Najnowsze funkcje

Najpierw zapoznaj się z instrukcją instalacji pakietu umieszczonego na naszym krążku. Przewodnik instalacji informujący, w jaki sposób należy uzyskać bezpłatny klucz produktu, znajdziesz na 95. Natomiast poniżej publikujemy zestaw warsztatów pokazujących, w jaki sposób wykorzystać poszczególne programy wchodzące w skład pakietu Microsoft Office 2010, by uzyskać ciekawe efekty.

Nową funkcją dostępną praktycznie we wszystkich składnikach pakietu Office 2010 jest możliwość odzyskania dokumentu, który nigdy nie został zapisany. Machinalne kliknięcie przycisku „Nie zapisuj” w oknie z pytaniem „Czy zapisać dokument?” to dość częsty błąd wielu użytkowników. Najnowszy Office 2010 chroni przed takimi błędami.

Podczas zamykania dokumentu (nawet nigdy niezapisanego), nad którym pracowaliśmy dłużej niż 10 minut (domyślne ustawienie funkcji automatycznego odzyskiwania jest takie, że kopia aktualnie edytowanego dokumentu jest zapisywana co 10 minut), wyświetlane jest okno dialogowe – takie, jak na ilustracji. Wyraźnie jest widoczny komunikat, że nawet jeśli klikniesz przycisk Nie zapisuj, program przechowa ostatnią tymczasową kopię zamykanego dokumentu. Wyjaśniamy, jak ją odzyskać.

Załóżmy, że stało się. Zamknąłeś dokument, który powinieneś był zapisać. Uruchom program, w którym dokument był tworzony (w naszym przykładzie będzie to Word 2010), a następnie kliknij na wstążce kartę Plik. Otworzy się tzw. widok Microsoft Backstage (to nowość w całym pakiecie – ten typ menu ma każdy program wchodzący w skład Office’a 2010). Wybierz najpierw pozycję Ostatnio używane, a następnie po prawej stronie w dolnej części okna kliknij Odzyskaj niezapisane dokumenty.

Pojawi się okno Otwieranie, w którym zostanie otwarty folder zawierający kopię zapasową niezapisanego pliku. Pliki kopii mają rozszerzenie .asd. W naszym przykładzie plik ma nazwę To jest przykładowy dokument, ponieważ takie było pierwsze zdanie w niezapisanym, odzyskiwanym dokumencie. Kliknij Otwórz i po krótkiej chwili w Wordzie pojawi się ponownie dokument, którego zapomnieliśmy zapisać.

Treść dokumentu powinna być niemal identyczna z dokumentem, który przypadkowo zamknąłeś bez zapisu (co najwyżej może brakować tekstu wprowadzonego w ciągu ostatnich 10 minut pracy przed zamknięciem). Ponad obszarem roboczym wyświetlony zostanie żółty pasek z komunikatem ostrzegającym, że masz do czynienia z odzyskaną kopią pliku: Odzyskany niezapisany plik. Kliknij Zapisz jako, aby tym razem nie powtórzyć już błędu.

Najnowszą wersję edytora Word wyposażono w nową paletę efektów tekstowych. Nazwa „efekty tekstowe” zastosowana przez twórców programu może być nieco myląca, ponieważ w gruncie rzeczy mamy do czynienia z efektami graficznymi, które możesz zastosować bezpośrednio w tekście wprowadzonym do dokumentu. Efekty tekstowe to zupełnie coś innego niż obecna w poprzednich generacjach Worda funkcja tworzenia obiektów WordArt. Obiekty WordArt traktowane są przez program jak elementy graficzne, a do ich edycji jest wykorzystywany wyświetlany w odrębnym oknie moduł edycyjny. Tymczasem efekty tekstowe możesz stosować bezpośrednio w tekście, w pojedynczych wyrazach, literach czy całych zdaniach. Możliwe jest stosowanie efektów także w stylach. Trzeba jednak pamiętać, aby z graficznymi ozdobnikami nie przedobrzyć.

Uruchom Worda i w nowym dokumencie wpisz tekst, na którym chcesz wypróbować nowe efekty. Zaznacz fragment tekstu (literę, wyraz lub frazę), na której chcesz zastosować efekt, następnie kliknij ikonę Efekty tekstowe.

