InternetZdyscyplinowane e-maile

    Zdyscyplinowane e-maile

    Ład i porządek to gwarancja wygodnej i szybkiej pracy, zwłaszcza tam, gdzie panuje spory ruch i zamieszanie. Takim miejscem jest poczta elektroniczna. Reguły i filtry w programach pocztowych pozwolą zapanować nad wirtualną korespondencją.

    Zdyscyplinowane e-maile

    Setki wychodzących i przychodzących listów mogą spowodować w skrzynce pocztowej wielki bałagan. Aby temu zapobiec, musisz na bieżąco sortować, przenosić, usuwać przesyłki. Wykonywanie tych operacji ręcznie to zajęcie czasochłonne i żmudne. Z pomocą przychodzą reguły, które możesz tworzyć w dowolnych konfiguracjach i obwarowywać wieloma warunkami. Dzięki takim zabiegom poczta automatycznie trafi w docelowe miejsce, będzie usuwana lub specjalnie oznaczana. Aplikacja potrafi sama wykryć poszczególne wiadomości i wykonać zaleconą wcześniej przez ciebie akcję. Pokazujemy, jak tworzyć reguły i korzystać z filtrów w najpopularniejszych programach pocztowych. Objaśniamy też, jak działają mechanizmy sortujące i filtrujące w aplikacjach Outlook Express, Outlook 2003, The Bat! i Mozilla.

    Tworzenie folderów i reguł w programie Outlook Express

    Dzięki utworzeniu reguł przychodzące listy będą automatycznie trafiały do wybranego przez ciebie foldera. Sortowanie korespondencji pozwala na zachowanie porządku i przyspiesza pracę z programem.

    Krok 1

    Otwórz Outlook Expressa. Zanim stworzysz regułę, musisz mieć folder, do którego ma być przekazywana poczta. W naszym przykładzie będzie to korespondencja od znajomych, dlatego stworzymy folder o nazwie znajomi.

    Krok 2

    Foldery możesz tworzyć w obrębie istniejących katalogów. Na przykład, jeżeli chcesz stworzyć folder, który będzie przynależał do katalogu Skrzynka odbiorcza, kliknij nazwę prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz polecenie Nowy folder.

    Krok 3

    W wywołanym oknie, w pole Nazwa folderu wpisz nazwę nowego folderu, w naszym przykładzie – znajomi. Kliknij przycisk OK. Nowy katalog pojawi się w sekcji Foldery. Możesz stworzyć dowolną liczbę folderów o różnym przeznaczeniu.

    Obraz
    Obraz

    Krok 4

    Teraz możesz przejść do tworzenia reguł. W głównym oknie programu kliknij kolejno Narzędzia, Reguły wiadomości i Poczta. Pierwszym krokiem jest wybranie warunków dla tworzonej reguły. W naszym przykładzie zaznaczymy opcję Kiedy w polu Od znajdują się osoby. Oznacza to, że program podejmie akcję, jeżeli otrzymana wiadomość będzie pochodziła od określonego nadawcy. Nadawców wybierasz później.

    Obraz

    Krok 5

    Następnie musisz określić akcję dla tego typu wiadomości. Zaznacz polecenie Przenieś ją do folderu. Teraz należy wybrać nadawców, w stosunku do których będzie stosowana reguła. W tym celu kliknij znajdują się osoby, a następnie wprowadź nadawców ręcznie lub wybierz z książki adresowej.

    Obraz

    Krok 6

    Ostatnim krokiem jest określenie folderu docelowego dla otrzymanej wiadomości od wybranego nadawcy. Kliknij do folderu i w wywołanym oknie wskaż folder, w naszym przykładzie – znajomi. Od tej chwili listy otrzymane od nadawców wybranych w poprzednim kroku będą automatycznie trafiały do foldera znajomi. W taki sposób możesz tworzyć dowolną liczbę reguł.

    Obraz

    Porządkowanie poczty w The Bat!

