Przewodnik po pakiecie Office 2016 dla Androida

Microsoft Office 2016 na Androida nie jest zintegrowanym pakietem, jak to miało miejsce wcześniej, w przypadku MS Office Mobile. Programy są oferowane pojedynczo i można instalować je w dowolnej konfiguracji. Oprócz sztandarowych narzędzi, czyli Worda, Excela i PowerPointa, dostępne są także OneNote – aplikacja do gromadzenia i porządkowania informacji z różnych źródeł, oraz Outlook – klient poczty oraz usług kalendarzowych.

Dodatkiem do tego zestawu jest OneDrive, czyli program do synchronizacji danych z chmurą Microsoftu. Jako że wszystkie pliki tworzone w aplikacjach mobilnych Microsoftu są domyślnie zapisywane w chmurze (choć można wybrać lokalną pamięć urządzenia), klient dysku sieciowego OneDrive zapewnia wygodny dostęp do dokumentów przechowywanych online. Po kliknięciu wybranego pliku w aplikacji OneDrive natychmiast otworzy się on we właściwej aplikacji mobilnej Office.

Aplikacje Office 2016 mają konkretne wymagania dotyczące sprzętu. Smartfon lub tablet muszą dysponować min. 1 GB pamięci operacyjnej oraz mieć zainstalowanego Androida w wersji 4.4 KitKat lub 5.0 Lollipop. Aplikacje Microsoftu wymagają również sporej ilości pamięci masowej. Word zajmuje aż 270 MB pamięci, podczas gdy konkurencyjny edytor tekstu od Google, aplikacja Dokumenty – raptem 80 MB. Podobnie PowerPoint zajmuje 166 MB pamięci, podczas gdy Prezentacje Google tylko 77 MB.

Różnice w objętości można tylko do pewnego stopnia uzasadnić nieco większą funkcjonalnością aplikacji Microsoftu. Aplikacje Office nie są natomiast zależne od dostępu do internetu. Po zalogowaniu się podczas konfiguracji za pomocą dowolnego konta Microsoft aplikacje mogą działać bez dostępu do sieci – trzeba tylko pamiętać, by podczas zapisywania pliku wybrać pamięć lokalną. Pliki z aplikacji Office 2016 można także przesłać do komputera za pomocą kabla i kontynuować ich edycję w programie desktopowym. W przypadku aplikacji biurowych Google, które także działają offline, zależność od sieci jest dużo większa, bo kopia lokalna zawsze musi być przesłana do sieci w celu dalszej edycji na innym urządzeniu.

Nawet na dwu-, trzyletnim smartfonie aplikacje Office 2016 działają szybko. Wyróżniają się także dopracowanym interfejsem, który skaluje się do wielkości ekranu. W wersji tabletowej okno aplikacji bardzo przypomina interfejs desktopowej wersji MS Office 2016, więc użytkownicy znający aplikacje dla Windows poczują się jak w domu. Polecenia są rozmieszczone na wstążce i pogrupowane według kategorii, pomiędzy którymi można przełączać się za pomocą zakładek.

Nieco mniej intuicyjny jest interfejs na smartfonie. Tam funkcje są rozmieszczone nie na wstążce, a w dolnej części ekranu, i pojawiają się dopiero po naciśnięciu ikony edycji. Poszczególne narzędzia są zgrupowane na liście poleceń, a pomiędzy grupami poleceń (odpowiednikami zakładek na wstążce) trzeba się przełączać za pomocą rozwijanej listy. Pozwala to na dość wygodne formatowanie tekstu, ale wprowadzanie modyfikacji w prezentacjach jest już bardzo utrudnione, gdyż po wyświetleniu panelu z poleceniami widać tylko fragment projektu.

W aplikacjach biurowych Google zastosowano podobne rozwiązanie – tam praca nad dokumentami innymi niż proste pliki tekstowe także jest na smartfonie dość karkołomna. Mobilny Office standardowo wyświetla dokument tekstowy w układzie wydruku, co świetnie sprawdza się na większym ekranie tabletu albo podczas przeglądania na smartfonie, jednak edycja tekstu w tym trybie na małym ekranie jest niepraktyczna. Na szczęście twórcy aplikacji umieścili w programie przycisk dopasowania wyświetlania do szerokości ekranu. Po jego naciśnięciu szerokość strony dostosowuje się do wielkości ekranu, a powiększona czcionka staje się dużo bardziej czytelna.

