System Workflow w dużej firmie. Od jakich procesów zacząć automatyzację?

Z artykułu dowiesz się:

• automatyzacja wielu procesów jednocześnie zwiększa ryzyko opóźnień i oporu organizacyjnego,
• najlepsze efekty przynosi rozpoczęcie wdrożenia od procesów powtarzalnych i łatwych do zmierzenia,
• obieg faktur kosztowych należy do procesów, które najszybciej pokazują wartość workflow,
• wnioski zakupowe i obieg umów pozwalają usprawnić przepływ decyzji oraz zwiększyć kontrolę nad procesami,
• workflow eliminuje ręczne przekazywanie dokumentów, automatyzuje akceptacje i poprawia widoczność statusów,
• zwrot z inwestycji najczęściej wynika ze skrócenia czasu realizacji procesów oraz ograniczenia liczby błędów.

W teorii wygląda to prosto. Firma podejmuje decyzję o wdrożeniu workflow, wybiera system i rozpoczyna automatyzację procesów. W praktyce właśnie na tym etapie wiele projektów zaczyna mieć problemy. Nie dlatego, że technologia nie działa. Najczęściej dlatego, że organizacja próbuje zmienić zbyt wiele rzeczy jednocześnie. Im większa firma, tym większa pokusa, by usprawnić wszystko naraz. Paradoksalnie to właśnie takie podejście często najbardziej spowalnia wdrożenie. Dlatego zasadnicze pytanie nie powinno brzmieć: „Jakie procesy zautomatyzować?”, ale: „Od którego procesu zacząć?”

Dlaczego wdrożenie „wszystkiego naraz” często kończy się problemami?

W dużych firmach niemal każdy dział ma własną listę procesów wymagających usprawnienia. Finanse chcą przyspieszyć obieg faktur, zakupy uporządkować akceptację zamówień, HR zautomatyzować wnioski pracownicze, a administracja ograniczyć liczbę dokumentów krążących między działami.

Naturalną pokusą staje się więc objęcie wszystkich tych obszarów jednym projektem.

Problem polega na tym, że duże wdrożenia oznaczają:

• dłuższy czas realizacji,
• większą liczbę interesariuszy,
• wyższe ryzyko organizacyjne,
• większy opór użytkowników,
• trudniejsze mierzenie efektów.

Jeżeli pierwsze korzyści pojawiają się dopiero po wielu miesiącach, pracownicy zaczynają postrzegać projekt jako kolejną inicjatywę IT, która komplikuje codzienną pracę zamiast ją usprawniać.

Dlatego znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem jest strategia Quick Wins, czyli rozpoczęcie od procesów, które są powtarzalne, łatwe do zmierzenia i szybko pokazują wartość biznesową.

Takie podejście można zastosować również w LOGITO – platformie workflow, która pozwala rozpocząć automatyzację od jednego procesu, a następnie stopniowo rozwijać kolejne obszary w ramach tego samego środowiska. Dzięki technologii low-code / no-code organizacja może dostosowywać przebieg procesów do własnych zasad bez konieczności przebudowy całego systemu.

Dlaczego firmy odwlekają wdrożenie workflow?

Wbrew pozorom największą przeszkodą we wdrożeniu workflow rzadko jest sama technologia. Kierownicy obawiają się utraty kontroli nad procesami, pracownicy nie chcą zmieniać przyzwyczajeń, a zarząd oczekuje szybkich efektów biznesowych.

Dlatego najskuteczniejsze wdrożenia rozpoczynają się od jednego procesu, którego rezultaty można szybko zauważyć i zmierzyć. Gdy organizacja widzi pierwsze korzyści, znacznie łatwiej rozwijać kolejne obszary automatyzacji.

Jak wybrać pierwszy proces do automatyzacji?

Nie każdy proces jest dobrym kandydatem na pierwszy etap wdrożenia workflow.

Warto szukać obszarów, które:

• występują regularnie,
• angażują wiele osób,
• opierają się na jasno określonych zasadach,
• generują dużą liczbę dokumentów,
• pozwalają łatwo zmierzyć efekty zmian.

Im bardziej powtarzalny proces, tym łatwiej dostrzec korzyści z automatyzacji.

Dobrym sygnałem są również sytuacje, w których pracownicy regularnie pytają o status sprawy, przesyłają dokumenty mailowo lub ręcznie przypominają o akceptacjach. To zwykle oznacza, że proces zawiera wiele działań administracyjnych, które można usprawnić za pomocą workflow.

