W chmurze czy na desktopie

Triada aplikacji biurowych: edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny i program do tworzenia multimedialnych prezentacji, to obok przeglądarki internetowej najczęściej używane aplikacje. Przez lata pierwszym krokiem po kupieniu komputera była instalacja jednego z dwóch wiodących pakietów biurowych: Microsoft Office lub LibreOffice (dawniej OpenOffice). Jednak ostatnio sytuacja zaczęła się szybko zmieniać za sprawą rozwoju darmowych aplikacji biurowych działających w chmurze.

Internetowe pakiety biurowe, które w naszym kraju spopularyzował przede wszystkim Google ze swoją usługą Dokumenty, pełnią taką samą funkcję, jak ich desktopowi starsi bracia. Pozwalają napisać i sformatować dokument tekstowy, zaprojektować tabelę i wykonać obliczenia w arkuszu kalkulacyjnym, a także zaprojektować i wyświetlić prezentację. Jednak fakt, że aplikacje działają na serwerze internetowym, stwarza nowe możliwości.

Najważniejszą cechą internetowych pakietów biurowych jest ich niezależność od urządzenia. Dokumenty Google, a także konkurencyjne narzędzia, jak np. Microsoft Office Online czy pakiet Zoho Office, działają na każdej platformie sprzętowej tak długo, jak długo można tam uruchomić nowoczesną przeglądarkę internetową. Nie tylko sama aplikacja jest zainstalowana na serwerze internetowym, ale są tam przechowywane wszystkie pliki. Dlatego internetowy pakiet biurowy jest całkowicie niezależny od konkretnego komputera. Pisanie artykułu czy sprawozdania można zacząć w domu na laptopie, pracę kontynuować w autobusie, korzystając z tabletu, i dokończyć na komputerze stacjonarnym w firmie czy na uczelni. W przypadku tradycyjnego pakietu biurowego taki scenariusz jest niewykonalny, chyba że plik będzie zapisany na pendrivie, a każde z urządzeń da radę go odczytać i co więcej ma aplikację, która radzi sobie z formatem danej aplikacji. Tyle że nosząc ze sobą nośnik, ryzykujesz jego zgubienie, a podczas pracy w internetowym pakiecie biurowym wszystkie pliki są przechowywane w porządnie zabezpieczonej przed utratą danych chmurze obliczeniowej.

Zaletą pakietów biurowych działających on-line jest także dopracowany mechanizm współtworzenia dokumentów. Kilkoma kliknięciami można udostępnić dokument całej grupie roboczej, a aplikacja internetowa zadba o autoryzację zaproszonych współpracowników, a później w czasie rzeczywistym będzie synchronizować wprowadzane zmiany, tak by były widoczne u wszystkich użytkowników. Aby osiągnąć zbliżony poziom pracy grupowej, na przykład w przypadku aplikacji MS Office 2013, niezbędne jest wsparcie serwera SharePoint, który musi być zainstalowany w sieci korporacyjnej, albo wykorzystanie internetowej usługi synchronizacji z platformy Office 365/Onedrive. Jednak nawet z tym wsparciem wymiana informacji między współpracownikami nie jest tak płynna jak w przypadku aplikacji działających na serwerze.

Jednak aplikacje działające w lokalnym systemie także mają swoje zalety: jest w nich dużo więcej funkcji oraz są bardziej wydajne. Desktopowe pakiety biurowe to aplikacje rozwijane od dziesięcioleci. Twórcy pakietu Microsoft Office, który zadebiutował w 1989 roku, zaimplementowali od tego czasu tyle narzędzi i funkcji, że przed debiutem kolejnej wersji tego programu zaczyna się dyskusja, czy tak rozbudowany i dopracowany pakiet można jeszcze realnie ulepszyć.

Operacje na dużych plikach tekstowych czy arkuszach kalkulacyjnych z wielkimi zbiorami danych, nie wspominając o bogatych w grafikę prezentacjach, trwają krócej w programach desktopowych. Aplikacje internetowe mają także powolniejszy interfejs użytkownika. Przy obecnym poziomie rozwoju technologii aplikacji internetowych kod HTML5 działający w przeglądarce jest wciąż mniej wydajny od skompilowanych aplikacji desktopowych. Szczególnie, że takie programy, jak MS Office 2013, są ściśle dopasowane do systemu Windows, niestety kosztem kompatybilności, bo najnowszy Office nie uruchomi się ani w systemie operacyjnym Windows XP, ani w Windows Vista.