    Aplikacja The Bat! to niezwykle funkcjonalny klient pocztowy. Program daje możliwość filtrowania poczty na wiele sposobów, dodawania reguł, śledzenia katalogów. Od poprawnego skonfigurowania tej aplikacji zależy w znacznym stopniu automatyzowanie sortowania i porządkowania listów.

    Krok 1

    Porządki w programie The Bat! zacznij od skorzystania z opcji Porządki w folderach. W tym celu kliknij kolejno Folder i wybierz Porządki w folderach. W wywołanym oknie możesz usunąć duplikaty, sprawdzić integralność, oczyścić foldery ze starych lub zbędnych wiadomości, a także przeprowadzić kompresję (wyrzucić usunięte wiadomości). Wskaż zadania, które chcesz wykonać, i kliknij przycisk Start.

    Obraz
    Obraz

    Krok 2

    Teraz przejdź do tworzenia poszczególnych filtrów. Nowe foldery tworzysz tak samo jak w warsztacie „Tworzenie folderów i reguł w Outlook Expressie”. Filtry możesz tworzyć na dwa sposoby. W pierwszym definiujesz je z poziomu otrzymanej wiadomości.

    Krok 3

    Zaznacz wiadomość na liście odebranych, następnie w menu kliknij Specjalne i wybierz Utwórz filtr. W wywołanym oknie możesz określić, gdzie ma być przenoszona wiadomość od zaznaczonego nadawcy. W tym celu kliknij przycisk z folderami i w wyświetlonym oknie zaznacz na liście wybrany przez siebie folder, np. Znajomi. Kliknij przycisk OK.

    Obraz
    Obraz
    Obraz

    Krok 4

    Wrócisz do okna Tworzenie filtru poczty. W polu Przenieś do folderu powinna się już znajdować wskazana przez ciebie ścieżka. Kliknij OK. Reguła została stworzona.

    Obraz

    Krok 5

    Możesz także tworzyć bardziej zaawansowane reguły. W głównym oknie programu kliknij Konto i wybierz Filtracja wiadomości. W wywołanym oknie z listy n wybierasz poszczególne konto, dla którego chcesz tworzyć regułę. Możesz także wybrać opcję tworzenia wspólnej reguły dla wszystkich kont.

    Obraz
    Obraz

    Krok 6

    W pole Nazwa wpisz nazwę reguły. Poniżej w sekcji Warunki możesz określić kryteria, jakie ma spełniać otrzymana wiadomość, aby została zakwalifikowana do tworzonej reguły. Kombinacji jest bardzo dużo. Możesz klikać myszą poszczególne opcje i wybierać kryteria z rozwiniętej listy zawiera. Jeżeli reguła ma spełniać więcej warunków, możesz dodać nowe kryterium, klikając przycisk Dodaj warunek.

    Obraz

    Krok 7

    Teraz musisz zdecydować, jaką akcję ma podjąć program po otrzymaniu wiadomości spełniającej określone przez ciebie warunki. Kliknij przycisk Dodaj w sekcji Operacje, a następnie z rozwiniętej listy wybierz jedną z kilkunastu dostępnych akcji. W naszym przykładzie będzie to polecenie Przenieś wiadomość do folderu.

    Obraz

    Krok 8

    W wywołanym oknie wskaż na liście katalog, do którego ma być przekazywana wiadomość, lub wpisz jego nazwę w pole Folder docelowy. Po zakończeniu kliknij przycisk OK. Kombinacji tworzenia reguł w programie The Bat! jest bardzo dużo. Jeżeli chcesz w większym stopniu zautomatyzować pracę programu, musisz poświęcić na nią więcej czasu.

    Obraz

    Reguły w programie Mozilla Thunderbird

    Jeżeli korzystasz z programu Thunderbird, także możesz wykorzystywać reguły do sortowania wiadomości i utrzymania porządku w poczcie. Poziom zaawansowania w Mozilli nie jest tak wysoki jak w programie The Bat! Filtry przypominają rozwiązania zastosowane w aplikacji Outlook Express.