Kliknięcie ikony Efekty tekstowe spowoduje rozwinięcie palety predefiniowanych efektów. Zaznaczenie któregokolwiek efektu na palecie powoduje automatyczne wyświetlenie podglądu – możesz zobaczyć, jak będzie wyglądał zaznaczony fragment tekstu (w naszym przykładzie: tytuł naszego magazynu) po zastosowaniu wybranego efektu. Pod listą gotowych efektów wyświetlone są dodatkowe pozycje menu, dzięki którym możesz wpływać na parametry danego efektu.

OneNote to znakomity program do sporządzania notatek o dowolnym stopniu złożoności. W najnowszej wersji pojawiła się możliwość tworzenia tzw. notatek połączonych. Dotychczas, gdy gromadziliśmy z różnych internetowych źródeł informacje, odsyłacz do strony był wstawiany w treść notatki automatycznie tylko w przypadku, gdy fragment danej strony wklejaliśmy do notatki. Dzięki notatkom połączonym to sam program zadba o wstawienie do sporządzanej notatki symboli odsyłaczy prowadzących do przeglądanych w danym momencie stron, a także dokumentów Worda, arkuszy Excela, prezentacji PowerPointa itp. Oto, jak tworzyć notatkę połączoną w OneNote 2010.

Uruchom program OneNote 2010 i kliknij widoczny po prawej stronie okna przycisk Nowa strona. W obszarze roboczym pojawi się pusta notatka z aktywnym polem tytułowym. Wpisz tytuł (np. Pierwsza notatka połączona), a następnie w górnej części okna programu kliknij ikonę Zadokuj do pulpitu (lub użyj skrótu klawiszowego [Ctrl]+[Alt]+[D]).

Okno OneNote’a zmieni wygląd. Obszar roboczy notatki zostanie zadokowany do pulpitu systemowego w taki sposób, że inne okna uruchomionych aplikacji nie będą przesłaniały notatki. Jeżeli teraz uruchomisz przeglądarkę internetową, wczytasz stronę, a następnie rozpoczniesz wpisywanie treści w notatce, pojawi się okno dialogowe, w którym zostaniesz poinformowany o aktywnej funkcji notatek połączonych. Kliknij OK i kontynuuj wpisywanie notatki. Zobaczysz, że obok wpisanego zdania pojawi się niewielka ikonka (w naszym przykładzie: ikonka przeglądarki), będąca aktywnym odsyłaczem do strony, która była wyświetlana w przeglądarce w momencie pisania danego zdania w oknie notatki. Gdy naprowadzisz kursor myszy na tę ikonkę, pojawi się miniatura strony, do której prowadzi ikona odsyłacz.

W analogiczny sposób w trakcie pisania notatki wstawiane są automatycznie ikony odsyłacze prowadzące nie tylko do stron WWW, ale także do otwartych w danym momencie dokumentów Worda, skoroszytów Excela czy prezentacji w PowerPoincie. Dzięki notatkom połączonym nie musisz już przeklejać treści ze stron i z dokumentów i opatrywać ich własnymi komentarzami w trakcie gromadzenia potrzebnych informacji. Teraz wystarczą same komentarze plus odsyłacze do zewnętrznych zbiorów danych.

Najnowsza wersja programu PowerPoint umożliwia eksport prezentacji do pliku wideo. Nie trzeba tłumaczyć, jakie to daje korzyści i jak bardzo ułatwia rozpowszechnienie utworzonej prezentacji.

Plik wideo zawierający prezentację możesz rozesłać znajomym, opublikować w internecie czy przekazać komuś na płycie CD, i nie będziesz musiał się martwić o to, czy na komputerze odbiorcy prezentacja będzie mogła być odtworzona. Pokazujemy, jak szybko zapisać prezentację jako plik wideo.

Wygenerowany przez program plik wideo może być zapisany w dowolnym miejscu na dysku, skąd później można przekopiować plik na inny nośnik (PowerPoint nie pozwala na eksport pliku wideo bezpośrednio na płytę CD czy do formatu DVD Video).

