Warsztat pracownika domowego

Nasz niezbędnik zawiera aplikacje, które ułatwią ci zorganizowanie czasu pracy, nauczą konsekwencji i ukierunkują działania. Dzięki tapecie zegarowej Dexclock będziesz mógł kontrolować czas spędzany przed komputerem. Za sprawą aplikacji Clutter Cloak i Rescue Time rozpoznasz i wyeliminujesz czynniki, które rozpraszają uwagę. Kolejny program pozwoli ci tworzyć i zarządzać listami zadań do wykonania. Dzięki możliwości wyznaczania sobie terminów ukończenia poszczególnych projektów oraz systemowi ponagleń wyrobisz sobie nawyk efektywnej realizacji przedsięwzięć.

Jednym z fundamentów efektywnej pracy z domu jest pilnowanie czasu pracy. Dzięki Dexclock (program można pobrać z serwisu PC Format Programy) możesz zamienić zwykłe tło pulpitu w aktualizowaną w czasie rzeczywistym tapetę zegarową, która umożliwi ci błyskawiczne sprawdzenie bieżącej godziny i daty. Jednocześnie duży wybór dostępnych w sieci gotowych projektów pozwala zachować efektowny wygląd pulpitu.

Podczas instalacji programu koniecznie zwróć uwagę na kolejno wyświetlane ekrany instalatora. Po wyborze wersji językowej – Polski, aplikacja będzie próbowała doinstalować któryś z niepotrzebnych dodatków rekomendowanych przez jej twórców. Z uwagi na możliwe późniejsze problemy z ich usunięciem zalecamy zaznaczenie pola Nie akceptuję przy każdym zapytaniu o ponadplanowe oprogramowanie.

Przy zachowaniu domyślnych ustawień pierwsze uruchomienie aplikacji nastąpi automatycznie zaraz po zakończeniu instalacji. W tym też momencie na pulpicie pojawi się ikona Dexclock, a zasobnik systemowy powiększy się o pozycję zegarka.

Konfigurację programu rozpocznij od wybrania odpowiadającej ci tapety z zegarem. W tym celu wskaż ikonę z zasobnika i prawym przyciskiem myszki wywołaj odpowiadające jej menu kontekstowe. Po kliknięciu opcji Choose Wallpaper Clock pojawi się na ekranie niewielki panel programu z dostępnymi aktualnie tapetami.

Ich wzory możesz przejrzeć w oknie podglądu. Zwróć uwagę na domyślny rozmiar każdej tapety – Size. Jeśli korzystasz z wyższej rozdzielczości niż wskazana, a chcesz, aby tapeta objęła cały ekran, wybierz z rozwijanego menu Position opcję Full. Ustawianie tapety zakończ przyciskami Apply i OK, aby zastosować zmiany i zamknąć panel programu. W tej samej chwili na ekranie zobaczysz swoją nową tapetę z zegarem.

Pulpit z wieloma otwartymi oknami i uruchomioną w tle przeglądarką nie sprzyja koncentracji. Poprawić ją może niewielki darmowy program Clutter Cloak (program można pobrać z serwisu PC Format Programy). Z jego pomocą przyciemnisz nieistotną część ekranu, pozostawiając widocznym tylko wybrany jego fragment. Dzięki temu z powodzeniem skupisz się na tym oknie, na którym aktualnie pracujesz. Co istotne, aplikacja nie wymaga instalacji, a jej obsługa sprowadza się do naciśnięcia jednej z 3 kombinacji klawiszy.

Z funkcji programu możesz skorzystać zaraz po jego uruchomieniu. Upewnij się tylko, że w zasobniku systemowym pojawiła się jego ikona CC.

Jeśli chcesz przejrzeć lub zmienić zestaw predefiniowanych skrótów klawiszowych, kliknij prawym przyciskiem myszki pokazaną w poprzednim kroku ikonę i z rozwiniętego menu wybierz opcję Settings.

W wywołanym w ten sposób oknie ustawień programu zwróć uwagę na pola zawierające domyślną konfigurację klawiszy. Do ich zmiany wystarczy zaznaczenie danego pola i wciśnięcie nowej kombinacji na klawiaturze. Na początek radzimy jednak pozostawić ustawienia fabryczne. Niemniej, jeśli chcesz stale korzystać z funkcji programu, warto włączyć opcję jego autouruchamiania podczas startu systemu, zaznaczając pole Run on startup.

