Pełny Office na rok

W skład WPS Office’a wchodzą edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny i program do tworzenia prezentacji (odpowiedniki Worda, Excela i PowerPointa). Jeśli do tej pory korzystałeś z pakietu Microsoftu, to przesiadka na WPS Office’a nie sprawi ci najmniejszego problemu. Bardzo podobny, czytelny interfejs pozwala na intuicyjną obsługę. Edytor Writer pomoże tworzyć dokumenty tekstowe, ma dziesiątki gotowych szablonów, zaawansowane funkcje formatowania tekstu, akapitów i kształtów. W arkuszu kalkulacyjnym Spread sheets znajdziesz wszystko, co potrzebne do porządkowania i analizowania danych, przeprowadzania obliczeń, tworzenia zestawień i wykresów. W pakiecie jest też narzędzie do tworzenia prezentacji Presentation, dzięki któremu zaprojektujesz pokaz slajdów i urozmaicisz go tłami, animacjami oraz klipami audio i wideo. Interfejs WPS Office jest spolszczony, do dyspozycji użytkownika oddano również polski słownik.

W przygotowaniu zestawienia tytułów i śródtytułów określających rozdziały i podrozdziały dużego dokumentu pomogą funkcje oznaczania nagłówków oraz tworzenia spisu treści.

Otwórz dokument i odszukaj tytuły mające stanowić strukturę przyszłego spisu treści. Każdemu należy nadać odpowiedni styl. W tym celu zaznacz tytuł rozdziału, np. Instalacja wirtualnego..., i przypisz mu styl Heading 1 wybierając go z listy na karcie Narzędzia główne.

W ten sam sposób zaznacz nagłówki, które program rozpozna jako podrozdziały. Pamiętaj tylko o wyborze stylu nagłówka odpowiadającego jego lokalizacji w strukturze dokumentu. Do oznaczenia podrozdziałów wykorzystaj style z kolejnej numeracji Heading 2.

Gdy wszystkie nagłówki zostały już zdefiniowane, przejdź do karty Sekcja, kliknij ikonę Spis treści i z rozwiniętego menu wybierz jeden z formatów. Proces automatycznego generowania spisu treści według wskazanego wzoru zostanie wykonany.

Po chwili na pierwszej stronie zobaczysz gotowy spis treści. Zawiera on aktywne odnośniki do zawartych w nim tytułów rozdziałów i podrozdziałów. Aby wypróbować ich działanie, naciśnij klawisz Ctrl i wskaż wybrany nagłówek.

W razie zmiany układu nagłówków, czy dodania nowych rozdziałów bądź podrozdziałów, konieczna jest aktualizacja spisu treści. W tym celu kliknij prawym klawiszem myszki na spisie i z rozwiniętego menu kontekstowego wybierz opcję Aktualizuj pole. Na ekranie wyświetli się okno służące do odświeżenia struktury wykazu. Zaznacz w nim opcję Aktualizacja całego spisu i wciśnij OK.

Edytor Writer ma kilka funkcji, dzięki którym można szybko skorygować wymiary tworzonej tabeli, a także określić liczbę wchodzących w jej skład kolumn i wierszy. Dodatkowo style tabeli zadbają o jej estetyczny wygląd.

W celu wstawienia tabeli do dokumentu ustaw kursor w miejscu jej docelowej lokalizacji, po czym wybierz kartę Wstaw, kliknij ikonę Tabela i w pokratkowanym obszarze zaznacz odpowiednią liczbę wierszy i kolumn przeciągając po nich kursorem. Gdy zwolnisz klawisz myszy, tabela pojawi się we wskazanym miejscu.

Aby zmodyfikować wymiary tabeli, dopasować wielkość komórek lub dodać nowe wiersze i kolumny, najedź myszką na wstawioną tabelę – wokół niej pojawią się szare znaczniki. Za pomocą ikony cztery strzałki możesz przemieszczać tabelę, ikoną w dolnym prawym rogu określisz jej docelowe wymiary.

Jeśli zechcesz zwiększyć liczbę wierszy w tabeli, kliknij strzałkę przy dolnej krawędzi i, przytrzymując ikonę, przeciągnij w dół obserwując jednocześnie dorysowujące się komórki. Gdy uznasz ich liczbę za wystarczającą, puść lewy przycisk myszki. Na podobnej zasadzie możesz zwiększyć liczbę kolumn w tabeli. Zrobisz to za pomocą znacznika po prawej stronie.