Jakich procesów nie wybierać na początek?

Pierwsze wdrożenie powinno być sukcesem organizacji, a nie testem wytrzymałości zespołu projektowego.

Dlatego warto unikać procesów:

• występujących sporadycznie,
• mocno niestandardowych,
• pełnych wyjątków i odstępstw,
• nieopisanych lub nieuporządkowanych,
• wymagających jednoczesnych zmian w wielu systemach.

Jeżeli proces za każdym razem przebiega inaczej, bardzo trudno będzie zaprojektować czytelny workflow i szybko pokazać korzyści biznesowe.

Quick Win nr 1: Obieg faktur kosztowych

Jeżeli istnieje proces, który najczęściej staje się pierwszym krokiem do automatyzacji, jest nim właśnie obieg faktur kosztowych.

Powód jest prosty. W niemal każdej organizacji faktury przechodzą przez podobne etapy:

• rejestrację,
• weryfikację,
• akceptację,
• dekretację,
• przekazanie do płatności.

Jednocześnie jest to proces o dużym wolumenie i łatwych do zmierzenia wskaźnikach.

Firma może szybko sprawdzić:

• średni czas obiegu faktury,
• liczbę dokumentów oczekujących na akceptację,
• liczbę opóźnień,
• koszt obsługi pojedynczego dokumentu.

Workflow eliminuje konieczność ręcznego przekazywania faktur, wysyła automatyczne powiadomienia i zapewnia pełną widoczność statusu dokumentu.

W LOGITO taki proces może obejmować cały obieg faktury – od jej rejestracji i odczytu danych, przez weryfikację oraz wielopoziomową akceptację, aż po przekazanie danych do systemu finansowo-księgowego. Platforma może być również zintegrowana z KSeF i systemem ERP, dzięki czemu automatyzacja nie kończy się na samym przekazywaniu dokumentu między użytkownikami.

Efekty są zwykle widoczne już w pierwszych tygodniach po wdrożeniu.

Quick Win nr 2: Wnioski i zapotrzebowania zakupowe

Drugim obszarem, który bardzo dobrze sprawdza się jako pierwszy etap automatyzacji, są procesy zakupowe.

W wielu firmach zgłoszenie potrzeby zakupu nadal odbywa się za pomocą maili, arkuszy Excel lub papierowych formularzy. Powoduje to problemy z kontrolą budżetu, wydłuża czas realizacji zamówień i utrudnia monitorowanie odpowiedzialności za poszczególne decyzje.

Workflow wprowadza uporządkowaną ścieżkę postępowania:

• pracownik zgłasza potrzebę,
• system automatycznie kieruje wniosek do odpowiednich osób,
• akceptacje odbywają się zgodnie z ustalonymi regułami,
• uczestnicy procesu mają dostęp do aktualnego statusu sprawy.

Firma nie tylko przyspiesza proces zakupowy, ale również zwiększa jego przejrzystość oraz kontrolę nad wydatkami.

Quick Win nr 3: Obieg umów

Procesy związane z umowami angażują zwykle wiele działów jednocześnie.

W zależności od organizacji mogą uczestniczyć w nich:

• działy biznesowe,
• zakupy,
• dział prawny,
• finanse,
• zarząd.

Każdy dodatkowy uczestnik zwiększa ryzyko opóźnień oraz utraty kontroli nad dokumentacją.

Automatyzacja workflow pozwala uporządkować cały proces od momentu zgłoszenia potrzeby przygotowania umowy aż po jej finalną akceptację i archiwizację.

Szczególnie istotna staje się tu możliwość śledzenia statusu dokumentu. Zamiast wysyłać kolejne wiadomości z pytaniem „na jakim etapie jest umowa?”, uczestnicy procesu mogą samodzielnie sprawdzić aktualny status sprawy.

Quick Win nr 4: Procesy HR

Wnioski urlopowe, delegacje, zapotrzebowania kadrowe czy onboarding pracowników to procesy, które również bardzo dobrze nadają się do automatyzacji.

Są stosunkowo łatwe do wdrożenia, a jednocześnie dotyczą dużej grupy użytkowników.

Dzięki workflow pracownicy zyskują:

• jednolity sposób składania wniosków,
• szybsze akceptacje,
• łatwiejszy dostęp do informacji,
• większą przejrzystość procedur.

