest to możliwe dzięki narzędziom pozwalającym na wczytywanie do programów MS Office i Thunderbirda listów z Gmaila, terminów z kalendarza oraz plików przechowywanych w Dokumentach Google. Mechanizm ten najprościej wyjaśnić na przykładzie kalendarza. Po skonfigurowaniu Outlooka, kontakt wpisany do kalendarza pojawi się także w Kalendarzu Google.

Ten sposób konfiguracji jest wygodny, jeśli używasz kilku komputerów. Po podłączeniu wszystkich w opisany sposób do Google wszędzie znajdziesz te same dane, a zmiany wprowadzone w jednym komputerze będą widoczne we wszystkich systemach.

Outlook jest przeznaczony przede wszystkim do pracy z korporacyjnymi serwerami Exchange. Nie znaczy to jednak, że nie można go z powodzeniem użyć do obsługi Gmaila i Kalendarza Google. Warsztat opieramy na programie Outlook 2010. W innych nowych wersjach aplikacji przebiega to podobnie.

By móc zarządzać pocztą przechowywaną w Gmailu z poziomu Outlooka, należy podłączyć skrzynkę, korzystając z protokołu IMAP. Od standardowego POP3 różni się tym, że wszystkie działania związane z pocztą są synchronizowane od razu ze zdalnym serwerem.

Zanim przystąpisz do konfiguracji Outlooka, upewnij się, czy w koncie Google masz włączoną obsługę IMAP. W tym celu wejdź na stronę www.gmail.com, kliknij ikonę w prawym górnym rogu, z menu wybierz polecenie Poczta - ustawienia. Gdy znajdziesz się w panelu ustawień, kliknij zakładkę Przekazywanie i POP/IMAP.

Teraz znajdź sekcję Dostęp IMAP, opcję Stan i zaznacz pole Włącz IMAP. Aby uniknąć zamieszania, warto jednocześnie wyłączyć protokół POP3. W tym celu w sekcji Pobieranie przez POP, w opcji Stan zaznacz pole wyboru Wyłącz POP. Na końcu kliknij przycisk Zapisz zmiany.

Po uruchomieniu Outlooka kliknij zakładkę Plik w lewym górnym rogu. Następnie kliknij Informacje i w sekcji Informacje o kontach kliknij przycisk Dodaj konto. Gdy pojawi się okno Dodaj nowe konto, wypełnij wszystkie pola formularza i kliknij Dalej. Jeśli skonfigurowałeś ustawienia konta Gmail, jak opisaliśmy w poprzednich krokach, Outlook wykryje ustawienia i sam skonfiguruje dostęp do konta w protokole IMAP. Na końcu kliknij Zakończ.

Do synchronizacji kalendarza trzeba użyć dostarczonego przez Google programu pośredniczącego. Aby go pobrać, wejdź na stronę www.google.com/sync, następnie kliknij odnośnik PC, na kolejnej stronie kliknij Download Google Calendar Sync. Znajdziesz się na stronie pomocy. Tam w sekcji Pierwsze kroki kliknij link pobierz i po pobraniu programu uruchom jego instalator.

Instalacja przebiega standardowo i sprowadza się do potwierdzania kolejnych komunikatów. Przed zakończeniem zostaniesz poproszony o zamknięcie Outlooka. Zrób to i potwierdź, klikając OK. Po zakończeniu instalacji pojawi się okno Google Calendar Sync, w którym skonfigurujesz sposób synchronizacji wpisów.

W pierwszej kolejności, w polu E-mail wpisz swój adres Gmail. W następnym polu wpisz hasło. Teraz musisz wybrać opcje synchronizacji. Domyślnie program obsługuje synchronizację w obydwu kierunkach, czyli uzgadnia treść kalendarzy. Jest to najlepsze rozwiązanie.

Jeśli jednak chcesz tylko eksportować wpisy z Outlooka do Google, wybierz opcję: 1-way. W polu Sync every podaj częstotliwość synchronizacji, np. co 5 min. Na końcu kliknij przycisk Save, a następnie zamknij instalator, klikając Close.

W kolejnym oknie, Wybieranie profilu, zaznacz opcję Ustaw jako profil domyślny i kliknij OK. Uwaga! Aby synchronizacja działała, musisz mieć aktywny kalendarz w Gmailu. Jeśli zobaczysz kod błędu 2016, znaczy to, że nie zalogowałeś się jeszcze ani razu do kalendarza powiązanego z twoim kontem Gmail i musisz zrobić to teraz.

Program synchronizujący kalendarze rezyduje w zasobniku systemowym Windows. Jeśli chcesz ręcznie zsynchronizować kalendarze, np. by upewnić się, że terminy wpisane do Outlooka tuż przed zamknięciem komputera zostaną przesłane do sieci, kliknij ikonę Google Calendar Sync prawym klawiszem myszy, a następnie z wyświetlonego menu wybierz polecenie Sync.

Po instalacji wtyczki Google Cloud Connect będziesz mógł przechowywać w internecie dokumenty utworzone w MS Office. To nie tylko backup, ale także świetny mechanizm pracy grupowej i udostępniania danych przez internet, z przejrzystym mechanizmem kontroli dostępu do dokumentów.

Wejdź na stronę http://tools.google.com/dlpage/cloudconnect i kliknij przycisk Pobierz program Google Cloud Connect. Jeśli używasz Windows XP, musisz wcześniej zainstalować oprogramowanie .Net Framework wersja 2.0. Aby znaleźć stronę pobierania, wpisz podaną nazwę pakietu do wyszukiwarki Google i kliknij pierwszy link na liście wyników. Instalacja sprowadza się do potwierdzania komunikatów.