Aby nadać tabeli atrakcyjniejszy wygląd, skorzystaj ze stylów graficznych umieszczonych pod kartą Styl tabeli. Wybranie jednej z kolorowych miniatur spowoduje, że utworzona tabela automatycznie dopasuje się do wybranego stylu. Masz również do dyspozycji zestaw narzędzi, dzięki którym dobierzesz wygląd poszczególnych elementów tabeli np. Cieniowanie lub Obramowanie, Gumka służy do usuwania komórek.

Jeśli zechcesz zabezpieczyć utworzony dokument przed kopiowaniem, możesz umieścić na nim znak wodny.

Wybierz kartę Wstaw, na pasku narzędziowym poniżej znajdź i rozwiń menu Znak wodny, a następnie wybierz jeden z gotowych znaków wodnych. Zostanie on nałożony na dokument.

Aby utworzyć własny znak (tekstowy lub z obrazka), kliknij Add. W oknie Znak wodny wybierz rodzaj np. Tekstowy znak wodny, z listy zawartość wybierz jeden z napisów, sformatuj go, ustaw przezroczystość i zatwierdź zmiany OK. W oknie głównym ponownie rozwiń menu Znak wodny i kliknij ikonę nowego znaku wodnego widoczną w sekcji Niestandardowe – zostanie on nałożony.

Aby uatrakcyjnić tworzoną prezentację, można zastosować animowane przejścia między slajdami oraz dodać dźwięki.

Wskaż slajd, na którym chcesz zastosować efekt. Z listy znajdującej się na karcie Animacje wybierz np. Wycinanie. Gdy to zrobisz, w głównym obszarze edycji wyświetlony zostaje jego podgląd, a obok jego miniatury pojawi się znaczek gwiazdki.

Aby sprecyzować dokładne ustawienia animowanego przejścia, naciśnij ikonę Efekty przejścia. Spowoduje to wysunięcie prawego panelu, w którym zobaczysz listę wszystkich przejść. W sekcji Modyfikacja przejścia znajdziesz narzędzia służące do zmiany ich parametrów.

Korzystając z rozwijanego menu Prędkość, ustaw czas trwania przejścia. Opcja Dźwięk pozwoli określić, jaki dźwięk ma temu towarzyszyć. Jeśli chcesz, aby zdefiniowane właśnie efekty towarzyszyły podczas całej prezentacji, wybierz Zastosuj do wszystkich slajdów. Na koniec pozostało sprawdzenie prezentacji w działaniu. Odtwarzanie uruchomisz przyciskiem Play.

Warto używać klipów wideo jako elementów składowych prezentacji, ponieważ przekazują więcej treści niż najlepiej opracowany tekst. Aby dodać wideo do prezentacji, wskaż slajd, w którym chcesz umieścić film, po czym wybierz kartę Wstaw i kliknij ikonę Film. Następnie w standardowym oknie dialogowym wskaż interesujący cię plik i wybierz Otwórz. Gdy klip pojawi się już na slajdzie, możesz dopasować jego wymiary i zmienić położenie.

Wbudowany konwerter może zapisać utworzoną prezentację w formacie PDF, dzięki czemu łatwiej będzie przedstawić pracę osobom, które nie mają pakietu Office ani przeglądarki plików PPT.

Aby wyeksportować pokaz do formatu PDF, rozwiń menu główne i wybierz polecenie Eksportuj do PDF. W oknie eksportu nie musisz nic zmieniać. Domyślny zakres eksportowania Wszystkie pozwoli przekonwertować wszystkie slajdy prezentacji.

Jeśli jednak chciałbyś określić, które klatki pokazu mają zostać wyeksportowane do nowego pliku, zaznacz pole Slajdy, podaj zakres np. 1–3 i zatwierdź OK. Na ekranie pojawi się okno informujące o postępie eksportu. Po jego zakończeniu kliknij Otwórz plik, aby wyświetlić utworzony plik PDF.

Gdy zechcesz szybko zmienić plik PPT w dokument DOC, wykorzystaj do tego celu konwerter. Uruchom aplikację Presentation, załaduj prezentację, którą chcesz przekształcić, wybierz kartę Funkcje specjalne i kliknij Konwertuj do Word/WPS Writer. W oknie Konwertowanie wybierz, które slajdy mają być przetwarzane (możesz zaznaczyć Wszystkie), a jeśli chcesz zachować oryginalny układ, pozostaw zaznaczoną opcję Zgodnie z oryginalnym układem. Naciśnij <b.OK, nadaj plikowi nazwę, wybierz format, folder docelowy i zapisz go na dysku.

