O niczym nie zapomnisz

W artykule pokazujemy, jak korzystać z bardzo dobrego, oczywiście darmowego, polskiego programu Draco Organizer. Menedżer ten ma jednak status freeware jedynie w przypadku wykorzystywania go w celach niekomercyjnych. Jeżeli chciałbyś dysponować dobrym menedżerem informacji osobistych także w firmie, polecamy program Chandler 1.0. Nie opisywaliśmy go w artykule ze względu na pewną wadę. Dotychczas jest dostępny jedynie w anglojęzycznej wersji, ale jest bardzo rozbudowanym narzędziem do zarządzania informacjami, doskonale zastępującym komercyjne i często drogie aplikacje tego typu, jak np. Microsoft Out- look. Chandler pobierzesz ze strony: http://chandlerproject.org/

Wystarczy kilka dni użytkowania menedżera informacji osobistych, by się przekonać, jak pomocna jest ta aplikacja. Nie tylko nie musisz pamiętać o wszystkich nadchodzących terminach spotkań czy zadaniach do realizacji, ale jeszcze na dodatek dobry menedżer ułatwia tworzenie notatek i łączenie określonych spotkań, np. z osobami z listy kontaktów, pełni rolę klienta poczty elektronicznej czy automatycznie powiadamia o ważnych rocznicach. Zachęcamy, byś wypróbował działanie tych programów, tym bardziej że proponowany przez nas Draco Organizer jest udostępniany za darmo (do zastosowań niekomercyjnych). Zainstalujesz go w każdej wersji Windows, począwszy od archaicznego już dziś systemu Windows 95 po najnowszy Windows Vista.

W warsztatach pokazujemy, jak przebrnąć przez proces instalacji i wstępnej konfiguracji tego menedżera informacji osobistych.

Uruchom instalację programu, klikając dwukrotnie ikonę DracoOrganizer (ikona znajduje się na naszym krążku) lub wybierając opcję instalacji z menu naszej płyty. Jeżeli zobaczysz okno: Otwieranie pliku - ostrzeżenie o zabezpieczeniach kliknij w nim przycisk Uruchom.

Zobaczysz okno Instalacja - Draco Organizer. Kliknij w nim przycisk Dalej. Następnie zaznacz opcję Akceptuję warunki umowy i kliknij Dalej jeszcze czterokrotnie.

Okno instalatora programu powinno być teraz ustawione na etapie Zaznacz dodatkowe zadania. Nie zmieniaj domyślnych ustawień, chcemy tylko zwrócić twoją uwagę na opcje widoczne pod zaznaczoną opcją Typ instalacji. Domyślnie zaznaczona jest opcja Stacja robocza lub notebook i dla zgodności z naszymi wskazówkami nie zmieniaj tego ustawienia. Podpowiemy jednak, że jeżeli zaznaczysz opcję Urządzenie przenośne (Pendrive), to możesz zainstalować program Draco Organizer na przenośnym flashdysku. Jest to wygodne, gdy chcesz mieć dostęp do własnych kontaktów, zadań i terminów bez względu na to, z jakiego komputera aktualnie korzystasz. Kliknij przycisk Dalej, a następnie Instaluj.

Po przekopiowaniu plików na dysk twardy kliknij Zakończ, by zamknąć instalator. Jeżeli chcesz od razu uruchomić program, zaznacz pole wyboru Uruchom Organizer.exe i dopiero wtedy kliknij Zakończ.

Podczas pierwszego startu Draco Organizera jest uruchamiany Kreator ustawień. Kliknij przycisk Dalej. Zapoznaj się z informacją dotyczącą ochrony prywatności i kliknij jeszcze raz Dalej, by przejść do pierwszego etapu ustawień.

Zobaczysz formularz anonimowej ankiety rejestracyjnej. Możesz go wypełnić, wybierając odpowiednie pozycje z rozwijanych list. Jednak wypełnienie tego formularza nie jest konieczne do korzystania z programu, możesz więc od razu przejść do dalszego etapu wstępnej konfiguracji. Kliknij Dalej.

W kolejnym etapie jesteś zachęcany do podania swojego adresu e-mailowego. Jeżeli jednak nie chcesz być informowany o nowościach związanych z programem, odznacz pole wyboru Chcę otrzymywać informacje o nowościach i nie wpisując adresu, kliknij Dalej.

Kolejny formularz, który zobaczysz, nie jest jeszcze jedną zachętą do przesłania danych producentowi, lecz formularzem definiującym twoją tożsamość w samym programie. Tym razem wypełnij już pola, wpisując w nie odpowiednie wartości, i kliknij Dalej.

Teraz czas na wybór lokalizacji dla danych, które będziesz przechowywał w programie Draco Organizer. Domyślnie jest zaznaczona opcja Folder Moje Dokumenty i to jest optymalny wybór. Kliknij Dalej.

