Zdyscyplinowane e-maile
Ład i porządek to gwarancja wygodnej i szybkiej pracy, zwłaszcza tam, gdzie panuje spory ruch i zamieszanie. Takim miejscem jest poczta elektroniczna. Reguły i filtry w programach pocztowych pozwolą zapanować nad wirtualną korespondencją.
Setki wychodzących i przychodzących listów mogą spowodować w skrzynce pocztowej wielki bałagan. Aby temu zapobiec, musisz na bieżąco sortować, przenosić, usuwać przesyłki. Wykonywanie tych operacji ręcznie to zajęcie czasochłonne i żmudne. Z pomocą przychodzą reguły, które możesz tworzyć w dowolnych konfiguracjach i obwarowywać wieloma warunkami. Dzięki takim zabiegom poczta automatycznie trafi w docelowe miejsce, będzie usuwana lub specjalnie oznaczana. Aplikacja potrafi sama wykryć poszczególne wiadomości i wykonać zaleconą wcześniej przez ciebie akcję. Pokazujemy, jak tworzyć reguły i korzystać z filtrów w najpopularniejszych programach pocztowych. Objaśniamy też, jak działają mechanizmy sortujące i filtrujące w aplikacjach Outlook Express, Outlook 2003, The Bat! i Mozilla.
Tworzenie folderów i reguł w programie Outlook Express
Dzięki utworzeniu reguł przychodzące listy będą automatycznie trafiały do wybranego przez ciebie foldera. Sortowanie korespondencji pozwala na zachowanie porządku i przyspiesza pracę z programem.
Krok 1
Otwórz Outlook Expressa. Zanim stworzysz regułę, musisz mieć folder, do którego ma być przekazywana poczta. W naszym przykładzie będzie to korespondencja od znajomych, dlatego stworzymy folder o nazwie znajomi.
Krok 2
Foldery możesz tworzyć w obrębie istniejących katalogów. Na przykład, jeżeli chcesz stworzyć folder, który będzie przynależał do katalogu Skrzynka odbiorcza, kliknij nazwę prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz polecenie Nowy folder.
Krok 3
W wywołanym oknie, w pole Nazwa folderu wpisz nazwę nowego folderu, w naszym przykładzie – znajomi. Kliknij przycisk OK. Nowy katalog pojawi się w sekcji Foldery. Możesz stworzyć dowolną liczbę folderów o różnym przeznaczeniu.
Krok 4
Teraz możesz przejść do tworzenia reguł. W głównym oknie programu kliknij kolejno Narzędzia, Reguły wiadomości i Poczta. Pierwszym krokiem jest wybranie warunków dla tworzonej reguły. W naszym przykładzie zaznaczymy opcję Kiedy w polu Od znajdują się osoby. Oznacza to, że program podejmie akcję, jeżeli otrzymana wiadomość będzie pochodziła od określonego nadawcy. Nadawców wybierasz później.
Krok 5
Następnie musisz określić akcję dla tego typu wiadomości. Zaznacz polecenie Przenieś ją do folderu. Teraz należy wybrać nadawców, w stosunku do których będzie stosowana reguła. W tym celu kliknij znajdują się osoby, a następnie wprowadź nadawców ręcznie lub wybierz z książki adresowej.
Krok 6
Ostatnim krokiem jest określenie folderu docelowego dla otrzymanej wiadomości od wybranego nadawcy. Kliknij do folderu i w wywołanym oknie wskaż folder, w naszym przykładzie – znajomi. Od tej chwili listy otrzymane od nadawców wybranych w poprzednim kroku będą automatycznie trafiały do foldera znajomi. W taki sposób możesz tworzyć dowolną liczbę reguł.
Porządkowanie poczty w The Bat!
Aplikacja The Bat! to niezwykle funkcjonalny klient pocztowy. Program daje możliwość filtrowania poczty na wiele sposobów, dodawania reguł, śledzenia katalogów. Od poprawnego skonfigurowania tej aplikacji zależy w znacznym stopniu automatyzowanie sortowania i porządkowania listów.
Krok 1
Porządki w programie The Bat! zacznij od skorzystania z opcji Porządki w folderach. W tym celu kliknij kolejno Folder i wybierz Porządki w folderach. W wywołanym oknie możesz usunąć duplikaty, sprawdzić integralność, oczyścić foldery ze starych lub zbędnych wiadomości, a także przeprowadzić kompresję (wyrzucić usunięte wiadomości). Wskaż zadania, które chcesz wykonać, i kliknij przycisk Start.
Krok 2
Teraz przejdź do tworzenia poszczególnych filtrów. Nowe foldery tworzysz tak samo jak w warsztacie „Tworzenie folderów i reguł w Outlook Expressie”. Filtry możesz tworzyć na dwa sposoby. W pierwszym definiujesz je z poziomu otrzymanej wiadomości.
Krok 3
Zaznacz wiadomość na liście odebranych, następnie w menu kliknij Specjalne i wybierz Utwórz filtr. W wywołanym oknie możesz określić, gdzie ma być przenoszona wiadomość od zaznaczonego nadawcy. W tym celu kliknij przycisk z folderami i w wyświetlonym oknie zaznacz na liście wybrany przez siebie folder, np. Znajomi. Kliknij przycisk OK.
Krok 4
Wrócisz do okna Tworzenie filtru poczty. W polu Przenieś do folderu powinna się już znajdować wskazana przez ciebie ścieżka. Kliknij OK. Reguła została stworzona.