Możliwości mobilnego MS Office są wystarczające do tworzenia typowych dokumentów tekstowych, prowadzenia obliczeń w arkuszach kalkulacyjnych w zastosowaniach domowych czy projektowania szkolnych prezentacji. Niestety w aplikacjach brakuje zaawansowanych narzędzi, które zawsze wyróżniały pecetowy pakiet MS Office na tle konkurencyjnych produktów, np. LibreOffice.

Funkcjonalność mobilnego Worda czy Excela jest zbliżona do tej znanej z darmowych aplikacji internetowych Office, z których można korzystać po zalogowaniu się do dysku OneDrive. W mobilnym Wordzie nie znajdziesz na przykład narzędzi do tworzenia korespondencji seryjnej, rozbudowanego aparatu naukowego (są tylko proste przypisy) czy redagowania tekstu. W mobilnym Excelu nie ma możliwości tworzenia zaawansowanych raportów, tabel przestawnych, ograniczona jest swoboda wyboru serii danych do poszczególnych elementów wykresu. Z kolei w PowerPoincie brakuje rozbudowanych narzędzi prezentera, zaawansowanych elementów graficznych, np. SmartArt, czy akcji pozwalających na projektowanie interaktywnych prezentacji.

W żadnym z mobilnych programów nie ma także wbudowanego mechanizmu makr, jak również narzędzi do osadzania w projekcie obiektów pochodzących z innego programu. Warto wspomnieć także, że część najbardziej zaawansowanych funkcji mobilnych aplikacji Office 2016, takich jak dodawanie kolumn w tekście, możliwość rejestrowania i śledzenia zmian czy dodawanie cieniowania i odbić do ilustracji, jest dostępna tylko dla subskrybentów usługi Office 365.

A jak aplikacje mobilne Microsoftu wypadają na tle konkurencyjnych pakietów mobilnych, przede wszystkim w porównaniu z aplikacjami biurowymi Google? Pod względem funkcjonalności obydwa rozwiązania są zbliżone. Tym, co zdecydowanie wyróżnia aplikacje Office 2016, są szablony i style formatowania tekstu oraz tabel, których brakuje w aplikacjach Google. Do dyspozycji użytkownika jest także dużo więcej krojów pisma.

Aplikacje MS Office oferują pełne wsparcie dla formatów plików Microsoftu oraz ODF (tworzonych w LibreOffice), które przez programy Google są obsługiwane w trybie tylko do odczytu, a przed edycją muszą być skonwertowane do formatu natywnego – dla osób pracujących w tych formatach jest to duża niedogodność. Tymczasem w mobilnym Wordzie czy PowerPoincie bez problemu można nanieść komentarze czy poprawki na pliki otrzymane z pracy, a odbiorca dostanie dokument bez niespodzianek w rodzaju utraty formatowania wskutek dwukrotnej konwersji dokumentu.

Słabą stroną mobilnego Office’a jest natomiast mechanizm kooperacji przy pracy nad dokumentami. Aplikacje nie synchronizują danych między użytkownikami w taki sam sposób jak wersje desktopowa czy online. Jeśli dokument przechowywany na dysku OneDrive jest otwarty jednocześnie na tablecie z Androidem i w programie Office na PC, zmian dokonanych w wersji mobilnej nie można przesłać za pośrednictwem chmury do pliku na desktopie. Pojawia się komunikat o błędzie i propozycja zapisania zmian w kopii pliku. Co więcej, jeśli podczas edycji dokumentu w aplikacji mobilnej współpracownik otworzył, zmodyfikował i zamknął dokument. korzystając z innego urządzenia, mobilna aplikacja Office nie będzie potrafiła uzgodnić zmian w plikach. Wówczas pozostanie tylko zapisanie kopii i wprowadzenie zmian ręcznie. Te niedogodności podważają sens wspólnej pracy na dokumentach Office z poziomu wersji mobilnej.

