W rezultacie oprogramowanie używane przez fizjoterapeutę przestało być po prostu elektronicznym terminarzem. W praktyce staje się centrum zarządzania gabinetem.
I właśnie dlatego wybór programu nie powinien zaczynać się od pytania o to, który kalendarz wygląda najlepiej. Znacznie ważniejsze jest to, ile codziennych czynności można przenieść do jednego środowiska: od rezerwacji, przez przypomnienia i płatności, po prowadzenie dokumentacji pacjenta. Innych funkcji potrzebuje przy tym fizjoterapeuta pracujący samodzielnie, innych kilkuosobowy gabinet, a jeszcze innych większa placówka medyczna.
Przyjrzeliśmy się czterem rozwiązaniom obecnym na polskim rynku. Nie próbujemy wskazywać jednego „najlepszego programu”, bo taki wybór bez znajomości konkretnego gabinetu niewiele by znaczył. Sprawdzamy zamiast tego, czym poszczególne systemy różnią się w codziennej pracy.
Booksy Biz i Booksy Med – od znalezienia gabinetu do dokumentacji pacjenta
Booksy jest przypadkiem interesującym przede wszystkim dlatego, że marka kojarzona przez wielu użytkowników z rezerwacją wizyt rozwija dziś znacznie szerszy ekosystem dla usługodawców. W przypadku fizjoterapeutów oznacza to połączenie części biznesowej – kalendarza, zapisów, płatności czy komunikacji z klientem – z narzędziami charakterystycznymi dla działalności medycznej.
Booksy Biz umożliwia prowadzenie terminarza i udostępnienie rezerwacji online przez całą dobę. Do tego dochodzą m.in. automatyczne przypomnienia o wizytach, przedpłaty, obsługa płatności, zarządzanie pracownikami i grafikami oraz narzędzia marketingowe. Rezerwacje mogą trafiać do gabinetu również z Google’a czy mediów społecznościowych. Dla właściciela niewielkiej placówki oznacza to przede wszystkim ograniczenie liczby narzędzi, między którymi trzeba się przełączać w ciągu dnia.
W fizjoterapii sam kalendarz jednak nie wystarcza. Kluczowym elementem rozwiązania jest dlatego Booksy Med – moduł pozwalający na sprawne prowadzenie Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) z poziomu Booksy Biz.
System oferuje karty pacjenta przygotowane m.in. dla fizjoterapii ogólnej, uroginekologicznej i pediatrycznej, a ich układ można dostosowywać do własnej specjalizacji. Booksy Med jest zintegrowane z platformą P1 i zapewnia dostęp do klasyfikacji ICD-9, ICD-10 oraz ICF. Producent wskazuje również zgodność rozwiązania z wymaganiami Ministerstwa Zdrowia oraz zaleceniami Krajowej Izby Fizjoterapeutów.
To istotna zmiana w stosunku do modelu, w którym system rezerwacyjny i dokumentacja pacjenta funkcjonują osobno. Fizjoterapeuta może obsługiwać wizytę w tym samym środowisku, w którym wcześniej pojawiła się rezerwacja.
Ciekawym przykładem projektowania programu pod realne sytuacje z gabinetu jest funkcja Rodzina. Pozwala ona tworzyć osobne karty pacjentów – na przykład dzieci – i jednocześnie powiązać je z danymi kontaktowymi rodzica lub opiekuna. W praktyce eliminuje to konieczność tworzenia sztucznych danych kontaktowych tylko dlatego, że dziecko nie ma własnego numeru telefonu czy adresu e-mail.
Mocną stroną całego modelu jest więc połączenie dwóch światów, które w gabinecie muszą ze sobą współpracować: obsługi pacjenta przed wizytą oraz pracy medycznej wykonywanej już w trakcie terapii i po jej zakończeniu.
Medfile – kiedy dokumentacja jest punktem wyjścia
Medfile podchodzi do tego samego problemu z nieco innej strony. To rozbudowany system medyczny, w którym EDM jest jednym z fundamentów, a nie rozszerzeniem systemu rezerwacyjnego.
Dla fizjoterapeutów przygotowano dedykowaną kartę wizyty. Można w niej zapisać wywiad, opisać charakter i zmienność dolegliwości, przeprowadzone badanie oraz plan fizjoterapii. Przydatnym elementem jest interaktywny diagram, na którym specjalista może zaznaczyć obszar dolegliwości. System obsługuje także klasyfikacje ICD-9, ICD-10 oraz ICF.
Medfile pozwala ponadto dołączać do kartoteki zdjęcia, wyniki badań i inne dokumenty. W przypadku terapii prowadzonej przez dłuższy czas łatwiejszy dostęp do historii kolejnych wizyt ma znaczenie nie tylko administracyjne – pozwala po prostu szybciej odtworzyć przebieg pracy z pacjentem.
Na dokumentacji możliwości programu się nie kończą. Jest kalendarz, rejestracja internetowa, przypomnienia SMS, płatności, obsługa faktur, integracje oraz rozwiązania telemedyczne. System można wykorzystywać zarówno w małym gabinecie, jak i w większej placówce z wieloma specjalistami i lokalizacjami.
W ostatnich latach ciekawy staje się również kierunek rozwoju takich platform. Medfile wprowadza rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję i automatyzację, co pokazuje szerszą zmianę zachodzącą na rynku. Oprogramowanie medyczne przestaje jedynie przechowywać informacje. Coraz częściej ma również ograniczać liczbę powtarzalnych czynności wykonywanych przez człowieka.