Uruchom PowerPointa i wczytaj do niego prezentację, którą chcesz wyeksportować do pliku wideo. Następnie kliknij kartę Plik, by wywołać widok Microsoft Backstage, i wybierz kolejno Zapisz i wyślij oraz Utwórz wideo.

Zwróć uwagę na opcje widoczne po prawej stronie okna. Domyślnie PowerPoint ustawia docelowy format wideo o wysokiej rozdzielczości, o czym świadczy zaznaczona opcja Komputer i ekrany o wysokiej rozdzielczości. Jeżeli klikniesz ten element, rozwinie się menu, z którego możesz wybrać inne rozdzielczości dostosowane do docelowego urządzenia. Mniejsza rozdzielczość oznacza też mniejszą objętość wynikowego pliku wideo, ale musisz pamiętać, że jeżeli twoja prezentacja zawiera dużą ilość tekstu, zastosowanie zbyt niskiej rozdzielczości, np. po wybraniu opcji Urządzenia przenośne, spowoduje, że tekst na poszczególnych slajdach będzie po prostu nieczytelny.

Pod rozwijanym menu, zawierającym opcje dotyczące rozdzielczości generowanego pliku wideo, znajduje się menu opcji chronometrażu i narracji. Opcjami zawartymi w tym menu powinieneś się zainteresować wyłącznie wtedy, gdy zależy ci, by każdy slajd miał różny czas wyświetlania (np. po to, by prezentujący zdążył wygłosić odpowiedni komentarz tego, co jest w danej chwili wyświetlane). W naszym przykładzie zakładamy, że nie stosujesz zaawansowanych funkcji chronometrażu. Możesz jednak decydować o czasie wyświetlania pojedynczego slajdu w wygenerowanym na bazie prezentacji pliku wideo. Decyduje o tym wartość wpisana w pole tekstowe Liczba sekund poświęcanych na każdy slajd. Domyślne ustawienie to 5 sekund na slajd.

Po ustawieniu jakości pliku i określeniu czasu trwania wyświetlania slajdów kliknij przycisk Utwórz klip wideo. Pojawi się okno dialogowe Zapisywanie jako – wybierz w nim docelowy folder zapisu, wpisz nazwę pliku i kliknij Zapisz. Jedynym formatem wyjściowym dla generowanych przez najnowszego PowerPointa plików wideo jest format WMV. Nie jest to jednak żadną wadą, ponieważ format ten jest bardzo popularny i plik wideo w tym formacie odtworzy się na każdym komputerze pracującym pod kontrolą systemu Windows, bez potrzeby instalowania jakiegokolwiek dodatkowego oprogramowania (żadnych kodeków, odtwarzaczy itp.).

W zależności od liczby slajdów w eksportowanej prezentacji tworzenie pliku wideo może trochę potrwać. O przebiegu procesu jesteś informowany paskiem postępu widocznym w dolnej części okna PowerPointa. Jeżeli postanowisz wprowadzić jeszcze parę zmian w prezentacji bądź ustawieniach zapisu do pliku wideo, możesz przerwać proces generowania pliku wideo w dowolnej chwili, klikając widoczny po prawej stronie paska postępu symbol X. Potem musisz ponowić operację eksportu.

Najnowszy pakiet biurowy Microsoftu zawiera mnóstwo funkcji integrujących pracę wykonywaną lokalnie na komputerze z dostępem do globalnej sieci. Ciekawa jest możliwość bezpośredniego zapisu dokumentu (może to być dokument tekstowy Worda, arkusz Excela, prezentacja w PowerPoincie itp.) na internetowym dysku funkcjonującym w ramach bezpłatnej usługi Windows Live – SkyDrive. Każdy posiadacz konta Live ID ma do swojej dyspozycji aż 25 GB przestrzeni online na własne pliki. Teraz, dzięki możliwości bezpośredniego zapisu dokumentów Office’a w internecie, będziesz miał do nich dostęp z dowolnego komputera podłączonego do internetu. Pokazujemy, jak zapisać dokument na dysk SkyDrive. Oczywiście zakładamy, że masz już konto Windows Live. Jeżeli nie, zarejestruj się czym prędzej. Zapis do internetu przedstawimy na przykładzie Excela 2010, ale z funkcji tej możesz skorzystać także w pozostałych programach wchodzących w skład pakietu Office 2010.

