Etykiety

Etykiety w LibreOffice (aplikację można pobrać z serwisu PC Format Programy) można utworzyć zarówno na podstawie szablonów, które są często oferowane przez producentów papieru samoprzylepnego, jak też arkuszy, dla których brakuje szablonów. Dzięki wyspecjalizowanemu narzędziu do tworzenia etykiet można bardzo precyzyjnie dostosować projekt do parametrów papieru.

Co ważne, program, podobnie jak MS Office, ma narzędzie do tworzenia korespondencji seryjnej. Możesz go użyć do utworzenia arkusza, na którym każda naklejka ma osobny adres lub inną zindywidualizowaną informację. W roli źródła treści naklejek możesz wykorzystać zarówno tabelę arkusza kalkulacyjnego, jak i bazę danych. W jednym i drugim wypadku obsługiwane są formaty plików zarówno z LibreOffice, jak i z pakietu Microsoftu, więc nic nie stoi na przeszkodzie przygotowaniu naklejek adresowych na podstawie arkusza z adresami zrobionego w Excelu. Proces tworzenia etykiet w LibreOffice jest nieco mniej intuicyjny niż w pakiecie Microsoftu, dlatego pokazujemy go krok po kroku w formie warsztatu.

W warsztacie skupimy się na najbardziej skomplikowanej technice, czyli przygotowywaniu etykiet na podstawie zewnętrznego źródła danych – tabeli z arkusza kalkulacyjnego.

Mechanizm korespondencji seryjnej umożliwia szybkie utworzenie spersonalizowanych etykiet na podstawie danych pobieranych z tabeli. Tabelę możesz utworzyć w arkuszu kalkulacyjnym Calc, który jest częścią LibreOffice.

Kliknij: Plik, Nowy, Arkusz kalkulacyjny. W nowym pliku utwórz tabelę z kontaktami. Każdy element: nazwisko, imię, adres itd., powinien się znaleźć w osobnej kolumnie. W pierwszym wierszu musi być nazwa pola, gdyż na tej podstawie, będziesz wybierał wpisy do umieszczenia na etykiecie.

Jeśli chcesz wydrukować kilka naklejek z tym samym adresem, skopiuj go w tylu wierszach tabeli, ilu naklejek potrzebujesz. Oczywiście tabelę można wypełnić innymi danymi.

Teraz musisz przekształcić tabelę w bazę danych. Zapisz arkusz kalkulacyjny na dysku, najlepiej w formacie ODS, a potem kliknij: Plik, Nowy, Baza danych. Wyświetli się Kreator bazy danych. Zaznacz w nim opcję Połącz z istniejącą bazą danych, a z listy wybierz Arkusz kalkulacyjny i naciśnij Dalej.

Kliknij przycisk Przeglądaj i wskaż plik z listą adresów. Ponieważ LibreOffice obsługuje także pliki Microsoft Office, jako źródło danych możesz wskazać także arkusz w formacie XLSX lub XLS. Na końcu kliknij Utwórz i zapisz plik bazy danych na dysku. Zapamiętaj nazwę bazy.

Kiedy nowa baza wyświetli się w programie bazodanowym – Base, możesz sprawdzić, czy tabela zaimportowała się poprawnie. W sekcji Tabele dwukrotnie kliknij Arkusz1. Jeśli wszystko jest ok, zamknij program Base.

Po stworzeniu bazy danych można już zacząć konfigurację pliku do zadrukowania etykiet.

Z menu dowolnego programu LibreOffice wybierz: Plik, Nowy, Etykiety. Pojawi się okno Etykiety, w którym będziesz mógł połączyć bazę danych z dokumentem tekstowym, a także ustawić layout wydruku. Znajdź opcję Baza danych i z listy wybierz bazę danych, którą zapisałeś w kroku 5 poprzedniego warsztatu. W polu Tabela wybierz Arkusz1 lub inną właściwą tabelę.

Zaznacz pole Adres, dzięki czemu w polu Tekst etykiety pojawi się wiele pustych wierszy, co jest niezbędne do utworzenia etykiety adresowej. Z listy Pole bazy danych wybierz Imię i kliknij strzałkę wstecz, by dodać element do etykiety.

