Nie musi być Office

Wiele serwisów internetowych ma możliwości spotykane do niedawna wyłącznie w oprogramowaniu desktopowym. Do najbardziej funkcjonalnych należą sieciowe pakiety biurowe, takie jak Dokumenty Google. Mają możliwości porównywalne z MS Office i OpenOffice, łącznie z rozbudowanym menu funkcji, dynamicznym interfejsem użytkownika, obsługą skrótów klawiaturowych, a także możliwością pracy bez połączenia z internetem (dzięki wtyczce do przeglądarki Google Gears). Ten serwis i inne podobne rozwiązania, ze względu na bardzo rozbudowane funkcje, są nazywane aplikacjami internetowymi. Narzędzia te mają wiele zalet w porównaniu do zwykłych programów, z jakich korzystasz na co dzień.

Dzięki temu, że wszystkie obliczenia są wykonywane po stronie serwera, aplikacji możesz używać nawet na starym pececie. Oczywiście, jeśli tylko jest w stanie uruchomić nowoczesną przeglądarkę internetową, taką jak Mozilla Firefox czy Google Chrome. Ponieważ używasz aplikacji zdalnych, nie musisz się troszczyć o ich bezpieczeństwo, instalować aktualizacji, martwić się kompatybilnością programu z systemem operacyjnym. Wystarczy wpisać adres w przeglądarkę, poświęcić 10 sekund na założenie konta i rozpocząć pracę.

Jest jeszcze jedna zaleta. Dzięki temu, że aplikacje sieciowe nie muszą być rozprowadzane w formie pudełkowej, producentom łatwiej je modernizować. Dlatego, korzystając z tych programów, nowe funkcje zyskujemy z tygodnia na tydzień, a nie co dwa lata, tzn. wraz z wydaniem nowej wersji Office.

Aplikacje internetowe są także wygodne ze względu na dostępność danych. Do dokumentów dostaniesz się z dowolnego komputera na świecie. Przechowywanie danych w internetowej aplikacji to nie tylko wygoda, ale także większe bezpieczeństwo. W praktyce nie ma ryzyka, że utracisz informacje w wyniku awarii systemu bądź uszkodzenia dysku. Usługodawca przechowuje dane w wielu kopiach, więc nawet wielka awaria infrastruktury, np. w wyniku kataklizmu, nie zniszczy twoich plików.

Pracę z pakietem biurowym online rozpoczniemy od korzystania z arkusza tekstowego. Dowiesz się, jak uruchomić zestaw narzędzi oraz jak z nich korzystać.

Otwórz stronę http://docs.google.com. Aby rozpocząć pracę w nowym dokumencie, musisz się zalogować. W tym celu możesz użyć loginu i hasła do skrzynki pocztowej Gmail. Jeżeli nie masz konta, musisz je teraz założyć. Kliknij Pierwsze kroki i przejdź przez proces rejestracji. Zaloguj się.

Na ekranie zobaczysz narzędzie Google Docs. Otwórz no wy dokument, kliknij przycisk Nowy i wybierz Dokument. Otworzy się nowe okno przeglądarki z interfejsem edycji dokumentu. Plik możesz nazwać w oknie dialogowym, które wywołujesz, klikając link Bez nazwy.

Możesz rozpocząć pisanie. Jeśli podczas pracy chcesz sprawdzić objętość tekstu, kliknij menu Narzędzia i wybierz Liczba słów.

W oknie dialogowym, które się pokaże, możesz sprawdzić w przybliżeniu, ile stron liczy dokument, a także ile ma znaków. Podobnie jak w Wordzie, podczas pisania możesz wstawiać do tekstu wiele obiektów. Pełną listę obiektów znajdziesz, klikając przycisk Wstaw.

Przykładowo, aby umieścić w tekście ilustrację, wybierz z menu Wstaw polecenie Grafika.... Następnie w oknie: Wstaw obraz kliknij Wybierz plik i wskaż na dysku plik, który chcesz osadzić w treści.

Istnieje też możliwość wstawienia ilustracji bezpośrednio ze strony WWW. W tym celu skopiuj adres ilustracji w przeglądarce. Kliknij prawym klawiszem myszy obrazek, który chcesz wstawić. Następnie z wywołanego menu kontekstowego wybierz Kopiuj adres obrazka, wróć do okna z edytowanym tekstem, ponownie wyświetl okno Wstaw obraz. Teraz zaznacz pole Z sieci i wklej skopiowany adres w pole Podaj adres URL obrazu. Na końcu potwierdź operację, klikając Wstaw.

