Niezbędnik pracownika

Znajnowszych badań OECD wynika, że od chwili przyjścia do pracy polskiego urzędnika do momentu, w którym ten zacznie wykonywać obowiązki służbowe, upływa aż 50 minut. W sektorze prywatnym czas ten wynosi niecały kwadrans, ale w ciągu dnia nawet gorliwi pracownicy korporacji prokrastynują i walczą z rozpraszającymi bodźcami – a jak z kolei twierdzą badacze z Uniwersytetu Kalifornijskiego, człowiek potrzebuje średnio 23 minut, by odzyskać skupienie. Nasz zestaw porad powinien ułatwić organizację zadań i usprawnić ich wykonywanie – i przyda się nie tylko w pracy. W naszych poradach bazowaliśmy na oprogramowaniu działającym w Windows 10, wtyczkach do przeglądarki Chrome oraz aplikacjach mobilnych na Androida.

Wiele najlepszych pomysłów rodzi się transporcie publicznym albo podczas przerw na kawę. Co zrobić, by wygodnie zapisać cenne spostrzeżenia rozrysowane np. na serwetce? Długo synonimem narzędzia do tworzenia notatek był obsługiwany z poziomu przeglądarki i jako apka mobilna Evernote (www.evernote.com). Program pozwala dodawać formatowany tekst z wykorzystaniem szablonów, zdjęć, skanów i zapisków sporządzonych na telefonie palcem lub rysikiem. Dziś korzystanie z aplikacji ma sens wyłącznie po wyborze planu premium (w cenie ok. 10 zł miesięcznie), bo tylko wtedy notatki są synchronizowane online. Solidną, bezpłatną konkurencję z pulą 5 GB na pliki i rozbudowanym edytorem tekstu stanowi OneNote (1) Microsoftu (www.onenote.com). Jeśli wystarczą nam zwykłe notatki tekstowe, można też sięgnąć po Simplenote (https://simplenote.com), w którym minimalistyczny interfejs idzie w parze z obecnością na niemal każdej platformie – apka działa w Windowsie, macOS-ie i iOS-ie, Androidzie oraz Linuksie. Jeśli natomiast wiesz, że często będziesz uwieczniać telefonem odręczne zapiski i kserówki, skorzystaj ze skanera Notebloc (2) (http://pcformat.pl/u/3364), który doskonale koryguje perspektywę i kontrast notatek, pozwala łatwo sortować je i udostępniać współpracownikom poprzez sieć. Spróbuje też odczytać tekst ze zdjęć, o ile zeskanowaliśmy np. czytelny dokument.

Redakcję PC Formatu tworzą osoby pracujące stacjonarnie we Wrocławiu oraz zdalnie. Wymaga to wspólnego narzędzia do komunikacji niezakłócanej głupotami – grupy na Facebooku odpadają. Przygotowując pismo, korzystamy więc z komunikatora firmowego Slack (www.slack.com). W nim (i alternatywach takich jak Rocket Chat, www.rocket.chat) można wymieniać wiadomości w pokojach tematycznych, przesyłać pliki i odnośniki do interesujących materiałów opatrzone wygodnym podglądem. Slack integruje się z wieloma aplikacjami takimi jak Dysk Google, służące do generowania ankiet Simple Poll czy wspominane w artykule automatyzujące pracę narzędzie IFTTT. Wysyłający powiadomienia program działa w przeglądarce WWW oraz jako aplikacja dla Windowsa oraz systemów mobilnych. Jeśli nie działamy w zbyt dużej grupie i nie zależy nam na archiwizowaniu zbyt dawnych wiadomości, Slack nic nie kosztuje.

Po zablokowaniu rozpraszających stron rośnie chęć, by częściej zaglądać do telefonu. Remedium wygląda podobnie – zainstaluj aplikację Stay Focused (3) ( http://pcformat.pl/u/3366). Program zlicza każde sięgnięcie po telefon, a także kontroluje częstotliwość otwierania i czas spędzony w poszczególnych apkach, układając wyniki w zgrabne wykresy wizualizujące nasze chwile słabości. Na podstawie zdobytych danych możesz ustawić limity uruchomień poszczególnych programów, a także czasu z nimi spędzanego – liczony na dzień albo na godzinę, przy czym ograniczenia mogą różnić się w zależności od dnia tygodnia. Jeśli twój problem jest naprawdę poważny, możesz zapłacić 16 zł za wersję Pro, w której dodano funkcje utrudniające usunięcie blokady. A jeśli nie potrzebujesz aż tak szczegółowej kontroli i chcesz po prostu rzadziej sięgać po smartfona, pobierz Forest (4) (http://pcformat.pl/u/3367) – sympatyczną aplikację, w której powstrzymując się od korzystania z telefonu przez określony czas, „sadzisz drzewa”. Jeśli nie wytrzymasz, rośliny usychają. To idealny sposób na pracę interwałową (patrz ramka „Dwa pomidory”).