Jednoczesna edycja pliku poprzez aplikację internetową i desktopową jest możliwa, choć ze względu na duże opóźnienie jest kłopotliwa. Zmiany są przesyłane do współpracownika dopiero po zapisaniu pliku i pojawiają się w kopii dopiero po kilkunastu sekundach. Współpraca nad plikiem w konkurencyjnej aplikacji Dokumenty Google przebiega znacznie sprawniej, zmiany dokonane na jednym urządzeniu pojawiają się na ekranie drugiego urządzenia w czasie rzeczywistym. Zaletą aplikacji Office jest natomiast wsparcie dla wielu serwisów do przechowywania plików. Można otwierać, zapisywać i udostępniać dane nie tylko z OneDrive, ale także z Dysku Google oraz z Dropboksa.

Niezależnie od wszelkich niedociągnięć aplikacje mobilne Office 2016 są doskonałą propozycją dla każdego, kto chce przeglądać i edytować w drodze dokumenty biurowe zapisane w plikach Office czy ODF. Warto pakiet pobrać i zainstalować, szczególnie że nic to nie kosztuje.

W warsztatach poniżej pokażemy na przykładzie pracy z prostymi dokumentami, w jaki sposób używać aplikacji na tablecie. Aby skorzystać z aplikacji Microsoft Office 2016, musisz mieć konto w chmurze Microsoftu. Jeśli go nie posiadasz, załóż skrzynkę pocztową w serwisie Outlook lub konto w dysku internetowym OneDrive. Następnie przy pierwszym uruchomieniu aplikacji mobilnej Office użyj tego samego loginu i hasła. Wystarczy zalogować się do jednej z aplikacji, by podłączyć do chmury wszystkie.

Po uruchomieniu aplikacji Word naciśnij zakładkę Nowy, następnie kliknij Pusty dokument albo wybierz jeden z dostępnych szablonów. Na potrzeby warsztatu użyliśmy z jednego z dostępnych w programie szablonów. Po otworzeniu dokumentu znajdziesz się w zakładce: Narzędzia główne. Są tam zgrupowane polecenia związane z edycją i formatowaniem tekstu.

Narzędzia w tej zakładce są inaczej pogrupowane niż w aplikacji desktopowej. Aby zmienić czcionkę, stuknij dwa razy wybrane słowo, a gdy pojawią się wskaźniki zaznaczania, użyj ich do wybrania fragmentu tekstu. Następnie naciśnij ikonkę listy, aby wywołać panel wyboru kroju pisma, w którym znajdziesz kilkadziesiąt różnych fontów.

Jeśli naciśniesz ikonę z symbolem literki A i pędzelka, pojawi się panel formatowania za pomocą wbudowanych stylów. Są one powiązane z wybranym szablonem i pozwalają sformatować dokument w spójny sposób. Niestety w mobilnej aplikacji nie ma edytora stylów, więc ewentualne modyfikacje trzeba wprowadzać ręcznie.

Aby móc umieścić w projekcie obrazek, aktywuj zakładkę Wstawianie. Ustaw kursor w miejscu, gdzie ma znaleźć się ilustracja, i naciśnij Obrazy. Pojawi się okno wyboru plików, w którym należy wskazać zdjęcie przeznaczone do publikacji. Zdjęcia można pobierać zarówno z pamięci telefonu, jak i z każdego podłączonego do systemu Android dysku internetowego.

Aby rozciągnąć obraz na całą stronę z zachowaniem proporcji, użyj jednego z punktów kontrolnych w narożniku. Widoczna nad zdjęciem ikona z symbolem strzałki w kształcie koła umożliwia zmianę położenia obrazu względem tekstu. Jeśli zaznaczysz zdjęcie, na wstążce pojawią się narzędzia do oblewania tekstem Zawijaj tekst czy układania zdjęć warstwami (Do przodu, Do tyłu).

W zakładce Wstawianie znajdziesz także polecenia służące do umieszczania w projekcie innych elementów, np. Tabela czy Pole tekstowe (te, podobnie jak obrazy, można oblewać tekstem), Przypis dolny, Przypis górny, Numer strony. Parametry całego projektu, np. Rozmiar czy Marginesy, możesz ustawić w zakładce Układ.