Czas przetestować dostępne tryby eliminacji czynników rozpraszających uwagę. Aby zaciemnić wszystko, co znajduje się na ekranie poza obszarem roboczym aktywnego okna, naciśnij kombinację klawiszy [Ctrl]+[F11]. Jeśli zaś chcesz skupić się tylko na wybranym obiekcie, takim jak np. zdjęcie, naprowadź na niego kursor myszki i skorzystaj ze skrótu [Ctrl]+[Alt]+[F11]. Ostatnia kombinacja, [Ctrl]+[Shift]+[F11], służy do całkowitego „gaszenia” ekranu. Pamiętaj, że do wyłączenia każdego z trybów wystarczy ponowne naciśnięcie tego samego skrótu, którym go aktywowałeś.

Pracując na komputerze, bardzo często nie zdajesz sobie sprawy, ile czasu poświęcasz na konkretne zadania, a ile tracisz na inne. Wystarczy nowy wpis na ulubionej stronie internetowej bądź sygnał nadejścia wiadomości na Facebooku, aby rozproszyć twoją uwagę. I choć w takich sytuacjach może ci się wydawać, że przerwa w pracy trwała tylko chwilę, to przecież liczba podobnych epizodów w ciągu całego dnia jest znacznie większa. Tak naprawdę dopiero ich zliczenie pokazuje, jak mocno ucierpiała na tym twoja wydajność.

Do tworzenia takich właśnie statystyk służy program RescueTime. Generowane przez niego raporty pomagają w efektywnym gospodarowaniu czasem. Aplikacja monitoruje wszystkie aktywności na komputerze, przyporządkowując je do jednego z pięciu poziomów produktywności. Dzięki obrazowym wynikom możesz szybko wychwycić czynniki, które destabilizują twoją pracę.

Kontrola aktywności użytkownika przebiega na dwóch płaszczyznach i uczestniczą w niej dwa elementy – aplikacja instalowana na obserwowa- nym komputerze oraz specjalna platforma dostępna na stronie producenta programu. Oba elementy są ze sobą powiązane. Dlatego przed rozpoczęciem instalacji programu konieczne jest założenie konta w usłudze. W warsztacie pokazujemy, jak to zrobić.

Jednym z najważniejszych narzędzi w warsztacie każdego pracownika domowego jest wirtualny dysk twardy. Dzięki posiadaniu konta w darmowej usłudze Dropbox (program można pobrać z serwisu PC Format Programy) możesz błyskawicznie wymieniać pliki między komputerem w pracy i w domu, a nawet pracować w obu miejscach naraz na tym samym dokumencie. Oszczędzasz czas i pieniądze. Aplikację Dropbox 2.0 znajdziesz na naszej płycie. Jeżeli pracujesz na co dzień w Windows 8, rozważ korzystanie ze SkyDrive - dysku sieciowego Microsoftu. Ta usługa jest bardzo dobrze zintegrowana z nowym systemem.

W przeglądarce internetowej wpisz adres strony www.rescuetime.com, po czym kliknij znajdujący się tu przycisk GET RESCUETIME TODAY!. W tym momencie zostaniesz przeniesiony na stronę zawierającą dwa plany taryfowe – darmowy i płatny. O różnicach między nimi możesz przeczytać w zamieszczonej powyżej ramce. Aby rozpocząć tworzenie konta, wybierz opcję SIGN UP NOW.

Gdy na ekranie pojawi się formularz rejestracyjny, możesz wypełnić go standardowo bądź skorzystać z opcji szybkiego zalogowania się z użyciem posiadanego konta w jednej z preferowanych usług. Jeśli bardzo dbasz o swoją prywatność, zalecamy rozwiązanie standardowe. Wystarczy, że w kolejne pola wpiszesz swój adres e-mailowy oraz wymyślone hasło wraz z jego potwierdzeniem. Możesz też podać swoją strefę czasową, wybierając GMT +01:00) z rozwijanego menu Time Zone. Pamiętaj, aby nie zmieniać planu taryfowego – Lite: free forever. Zakończ, klikając przycisk Sign Up!.

