Dokumenty bez problemów

Zresztą nawet posiadanie pakietu jednego producenta (czytaj: Microsoftu) nie rozwiązuje sprawy, gdyż formaty dokumentów w wersji 2007 i starszych różnią się między sobą. Oczywiście nie będziemy proponować instalacji wszystkich możliwych pakietów biurowych. Zamiast tego doradzamy przeprowadzenie kilku drobnych modyfikacji w systemie i instalację niewielkich dodatków, dzięki którym będziesz mógł poznać treść plików dokumentów, nawet nie mając zainstalowanego żadnego pakietu biurowego.

Jeżeli nie chcesz doinstalowywać żadnych dodatkowych aplikacji, nie korzystasz z pakietu biurowego, a zarazem chciałbyś mieć możliwość podglądu np. plików Worda czy prezentacji PowerPointa, wystarczy do tego połączenie internetowe i przeglądarka WWW. Resztą zajmie się serwis Zoho Viewer.

Uruchom przeglądarkę WWW i w pasku adresowym wpisz adres http://viewer.zoho.com/.

Zobaczysz główny interfejs serwisu Zoho Viewer. Kliknij przycisk Przeglądaj.... W oknie Wysyłanie plikuwskaż plik dokumentu, który chcesz obejrzeć, i kliknij Otwórz.

W polu tekstowym na stronie Zoho Viewera pojawi się ścieżka dostępu do wskazanego pliku. Możesz jeszcze określić czas waż ności dokumentu, wy bie rając od po wiednią po zycję z rozwijanej listy Specify the expiry time. Domyślnie jest to jeden dzień. Co to oznacza? Tylko tyle, że dokument wysyłany do serwera Zoho Viewera w celu przejrzenia będzie przechowywany na tym serwerze przez ustawiony przez ciebie czas. Kliknij View.

Na kolejnej stronie powinieneś zobaczyć zawartość wskazanego i wczytanego do serwisu dokumentu. Zaletą serwisu jest dość wierne odwzorowanie treści dokumentu. Zoho Viewer potrafi rozpoznać różne elementy formatowania, tabele zawarte w dokumencie, a także grafikę. Jedyne, z czym sobie nie poradził w naszym przykładowym dokumencie Worda, to tekst sformatowany w kolumnach. Różnice możesz ocenić, porównując ilustracje: wygląd dokumentu w Wordzie i w Zoho Viewerze.

Oprócz programu Word (z wyjątkiem wersji 2007 – Zoho Viewer nie rozpoznaje formatu dokumentów z Office 2007) Zoho Viewer poradzi sobie z prezentacjami przygotowanymi w PowerPoincie, arkuszami Excela, analogicznymi dokumentami utworzonymi za pomocą pakietu OpenOffice.org, a także z plikami o formacie PDF. Pełną listę obsługiwanych i rozpoznawanych przez Zoho Viewer typów dokumentów znajdziesz na stronie http://zohoviewer.wiki.zoho.com/Supported-Files.html.

System Windows w standardowej konfiguracji nie zawiera programu umożliwiającego odczyt najpopularniejszego formatu elektronicznych publikacji – PDF. Na płycie dołączonej do tego wydania PC Formatu zamieściliśmy kilka programów czytników plików PDF. Zalecamy jednak instalację tylko jednego. Nie ma sensu dublować funkcji w systemie. Dwa programy realizujące to samo zadanie to tylko większy bałagan.

• Adobe Reader Program do odtwarzania plików PDF pochodzący od firmy Adobe – twórców formatu PDF. Zamieszczamy dwie wersje: polskojęzyczną 8.1.2 oraz najnowszą, dziewiątą, ale w momencie opracowywania artykułu dostępną jedynie jako edycja anglojęzyczna. Ze względu na większą wydajność zalecamy korzystanie z Readera 9 lub… alternatywnego czytnika plików PDF.
• Foxit Reader Drugi najpopularniejszy, po Adobe Readerze, program do przeglądania zawartości plików PDF. Podstawowe zalety Foxit Readera to szybkość uruchamiania programu i szybkość otwierania dokumentów PDF. Wadą może być nieco gorzej opracowana funkcja zaznaczania i kopiowania tekstu z przeglądanych dokumentów (produkt Adobe radzi sobie z tym lepiej). Jeżeli jednak zależy ci na szybkości i masz nie najnowszy komputer – polecamy. Więcej informacji o tym programie znajdziesz w archiwalnym artykule zamieszczonym na naszym krążku.
• eXPert PDF Reader Kolejny czytnik PDF stanowiący alternatywę dla Adobe Readera. Ciekawą funkcją jest możliwość oznakowywania przeglądanych dokumentów, co może się przydać np. podczas przesyłania dokumentu znajomym, którzy dzięki naniesionym notatkom i zakładkom od razu odnajdą potrzebne treści. Program jest anglojęzyczny. Także i ten program jest znacznie lżejszy, a co za tym idzie, szybszy od czytnika Adobe Reader, zatem posiadaczom starszych komputerów radzimy go przynajmniej wypróbować.

