Pakiet z chmury

W ramach opisywanej w artykule wersji próbnej Office 365 otrzymasz dostęp do zestawu narzędzi online. W skład zestawu wchodzi pakiet aplikacji internetowych Microsoft Office Web Apps, komercyjna poczta elektroniczna (Exchange Online), usługa współdzielenia dokumentów (SharePoint Online) oraz narzędzie do komunikacji (Lync Online oraz program Microsoft Lync 2010). Office 365 jest usługą płatną, ale można ją wypróbować za darmo przez 30 dni.

Microsoft udostępnił dwa warianty usługi w wersji próbnej. Pierwszy jest przeznaczony dla indywidualnych specjalistów i firm liczących nie więcej niż 25 pracowników, natomiast drugi dla średnich i dużych firm. W artykule zajmiemy się praktycznym wdrożeniem planu dla mniejszych organizacji. W ramach próbnego abonamentu na usługę Office 365 w planie dla małych firm otrzymasz 10 licencji, co oznacza, że przez okres próbny z usługi Office 365 będzie mogło korzystać maksymalnie 10 osób (np. znajomych, współpracowników).

• Office 365 to nie programy, lecz usługi działające online (poczta, komunikacja, udostępnianie, WWW).
• W opisywanym wariancie Office 365 nie otrzymujesz Worda, Excela itp. Masz dostęp do webowych wersji tych aplikacji.
• W przypadku Office 365 nie płacisz dużej kwoty jak za produkt, lecz znacznie niższy abonament.
• Office 365 zapewnia dostęp do serwerów bez ich faktycznego instalowania.
• Do korzystania z Office 365 jest potrzebne stałe połączenie z internetem, do Office 2010 – nie.

Do komfortowego korzystania z usługi Office 365 jest potrzebny komputer pracujący pod kontrolą systemu Windows (od wersji XP), Mac OS X, Linux, podłączony do szerokopasmowego łącza internetowego i przeglądarka Internet Explo- rer 9. Oczywiście maki czy komputery z Linuksem nie mają Internet Explorera, ale usługa Office 365 zadziała również z innymi przeglądarkami (obsługiwany jest Firefox, Safari czy Google Chrome). Niemniej zalecamy korzystanie właśnie z najnowszego Internet Explorera, który z Office 365 „dogaduje się” najlepiej.

Chcąc w pełni wykorzystać oferowany zestaw usług, dobrze jest mieć również zainstalowany lokalnie stacjonarny pakiet Microsoft Office 2007 lub nowszy. Office 365 nie jest ekwiwalentem „standardowego” Office’a, lecz raczej jego uzupełnieniem. Jednak nawet jeżeli nie masz zainstalowanego pakietu Office 2007 lub Office 2010, będziesz mógł wypróbować usługi wchodzące w skład próbnego zestawu Office 365 i otwierać oraz edytować dokumenty Worda, arkusze Excela czy prezentacje w PowerPoincie.

Uruchom przeglądarkę Internet Explorer 9 i w pasku adresowym wpisz adres www.office365.pl. Znajdziesz się na polskojęzycznej witrynie głównej usługi Office 365. Standardowo na stronie powitalnej powinieneś zobaczyć informacje dotyczące usługi Office 365 dla specjalistów i małych firm. To wariant, który nas interesuje. Kliknij przycisk Skorzystaj z wersji próbnej.

Na kolejnej stronie (upewnij się, że jest zaznaczona karta Skorzystaj z usługi Office 365) znajdziesz odnośniki do dodatkowych informacji związanych z usługą, jak również spis składników udostępnianych w ramach wybranego wariantu (Office Web Apps, Exchange Online, SharePoint Online oraz Lync Online). Kliknij kolejny przycisk SKORZYSTAJ Z WERSJI PRÓBNEJ.

Następna strona zawiera formularz rejestracyjny. Wypełnij go, aby otrzymać identyfikator Microsoft Online Services. Po wpisaniu nazwy domeny w polu Nazwa nowej domeny upewnij się, że wybrana przez ciebie nazwa jest dostępna – kliknij przycisk Sprawdź dostępność i w razie konieczności zmień nazwę domeny.

Po sprawdzeniu dostępności i stwierdzeniu, że nazwa domeny nie jest zajęta, pojawią się kolejne pola formularza. Zwróć uwagę szczególnie na pole Nowy identyfikator Microsoft Online Services. Wpisany tu identyfikator musisz zapamiętać w całości, tj. łącznie z nazwą domeny widoczną za znakiem @.

Wypełnij pozostałą część formularza (podaj m.in. hasło dostępowe do usługi). Po jego wypełnieniu kliknij odnośnik Umowa dotycząca wersji próbnej witryny Microsoft Online Services i zapoznaj się z umową. Gdy ją przeczytasz, powróć na stronę formularza i kliknij przycisk Zgadzam się. Kontynuuj.