    Krok 1

    Nowe foldery w programie Thunderbird tworzysz w podobny sposób jak w innych aplikacjach pocztowych. Aby rozpocząć tworzenie reguły, kliknij Narzędzia i wybierz polecenie Filtrowanie wiadomości.

    Obraz

    Krok 2

    W wywołanym oknie Filtrowanie wiadomości kliknij przycisk Nowy. Ukaże sie okno Reguły filtru. W pole Nazwa filtru wprowadź oznaczenie dla nowej reguły. Poniżej, na pierwszej liście określ pierwszy warunek, a mianowicie, który element otrzymanej wiadomości ma mieć decydujące znaczenie, np. temat lub nadawca. Z drugiej listy wybierz warunek, np. czy treść wiadomości ma zawierać określone słowo. W ostatnie okno wpisz kluczowe słowo. Przyciski + i - służą do dodawania kolejnych warunków, które pozwalają jeszcze dokładniej selekcjonować pocztę.

    Obraz

    Krok 3

    Poniżej, w sekcji wykonaj następujące czynności sprecyzuj akcję (w naszym przykładzie Przenieś wiadomość do), jaka ma być podjęta w przypadku wykrycia słowa kluczowego, np. windows, a następnie wskaż folder, do którego list ma być przeniesiony. Po wprowadzeniu informacji kliknij OK.

    Obraz

    Krok 4

    Dla ułatwienia czytaj słowa w kolejnych polach reguły. Powinny się składać w logiczny ciąg i tworzyć konstrukcję warunkową z sekcją wykonaj następujące czynności.

    Filtry w programie pocztowym Outlook 2003

    Zaawansowane reguły można tworzyć, korzystając z programu Outlook 2003. Klient pocztowy Microsoftu ma także ciekawą funkcję porządkowania wiadomości. Pokażemy, jak korzystać z ułatwień.

    Krok 1

    W głównym oknie programu, w menu kliknij Narzędzia, a następnie wybierz opcję Reguły i alerty. W wywołanym oknie Reguły i alerty kliknij przycisk Nowa reguła. Na ekranie zobaczysz okno Kreator reguł.

    Obraz
    Obraz
    Obraz

    Krok 2

    Podobnie jak w innych programach pocztowych możesz zdecydować, jaką akcję ma wykonać program po wykryciu właściwej wiadomości. W Outlook 2003 jest to pierwszy krok. Do wyboru masz kilka czynności, między innymi: przenoszenie, kasowanie czy flagowanie. W naszym przykładzie będzie to przenoszenie wiadomości zawierających określone wyrazy w temacie. Zaznacz: Przenoszenie wiadomości zawierających określone wyrazy w temacie.

    Obraz

    Krok 3

    Teraz, w sekcji poniżej, oznaczonej krok 2, kliknij określone słowa, aby wprowadzić słowa, na których podstawie program ma wykrywać poszczególne listy. W wywołanym oknie w pole Podaj wyrazy wpisz kluczowe słowo lub słowa. Kliknij Dodaj, a następnie OK.

    Obraz
    Obraz

    Krok 4

    Wrócisz do okna Kreator reguł. W sekcji krok 2: edytuj opis reguły kliknij wybierz folder. Dzięki temu będziesz mógł wskazać docelowe miejsce przenoszonych listów. Na ekranie pojawi się lista folderów. Wskaż katalog i kliknij przycisk OK.

    Obraz
    Obraz

    Krok 5

    Ponownie wrócisz do okna Kreator reguł. Kliknij przycisk Dalej. W kolejnym oknie możesz dodać jeszcze inne uzupełniające warunki. Kolejne kryteria wstawiasz, zaznaczając pole przy wybranym warunku, np. od określonych nadawców, a następnie edytując opis reguły. Ponownie kliknij Dalej. W ostatnim oknie kliknij Zakończ.

    Obraz
    Obraz

    Wybrane dla Ciebie