Wyświetlony na ekranie komunikat, oznacza, że z powodzeniem utworzyłeś darmowe konto. Teraz pozostało już tylko zainstalowanie samej aplikacji. Do jej pobrania możesz posłużyć się odnośnikiem ukrytym pod przyciskiem:

Program zacznie automatycznie zbierać dane o twojej aktywności w ciągu 60 sekund od zakończenia instalacji. W tym czasie możesz dokonać niezbędnych modyfikacji jego ustawień. Wystarczy, że prawym przyciskiem myszki klikniesz ikonę + znajdującą się w zasobniku systemowym i z rozwiniętego menu wybierzesz Preferences.

Wywołaj panel opcji monitorowania sieci, klikając w wyświetlonym oknie przycisk RescueTime.com Settings. Strona internetowa, która pojawi się na ekranie, pozwoli ci określić limity czasu, w których program będzie monitorował twoje działania – sekcja LOGGING SCHEDULE, stworzyć własną listę domen, które mają być objęte nadzorem – sekcja WHICH SITES TO MONITOR, a także włączyć zbieranie danych dotyczących aktywności programów pocztowych – sekcja DETAILED LOGGING. Miej jednak na uwadze, że ta ostatnia opcja oznacza przesyłanie do sieci niektórych informacji zawartych w e-mailach, co może narazić cię na niebezpieczeństwo utraty wrażliwych danych.

Dane zebrane przez system monitoringu umożliwiają aplikacji stworzenie zbiorczych zestawień wszystkich twoich dotychczasowych aktywności z uwzględnieniem poświęconego na nie czasu. Na ich podstawie wygenerowane zostaną obrazowe raporty twojej produktywności i efektywności. Dzięki danym udostępnionym w panelu internetowego konta dowiesz się, co zaburza twój rytm pracy, a także ustawisz własne cele do zrealizowania.

Aby zalogować się na swoje konto, wybierz ze wspomnianego wcześniej menu kontekstowego opcję Go to Dashboard. Wywołasz w ten sposób okno przeglądarki, w którym zostanie wyświetlony główny panel kontrolny twojego konta – Dashboard.

W jego skład wchodzi kilka odrębnych sekcji. W górnej części okna znajdziesz opcje służące do ustawienia przedziału czasowego wyświetlanych raportów (1). Poniżej umieszczono poziomy pasek zawierający krótkie podsumowanie zadanego okresu Summary (2). Pozostałą część panelu wypełniają moduły zestawień. I tak ramka Efficiency Summary (3) podaje osiągniętą przez ciebie ogólną efektywność oraz wskazuje dni o najlepszej i najgorszej produktywności.

W sekcji Productivity by day (4) znajduje się graficzny wykres produktywności, który uwzględnia przypisaną do każdego twojego działania ocenę w skali od -2 (czynności rozpraszające uwagę) do +2 (wyjątkowo efektywna praca). Kolejne moduły, czyli All Categories (5) oraz All Activities (6), pozwolą ci przejrzeć kategorie i listę konkretnych czynności, na które poświęciłeś największą ilość czasu.

W ostatniej sekcji – Overview (7) – umieszczono ogólne podsumowanie czasu spędzonego przed komputerem. Warto wiedzieć, że przedstawiony układ modułów możesz dowolnie modyfikować metodą przeciągnij i upuść.

Szczegółową wersję raportów prezentowanych w głównym panelu programu RescueTime możesz przejrzeć po kliknięciu odnośnika view complete report umieszczonego u dołu każdego z modułów.

Jeśli pragniesz zwiększyć swoją motywację do bardziej wydajnej pracy, skorzystaj z możliwości zdefiniowania w programie celu do zrealizowania. Wystarczy, że przełączysz się do sekcji zadań – zakładka Goals, i klikając odnośnik Add a goal, skonfigurujesz swój cel, wybierając z dostępnych opcji konkretne wartości. Po ich zatwierdzeniu przyciskiem program rozpocznie śledzenie twoich postępów. Stosowny raport możesz obejrzeć, klikając ponownie zakładkę Goals.