Uruchom Excela 2010 i otwórz skoroszyt, który chcesz zapisać w internecie. Następnie kliknij kartę Plik. W widoku Microsoft Backstage wybierz pozycję Zapisz i wyślij, kliknij Zapisz w sieci Web oraz przycisk Zaloguj się.

Pojawi się okno logowania: Nawiązywanie połączenia z docs.live.net. Wypełnij pola danymi uwierzytelniającymi dostęp do twojego konta Windows Live i kliknij przycisk OK. Jeżeli chcesz, by w przyszłości programy wchodzące w skład pakietu Office logowały cię automatycznie podczas korzystania z funkcji sieciowych, zaznacz pole wyboru Zarejestruj mnie automatycznie. Jednak nie polecamy takiego działania w sytuacji, gdy z komputera (i z pakietu Office 2010) będzie korzystało kilka osób.

Po nawiązaniu połączenia z usługą Windows Live i internetowym dyskiem SkyDrive zobaczysz w oknie Excela dostępne na dysku SkyDrive foldery, w których możesz zapisać skoroszyt. Jeżeli chcesz zapisać dokument bez udostępniania go komukolwiek, wybierz folder Moje dokumenty (jest on standardowo dostępny tylko dla właściciela konta Windows Live). Jeżeli natomiast zależy ci na wygodnym udostępnieniu danej pracy innym, skorzystaj z folderu Publiczny. Oprócz tego możesz bezpośrednio z tego okna utworzyć nowy folder na internetowym dysku SkyDrive, klikając przycisk Nowy. W naszym przykładzie wybraliśmy wariant zapisu dokumentu w folderze Moje dokumenty. Kliknij zatem ten folder dwukrotnie.

Zobaczysz standardowe okno zapisu pliku Zapisywanie jako. Wpisz nazwę pliku i kliknij Zapisz. Plik zostanie zapisany na internetowym dysku SkyDrive.

Chcesz mieć własną wizytówkę? Jeżeli wykorzystasz do jej opracowania najnowszą wersję programu Microsoft Publisher, gwarantujemy, że proces twórczy nie potrwa dłużej niż 5–6 minut. Resztę czasu pochłonie drukowanie. Poniżej krótki przewodnik, jak przygotować szybko 100 wizytówek.

Uruchom program Microsoft Publisher 2010. W oknie programu zostanie automatycznie uaktywniona karta Plik z widokiem dostępnych szablonów. W grupie Najpopularniejsze wybierz Wizytówki.

Nastąpi wczytanie miniatur szablonów dostępnych online. W naszym przykładzie wybraliśmy szablon online o nazwie Wizytówka (pozioma, motyw miejski). Szablony online musisz najpierw pobrać – kliknij przycisk Pobierz.

Wybrany szablon zostanie pobrany i od razu automatycznie otwarty w programie Publisher. W obszarze roboczym zobaczysz przykładową wizytówkę. Twoim zadaniem jest zastąpienie widocznych informacji właściwymi. Edycja poszczególnych pól jest banalnie łatwa, po prostu kliknij dane pole i zmień wpis na właściwy.

Zastąpienie danych z szablonu właściwymi nie powinno ci zająć więcej niż 5 minut. Jeżeli chcesz wstawić logo graficzne, to najprościej wkleisz grafiki wprost ze schowka systemowego (taką metodą wstawiliśmy logo naszego pisma na naszą przykładową wizytówkę).

Czas na wydruk. Zakładamy, że drukarkę masz włączoną i gotową. Kliknij kolejno kartę Plik, a następnie Drukuj. Program automatycznie obliczy, ile egzemplarzy wizytówek zmieści się na ustawionym formacie papieru (format papieru wybierasz z rozwijanej listy widocznej pod przyciskiem Opcje układu). W naszym przykładzie jeden arkusz formatu A4 zmieści 10 wizytówek. Potrzebujesz 100 wizytówek? Wpisz po prostu liczbę 10 w pole Kopie zadania drukowania. Upewnij się, że w drukarce jest papier, i kliknij przycisk Drukuj.