Po zainstalowaniu aplikacji uruchom program pakietu MS Office, np. Worda. W oknie programu pojawił się nowy pasek. Kliknij znajdujący się na tym pasku przycisk Zaloguj się. Pojawi się okno Zezwól na dostęp do swojego konta Google, gdzie musisz podać swój adres Gmail i hasło.

Wyświetli się okno z informacją, do jakich danych będzie miał dostęp program Google Cloud Connect. Potwierdź komunikat, klikając przycisk Udziel dostępu. Zobaczysz okno Ustawienia globalne, w którym możesz skonfigurować działanie wtyczki. Nie zmieniaj tam żadnych ustawień, tylko kliknij OK.

W tym momencie, aby utworzyć kopię dokumentu w Dokumentach Google, wystarczy wpisać cokolwiek i zapisać plik. Po zapisaniu dokument będzie bezpiecznie przechowywany online, a następne zmiany będą automatycznie przesyłane do internetu przy każdym zapisaniu pliku.

Najciekawszą funkcją Google Cloud Connect jest możliwość pracy grupowej przez internet. Jeśli chcesz zaprosić jakąś osobę do wspólnej pracy nad dokumentem, kliknij przycisk Udostępnij na pasku Google. Wyświetli się okno Ustawienia udostępniania. Wpisz teraz adres Gmail współpracownika i kliknij Udostępnij i zapisz.

Jeśli chcesz udostępnić dokument tylko do wglądu, z listy Może edytować wybierz opcję Może wyświetlać. Niestety dokumentów zapisanych online przez opisywaną wtyczkę nie można edytować w Dokumentach Google. Taka sytuacja ma miejsce ze względu na niepełną zgodność formatu. Dokumenty można natomiast z powodzeniem przeglądać, a także w razie potrzeby skonwertować do edycji online, jednak kopia do edycji nie będzie synchronizowana z edytorem tekstu Word.

W związku z tym, że nie każdy ma Outlooka, który jest częścią płatnego pakietu Office, pokazujemy, jak korzystać lokalnie z Gmaila i Kalendarza Google za pomocą bezpłatnego klienta poczty Thunderbird. Jeśli jeszcze nie masz tego programu, możesz go ściągnąć ze strony www.mozilla.org/pl/thunderbird/.

Po pierwszym uruchomieniu Thunderbirda pojawi się kreator Konfiguracja konta e-mail. W pierwszym kroku, po wpisaniu nazwiska, w polu Adres e-mail wpisz swój adres Gmail, niżej podaj hasło. Na końcu kliknij Kontynuuj. Program wykryje ustawienia protokołu IMAP. Nic nie zmieniaj i potwierdź ustawienia, klikając Utwórz konto.

Konfiguracja kalendarza wymaga nieco więcej pracy. W menu Narzędzia kliknij Dodatki. Otworzy się nowa zakładka, w której możesz wyszukiwać i instalować nowe funkcje w programie.

W polu Szukaj we wszystkich dodatkach wpisz słowo: Lightning i naciśnij [Enter]. Wyszukiwarka znajdzie wtyczkę Lightning 1.0. Naciśnij znajdujący się obok niej przycisk Zainstaluj. Poczekaj, aż wtyczka się ściągnie, a program ją zainstaluje.

Będziesz potrzebował także rozszerzenia, które dodaje do Lightninga obsługę konta w Kalendarzu Google. Do pola wyszukiwania wtyczek wpisz: Provider for Google Calendar i naciśnij klawisz [Enter]. Na pierwszym miejscu będzie potrzebna wtyczka. Kliknij znajdujący się obok niej przycisk Zainstaluj. Po instalacji zamknij i ponownie uruchom Thunderbirda.

Po ponownym uruchomieniu programu przejdź do widoku terminarza, klikając w menu Wydarzenia i zadania opcję Kalendarz. Następnie kliknij prawym klawiszem myszy puste miejsce, poniżej domyślnego kalendarza lokalnego Thunderbirda. Z menu kontekstowego wybierz polecenie Nowy kalendarz.

Pojawi się kreator tworzenia nowego kalendarza. W pierwszym kroku wybierz opcję Kalendarz zdalny i kliknij Dalej. W drugim kroku zaznacz opcję Kalendarz Google. W polu Położenie musisz wkleić link do zdalnego kalendarza. Skąd go wziąć?

Otwórz przeglądarkę i wpisz adres kalendarza http://calendar.google.com. Po zalogowaniu się kliknij ikonę w prawym górnym rogu strony i z menu wybierz polecenie Kalendarz - ustawienia. W panelu Ustawienia kalendarza kliknij link Kalendarze. Następnie kliknij nazwę twojego kalendarza.

Przewiń wyświetloną stronę na sam dół, znajdź sekcję Adres prywatny, kliknij prawym klawiszem myszy ikonę XML, a z menu kontekstowego wybierz polecenie Kopiuj adres linku. Teraz wróć do okna Thunderbirda, wklej skopiowany adres do pola Położenie w oknie kreatora Nowy kalendarz i kliknij Dalej.

W kolejnym kroku wpisz nazwę kalendarza i kliknij Dalej, a następnie kliknij Zakończ. Jeśli chcesz, by nowe wydarzenia były automatycznie wprowadzane do kalendarza Google zamiast do kalendarza lokalnego, złap myszą nowo utworzony kalendarz i przeciągnij go na początek listy Kalendarz.