Jeżeli łatwo odrywasz się od pracy, by poprzewijać aktualności na Facebooku albo sprawdzić najnowszą porcję zabawnych obrazków, ale nie chcesz blokować rozpraszających stron na stałe, sięgnij po StayFocusd (www.stayfocusd.com). Ten prosty plug-in do Chrome’a pozwala stworzyć indeks stron zakazanych i wyznaczyć dzienny limit czasu, który można przeznaczyć na ich oglądanie. Program uprzedza, że pula minut się wyczerpuje, po czym zakłada blokadę – i do północy lub innej ustalonej pory strony się nie otworzą. Nie wiesz, jak sprawdzić, które strony pochłaniają najwięcej czasu? Dodaj do Chrome’a rozszerzenie Webtime Tracker (http://pcformat.pl/u/3365), które niepostrzeżenie będzie zapisywać, ile czasu spędzasz na każdej stronie i zestawi statystyki danego dnia (lub całej historii) na wiele mówiącym wykresie.

Jeśli brakuje ci samozaparcia, a chcesz pracować nad swoimi nawykami, np. dodać sobie motywacji do nauki gry na gitarze, pisania wierszy albo robienia przysiadów, sięgnij po apki „grywalizujące” egzystencję. Średnio atrakcyjnym wizualnie, ale pomysłowym rozwiązaniem jest LifeRPG (5) (http://pcformat.pl/u/3368). W programiku wyznaczasz sobie misje, określając ich poziom trudności czy stopień, w jakim cię odstręczają, lokalizację, w której należy je wykonać, a także to, jakiego rodzaju zdolności rozwijają. Zadania te mogą się cyklicznie powtarzać, a nawet splatać w całe zestawy „wyzwań”. Potem wystarczy sumiennie odhaczać wykonane misje i obserwować, jak z dnia na dzień rośniemy w siłę. Ładniejszym, chociaż niestety upstrzonym mikrotransakcjami odpowiednikiem jest Habitica (http://pcformat.pl/u/3369). W tej „grze w życie” punkty doświadczenia i nowy ekwipunek dla awatara dostaje się za wykonywanie codziennych obowiązków i zadań z listy, można też w niej czatować, łączyć się w gildie z innymi graczami i drużynowo zwalczać potwory. Jeśli natomiast wolałbyś monitorować swoje postępowanie bez sięgania po fantastykę, pobierz apkę Śledzenie nawyków (6) (http://pcformat.pl/u/3370), w której codziennie odhaczasz wykonanie zaleconych samemu sobie czynności i obserwujesz postępy na wykresach.

Najprostszym sposobem organizacji zajęć jest tworzenie sieciowych list czynności do wykonania. Usług tego typu, synchronizujących rekordy w chmurze i dostępnych w postaci przeglądarkowej oraz mobilnej, jest wiele. My polecamy integrujące się z wieloma innymi usługami, np. botami Slacka, Any.do (7) (www.any.do). Wersja webowa i aplikacja pozwalają tworzyć eleganckie listy, w obrębie których można dodawać zadania zarówno na dany dzień, jak i „na kiedyś”. Podpowiedzi ułatwiają wpisywanie podobnych pozycji, uzupełnimy je też przypomnieniami i załącznikami w rodzaju zdjęć czy notatek głosowych, a także prześlemy znajomym. Niestety usługa ta, podobnie jak większość godnych uwagi popularnych alternatyw (np. Todoist, www.todoist.com, i Wunderlist, www.wunderlist.com), uporczywie nakłania do wykupu subskrypcji premium, znoszącej limit objętości załączników i dodającej nowe tagi. Jeśli nie uśmiecha ci się korzystanie z kosztownych programów, do obsługi prostych list wzbogacanych przypomnieniami i również synchronizowanych online doskonale nadaje się Microsoft To-Do (https://todo.microsoft.com) działająca również na urządzeniach przenośnych. Jeśli natomiast chcesz pójść z organizacją działania o krok dalej i ułatwić sobie strukturyzowanie myśli np. przed ważną prezentacją, rozważ tworzenie map umysłu. Posłuży ci do tego mobilna aplikacja Mindly (8) (http://pcformat.pl/u/3371) używana do tworzenia interaktywnych drzew, w których poszczególne węzły można wzbogacać notatkami, emoji i zdjęciami. Z kolei bezpłatne Trello (9) (www.trello.com) sprawdzi się jako narzędzie do współpracy grupowej – wiele osób może widzieć planowany przebieg prac, głosować nad ważnością zadań itd.

