Wiele numerów

Grosze za minutę połączenia, bezpłatne rozmowy wewnątrz firmy, darmowa centrala telefoniczna z systemem IVR i ani złotówki na sprzęt telekomunikacyjny. Brzmi jak bajka? Trochę, ale rozwiązania easyCALL nie mają nic wspólnego z fikcją literacką. Ten operator telefonii VoIP oferuje bardzo atrakcyjne cenowo połączenia do sieci stacjonarnych, komórkowych, krajowych i zagranicznych oraz szereg zaawansowanych usług dodatkowych, które pozwalają obniżyć koszty obsługi telekomunikacyjnej firmy nawet o 80 procent.

Telefonia internetowa jest atrakcyjna cenowo głównie dlatego, że do przesyłania rozmów używa się łączy internetowych. Do niedawna zachodziła jednak obawa o jakość tego typu połączeń. To już przeszłość. Wraz z rozwojem szerokopasmowego dostępu do sieci zniknęło nienaturalne brzmienie rozmówców czy zrywanie transmisji. Wysoka jakość połączeń głosowych to dzisiaj już standard wśród wszystkich operatorów VoIP.

Aby skorzystać z oferty esayCALL, nie trzeba rezygnować z dotychczasowego numeru telefonu. Bez problemu można go przenieść od dotychczasowego operatora bez względu na lokalizację czy rodzaj sieci. EasyCALL oferuje także własne numery z dowolnej strefy numeracyjnej oraz numery infolinii 080x – płatne i bezpłatne. Ta ostatnia opcja doceniana jest szczególnie przez firmy działające na rynku ogólnokrajowym.

Wszystkie bilingi są dostępne błyskawicznie z panelu klienta. Nie trzeba drukować długich zestawień i oczekiwać na miesięczne rozliczenie. Nieocenionym rozwiązaniem jest także funkcja fax2mail, która przesyłane faksem dokumenty automatycznie konwertuje do formatu PDF i przekierowuje do skrzynki e-mailowej użytkownika. Wirtualny faks zmniejsza koszty prowadzenia korespondencji, oszczędza czas i ułatwia archiwizację.

Doskonałym rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw jest wirtualna centralka telefoniczna. W ramach planu taryfowego można skorzystać z usługi dającej dostęp do systemu IVR (Interactive Voice Response) umożliwiającego interaktywną obsługę osoby dzwoniącej. Za pomocą wybierania tonowego dzwoniący może zmienić język obsługi, uzyskać informację o różnych usługach czy uzyskać dostęp do bazy danych. IVR pozwala także weryfikować tożsamość użytkownika. Wystarczy podać odpowiedni numer PIN. W ramach systemu IVR umożliwia łączenie się ze zdefiniowanymi numerami wewnętrznymi.

Centrala oferuje także mechanizm zapowiedzi głosowych oraz przekierowuje połączenia na numery zewnętrzne bądź pocztę głosową, gdy osoba jest poza biurem. Gdy biuro jest nieczynne, wiadomość pozostawiona przez klienta zostanie przesłana na adres skrzynki pocztowej.

Dzięki rozbudowanej logice zarządzania połączenia mogą być kolejkowane do jednego adresata, łączone w określonej z góry kolejności bądź adresowane do całej grupy, na przykład do konsultantów w dziale sprzedaży czy pomocy technicznej. Połączenia wewnątrz firmy czy pomiędzy jej oddziałami są bezpłatne.

Ogromną zaletą tej wirtualnej centrali jest niesłychanie prosta i intuicyjna konfiguracja. Dostęp do graficznego interfejsu usługi uzyskuje się za pomocą przeglądarki, a jej poszczególne parametry i opcje definiuje, przeciągając myszą i łącząc odpowiednie bloki narzędziowe. Nie trzeba zatrudniać dodatkowych specjalistów, kontaktować się z producentem czy biurem obsługi.

Ofertę easyCALL wyróżnia to, że rozwiązania dostępne dotychczas jedynie dla największych klientów korporacyjnych są osiągalne dla niewielkich, kilkuosobowych firm praktycznie za darmo. Drogie urządzenia telekomunikacyjne zostały zastąpione odpowiednim oprogramowaniem umieszczonym w chmurze, a ich funkcje udostępniono klientom na zasadzie SaaS (software as a service – oprogramowanie jako usługa). Zniknęła konieczność zakupu central telefonicznych, zatrudniania specjalistów do ich obsługi czy inwestowania w infrastrukturę. Wystarczy komputer, słuchawki i mikrofon.

Aby przekonać się, jak prosta jest konfiguracja wirtualnej centrali, prześledźmy definiowanie podstawowych parametrów. Na początek stworzymy system zapowiedzi głosowych.