Jeśli chcesz użyć mobilnego Worda do oceny dokumentu, niezbędne narzędzia znajdziesz w zakładce Recenzja. Niestety najważniejsze narzędzia do współpracy: Śledź rozmiary oraz Zaakceptuj, Odrzuć są dostępne tylko dla użytkowników płatnego Office 365. Jednak za pomocą komentarzy także można przekazać uwagi współpracownikom.

Interesującą funkcją w mobilnym Wordzie jest tryb czytania, który znacznie ułatwia przeglądanie i komentowanie długich tekstów. Przełącz się do zakładki Widok i naciśnij Odczyt. Na pasku pojawią się narzędzia, które pozwalają łatwo dostosować wielkość czcionki, tło oraz układ tekstu. Jeśli w trybie odczytu wejdziesz do zakładki Recenzja, będziesz mógł dodawać komentarze. Gdy pasek z narzędziami zniknie, przywróć go, dotykając belki. Czytanie kończysz, naciskając Edycja.

Gdy zakończysz edycję lub komentowanie otrzymanego pliku, musisz zapisać zmiany, które, inaczej niż w aplikacjach Google, nie są zachowywane automatycznie. Aby zachować dokument, naciśnij ikonę Dyskietki, następnie w oknie wyboru wskaż dysk internetowy lub kliknij To urządzenie, aby zachować dokument w pamięci tabletu lub smartfona.

Otwieranie oraz tworzenie dokumentu odbywa się dokładnie tak samo jak w Wordzie. Tutaj także możesz użyć szablonu, ale na potrzeby tego warsztatu posłużyliśmy się pustym dokumentem, do którego wprowadziliśmy dane. Po uruchomieniu aplikacji naciśnij Nowy, a potem Pusty skoroszyt. Aby wpisać dane do komórki, stuknij ją dwa razy i wprowadź tekst lub cyfry.

Po wprowadzeniu danych trzeba zdefiniować rodzaj danych, tak by aplikacja wiedziała, które z nich to liczby. W tym celu zaznacz pierwszą komórkę ciągu palcem, a następnie rozciągnij zaznaczenie na całość. Kliknij ikonę ABC123 i z listy wybierz 12 Liczba. Liczbę miejsc po przecinku, które mają być widoczne, określasz za pomocą przycisków w sekcji Format liczb.

Jeśli chcesz uzyskać miejsce na tytuł tabeli lub opis danych, użyj funkcji scalania komórek. Zaznacz miejsca, które chcesz przekształcić w jedno pole, i w zakładce Narzędzia główne kliknij Justowanie. Na panelu zaznacz Scal i wyśrodkuj. Jeśli w tabeli pozostał zbędny wiersz, zaznacz go, naciskając numer, a następnie z podręcznego menu wybierz . W ten sam sposób dodajesz wiersze, możesz to także zrobić po naciśnięciu ikony z symbolem tabelki z zielonym plusem i czerwonym iskem i kliknięciu Wstaw wiersze.

Mobilny Excel 2016 oferuje sporo możliwości formatowania. Oprócz narzędzi do formatowania tekstu, które działają tak samo jak w edytorze tekstu, masz do dyspozycji panel formatowania tabeli. Jeśli zaznaczysz komórki i klikniesz ikonę z symbolem pędzla i tabelki, będziesz mógł wybrać formatowanie tła i tekstu.

Po dodaniu danych i sformatowaniu tabeli możesz przystąpić do obliczeń. Jeśli chcesz skorzystać z prostej formuły, np. obliczania średniej, zaznacz pole pod ciągiem liczb i kliknij symbol sumy. Na panelu pojawi się pięć najczęściej używanych formuł. Kliknij Średnia. Excel powinien poprawnie zidentyfikować zakres, ewentualne korekty wprowadź, manipulując zaznaczeniem. Po naciśnięciu zielonego znaczka, zobaczysz wynik.

Jeśli chcesz skorzystać z bardziej wyrafinowanych formuł matematycznych, statystycznych lub biznesowych, znajdziesz je w zakładce Formuły. Pełna baza formuł jest ukryta pod ikoną z symbolem książki. Oczywiście formułę i zakres danych można edytować ręcznie w polu formuły, znajdującym się powyżej arkusza.