Z kolei dział HR ogranicza liczbę manualnych czynności i zyskuje większą kontrolę nad realizacją procesów.

Jak mierzyć sukces wdrożenia workflow?

Jednym z najczęstszych błędów jest ocenianie projektu wyłącznie przez pryzmat samego uruchomienia systemu.

Tymczasem prawdziwym celem wdrożenia nie jest uruchomienie nowego narzędzia, ale osiągnięcie konkretnych rezultatów biznesowych.

Już na początku warto określić wskaźniki takie jak:

• czas realizacji procesu,
• liczba dokumentów oczekujących na akceptację,
• liczba błędów,
• liczba działań wykonywanych ręcznie,
• poziom terminowości realizacji zadań.

Dzięki temu możliwe jest nie tylko udowodnienie zwrotu z inwestycji, ale również wskazanie kolejnych procesów, które warto objąć automatyzacją.

Właśnie na takim modelu może opierać się rozwój automatyzacji w LOGITO. Organizacja nie musi ograniczać się do jednego rodzaju dokumentów – w tej samej platformie może stopniowo uruchamiać kolejne workflow, np. dla zakupów, umów, procesów HR, korespondencji czy innych procesów międzydziałowych.

Skąd najszybciej bierze się zwrot z inwestycji?

ROI z wdrożenia workflow nie wynika wyłącznie z ograniczenia liczby dokumentów papierowych.

Największe korzyści pojawiają się zwykle w dwóch obszarach.

Po pierwsze, organizacja skraca czas realizacji procesów. Dokumenty nie czekają w skrzynkach mailowych ani na biurkach osób odpowiedzialnych za akceptację. Informacje są przekazywane automatycznie, a uczestnicy procesu natychmiast otrzymują powiadomienia o zadaniach wymagających działania.

Po drugie, zmniejsza się liczba błędów. Wymuszanie wymaganych pól, gotowe formularze i automatyczne ścieżki akceptacji ograniczają konieczność wielokrotnego poprawiania tych samych dokumentów.

To właśnie dlatego tak wiele organizacji rozpoczyna automatyzację od procesów takich jak faktury kosztowe, zakupy czy umowy. Efekty są łatwe do zmierzenia i szybko widoczne zarówno dla zarządu, jak i użytkowników końcowych.

Workflow to projekt biznesowy, nie informatyczny

Najbardziej udane wdrożenia workflow mają jedną wspólną cechę. Nie są traktowane jako projekt technologiczny, lecz jako inicjatywa usprawniająca sposób działania organizacji.

Technologia pełni ważną rolę, ale sama nie rozwiązuje problemów procesowych. Kluczowe jest zrozumienie, gdzie firma traci czas, które działania nie wnoszą wartości i jakie zadania można wykonywać szybciej oraz bardziej przewidywalnie.

Dlatego pytanie: „Od którego procesu warto zacząć?” powinno poprzedzać każdą decyzję o automatyzacji.

Najczęściej odpowiedź kryje się w procesie, który generuje najwięcej ręcznej pracy, opóźnień i pytań o status spraw. To właśnie on najszybciej pokaże korzyści z wdrożenia workflow i pozwoli zbudować poparcie dla kolejnych zmian w organizacji.

Nie zaczynaj od największego procesu. Zacznij od najlepszego

Automatyzacja workflow nie wymaga rewolucji obejmującej całą organizację. Wręcz przeciwnie. Najczęściej największe sukcesy osiągają firmy, które zaczynają od jednego dobrze wybranego procesu, szybko pokazują efekty i dopiero później rozszerzają zakres projektu.

Obieg faktur, zakupy, umowy czy procesy HR należą do obszarów, które najszybciej pokazują wartość automatyzacji.

To właśnie dlatego pierwszym celem wdrożenia workflow nie powinno być zautomatyzowanie wszystkiego. Pierwszym celem powinno być zbudowanie zaufania organizacji do zmiany.

Chcesz sprawdzić, które procesy w Twojej firmie najlepiej nadają się do automatyzacji? Przeanalizuj obecny sposób pracy i zobacz, od jakiego procesu warto zacząć wdrożenie workflow z wykorzystaniem platformy LOGITO. Rozwiązanie pozwala rozpocząć od jednego obszaru i rozwijać kolejne procesy wraz z potrzebami organizacji.