Aplikacje desktopowe, nawet zintegrowane z internetem, jak Office 2013, działają doskonale off-line. Tymczasem wydajność aplikacji internetowych zależy także od szybkości i stabilności łącza. Wolne i rwące się połączenie, na przykład GSM na granicy zasięgu, może popsuć całą przyjemność z pracy na zdalnej aplikacji. Choć niektóre narzędzia, np. Dokumenty Google mają funkcję pracy off-line, to w praktyce nie da się wygodnie i efektywnie pracować bez podłączenia do internetu.

Ogromną zaletą aplikacji desktopowych jest możliwość korzystania z systemowego mechanizmu instalacji i wyświetlania czcionek. W pakietach internetowych można tylko korzystać z kilku krojów pisma, nie ma także możliwości precyzyjnej kontroli typografii.

Czy można zatem obejść się bez aplikacji biurowej w lokalnym systemie? Można. Oczywiście, mając na myśli użytkownika domowego o typowych potrzebach, a nie na przykład biznesmena, który korzysta z zaawansowanych mechanizmów w Excelu, korporacyjnych szablonów prezentacji i serwera Exchange.

Dodatkowe zalety tych aplikacji, związane z pracą grupową oraz możliwością uruchomienia na dowolnym komputerze i urządzeniu mobilnym, mogą być kolejnym argumentem, szczególnie dla użytkowników bardzo aktywnie korzystających z internetu. Tak samo jak cena, a raczej jej brak, bo ze wszystkich pakietów internetowych możesz korzystać za darmo tak długo, jak mieścisz się w darmowej przestrzeni dyskowej, która w zależności od pakietu wynosi od 5 GB (Zoho, iCloud) do 15 GB (Office Online, Dokumenty Google).

Oczywiście pozostaje jeszcze kwestia indywidualnych preferencji. Niektórzy użytkownicy są przyzwyczajeni do konkretnej aplikacji: MS Office lub LibreOffice. Inni wolą przechowywać pliki na własnym komputerze, by mieć je pod ręką, gdy są off-line. Są też perfekcjoniści, którzy chcą mieć najlepsze i najbardziej rozbudowane narzędzie mające wiele funkcji, nawet jeśli ich w danej chwili nie potrzebują. W takich wypadkach jedynym wyborem może być aplikacja desktopowa.

Wybór desktopowego pakietu biurowego sprowadza się do decyzji: czy zapłacić za Microsoft Office czy korzystać z jego bezpłatnego, otwartoźródłowego konkurenta LibreOffice. Różnice pod względem funkcji poszczególnych programów nie są duże. Formatowanie tekstu za pomocą stylów znakowych i akapitowych, tworzenie układów za pomocą ramek czy formatowanie tabeli w arkuszu kalkulacyjnym odbywa się podobnie w obydwu pakietach. Pewne różnice występują w bardziej zaawansowanych funkcjach aplikacji biurowych oraz w implementacji poszczególnych narzędzi, takich jak np. generatory wykresów czy narzędzia do zastępowania tekstu, co widać w tabelce porównującej przykładowe cechy obydwu pakietów.

Najważniejszą różnicą jest to, że w LibreOffice nie ma Outlooka, czyli klienta poczty z kalendarzem i menedżerem kontaktów. To narzędzie, które bardzo ułatwia prowadzenie korespondencji biznesowej i może korzystać z używanych w większych firmach serwerów Microsoft Exchange. Dla wielu użytkowników Outlook jest rozstrzygającym argumentem przemawiającym za pakietem MS Office. Z drugiej strony w zastosowaniach czysto domowych czy w przypadku małej firmy można zastąpić Outlooka np. pakietem Mozilla Thunderbird czy internetową aplikacją pocztową.

