Pliki zawsze dostępne

W artykule bazujemy na wersji 2007 pakietu MS Office, ale opisywany dodatek i związane z nim funkcje dostępne online mogą być wykorzystywane nie tylko przez użytkowników najnowszego pakietu Office. Dodatek Microsoft Office Live Add--in może być zainstalowany także na komputerze, na którym zainstalowano wcześniej pakiet MS Office w wersji XP lub 2003. Ze względu na różnice w wyglądzie interfejsu między różnymi wersjami pakietu MS Office nieco inaczej mogą w starszych pakietach wyglądać elementy wywołujące opisywane funkcje dodatku, ale możliwości pozostają niemal identyczne.

Plik instalacyjny dodatku wzbogacającego funkcje pakietu MS Office 2007 znajduje się na naszym krążku. Jednak ze względu na różne konfiguracje sprzętowe komputerów i rozmaite aplikacje zainstalowane na komputerach użytkowników konieczne jest połączenie komputera z internetem podczas instalacji oprogramowania. Z sieci mogą być bowiem pobierane dodatkowe składniki instalowanego dodatku.

Uruchom za pośrednictwem menu naszego krążka opcję instalacji dodatku do Office 2007 lub posługując się Eksploratorem Windows, odnajdź na płycie i dwukrotnie kliknij ikonę setup. Jeżeli pojawi się okno: Otwieranie pliku - ostrzeżenie o zabezpieczeniach, kliknij przycisk Uruchom.

Wyświetli się okienko informujące o sprawdzaniu aktualizacji. Bardzo możliwe, że zobaczysz okno Instalator produktu Office Live Update z komunikatem informującym o konieczności doinstalowania uaktualnień do systemu operacyjnego. Jeżeli takie okno się pojawi, kliknij Zainstaluj, by wprowadzić niezbędne zmiany do systemu. Wyświetli się okno z widocznym na nim paskiem postępu pobierania danych.

Jeżeli wszystkie niezbędne aktualizacje systemu będą już zainstalowane, zobaczysz okno Kreator instalacji produktu Microsoft Office Live Add-in. Zaznacz opcję Akceptuję warunku Umowy licencyjnej, a następnie kliknij Dalej.

Rozpocznie się kopiowanie plików. Po chwili zobaczysz informację, że kreator instalacji zakończył działanie. Jeżeli zaznaczysz pole wyboru obok: Wyświetl informacje o sposobie użytkowania dodatku Office Live Add-in, uzyskasz bezpośrednio po instalacji dostęp do dokumentacji online (automatycznie uruchomi się przeglądarka WWW i wczyta polskojęzyczna strona opisująca usługę Office Live Workspace – przydatne użytkownikom starszej niż Office 2007 wersji pakietu biurowego Microsoftu). Kliknij Zamknij, by zakończyć instalację dodatku.

Jeżeli pojawi się okno informujące o konieczności restartu komputera, kliknij Tak. Po ponownym uruchomieniu dodatek Microsoft Office Live Add-in będzie już zintegrowany z zainstalowanym wcześniej na komputerze pakietem MS Office.

Opisywany przez nas dodatek do pakietu Microsoft Office może być co prawda uruchamiany jako niezależna aplikacja, ale główną jego zaletą jest integracja z funkcjami wcześniej zainstalowanych programów – składników pakietu biurowego Microsoft Office. Zanim jednak do tego dojdziemy, musisz zarejestrować się w usłudze online Office Live Workspace.

Rozwiń menu Start. Powinieneś znaleźć nową grupę – Microsoft Office Live Add-in. Kliknij w niej pozycję Office Live Workspace.

Spowoduje to uruchomienie przeglądarki WWW, w której zostanie wczytana strona logowania do usług Windows Live. Jeżeli nie masz jeszcze konta Windows Live, kliknij przycisk Zapisz mnie i postępuj dalej zgodnie z procedurą rejestracyjną. W naszym przewodniku zakładamy, że już dysponujesz kontem Windows Live, więc wpisz dane uwierzytelniające po prawej stronie okna i kliknij przycisk Zarejestruj.

Po poprawnym zalogowaniu zostaniesz przekierowany na stronę główną twojej usługi Microsoft Office Live Workspace (w chwili gdy opracowywaliśmy ten artykuł, usługa miała jeszcze status beta). Wszelkie prace przechowywane i udostępniane za pośrednictwem usługi Microsoft Office Live Workspace znajdują się w tzw. obszarach roboczych. Dla każdego nowego użytkownika domyślnym obszarem roboczym po zalogowaniu jest obszar po prawej stronie (zaznaczoną pozycję z nazwą tego obszaru roboczego możesz zobaczyć na panelu Moje obszary robocze umieszczonym po lewej stronie okna).