Wraz z programem Draco Organizer instalowany jest w systemie niewielki program Draco Agent, który pilnuje wprowadzonych terminów, sprawdza pocztę oraz synchronizuje czas. Potrafi – jeżeli nie wyłączysz mu tych funkcji właśnie na tym etapie kreatora ustawień. Zalecamy pozostawienie ustawień domyślnych. Kliknij Dalej.

Wraz z programem Draco Organizer instalowany jest w systemie niewielki program Draco Agent, który Kolejny etap to możliwość zdefiniowania numeru telefonu komórkowego, na który będą automatycznie przesyłane powiadomienia o zadaniach i spotkaniach. Numer należy wprowadzić wraz z numerem kierunkowym kraju (czyli dla Polski 48, np. 48 111 111 111). Kliknij przycisk Dalej.

Następnie, jeżeli pozostawisz ustawienia domyślne, Draco Organizer będzie domyślnym programem do odbioru elektronicznej korespondencji. Na tym etapie określasz też, czy ma być aktywny filtr antyspamowy. Kliknij Dalej.

Nadszedł czas na wybranie jednego z predefiniowanych motywów graficznych. Przykłady poszczególnych motywów są widoczne w oknie kreatora ustawień. W celu wybrania jakiegoś motywu zaznacz opcję widoczną po lewej stronie odpowiadającego ci paska ikon. Teraz kliknij przycisk Dalej. Następnie wyświetla się informacja, że program umożliwia import danych z innych programów, m.in. książki adresowej systemu Windows lub z programu Outlook Express. Taki import jest przeprowadzany już po zakończeniu pracy kreatora ustawień. Teraz kliknij ponownie przycisk Dalej, a następnie, w celu zakończenia wybierania motywu graficznego, kliknij przycisk Zakończ.

Zainstalowałeś już i wstępnie skonfigurowałeś swój nowy menedżer informacji osobistych. Czas zacząć z niego korzystać. Poniższy przewodnik pokaże, jak wykonywać podstawowe operacje w programie.

Bezpośrednio po zamknięciu kreatora ustawień uaktywni się Draco Agent działający w zasobniku systemowym na pasku zadań. Pojawi się też okno dialogowe, w którym wybierasz zdefiniowaną wcześniej w kreatorze ustawień tożsamość. Warto na tym etapie zaznaczyć pole wyboru Ustaw tożsamość jako domyślną, dzięki czemu program nie będzie wyświetlał monitu o wybór tożsamości przy kolejnych uruchomieniach. Kliknij OK.

Jeżeli nie widzisz okna głównego programu Draco Organizer, kliknij prawym klawiszem myszki ikonę Draco Agenta w zasobniku systemowym Windows i z rozwiniętego w ten sposób menu wybierz pozycję Draco Organizer.

W oknie głównym programu Draco Organizer z bocznego paska ikon wybierz Zadania, następnie w górnym pasku ikon kliknij Nowe zadanie.

Pojawi się okno Zadanie, w którym pod zakładką Zadanie określasz parametry nowego zadania. Oprócz nazwy zadania i opisu możesz zdefiniować terminy rozpoczęcia i planowanego zakończenia. Korzystając z listy Kategoria, możesz przypisać zadanie do jednej z predefiniowanych kategorii. Kliknij OK.

Nowo zdefiniowane zadanie pojawi się w oknie głównym programu jako wiersz w tabeli widocznej po prawej stronie okna, a w polu Szczegóły zobaczysz wstawiony przez ciebie opis danego zadania. Jeżeli wykonasz dane zadanie, wystarczy zaznaczyć pole wyboru widoczne obok terminu. Zostanie on usunięty z listy bieżących zadań i przeniesiony do zadań wykonanych, do których dostęp uzyskasz, klikając przycisk Wykonane.

W oknie głównym Draco Organizera kliknij na pasku bocznym ikonę Kalendarz, a następnie z górnej listwy ikon wybierz Nowe spotkanie.

W oknie Spotkanie definiujesz parametry spotkania, wpisując kolejno datę spotkania, godzinę, czas trwania, temat spotkania i – podobnie jak w przypadku zadań – możesz wybrać kategorię spotkania.

Jeżeli chcesz, by program powiadomił cię o nadchodzącym terminie spotkania, przejdź do zakładki Alarm, pod którą możesz zdefiniować parametry powiadomienia. Gdy to zrobisz, kliknij OK.

Nowo zdefiniowany termin pojawi się w oknie głównym programu, a gdy godzina spotkania będzie się zbliżała, zobaczysz okno, w którym będziesz informowany o nadchodzącym spotkaniu.

W analogiczny sposób jak terminy czy zadania definiujesz w programie Draco Organizer rocznice, wpisujesz notatki czy adresy.