Tabele przestawne umożliwiają wygodną analizę danych w arkuszach. Dzięki możliwości wybiórczego wyświetlania pól zawarte w nich informacje są bardzo czytelne.

Do utworzenia tabeli przestawnej potrzebne są dane źródłowe w postaci tabeli z nagłówkami. Po otwarciu takiego pliku zaznacz całą tabelę, a następnie przejdź do zakładki Wstaw i wybierz ikonę Tabela przestawna.

Na ekranie zobaczysz okno z zaznaczonym polem Wybierz zakres. Wybrane dane będą analizowane w tworzonej właśnie tabeli przestawnej. Standardowo zakres obejmuje wszystkie wypełnione pola. Dla ułatwienia pozostaw domyślną lokalizację tabeli Nowy skoroszyt i kliknij OK.

Wyświetli się nowy arkusz Arkusz2, w którym zobaczysz gotową do pracy tabelę przestawną. Po prawej stronie okna znajdziesz listę pól tabeli Lista pól oraz jej obszary Obszary tabel przestawnych. Teraz trzeba zadecydować, które pola mają znaleźć się w tabeli i w jakich obszarach trzeba je umieścić.

Kliknij wybraną pozycję z listy pól np. Lp. i, nie zwalniając przycisku myszki, przeciągnij ją do pożądanego obszaru np. ROWS. W tej samej chwili w tabeli przestawnej pojawią się dane wybranej pozycji. Kontynuując budowanie tabeli przeciągnij pozostałe interesujące cię pola do ich obszarów docelowych.

W każdej chwili możesz zmienić wygląd tabeli przestawnej tak, aby w inny sposób przedstawić zgromadzone dane. Dokonasz tego modyfikując zawartość obszarów tabeli przestawnej usuwając z nich dotychczasowe pola, zmieniając ich kolejność i przeciągając w ich miejsce nowe interesujące cię pozycje w sekcji Obszary tabeli przestawnej.

Aplikacja umożliwia ochronę skoroszytów z poufnymi danymi przed nieautoryzowanym dostępem.

Aby włączyć ochronę arkusza, rozwiń menu główne, wybierz opcję Informacje o pliku i PassWord Encryption. Gdy na ekranie pojawi się okno Opcje, wpisz dwukrotnie hasło w pola Hasło dokumentu i Wpisz ponownie…, po czym wciśnij OK.

Zabezpieczenie uaktywni się po zamknięciu arkusza. Podczas jego ponownego otwarcia zobaczysz okno Hasło z komunikatem o konieczności wprowadzenia hasła. Przed nieuprawnioną edycją możesz również zabezpieczyć skoroszyt udostępniony w grupie roboczej dla większej liczby osób. Wystarczy, że w opisywanym wyżej oknie Opcje w sekcji Opcje udostępniania plików dla tego skoroszytu wprowadzisz dwukrotnie hasło.

W takim przypadku możesz uruchomić arkusz w trybie „tylko do odczytu” za pomocą przycisku Tylko do odczytu. Pełen dostęp do danych otrzymasz zaś wyłącznie po podaniu hasła. Pamiętaj, że zagubionych haseł nie da się odzyskać!

Przy tworzeniu tabel w arkuszach kalkulacyjnych często zachodzi potrzeba szybkiego wypełnienia wielu komórek tą samą zawartością (którą w razie potrzeby będzie można automatycznie zmieniać). Jest na to sposób.

Uruchom Spreadsheets, naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+G, w oknie Przejdź do zaznacz pole Puste i kliknij Przejdź do. Przykładowo: w kolumnie naszego arkusza Status wpisz Gotowe. Następnie zaznacz obszar poniżej, który będzie automatycznie wypełniany tą nazwą, wpisz z klawiatury znak = a następnie naciśnij klawisz strzałka w górę.

Nazwa <Gotowe> zostanie otoczona linią przerywaną. Teraz naciśnij jednocześnie klawisze Ctrl+ENTER. Zaznaczony pusty obszar wypełni się zawartością pierwszej komórki Gotowe. Gdy wpiszesz inną nazwę do pierwszej komórki np. Niegotowe, zawartość komórek zostanie zaktualizowana.