Wstaw spację i w ten sam sposób dodaj Nazwisko oraz pozostałe informacje zdefiniowane w tabeli z adresami. Ułóż elementy etykiety w takiej kolejności, w jakiej mają się znaleźć na wydrukowanej etykiecie. Jeśli tworzysz inną etykietę i nie zaznaczyłeś opcji Adres, nowe wiersze w polu Tekst etykiety dodajesz, naciskając [Enter].

Teraz należy wprowadzić ustawienia arkusza etykiet. Gdy na liście nie ma typu etykiety, który kupiłeś, wybierz podobny rodzaj spośród Avery A4 jako punkt wyjścia do modyfikacji.

W zakładce Format znajdują się wymiary projektowanej etykiety, które trzeba wprowadzić do programu. Szczególnie ważne są parametry: Odstęp poziomy i Odstęp pionowy. To wymiary naklejki wraz z odstępem między jedną naklejką a drugą, licząc odpowiednio od lewego i górnego marginesu.

Wprowadź pozostałe parametry, czyli wymiary naklejki: szerokość, wysokość, marginesy oraz liczbę kolumn i wierszy. Szerokość strony i Wysokość strony pozostaw bez zmian, jeśli oczywiście drukujesz na typowym arkuszu A4. Kliknij Zapisz, aby zachować własny wzorzec arkusza do późniejszego użytku.

W oknie Zapisz format etykiety, w polu Marka wpisz nazwę własnej grupy predefiniowanych parametrów arkuszy z naklejkami. Pole Typ wypełnij w taki sposób, byś łatwo mógł skojarzyć nazwę z rodzajem używanego przez ciebie arkusza. Kliknij OK.

Gdy powrócisz do głównego okna Etykiety, przełącz się do zakładki Opcje i zaznacz Synchronizuj zawartość, co na dalszym etapie umożliwi łatwe sformatowanie całego arkusza na podstawie pierwszej etykiety. Na końcu kliknij Nowy dokument, aby utworzyć szablon edytora tekstu Write, w którym można sformatować etykietę.

Przygotowany formularz pozostaje jedynie wypełnić danymi z bazy i wydrukować.

Na tym etapie na stronie nie widać jeszcze adresów pobranych z bazy danych; zamiast nich są tylko zamarkowane pola. To najlepszy moment na sformatowanie arkusza etykiet. Aby to zrobić, wystarczy zmodyfikować pierwszą ramkę tekstową. Jeśli musisz ustawić treść w centrum naklejki w osi pionowej, dodaj jeden lub więcej pustych wierszy.

Zaznacz i wyśrodkuj treść w poziomie, zmodyfikuj czcionkę itp., jakbyś robił to ze zwykłym tekstem w edytorze. Potem kliknij przycisk Synchronizuj etykiety, by przenieść formatowanie z pierwszej etykiety na pozostałe. Po zakończeniu formatowania musisz otworzyć narzędzie do tworzenia korespondencji seryjnej w celu wygenerowania arkusza z danymi pobranymi z tabeli.

Kliknij teraz w menu Narzędzia opcję, a następnie w sekcji Kreator korespondencji seryjnej przejdź natychmiast do etapu 7. Personalizuj dokument. To spowoduje wygenerowanie nowego pliku, wypełnionego informacjami z podłączonej bazy danych. Następnie naciśnij Dalej oraz w kolejnym kroku zaznacz Zapisz dokumenty wynikowe, następnie Zapisz jako jeden dokument, a na końcu kliknij przycisk Zapisz dokumenty.

W oknie dialogowym zapisu możesz zmienić typ pliku. Domyślnie program zapisuje dokumenty w formacie ODT, jednak z listy Zapisz jako typ możesz wybrać inny format: DOCX. Kiedy powrócisz do kreatora, kliknij Zakończ.

W celu wydrukowania etykiet kliknij: Plik, Drukuj. Próbny wydruk możesz wykonać na zwykłym cienkim papierze. Po wyjęciu z drukarki przyłóż go do arkusza z etykietami samoprzylepnymi, by sprawdzić pod światło, czy napisy nie wychodzą poza etykiety. Jeśli jest to niezbędne, wprowadź poprawki na etapie konfiguracji arkusza (kroki 4–5 poprzedniego warsztatu.)