LibreOffice, jako że nie stoi za nim żadna duża firma z zasobami obliczeniowymi, nie oferuje integracji z chmurą, czyli standardu w nowoczesnych aplikacjach komercyjnych. Chcąc zapisać pliki na dysku internetowym, użytkownik LibreOffice musi posiłkować się wtyczkami lub zainstalować program do synchronizacji danych, który zapewni funkcje kopii zapasowej i udostępniania on-line, ale nie pracy grupowej nad dokumentem z synchronizacją danych w czasie rzeczywistym. Z kolei MS Office 2013, szczególnie w wersji Office 365 (patrz ramka), jest modelowo zintegrowany z zasobami sieciowymi. Po zalogowaniu się w programie do dowolnego konta Microsoftu (np. utworzonego w serwisie Live.com) można zapisywać i otwierać pliki z dysku OneDrive, udostępniać je bezpośrednio w oknie aplikacji Office, a także używać funkcji pracy grupowej, korzystając z systemu autoryzacji konta Microsoft. W programach znalazły się także narzędzia wspierane przez chmurę, jak np. tłumacz czy wyszukiwarka obrazów z sieci.

Nie bez znaczenia są także różnice w interfejsie. MS Office 2013 korzysta z tzw. wstążki. To znaczy, że polecenia nie są schowane w menu, lecz znajdują się w widocznym miejscu na szerokim pasku z dużymi ikonami. Na wstążce widać jak na dłoni, co można zrobić w danym programie pakietu Office. Ten układ bardzo ułatwia naukę programu i zachęca do eksperymentowania z funkcjami, które ukryte w menu byłyby ignorowane przez dużą część użytkowników. Tymczasem Libre- Office cały czas korzysta z archaicznego interfejsu z lat 90. Aplikacja nie doczekała się dużych ikon, będących standardem nawet w aplikacjach, które pozostały przy tradycyjnym interfejsie bazującym na menu.

MS Office oferuje także ułatwienia, które przyspieszają pracę. Po zaznaczeniu fragmentu tekstu pojawia się okienko z paskiem narzędzi do nadawania stylów i formatowania. Z kolei w arkuszu kalkulacyjnym po zaznaczeniu zakresu danych pojawia się okno z podpowiedziami akcji, takich jak formatowanie warunkowe, definiowanie funkcji czy tworzenie wykresu. Ułatwienia w MS Office to także wygodne osadzanie elementów z arkuszy kalkulacyjnych w pliku tekstowym, co w LibreOffice jest możliwe, ale bardziej kłopotliwe. Warto także wspomnieć o dostępnej w MS Office dużej bazie szablonów. Ta strona pakietu biurowego jest całkowicie zaniedbana przez społeczność rozwijającą LibreOffice.

Mimo że Microsoft Office jest programem nowocześniejszym, LibreOffice jest bardziej uniwersalny. Przede wszystkim działa na wszystkich odmianach Windows, łącznie z Windows XP. Ma też skromne w przeciwieństwie do MS Office 2013 potrzeby sprzętowe. LibreOffice będzie działał poprawnie na maszynie ze starym jednordzeniowym procesorem i 512 MB RAM. Z drugiej zaś strony MS Office na systemie z odpowiednią konfiguracją systemową będzie działał żwawiej niż LibreOffice, który uruchamia się wolniej i jest mniej responsywny. Warto wspomnieć też, że LibreOffice jest niezależny od systemu operacyjnego. Można go używać także pod Linuksem, co jest dużą zaletą w sytuacji, gdy chce się skonfigurować tani komputer dla jednoosobowej firmy, z legalnym i bezpłatnym oprogramowaniem do korespondencji oraz prowadzenia księgowości w arkuszu kalkulacyjnym.

Choć nasze porównanie wykazuje przewagę MS Office, pozostaje jeszcze kwestia ceny. Najtańsza wersja MS Office 2013 dla Użytkowników Domowych i Uczniów, czyli do zastosowań niekomercyjnych, kosztuje 600 zł. Natomiast, jeśli pakiet miałby być wykorzystany do prowadzenia działalności gospodarczej, trzeba kupić wersję Office 2013 dla Użytkowników Domowych i Małych Firm, która kosztuje już 1200 zł, czyli połowę ceny przeciętnego laptopa. Tymczasem darmowy LibreOffice radzi sobie z większością zadań biurowych. Jeśli koniecznie chcesz mieć MS Office, ale nie chcesz płacić wymienionej kwoty, rozważ kupienie starszej wersji, np. Office 2007 czy 2010 za ok. ⅓ ceny. Takich ofert można szukać na Allegro. Alternatywą jest też wykupienie licencji na Office365. Wówczas można stać się posiadaczem pakietu na kilka miesięcy, np. w celu realizacji konkretnego projektu.