Przy wzrastającej liczbie obowiązków niezwykle istotna staje się właściwa organizacja zajęć. Odpowiednie planowanie działań, ustalanie priorytetów czy wyznaczanie terminów pozwala zapanować nad wszystkimi czekającymi cię zadaniami. Zarządzanie nimi znacząco ułatwia aplikacja Wunderlist (program można pobrać z serwisu PC Format Programy). Czytelny, spolszczony interfejs, wyjątkowo przejrzysta konstrukcja programu i doskonały system podpowiedzi pozwala szybko tworzyć własne listy zadań, ustawiać przypomnienia e-mailowe czy zapraszać inne osoby do współpracy przy określonych projektach. Co więcej, aplikacja działa również na urządzeniach mobilnych oraz w przeglądarce internetowej, oferując dwukierunkową synchronizację wszystkich dodanych do list zadań.

Program Wunderlist jest oferowany w dwóch wersjach – darmowej i płatnej. Jak łatwo się domyślić, ta pierwsza ma pewne ograniczenia, ale na potrzeby domowe zakres jej funkcji jest wystarczający.

Po ukończeniu instalacji program uruchomi się automatycznie. Na ekranie, oprócz głównego okna programu, zobaczysz niewielki panel rejestracyjny. Aby utworzyć konto, wpisz w kolejne pola proponowany login, adres e-mailowy oraz wymyślone hasło. Naciśnij przycisk Załóż konto. Po chwili program poprosi o spersonalizowanie konta przez dodanie zdjęcia. Jeśli chcesz pominąć ten etap, kliknij Prześlij później.

Gdy w głównym oknie programu pojawi się wybrana przez ciebie nazwa, oznaczać to będzie, że tworzenie konta zakończyło się sukcesem. Do korzystania z pełni funkcji programu wymagana jest jednak jego aktywacja. Poinformuje cię o tym zarówno komunikat z centrum aktywności, jak i powiadomienie wyświetlone nad zasobnikiem systemowym.

Sprawdź swoją skrzynkę pocztową i po odszukaniu w niej wiadomości o tytule Please confirm your new Wunderlist account. Kliknij znajdujący się w niej odnośnik. Chwilę później w nowo otwartym oknie przeglądarki zobaczysz potwierdzenie aktywacji swojego konta. Od tego momentu twoje listy zadań będą synchronizowane ze wszystkimi urządzeniami, na których jest zainstalowany program.

Zanim zaczniesz organizowanie swoich zajęć za pomocą opisywanej aplikacji, powinieneś poznać jej podstawowe możliwości.

Dodawanie nowego zadania do listy rozpocznij od wskazania odpowiadającej mu kategorii. Kliknij wybraną zakładkę, np. Praca, i w polu Dodaj element do 'Praca' wpisz treść zadania, po czym kliknij ikonę kalendarza, aby określić datę jego ukończenia. Jeśli chcesz zamienić to zadanie na zdarzenie cykliczne, możesz skorzystać z rozwijanego menu i ustawić częstotliwość jego powtarzania się. Opcja kalendarza pozwoli ci również zdefiniować przypomnienie o czekającym cię zadaniu. O wskazanej godzinie otrzymasz je zarówno e-mailem, jak i w formie wyskakującego na pulpicie komunikatu:

Po zatwierdzeniu zadania klawiszem [Enter] pojawi się ono w oknie w formie wydzielonego paska. Zwróć uwagę na puste kwadratowe pole po jego lewej stronie oraz datę i gwiazdkę po prawej. Pierwsze pozwala odznaczyć zadanie jako już wykonane, drugie – wskazuje deadline zadania, a trzecie – umożliwia wyróżnienie danej pozycji.

Każde z utworzonych zadań może mieć własną listę podzadań. Aby je dodać, wystarczy prawym przyciskiem myszki wywołać menu kontekstowe wybranego zadania i wskazać w nim opcję Wyświetl widok szczegółowy. Okienko, które pojawi się wówczas po prawej stronie panelu kontrolnego, ma intuicyjny moduł dopisywania podzadań oraz pole przeznaczone na niezbędne notatki.

Aby zaprosić kogoś do współpracy, sprowadź kursor myszy w dół okna, aż pojawi się pasek akcji. Następnie kliknij znajdującą się tu ikonę z symbolem postaci z plusem, by rozwinąć menu zaproszeń. Następnie w pole Nazwa lub adres e-mail wpisz adres e-mailowy osoby, którą chcesz dodać do listy zadań, po czym wyślij jej zaproszenie przyciskiem postaci z plusem. Po ponownym kliknięciu ikony z paska akcji zobaczysz na wyświetlonej liście członków oczekujące zaproszenie.