Edytor Google pozwala na wstawianie przypisów. W tym celu kliknij kolejno Wstaw i Przypis. Spowoduje to wstawienie przypisu w miejscu, w którym znajduje się kursor. Treść przypisu wprowadzasz do okienka, które wyświetli się po prawej stronie tekstu.

Przypis nie ma numeru. Jest symbolizowany przez znak #. Nie martw się tym, numeracja przypisów pojawi się na wydruku. Jeśli planujesz wstawić wiele przypisów, aby zwiększyć czytelność warto zmienić widok ze standardowego w widok strony. Zrobisz to, klikając Wyświetl i wybierając polecenie Widok strony o stałej szerokości.

Czas na sformatowanie dokumentu. Aby wyrównać wiersze do lewej i prawej, zaznacz tekst kombinacją klawiszy [Ctrl]+[A] i kliknij kolejno Format, Wyrównaj, Wyjustowany.

Tworzenie hierarchii nagłówków jest równie proste. Zaznacz myszą tytuł i kliknij Format, a następnie opcję Nagłówek (H1). Potem zaznacz każdy tytuł rozdziału i z menu Format wybierz Nagłówek podrzędny (H2). Dzięki temu będziesz mógł łatwo wygenerować spis treści.

Aby sprawdzić, jak gotowy dokument będzie wyglądał w druku, kliknij Plik, następnie Pobierz plik jako i opcję PDF, zapisz wygenerowany dokument i otwórz go w dowolnym czytniku, np. w Adobe Readerze.

Wiesz już, jak korzystać z edytora tekstu. W tym warsztacie pokażemy arkusz kalkulacyjny w praktyce.

Nowy arkusz kalkulacyjny tworzysz w głównym oknie Google Docs. Kliknij Nowy i wybierz Arkusz. Działanie aplikacji pokażemy na przykładzie prostego arkusza do sumowania wydatków. Aby wpisać zapłaconą kwotę, kliknij raz komórkę arkusza lewym klawiszem myszy.

Do sąsiednich komórek możesz przejść za pomocą klawiszy kierunkowych. Po wpisaniu wszystkich wydatków, w sąsiedniej kolumnie w taki sam sposób wprowadź informacje, na co wydałeś konkretne kwoty.

Jeśli chcesz graficznie wyróżnić kolumnę z cyframi, zaznacz ją myszą, a następnie na pasku narzędzi kliknij ikonę Kolor tła. Rozwinie się paleta barw, z której myszką możesz wybrać kolor tła dla zaznaczonych komórek.

Teraz czas na wybranie formuły sumowania wydatków. W tym celu zaznacz dowolną komórkę, najlepiej poniżej listy wydatków, i kliknij kolejno: Wstaw, Formuła, Sum. Wyświetli się okienko do edycji formuł.

Aby uniknąć konieczności ręcznego wpisywania równania, kliknij lewym przyciskiem myszy w pierwszą pozycję na liście wydatków. Następnie, przytrzymując [Shift], kliknij lewym przyciskiem myszy ostatnią pozycję na liście i na końcu naciśnij klawisz [Enter]. Spowoduje to zdefiniowane formuły, przeliczenie wydatków i wyświetlenie wyniku.

Jeśli do listy będziesz chciał dodać kolejne pozycje, kliknij i przytrzymaj komórkę z formułą i przeciągnij ją myszą poniżej. Następnie musisz zaktualizować formułę, tak by objęła zwolnione komórki. W tym celu dwukrotnie kliknij komórkę lewym klawiszem myszy, co spowoduje wyświetlenie formuły. Teraz możesz ponownie zdefiniować operację, wskazując komórki do zsumowania myszą, tak jak opisaliśmy w kroku 5.

Jedną z największych zalet edycji dokumentów przez internet jest łatwość udostępnienia danych współpracownikom. Oto, jak to zrobić w Dokumentach Google.

Jeśli chcesz udostępnić dokument lub arkusz, w oknie edycji danego pliku kliknij przycisk Udostępnij, a następnie z listy wybierz Udostępnij inny.

W ten sposób przeniesiesz się do okna opcji udostępniania edytowanego dokumentu. Teraz kolej na wskazanie osób uprawnionych. Ich adresy e-mailowe musisz wpisać w polu tekstowym. Dzięki temu system wie, do kogo wysłać zaproszenia do współpracy. Aby z nich skorzystać i przystąpić do edycji, współpracownicy będą poproszeni o otwarcie bezpłatnego konta w serwisie Google (jeżeli go nie mają).

Domyślnie zaproszenie uprawnia do współtworzenia dokumentu. Jeśli chcesz tylko pokazać treść, przed rozesłaniem zaproszeń zaznacz opcję jako przeglądający.