Pierwszym elementem, jaki należy zawsze zdefiniować, jest tzw. schemat systemu IVR. To obiekt, który będzie grupował strukturę połączeń, numery telefonów i usługi dodatkowe. Jeżeli żaden schemat nie został wcześniej włączony, to w trakcie pierwszego zalogowania system wirtualnej centrali poprosi o jego utworzenie. Wystarczy wpisać dowolną nazwę, np. Mój VR, i kliknąć Zapisz.

Na pulpicie centrali pojawi się automatycznie nowy blok numerowy. Trzeba przypisać do niego swój numer telefonu. Kliknij w tym celu niewielki przycisk opcji z prawej strony pola. Rozwiń listę Wybierz numer i wskaż odpowiedni numer, np. 224907813. Zwróć uwagę, że w ramach jednej struktury IVR można skonfigurować kilka centralek. Po zapisaniu zmiany numer telefonu pojawi się w swoim bloku. Ten krok także jest obligatoryjny. Jeżeli zaszłaby natomiast potrzeba utworzenia nowego schematu IVR, wystarczy rozwinąć menu IVR u góry okna i wybrać z niego Dodaj. Tak jak poprzednio niezbędna jest oczywiście nazwa oraz konfiguracja głównego numeru telefonu.

Kolejny krok to skonfigurowanie bloku zapowiedzi. Do tradycyjnej centrali telefonicznej można dodać specjalny moduł realizujący tę funkcję, tutaj wystarczy przeciągnąć do obszaru roboczego odpowiedni blok. Chwyć myszą w panelu funkcji po lewej stronie okna element Zapowiedź głosowa i umieść go w schemacie. Aby utworzyć ścieżkę, kliknij niewielki prostokąt z lewej strony pola i po jej wyświetleniu kliknij taki sam element z prawej strony bloku numeru głównego.

Otwórz okno opcji zapowiedzi, klikając przycisk ustawień z prawej strony pola. Do wyboru masz trzy możliwości. Pierwsza to użycie pliku MP3 zawierającego treść komunikatu. Taki plik ładuje się do centrali z dysku komputera. Wystarczy na karcie Wgraj plik posłużyć się przyciskiem Wybierz plik. Po przesłaniu nagrania trzeba jeszcze tylko poinformować centralkę o tym, ile razy komunikat ma być powtórzony. Jeżeli nie masz gotowej zapowiedzi, możesz sam przygotować nagranie. Zrobisz to na karcie Nagraj zapowiedź. Kliknij jedynie Nagraj. Trzecia możliwość to skorzystanie z komputerowego lektora, który odczyta treść komunikatu wpisanego do pola Treść zapowiedzi na karcie Lektor. W tym przypadku trzeba jeszcze dokonać wyboru języka oraz jednego z dostępnych lektorów, którego głosem będzie odczytywana zapowiedź. Dostępne są dwa głosy męskie oraz trzy żeńskie.

Korzystając z przycisku + w prawym górnym rogu okna, możesz zapisać kilka zapowiedzi, każdą w innym języku. Po zakończeniu nagrywania zapisz zmiany i cały projekt, klikając przycisk Zapisz w menu serwisu.

Korzystanie z centrali telefonicznej nie miałoby sensu, gdyby trzeba było jedynie odtworzyć treść zapowiedzi. Jej zalety uwidaczniają się wtedy, gdy trzeba zarządzać pulą numerów wewnętrznych. Centralka easyCALL pozwala łączyć z pojedynczymi numerami wewnątrz firmy, przekazywać połączenia grupom, poczcie głosowej i faksowi.

Po zdefiniowaniu schematu IVR, numeru głównego oraz zapowiedzi czas na dodanie numerów wewnętrznych oraz bloków usług dodatkowych, na przykład faksu. Odpowiednie pola (w naszym przykładzie Połączenie) przeciągnij z panelu narzędziowego po lewej stronie okna. W opisany w poprzednim warsztacie sposób połącz je ścieżkami z modułem zapowiedzi. Korzystając z przycisku opcji na każdej ścieżce, określ numer wewnętrzny. Jeżeli numer wewnętrzny nie zostanie skonfigurowany, połączenie będzie kierowane do całej grupy odbiorców – na przykład konsultantów w dziale handlowym. Odbierze je pierwsza wolna osoba.

Kliknij przycisk opcji w jednym z pól. Na karcie Telefon podaj nazwę użytkownika oraz jego pełny numer. W polu Czas wpisz maksymalny czas łączenia. Po jego upływie połączenie zostanie przerwane. Na karcie Kolejka skonfigurujesz między innymi priorytety połączeń grupowych (grupa Użytkownicy), muzykę odtwarzaną w czasie oczekiwania na połączenie (grupa Muzyka), zapowiedzi bądź informację o liczbie oczekujących w kolejce połączeń (grupa Komunikaty) oraz sposób wybierania numerów z kolejki (grupa Ustawienia). Zapisz konfigurację przyciskiem Zapisz i zaktualizuj projekt przyciskiem Zapisz u góry okna.