Podgląd dokumentów tekstowych

Program trzeba zainstalować. Proces ten przebiega standardowo. Musisz tylko zwrócić uwagę na etap, gdy w oknie Setup pojawią się pola wyboru typów dokumentów, które mają być rozpoznawane przez program. Ponadto zaznaczenie pola wyboru Add "Open with"... spowoduje, że w menu kontekstowym plików odczytywanych przez Textmaker Viewer pojawi się pozycja umożliwiająca odczyt pliku.

Korzystanie z programu jest proste. Jeśli masz na dysku plik dokumentu dotychczas nierozpoznawany przez systemowe oprogramowanie, kliknij go dwukrotnie. Jeżeli dany plik ma format obsługiwany przez Textmaker Viewer 2008, w Eksploratorze Windows będzie oznaczony ikoną OpenDocument.

Textmaker Viewer bardzo dobrze sobie radzi z rozbudowanymi dokumentami zawierającymi grafikę, style, różne formatowanie itp. Nasz testowy dokument Worda otwarty w Textmaker Viewerze wyglądał niemal identycznie z oryginałem.

Jeżeli nie chcesz wydawać pieniędzy na komercyjny pakiet Microsoftu, a chcesz z jakiegoś pakietu korzystać, proponujemy instalację darmowego OpenOffice.org, który czyta i edytuje nie tylko dokumenty w swoich natywnych formatach. Doskonale czyta też dokumenty pochodzące z MS Office. Co prawda np. bardzo rozbudowane arkusze Excela, zawierające wbudowane makra, mogą być otwarte niepoprawnie, ale za to w przypadku prostszych dokumentów otrzymujesz od razu możliwość ich edycji, co nie jest z kolei do zrealizowania przy darmowych czytnikach dokumentów Microsoftu.

Oprócz programu Textmaker Viewer 2008 i internetowej usługi Zoho Viewer są inne narzędzia do przeglądania dokumentów. Dodatkowy zestaw programów zamieszczamy na krążku.

• Word Viewer, Excel Viewer, PowerPoint Viewer, Snapshot Viewer, Visio Viewer – darmowe przeglądarki plików Worda, Excela, PowerPointa, Accessa (Snapshot) i Visio.
• Jeżeli masz zainstalowaną starszą wersję pakietu MS Office (sprzed 2007 r.), to przy domyślnych ustawieniach nie będziesz mógł przeglądać i edytować dokumentów utworzonych za pomocą najnowszej wersji. Powodem jest inny format dokumentów. Rozwiązaniem będzie pobranie dodatku o nazwie Pakiet zgodności formatu plików pakietu Microsoft Office dla programów Word, Excel i PowerPoint 2007. Więcej informacji na stronie http://office.microsoft.com/pl-pl/products/HA101686761045.aspx i na krążku.
• ODF Converter to wtyczka Microsoftu do pakietów Office (od XP do 2007 włącznie) umożliwiająca otwieranie dokumentów w formacie ODF (OpenDocument), m.in. w pakiecie biurowym OpenOffice.
• Sun ODF Plugin realizuje podobne zadania. To wtyczka do pakietu MS Office odczytująca oraz zapisująca dokumenty w formacie OpenDocument. Zadziała też z najnowszą wersją MS Office 2007, pod warunkiem doinstalowania zestawu serwisowego SP1 dla MS Office 2007. Pakiet MS Office 2007 niepoprawnie konwertował format Open XML do ODF. Nie działa z najnowszą wersją MS Office 2007. Wtyczka Suna działa także w pakiecie MS Office 2000.