Zanim wyślesz zaproszenie, spójrz na Uprawnienia zaawansowane. Jeśli nie chcesz, żeby osoba zapraszana mogła dawać prawa edycji i wglądu kolejnym współpracownikom, usuń zaznaczenie z pola obok Współpracownicy mogą zapraszać inne osoby. Aby rozesłać zaproszenie, kliknij przycisk Zaproś współpracowników. Po tym zostaniesz poproszony o napisanie wiadomości powiadamiającej o udostępnieniu dokumentu.

Każdy dokument możesz udostępnić także w formie publicznej strony WWW. W tym celu z listy Udostępnij wybierz polecenie Opublikuj jako stronę internetową. Jeśli chcesz, żeby publiczna strona była aktualizowana w miarę dopisywania kolejnych akapitów do dokumentu, zaznacz poniżej pole Automatycznie opublikuj ponownie po wprowadzeniu zmian.

Gdy wszystko jest gotowe, kliknij przycisk Opublikuj dokument. Wyświetli się link do publicznej strony, który możesz rozesłać za pomocą e-maila lub komunikatora.

W internecie jest wiele innych aplikacji przeznaczonych do pracy biurowej. Najbardziej znany konkurent opisanego pakietu Google to Zoho Office (www.zoho.com). W jego skład wchodzą nie tylko aplikacje do pisania tekstów i obliczeń, ale także zaawansowane narzędzia do zarządzania projektami, tworzenia stron Wiki. Podobnie jak Dokumenty Google Zoho potrafi pracować offline. Zoho Office wyróżnia daleko posunięta integracja pomiędzy aplikacjami. Poszczególne narzędzia uruchamiasz ze wspólnego obszaru roboczego. Warto zajrzeć do tego serwisu, www.zoho.com, tym bardziej że mając konto w Google lub w Yahoo, zalogujesz się do Zoho bez konieczności wypełniania formularza rejestracyjnego. Niestety pakiet wciąż nie jest spolszczony, co jest jedną z najpoważniejszych wad w porównaniu do Dokumentów Google, które możesz obsługiwać w rodzimym języku.

Na koniec się dowiesz, w jaki sposób skorzystać z pakietu Google w trybie offline. Czynność wymaga zainstalowania wtyczki, która współpracuje tylko z przeglądarkami Firefox oraz Internet Explorer.

W Dokumentach Google masz możliwość edycji plików nawet bez połączenia z internetem. Pozwala to używać pakietu tak jak zwykłego Office’a. Aby włączyć tę funkcję, musisz zainstalować w przeglądarce wtyczkę Google Gears. Pobierzesz ją ze strony http://gears.google.com. Dodatek działa w programach Internet Explorer i Firefox.

Po instalacji wtyczki i ponownym uruchomieniu przeglądarki zaloguj się do Dokumentów Google. Chcąc korzystać z możliwości edycji offline, musisz niestety zmienić język interfejsu na angielski. Jak dotąd w polskiej wersji serwisu ta funkcja wciąż nie jest udostępniona.

W tym celu kliknij Ustawienia, a następnie z listy Język wybierz English (US) i potwierdź zmiany, klikając Zapisz. Teraz w lewym górnym rogu zobaczysz odnośnik . Gdy go klikniesz, pojawi się okno Google Gears z pytaniem o zgodę na komunikację między serwisem a zainstalowaną w systemie wtyczką.

Musisz na to zezwolić, klikając przycisk Enable offline access. Pojawi się okno z pytaniem, czy chcesz umieścić skrót do danej aplikacji na pulpicie. Jeśli się zgodzisz, będziesz mógł uruchamiać pakiet Dokumenty Google za pomocą ikony, jak każdy inny program. Kolejnym etapem jest automatyczna synchronizacja danych, która trwa, w zależności od liczby dokumentów na serwerze, do kilku minut.

Po jej zakończeniu pojawi się zielona ikona obok nazwy użytkownika konta. Od tego momentu, jeśli stracisz połączenie z internetem, o czym poinformuje cię komunikat w oknie edytowanego dokumentu, nie musisz przerywać pracy. Wszystkie zmiany będą zapisywane lokalnie co 2 minuty, czyli tak często, jak następuje autozapis wersji podczas pracy online. Gdy połączenie zostanie przywrócone, Google Gears automatycznie zaktualizuje dane na serwerze. Podczas procesu przesyłania danych ikona na serwerze zmienia się w animowany, zielony symbol synchronizacji. Nie oznacza on jednak konieczności przerwania pracy.