Na kolejnej stronie rozpocznie się automatycznie proces logowania. Jednocześnie zobaczysz informację, że przydzielony identyfikator zostanie wysłany na podany w formularzu adres e-mailowy. Kliknij Kontynuuj.

Po zalogowaniu się w Office 365 za pomocą przydzielonego w wyniku rejestracji identyfikatora Microsoft Online Services możesz już korzystać z dostępnych usług. Proponujemy zacząć od skonfigurowania komputera (a ściślej programów współpracujących) do pracy z Office 365 oraz od założenia nowych kont użytkowników w zarejestrowanej usłudze.

Zakładamy, że jesteś już zalogowany w usłudze. Jeżeli nie, zaloguj się, klikając odnośnik Zaloguj widoczny w górnym prawym rogu strony wyświetlanej po wpisaniu w przeglądarce adresu www.office365.pl lub https://portal.microsoftonline.com.

Na głównej stronie administracyjnej twojego konta, w sekcji oznaczonej hasłem Rozpoczynanie pracy kliknij widoczny w pierwszym punkcie (na ekranie) odsyłacz Skonfiguruj teraz.

Wyświetli się strona z materiałami do pobrania. W opisywanym przez nas wariancie usługi Office 365 jedynym dostępnym programem do pobrania jest aplikacja Microsoft Lync 2010 – rozbudowany, komercyjny komunikator. Pozostaw wybrany język polski. Pod słowem Wersja zaznacz opcję odpowiadającą wersji systemu operacyjnego, z którego korzystasz – w przypadku 64-bitowego systemu wybierz 64-bitowa i kliknij przycisk Zainstaluj.

Przy dolnej krawędzi okna Internet Explorera zobaczysz pasek informujący o pobieraniu aplikacji. Kliknij Uruchom i poczekaj, aż program Lync zostanie pobrany.

Wyświetli się okno Instalator programu Microsoft Lync 2010. Kliknij w nim przycisk Zainstaluj. Poczekaj, aż pliki zostaną umieszczone we właściwych lokalizacjach i kliknij Zamknij. Program uruchomi się automatycznie. Aby się zalogować, wpisz swój identyfikator Microsoft Online Services. Zanim będziesz w pełni korzystać z Lynca, warto utworzyć kilka kont użytkowników. W dalszej części dowiesz się, jak je założyć.

Gdy powrócisz do okna przeglądarki Internet Explorer z wciąż widoczną stroną Materiały do pobrania, zobaczysz punkt drugi dotyczący jednak tylko tych użytkowników, którzy mają już zainstalowany na komputerze pakiet Microsoft Office 2007 lub 2010. Jeżeli masz którąś z tych wersji pakietu, kliknij Konfiguruj i postępuj wg widocznych wskazówek. Jeżeli nie masz żadnej z tych wersji (a takie przyjęliśmy założenie w artykule), przejdź z powrotem do głównej strony usługi, klikając widoczny w górnej części odnośnik Strona główna.

Usługa już działa, ale na razie jedynym jej użytkownikiem jesteś ty, a masz do dyspozycji łącznie 10 licencji. Warto więc dodać nowe konta użytkowników.

Na głównej stronie usługi Office 365 kliknij widoczny w górnej części okna Internet Explorera odnośnik Administrator.

W przeglądarce wyświetli się panel administracyjny usługi Office 365. Pod napisem Rozpoczynanie pracy zespołu kliknij odnośnik Dodaj użytkowników.

ojawi się prosty formularz. Musisz w nim wypełnić tylko dwa pola: Nazwa wyświetlana oraz Nazwa użytkownika. Istotne jest zwłaszcza drugie z tych pól, bo definiujesz w nim nazwę logowania danego użytkownika do wszystkich usług w ramach Office 365. Dotyczy to również programu Lync 2010. Po wypełnieniu formularza kliknij Dalej.

Kolejny etap to ustawienia nowego konta użytkownika. Możesz określić, czy użytkownik ma mieć uprawnienia administratora (domyślnie zaznaczona jest opcja Nie). Musisz także określić lokalizację użytkownika, któremu założyłeś konto – chodzi o wybór kraju. Kliknij Dalej.

Czas na przypisanie licencji nowemu użytkownikowi. W próbnej wersji Office 365 masz do swojej dyspozycji do 10 licencji na dostępne programy i usługi. Jeżeli chcesz, by użytkownik, któremu konto utworzyłeś, miał dostęp do wszystkich usług (tak jak ty), pozostaw domyślnie zaznaczone pola wyboru i kliknij Dalej.

Dla utworzonego konta powstaną automatycznie tymczasowe hasła (użytkownik, któremu utworzyłeś konto, musi użyć tego hasła podczas pierwszego logowania, a następnie może zmienić hasło na własne – nieznane administratorowi). Możesz je wysłać pocztą e-mailową. Oczywiście nie wysyłaj ich na adres nowo utworzonego konta, bo aby odebrać e-mail, użytkownik musiałby się zalogować, a tego nie zrobi, dopóki nie pozna hasła tymczasowego. Kliknij przycisk Utwórz.