Narzędzia do tworzenia wykresów są zlokalizowane w zakładce Wstawianie. Tworzenie wykresów w Excelu 2016 jest w dużym stopniu zautomatyzowanie. W pierwszej kolejności zaznacz dane, które będą uwzględnione na wykresie, i kliknij przycisk Wykres. Do wyboru masz szereg odmian wykresów, jeśli nie jesteś pewien, który wybrać, kliknij Polecane.

Program wyselekcjonuje odmiany wykresów, które najbardziej pasują do struktury wybranych informacji. Po kliknięciu wybranego wykresu pojawi się on obok tabeli. W mobilnym Excelu nie ma możliwości zmiany nazwy serii danych na wykresie, więc trzeba umieścić ją w tabeli nad liczbami. Można natomiast zmienić tytuł, pukając w niego dwa razy.

Nie zabrakło też możliwości kolorowania wykresów. Z listy pod ikoną Kolor możesz wybrać barwy wykresu, natomiast na liście Styl znajdują się predefiniowane układy formatowania. Gotowy wykres można wstawić do innego dokumentu Office. W tym celu przytrzymaj grafikę palcem i z podręcznego menu wybierz Kopiuj, a następnie wklej ją do pliku tekstowego lub prezentacji.

Po utworzeniu nowego pliku i wypełnieniu pól tekstowych widocznych na slajdzie tytułowym możesz dodać kolejny slajd, naciskając przycisk Nowy slajd. Jeśli układ pól na wybranym przez program szablonie nie jest dostosowany do treści slajdu, naciśnij Układ, aby wywołać paletę z dostępnymi layoutami, a następnie wskaż ten, który ci odpowiada.

Jeśli pomyliłeś się przy wypełnianiu pola tekstowego, zaznacz je w celu wywołania menu podręcznego, następnie wybierz polecenie Edytuj tekst. Formatowanie tekstu odbywa się za pomocą takich samych narzędzi jak w edytorze tekstowym, ale PowerPoint pozwala łatwo kopiować styl poleceniem Kopiuj formatowanie. Zastępuje to nieobecną w tej aplikacji paletę stylów.

PowerPoint oferuje duże możliwości formatowania obrazów. Po dodaniu ilustracji za pomocą polecenia Obraz z zakładki Wstawianie zaznacz zdjęcie palcem i na pasku narzędzi naciśnij Style. Następnie w panelu wybierz pożądane obramowanie zdjęcia. Ilustracje do prezentacji można także tworzyć za pomocą rozbudowanej palety elementów wektorowych: kształtów i strzałek.

Aby dodać obiekt geometryczny, w zakładce Wstawianie naciśnij polecenie Kształty i wybierz element. Gdy pojawi się w prezentacji, będziesz mógł dostosować jego wielkość. Paleta Style kształtów widoczna w zakładce Kształt pozwala łatwo dopasować charakter elementu do stylu wybranego motywu. W palecie Wypełnienie wybierzesz odcień elementu, zaś paleta Kontur pozwali ci dobrać kolor obrysu.

Jeśli na slajdzie chcesz mieć kilka identycznych kształtów, bo np. tworzysz schemat blokowy lub infografikę, nie musisz definiować każdego obiektu od nowa. Zaznacz pierwszy kształt i z podręcznego menu wybierz Duplikuj. Polecenie Edytuj tekst pozwala nanieść tekst na każdy z wstawionych elementów.

Przed zakończeniem tworzenia prezentacji musisz jeszcze wybrać efekt zmiany slajdu. Naciśnij zakładkę Przejścia, a następnie wybierz animację z palety Efekty przejścia. O tym, że slajd ma przypisany efekt, informuje gwiazdka widoczna obok jego miniaturki. Naciśnij przycisk Zastosuj do wszystkich, jeśli chcesz, by cała prezentacja korzystała z tego samego efektu.

Prezentację można odtworzyć bezpośrednio na tablecie, po podłączeniu rzutnika do urządzenia z Androidem za pomocą przejściówki mini USB>HDMI (tablet lub smartfon musi wspierać połączenie MHL). Aby uruchomić prezentację, przejdź do zakładki Pokaz slajdów i naciśnij Od początku. Aby dodawać notatki w trakcie pokazu, naciśnij przycisk Pismo w dowolnym momencie trwania prezentacji.