Przygotowanie listy zadań to dobry początek, ale aplikacje do tego służące pozwalają co najwyżej określić termin wykonania danej czynności i wykreślić ją po wykonaniu. Dobrym pomysłem jest monitorowanie czasu, który przeznaczamy na pracę. Do tego celu można użyć np. rozszerzenia Toggl (https://toggl.com). Wystarczy wprowadzić do bazy projekty i przewidziane w ich ramach zadania (np. „tekst o produktywności” i w jego obrębie „research”), a następnie uruchamiać odpowiedni zegar, ilekroć siądziemy do danej czynności. Toggl pozwala monitorować czas pracy całego zespołu, a także – po wykupieniu wersji kosztującej od 9 dolarów miesięcznie – ułatwia rozliczanie się, jeśli pracujemy za różne stawki godzinowe. Jak większość tego rodzaju mierników, Toggl do działania i gromadzenia statystyk diagramów wymaga sumiennego „podbijania karty”, ale na szczęście łatwo integruje się z innymi usługami. Dzięki temu np. w Any.do obok zadań pojawia się wygodny guzik aktywujący monitorowanie czasu pracy. Inna podobna godna polecenia usługa (niestety również po części płatna) to Tracking Time (https://trackingtime.co). A ponieważ aplikacja Toggla potrafi szwankować, solidną mobilną alternatywą jest aTimeLogger (11) (http://pcformat.pl/u/3372).

„Grosz do grosza, kupi się kokosza” – to staropolskie przysłowie można odnieść także do czasu spędzanego na drobnych zadaniach, np. obsłudze poczty e-mail. Pospolity Gmail (12) (www.gmail.com) wzbogacił się w tym roku o szablony odpowiedzi sugerowane przez sztuczną inteligencję na podstawie treści otrzymanej wiadomości – jeśli musisz np. każdorazowo potwierdzać wykonanie zlecenia, bardzo się to przydaje. Potęga usług Google’a objawia się też możliwością błyskawicznego tłumaczenia wiadomości oraz udostępniania i zapisywania załączników bezpośrednio na Dysku Google. Jeśli chcesz zmniejszyć bałagan w swojej skrzynce mailowej, czyszcząc ją z rozmaitych newsletterów, zainstaluj Cleanfoksa (13) (www.cleanfox.io). Z kolei aby nie sprawdzać podręczników gramatyki podczas pisania po angielsku (i otrzymać wyjaśnienie, co jest nie tak z podkreślonymi fragmentami), pobierz rozszerzenie Grammarly (www.grammarly.com). Wreszcie by nie odbierać bezsensownych telefonów, zainstaluj Truecallera (www.truecaller.com), który sam sprawdzi numer i uprzedzi, że dzwoni sprzedawca garnków z Bolesławca. A jeśli po częstokroć wykonujesz te same czynności, np. przerzucasz każdy dokument od prezesa na dysk w chmurze i informujesz o tym na kanale waszego Slacka, zainteresuj się usługami IFTTT (https://ifttt.com) i Zapier (https://zapier.com). Dzięki bogactwu integracji narzędzia te pozwalają tworzyć zestawy zadań bazujące na aktywatorach pochodzących z wielu aplikacji. Wybór jest wielki, a wiele gotowych zestawów pochodzących od użytkowników można łatwo pobrać. Dzięki temu wystarczy kilka kliknięć, by telefon zaczął np. sam zapisywać wszystkie odebrane połączenia w mobilnym Excelu.

Jeśli w ciągu dnia przypadkiem natrafisz np. na interesujący artykuł niespecjalnie powiązany z pracą, zachowaj go na drogę powrotną do domu, np. korzystając z bardzo wszechstronnego Pocketa (13) (https://getpocket.com) – wieloplatformowej aplikacji i rozszerzenia, które służą do zapisywania artykułów znalezionych w sieci. Zapisywane są bez reklam i dzięki pośrednictwu chmury można pobrać je do użytku offline. Czas spędzany w środkach komunikacji jest również dobrą okazją by posłuchać audiobooków, jak również podcastów, czyli audycji dźwiękowych w odcinkach. Bogatym źródłem nagrań zarówno polskich, jak i zagranicznych może być np. funkcjonalny Podcast Addict (ttp://pcformat.pl/u/3373).