Pod względem funkcjonalności na pierwsze miejsce wysuwają się Dokumenty Google i mniej znany w naszym kraju pakiet Zoho. Jeden i drugi serwis może zastąpić aplikacje desktopowe, choć z pewnymi ograniczeniami. W edytorach tekstu można bez problemu napisać tekst i sformatować go za pomocą stylów. W arkuszach kalkulacyjnych on-line jest duża baza formuł i możliwość tworzenia wykresów. Są nawet zaawansowane funkcje, jak np. mechanizm rejestrowania i przeglądania zmian. W pakiecie Dokumenty Google został nawet zaimplementowany język skryptowy, dzięki któremu można dodawać własne polecenie do aplikacji czy tworzyć rozbudowane makra. Z drugiej strony nie można liczyć na to, że kreator wykresów czy możliwości formatowania komórek będą tak rozbudowane jak w Excelu.

Dobrym miejscem do poznania tych narzędzi jest Dysk Google. Pakiet biurowy Dokumenty Google jest w nim udostępniony jako domyślny zestaw edytorów, a programy z pakietu Zoho można zainstalować jako dodatkowe aplikacje. Wówczas pliki utworzone np. w Zoho Writerze będą zapisywane i przechowywane na dysku Google. Jest to także sposób na ominięcie jednego z poważniejszych ograniczeń pakietu Zoho, jakim jest skromna, 5 GB, przestrzeń dyskowa w bezpłatnej wersji.

Office Online jest udostępniony w ramach dysku internetowego OneDrive. Jego zaletą jest interfejs wzorowany na desktopowym MS Office. Użytkownik, który ma doświadczenie w pracy w nowych wersjach programów biurowych Microsoftu, poczuje się od razu jak w domu. Choć liczba funkcji jest dużo skromniejsza nie tylko od desktopowego Office’a, ale także od pakietów internetowych Google czy Zoho, to odpada konieczność nauki nowej aplikacji. Poza tym dokumenty utworzone w pakiecie internetowym Microsoftu korzystają z tego samego formatu pliku co dokumenty MS Office, więc pliki przechowywane na dysku OneDrive można edytować w desktopowym pakiecie MS Office.

W naszym zestawieniu umieściliśmy jeszcze jeden produkt – biurowy pakiet internetowy Apple, który w ramach usługi iCloud jest dostępny także dla użytkowników PC. Aplikacje: Pages (edytor tekstu), Numbers (arkusz kalkulacyjny) oraz Keynote (program do prezentacji), są wzorowane na desktopowym pakiecie biurowym iWork, który jest dodawany do komputerów firmy Macintosh, chociaż aplikacje, które znajdują się jeszcze w fazie beta i nie są spolszczone, są godne uwagi, bo mają niepowtarzalne funkcje. Edytor pozwala na tworzenie ramek tekstowych, co umożliwia projektowanie atrakcyjnych layoutów, a program do prezentacji ma dopracowane efekty przejść 3D.

W praktyce najlepiej łączyć rozwiązania z obydwu światów. Przy pisaniu tekstów czy wprowadzaniu danych do tabeli doskonale sprawdzają się pakiety internetowe, gdyż można pracować w dowolnym miejscu na dowolnym urządzeniu. Jednak, chcąc wygodnie i szybko sformatować dokument, lepiej zrobić to na desktopie, korzystając z bogatszych możliwości graficznych programów oraz, co ważniejsze, lepszej typografii. Taki dokument można następnie wysłać do internetu i udostępnić go do wglądu lub edycji współpracownikom. Taką filozofię przyjął Microsoft, udostępniając usługę Office 365, która łączy pakiet Office 2013 z zapleczem usług internetowych pozwalających temu programowi korzystać z dobrodziejstw opracowanych przez twórców pakietów internetowych. Podobne rozwiązanie można stworzyć samemu, korzystając np. z LibreOffice, dysku internetowego OneDrive.