Zobaczysz wynik przeprowadzonych działań: nazwę nowego użytkownika oraz przypisane mu hasło tymczasowe (do pierwszego zalogowania w usłudze). Przekaż użytkownikowi to hasło. Kliknij Zakończ, a zostaniesz przekierowany z powrotem do panelu administracyjnego, do części dotyczącej zarządzania kontami użytkowników. W analogiczny sposób możesz utworzyć jeszcze 8 w pełni funkcjonalnych kont przyjaciołom, znajomym itp., by np. łatwo udostępniać im swoje prace.

Jedną z podstawowych usług sieciowych oferowanych w ramach pakietu Office 365 jest w pełni chroniony dostęp do serwera pocztowego Exchange Online. Oto, jak korzystać z poczty elektronicznej w Office 365.

Po zalogowaniu się w usłudze kliknij widoczny w górnej części ekranu odnośnik Outlook. Możesz też skorzystać z widocznego w grupie odnośnika Skrzynka odbiorcza.

W przeglądarce pojawi się okno wyboru języka i strefy czasowej. Po ustawieniu tych parametrów kliknij OK.

Zobaczysz okno działającego online programu pocztowego (Outlook Web App). Korzystasz z niego tak jak z dowolnego innego klienta poczty e-mailowej. Po lewej stronie widoczne są foldery twojej skrzynki pocztowej, centralnie – lista e-maili w aktualnie zaznaczonym folderze, a po prawej treść zaznaczonego e-maila. Powrót do strony głównej uzyskasz po kliknięciu widocznego na samej górze odnośnika Strona główna.

Chcesz udostępnić znajomym jakiś dokument, plik czy cały folder? Skorzystaj z funkcji programu SharePoint Online. Nie musisz go instalować, działa w chmurze i otrzymałeś do niego dostęp w momencie rejestracji w usłudze Office 365. Pokażemy, jak udostępnić współpracownikom (posiadającym konta użytkowników w twojej usłudze) konkretny plik.

Po zalogowaniu się w usłudze kliknij widoczny w górnej części okna przeglądarki odnośnik Witryna zespołu.

Zostaniesz przekierowany na domyślną stronę domową twojej usługi SharePoint Online (tzw. witryna zespołu). W ramach tej usługi masz możliwość prostego utworzenia nawet bardzo rozbudowanej witryny domowej, z wieloma podstronami. W naszym warsztacie jednak skupimy się na możliwości udostępnienia innym ważnego pliku. W sekcji Wpisy możesz utworzyć opis udostępnianego pliku, by twoi współpracownicy od razu wiedzieli, z jakiego typu danymi mają do czynienia. Kliknij odnośnik Dodaj dokument.

Zobaczysz okno Dokumenty - Przekazywanie dokumentu. Kliknij przycisk Przeglądaj i wskaż plik, który chcesz umieścić na „firmowej” witrynie swojego zespołu. Kliknij OK. SharePoint udostępnia jeszcze jeden sposób umieszczania plików na witrynie zespołu. Wymaga on jednak odpowiedniego formantu ActiveX. Aby go uaktywnić, kliknij na pasku ostrzeżeń Internet Explorera przycisk Zezwalaj.

Jeżeli zezwoliłeś na działanie formantu, zobaczysz po ponownym wywołaniu okna przekazywania dokumentów, że ma ono inny wygląd. Centralny obszar zajmuje ramka, na którą po prostu przeciągasz myszką pliki do opublikowania na witrynie. Po przeciągnięciu pliku pojawi się on na liście. Możesz w ten sposób przenieść wiele plików. Gdy lista będzie twoim zdaniem kompletna, kliknij OK, by potwierdzić przesłanie plików na witrynę twojego zespołu. Gdy przesyłanie się zakończy, kliknij Gotowe.

Wybrany plik pojawi się na witrynie zespołu w ramce Dokumenty. W naszym przykładzie jest to plik graficzny o nazwie MCC. Aby udostępnić witrynę (i umieszczone na niej pliki), kliknij Udostępnij tę witrynę.

W oknie, które się wyświetli, wpisz adresy e-mailowe osób, które mają mieć dostęp do udostępnianej witryny. W zależności od stopnia uprawnień wpisz właściwe adresy w pola Odwiedzający witrynę Team Site i Członkowie witryny Team Site. Po wpisaniu adresów e-mailowych (w przypadku większej ich liczby oddziel kolejne adresy średnikiem) kliknij Udostępnij, a następnie OK. Osoby, do których wysłałeś zredagowaną właśnie wiadomość, będą musiały potwierdzić zaproszenie, klikając widoczny w e-mailu przycisk, a następnie na wczytanej stronie domowej wybrać pozycję Logowanie uczestnika. Po zalogowaniu się otrzymają dostęp do udostępnionych danych. Osoby, które nie mają konta w twojej usłudze Office 365, będą musiały dysponować własnym identyfikatorem Microsoft Online Services ID lub identyfikatorem Windows Live.