Krok 5
Możesz także tworzyć bardziej zaawansowane reguły. W głównym oknie programu kliknij Konto i wybierz Filtracja wiadomości. W wywołanym oknie z listy n wybierasz poszczególne konto, dla którego chcesz tworzyć regułę. Możesz także wybrać opcję tworzenia wspólnej reguły dla wszystkich kont.
Krok 6
W pole Nazwa wpisz nazwę reguły. Poniżej w sekcji Warunki możesz określić kryteria, jakie ma spełniać otrzymana wiadomość, aby została zakwalifikowana do tworzonej reguły. Kombinacji jest bardzo dużo. Możesz klikać myszą poszczególne opcje i wybierać kryteria z rozwiniętej listy zawiera. Jeżeli reguła ma spełniać więcej warunków, możesz dodać nowe kryterium, klikając przycisk Dodaj warunek.
Krok 7
Teraz musisz zdecydować, jaką akcję ma podjąć program po otrzymaniu wiadomości spełniającej określone przez ciebie warunki. Kliknij przycisk Dodaj w sekcji Operacje, a następnie z rozwiniętej listy wybierz jedną z kilkunastu dostępnych akcji. W naszym przykładzie będzie to polecenie Przenieś wiadomość do folderu.
Krok 8
W wywołanym oknie wskaż na liście katalog, do którego ma być przekazywana wiadomość, lub wpisz jego nazwę w pole Folder docelowy. Po zakończeniu kliknij przycisk OK. Kombinacji tworzenia reguł w programie The Bat! jest bardzo dużo. Jeżeli chcesz w większym stopniu zautomatyzować pracę programu, musisz poświęcić na nią więcej czasu.
Reguły w programie Mozilla Thunderbird
Jeżeli korzystasz z programu Thunderbird, także możesz wykorzystywać reguły do sortowania wiadomości i utrzymania porządku w poczcie. Poziom zaawansowania w Mozilli nie jest tak wysoki jak w programie The Bat! Filtry przypominają rozwiązania zastosowane w aplikacji Outlook Express.
Krok 1
Nowe foldery w programie Thunderbird tworzysz w podobny sposób jak w innych aplikacjach pocztowych. Aby rozpocząć tworzenie reguły, kliknij Narzędzia i wybierz polecenie Filtrowanie wiadomości.
Krok 2
W wywołanym oknie Filtrowanie wiadomości kliknij przycisk Nowy. Ukaże sie okno Reguły filtru. W pole Nazwa filtru wprowadź oznaczenie dla nowej reguły. Poniżej, na pierwszej liście określ pierwszy warunek, a mianowicie, który element otrzymanej wiadomości ma mieć decydujące znaczenie, np. temat lub nadawca. Z drugiej listy wybierz warunek, np. czy treść wiadomości ma zawierać określone słowo. W ostatnie okno wpisz kluczowe słowo. Przyciski + i - służą do dodawania kolejnych warunków, które pozwalają jeszcze dokładniej selekcjonować pocztę.
Krok 3
Poniżej, w sekcji wykonaj następujące czynności sprecyzuj akcję (w naszym przykładzie Przenieś wiadomość do), jaka ma być podjęta w przypadku wykrycia słowa kluczowego, np. windows, a następnie wskaż folder, do którego list ma być przeniesiony. Po wprowadzeniu informacji kliknij OK.
Krok 4
Dla ułatwienia czytaj słowa w kolejnych polach reguły. Powinny się składać w logiczny ciąg i tworzyć konstrukcję warunkową z sekcją wykonaj następujące czynności.
Filtry w programie pocztowym Outlook 2003
Zaawansowane reguły można tworzyć, korzystając z programu Outlook 2003. Klient pocztowy Microsoftu ma także ciekawą funkcję porządkowania wiadomości. Pokażemy, jak korzystać z ułatwień.
Krok 1
W głównym oknie programu, w menu kliknij Narzędzia, a następnie wybierz opcję Reguły i alerty. W wywołanym oknie Reguły i alerty kliknij przycisk Nowa reguła. Na ekranie zobaczysz okno Kreator reguł.
Krok 2
Podobnie jak w innych programach pocztowych możesz zdecydować, jaką akcję ma wykonać program po wykryciu właściwej wiadomości. W Outlook 2003 jest to pierwszy krok. Do wyboru masz kilka czynności, między innymi: przenoszenie, kasowanie czy flagowanie. W naszym przykładzie będzie to przenoszenie wiadomości zawierających określone wyrazy w temacie. Zaznacz: Przenoszenie wiadomości zawierających określone wyrazy w temacie.
Krok 3
Teraz, w sekcji poniżej, oznaczonej krok 2, kliknij określone słowa, aby wprowadzić słowa, na których podstawie program ma wykrywać poszczególne listy. W wywołanym oknie w pole Podaj wyrazy wpisz kluczowe słowo lub słowa. Kliknij Dodaj, a następnie OK.
Krok 4
Wrócisz do okna Kreator reguł. W sekcji krok 2: edytuj opis reguły kliknij wybierz folder. Dzięki temu będziesz mógł wskazać docelowe miejsce przenoszonych listów. Na ekranie pojawi się lista folderów. Wskaż katalog i kliknij przycisk OK.
Krok 5
Ponownie wrócisz do okna Kreator reguł. Kliknij przycisk Dalej. W kolejnym oknie możesz dodać jeszcze inne uzupełniające warunki. Kolejne kryteria wstawiasz, zaznaczając pole przy wybranym warunku, np. od określonych nadawców, a następnie edytując opis reguły. Ponownie kliknij Dalej. W ostatnim oknie kliknij Zakończ.