Dla fizjoterapeuty szczególnie ważne pozostają jednak rzeczy znacznie bardziej przyziemne: możliwość szybkiego uzupełnienia karty, dostęp do historii pacjenta i połączenie dokumentacji z terminarzem. To właśnie kilkadziesiąt drobnych operacji wykonywanych każdego dnia decyduje o tym, czy system rzeczywiście oszczędza czas.
Proassist – oprogramowanie i rejestracja w jednym modelu
Proassist również łączy Elektroniczną Dokumentację Medyczną z zarządzaniem gabinetem, ale wyróżnia się podejściem do samej rejestracji.
Oprócz kalendarza i zapisów internetowych firma oferuje usługę zewnętrznej rejestracji telefonicznej. Z punktu widzenia fizjoterapeuty nie jest to drobiazg. Podczas terapii trudno przerwać pracę z pacjentem, żeby odebrać telefon od osoby chcącej umówić kolejną wizytę. W jednoosobowych gabinetach ten problem wraca właściwie codziennie.
Sam system pozwala prowadzić EDM, raportować zdarzenia medyczne i personalizować sposób uzupełniania wizyt. Można tworzyć własne szablony, kopiować informacje z wcześniejszych wizyt oraz zbierać elektroniczne podpisy pacjentów na tablecie.
Proassist obsługuje również rejestrację internetową i przedpłaty. Dostępna jest lista rezerwowa, która może pomóc w zapełnieniu terminu zwolnionego w ostatniej chwili. System może być synchronizowany z kalendarzem ZnanegoLekarza, co ma znaczenie dla specjalistów pozyskujących pacjentów z kilku źródeł jednocześnie.
Właśnie tutaj dobrze widać, że współczesne oprogramowanie dla gabinetu coraz częściej próbuje rozwiązywać nie pojedyncze problemy, lecz cały ciąg zdarzeń. Wolny termin trzeba udostępnić, pacjent musi go znaleźć, następnie pojawić się na wizycie, specjalista powinien uzupełnić dokumentację, a na końcu usługę trzeba jeszcze rozliczyć. Im więcej tych elementów komunikuje się ze sobą automatycznie, tym mniej administracji pozostaje po stronie terapeuty.
ZnanyLekarz – technologia spotyka się z pozyskiwaniem pacjentów
ZnanyLekarz działa w nieco innym punkcie tego rynku. Dla pacjenta jest przede wszystkim miejscem wyszukiwania specjalistów i umawiania wizyt. Dla profesjonalisty platforma oferuje jednak zestaw narzędzi związanych z prowadzeniem gabinetu.
Fizjoterapeuta może zarządzać terminarzem i rezerwacjami, a istotną częścią ekosystemu pozostaje profil specjalisty wraz z opiniami pacjentów. Ma to znaczenie szczególnie dla osób, które oprócz uporządkowania pracy chcą zwiększyć swoją widoczność w internecie i pozyskiwać nowych pacjentów.
Rozwój platformy pokazuje też, w jakim kierunku może zmierzać cały segment oprogramowania medycznego. Jednym z nowszych narzędzi jest Noa Notes, czyli rozwiązanie wykorzystujące AI do wsparcia tworzenia notatek podczas wizyty. Według deklaracji producenta ma ono pozwalać specjaliście ograniczyć czas poświęcany na notowanie i w większym stopniu skoncentrować się na rozmowie z pacjentem.
Nie oznacza to oczywiście, że sztuczna inteligencja za chwilę przejmie dokumentację fizjoterapeuty. Pokazuje natomiast zmianę filozofii projektowania takich systemów. Kiedyś sukcesem było przeniesienie papierowej karty do komputera. Dziś oczekujemy już, że oprogramowanie część pracy administracyjnej wykona za użytkownika.
Dobry program powinien przede wszystkim zniknąć
Porównując współczesne systemy dla fizjoterapeutów, łatwo wpaść w pułapkę liczenia funkcji. Jeden ma ich pięćdziesiąt, drugi osiemdziesiąt, trzeci właśnie dodał kolejne trzy. Z perspektywy osoby prowadzącej gabinet ważniejsze jest jednak coś innego: ile z tych możliwości rzeczywiście będzie wykorzystywanych każdego dnia.
Samodzielnie pracujący fizjoterapeuta może potrzebować przede wszystkim sprawnego kalendarza, rezerwacji online, przypomnień, płatności i EDM. Kilkuosobowa placówka zaczyna myśleć dodatkowo o grafikach zespołu, poziomach dostępu, raportach czy rozliczeniach pracowników. Większa klinika będzie patrzyła na integracje, wiele lokalizacji i możliwość uporządkowania bardziej złożonych procesów.
W każdym przypadku najważniejszy test pozostaje jednak bardzo prosty: czy po wdrożeniu programu fizjoterapeuta spędza mniej czasu na obsłudze programu.
Technologia w gabinecie medycznym ma bowiem specyficzne zadanie. Nie powinna być głównym bohaterem wizyty. Najlepszy system to ostatecznie taki, o którym podczas pracy z pacjentem można niemal zapomnieć.
Cyfryzacja gabinetów fizjoterapeutycznych nie polega więc na zastąpieniu papierowego segregatora jego elektroniczną kopią. Prawdziwa zmiana zaczyna się wtedy, gdy rezerwacja, dokumentacja, komunikacja i rozliczenia stają się elementami jednego procesu. Fizjoterapeuta nadal wykonuje tę samą pracę: diagnozuje problem, planuje terapię i pracuje z człowiekiem. Tyle że coraz mniej czasu musi poświęcać na wszystko, co dzieje się dookoła tej pracy.
0 komentarzy