Aby dodać dokument do aktualnie aktywnego obszaru roboczego, kliknij Dodaj dokumenty. Pojawi się okno dialogowe Open. Wskaż w nim plik, który chcesz przesłać (obsługiwane są pliki tekstowe, pliki PDF oraz typu: dokument Worda, skoroszyt Excela, prezentacja wykonana w PowerPoincie oraz pliki XPS), i kliknij Otwórz.

Rozpocznie się przekazywanie dokumentu z dysku lokalnego do obszaru roboczego online. Operacja ta może chwilę potrwać (czas przesyłania zależy od szybkości twojego łącza internetowego oraz wielkości przesyłanego dokumentu). O stanie przesyłania jesteś informowany paskiem postępu. Po zakończeniu przesyłania pojawi się w obszarze roboczym nazwa przesłanego dokumentu, data jego modyfikacji, informacja o autorze i wielkości dokumentu.

W ramach usługi Office Live Workspace możesz także tworzyć nowe dokumenty Office. Aby utworzyć nowy dokument, kliknij widoczny w obszarze roboczym przycisk Nowy. Rozwinie się menu, z którego będziesz mógł wybrać typ dokumentu, jaki chcesz stworzyć.

Z rozwiniętego menu dla nowych dokumentów wybierz np.: Dokument programu Word. Nastąpi teraz automatyczne uruchomienie edytora Microsoft Word, a w nim wyświetli się otwarte okno nowego dokumentu. Możesz już przystąpić do wypełniania go odpowiednią treścią.

Chcąc skorzystać z internetowych funkcji dodawanych przez doinstalowany składnik, należy uruchomić któryś z programów pakietu Office. Działanie dodatku pokażemy na przykładzie Worda 2007 (zaznaczamy jednak, że dodatek współpracuje także ze starszymi wersjami pakietów Office).

Uruchom edytor Word 2007 i wczytaj do niego dokument, który chcesz zapisać online. Rozwiń główne menu Worda i wybierz z niego nową, wcześniej niewidoczną pozycję o nazwie Zapisz w usłudze Office Live, a następnie kliknij: Zarejestruj się w usłudze Office Live Workspace w wersji beta.

Pojawi się okno logowania: Łączenie z workspace.office.live.com. Wpisz w nim swoje dane uwierzytelniające do wcześniej założonego konta w usłudze Office Live Workspace. Jeżeli zaznaczysz pole wyboru Zarejestruj mnie automatycznie, okno logowania nie będzie się więcej pojawiało, lecz będziesz logowany na konto, którego dane wpisujesz za każdym razem, gdy wywołujesz funkcję wymagającą połączenia z usługą Office Live Workspace. Jeżeli korzystałeś z jakichkolwiek usług zgrupowanych w ramach systemu Windows Live albo z Windows Messengera, nie musisz zakładać oddzielnego konta dla usługi Office Live Workspace. Wystarczy, że użyjesz danych uwierzytelniających podawanych w innych usługach Windows Live.

Po chwili zobaczysz znane ci z pewnością okno Zapisywanie pliku. Jednak zamiast folderu na dysku lokalnym wyświetli się w tym oknie lista dostępnych obszarów roboczych. W domyślnej konfiguracji powinieneś zobaczyć na liście tylko jedną pozycję: obszar roboczy Dokumenty. Kliknij go dwukrotnie.

Zawartość okna Zapisywanie pliku się zmieni. W jego głównej części zostanie wyświetlona lista elementów przechowywanych w obszarze roboczym Dokumenty. Wpisz nazwę zapisywanego dokumentu w pole Nazwa pliku, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Praca zostanie zapisana w internecie, nie będzie zapisana na dysku lokalnym.

W analogiczny sposób zapisujesz online skoroszyty utworzone w Excelu oraz prezentacje wykonane w programie PowerPoint. Jeżeli chciałbyś edytować zapisany online dokument, możesz go otworzyć na dwa sposoby. Otwórz przeglądarkę WWW. Po zalogowaniu się do swojego obszaru roboczego kliknij link będący nazwą dokumentu, który chcesz edytować. Druga metoda to wybranie z menu głównego Office pozycji Otwórz w usłudze Office Live, a następnie wybranie obszaru roboczego, domyślnie Dokumenty, z którego ma być otwarty dokument.

Wyświetli się okno Otwieranie pliku. W oknie tym (podobnie jak podczas zapisywania) zamiast folderów na dysku twardym pojawi się lista plików dokumentów zapisanych w obszarze roboczym, który wybrałeś w poprzednim kroku tego warsztatu.