Potrzeba bycia na bieżąco jest zrozumiała, ale są lepsze sposoby niż ręczne przewijanie serwisów newsowych. Jeśli masz swoje ulubione strony WWW z informacjami, prawdopodobnie mają one swoje kanały RSS, nierzadko ukryte. Zainstaluj rozszerzenie i apkę mobilną Feedly (https://feedly.com), a później dobierz kategorie informacji, które cię interesują (tzw. feedy). Po utworzeniu kategorii wystarczy użyć wyszukiwarki, która pozwoli znaleźć interesujące źródła – często po kilka w obrębie jednego serwisu, np. osobne dla newsów i dla artykułów blogowych. Możesz zdać się również na agregatory informacji takie jak Google News (16) (https://news.google.com) – wybierz kategorię wiadomości, która cię interesuje, np. biznes, a serwis sam podsunie artykuły z poczytnych i, przynajmniej w teorii, godnych zaufania źródeł.

Kiedyś prowadzono kursy dla stenotypistek, dziś każdy musi opanować sprawne pisanie na klawiaturze we własnym zakresie. I chociaż obecnie jest to czynność dla wielu osób naturalna, można robić to dużo szybciej. Odwiedź stronę www.keybr.com, załóż konto i zacznij ćwiczyć. Serwis nakazuje wpisywać sztuczne słowa generowane w oparciu o to, jak szybko i bezbłędnie wciskasz poszczególne litery i ich zbitki. Celem jest nauczenie użytkownika pisania sprawnego wstukiwania wszystkich znaków bez spoglądania na klawiaturę. Gromadzone statystyki pozwalają śledzić nasze postępy, można też brać udział w zawodach online z innymi użytkownikami.

Wiele technik organizowania czasu pracy istniało jeszcze w epoce „przedsmartfonowej”. Jedną z nich spopularyzował David Allen, autor biznesowego bestsellera „Getting Things Done”, w którym uczy, jak organizować plany dnia i wybierać działania priorytetowe. Zaproponowana przez niego zasada dwóch minut stanowi, że ilekroć pojawią się jakieś niewielkie zadania, których wykonanie pochłonie do 120 sekund (np. krótki telefon, potrzeba odpowiedzenia na maila prostym „OK, zrobię to”, a nawet podlanie kwiatów), należy zająć się nimi od razu, tu i teraz, jednym po drugim, by uprzątnąć sobie głowę. Z kolei pochodząca jeszcze z lat 80. tzw. metoda pomodoro służy do organizacji dłuższych czynności i polega na tym, że zaczynając zadanie, ustawiamy minutnik na 25 minut i pracujemy w skupieniu, aż rozlegnie się dzwonek. Gdy do nastąpi, stawiamy na kartce znaczek i robimy przerwę trwającą od trzech do pięciu minut, po czym powtarzamy proces. Po postawieniu czwartego znaczka przerwa ma być dłuższa i potrwać od 15 do 30 minut, a następnie operację zaczynamy od zera. W dzisiejszych czasach pracę w interwałach ułatwiają różne aplikacje (patrz ramka „Odłóż smartfon”).

Robienie przerw pomaga nie tylko zachować świeży umysł, ale i dbać o zdrowie. Przypomnijmy więc w skrócie wskazówki, o których w teorii powinno się trąbić na szkoleniach BHP, a które – co podkreślają fizjoterapeuci załamani kondycją aspirujących e-sportowców – są ignorowane.
- umieść monitor tak, by jego górna krawędź była na wysokości oczu (przy wyprostowanej sylwetce); ekran powinien być oddalony od twarzy o przynajmniej 50 cm
- by chronić wzrok, stosuj zasadę „20-20-20” – co dwadzieścia minut patrz przez 20 sekund w punkt oddalony o około 20 stóp (ok. 6 metrów); zadbaj też o odpowiednią jasność monitora, zwłaszcza nocą – możesz zainstalować darmowy program f.lux (https://justgetflux.com), który sam dostosowuje jasność i temperaturę barwną do pory dnia – wprawdzie „pomarańczowy” wygląd kartki w edytorze tekstu wymaga nieco przyzwyczajenia, ale oczy mniej się męczą i łatwiej potem zasnąć
- siedź prosto, z głową w na linii kręgosłupa; ciało nie powinno „spływać” z fotela; utrzymanie dobrej postawy ułatwi porządny fotel gamingowy ze wsparciem dla odcinka lędźwiowego kręgosłupa, oparciem pod głową i podłokietnikami o regulowanej wysokości
- pod kolanami powinien tworzyć się kąt prosty albo lekko rozwarty – nie podkulaj nóg! Jeśli często przemieszczasz się w obrębie biura, rozważ wykonywanie części zadań (nie wszystkich!) przy podwyższonym biurku dla pracujących na stojąco
- używaj klawiatury z miękką podpórką pod nadgarstki, by dłonie spoczywały płasko