Nowa odsłona PowerPointa

Jeżeli w swojej prezentacji użyłeś nietypowych krojów czcionek, to jej odtworzenie na innym komputerze może spowodować, że wycyzelowane i odpowiednio ustawione teksty na poszczególnych slajdach rozjadą się kompletnie. Jest jednak prosty sposób, aby ustrzec się przed taką niespodzianką. Wystarczy zintegrować czcionkę (lub tylko jej wybrane znaki) razem z plikiem prezentacji. Oto, jak wykonać taką operację.

Uruchom PowerPointa i otwórz w nim prezentację, jaką będziesz wyświetlał na komputerze, na którym najprawdopodobniej brakuje użytych przez ciebie czcionek.

Gdy prezentacja jest już otwarta, rozwiń menu Plik i wybierz pozycję Zapisz jako....

W oknie Zapisywanie jako rozwiń widoczne z prawej strony okna menu Narzędzia i wybierz z niego pozycję Opcje zapisywania....

W kolejnym oknie, jakie się otworzy – Opcje zapisywania, pod jedyną widoczną w oknie zakładką Zapisywanie odnajdź sekcję Opcje czcionek tylko dla bieżącego dokumentu i zaznacz pole wyboru Osadź czcionki TrueType.

Zaznaczenie wymienionego pola wyboru spowoduje, że będziesz miał dostęp do dwóch opcji. Pierwsza:

– powoduje, że z zapisywanym dokumentem powiązane będą nie tyle całe pliki czcionek, ile wybrane znaki (ściślej, tylko te znaki, które zostały faktycznie użyte w prezentacji). Druga opcja:

Osadź wszystkie znaki – integruje całe pliki czcionek (a więc wszystkie znaki) razem z plikiem dokumentu. Tak zapisany dokument będzie, co prawda, nieco większy niż w przypadku wybrania pierwszej opcji, ale za to będziesz mógł wprowadzić np. ostatnie poprawki jeszcze przed prezentacją już na innym komputerze.

Po tym, gdy już ustawisz wybrane opcje, kliknij przycisk OK. Następnie nadaj plikowi prezentacji jakąś nazwę i kliknij przycisk Zapisz.

Masz gotową prezentację i musisz ją komuś przekazać, ale nie chcesz, by była przez inne osoby modyfikowana? A może nie chcesz, by ktoś nieautoryzowany otworzył twoją prezentację? Nic prostszego, skorzystaj z dostępnych w programie PowerPoint opcji zabezpieczeń. Możesz też dodatkowo zaszyfrować cały dokument.

Uruchom prezentację, którą chcesz zabezpieczyć, i z menu Plik wybierz Zapisz jako....

W oknie Zapisywanie jako z menu Narzędzia wybierz pozycję Opcje zabezpieczeń.

W oknie Opcje zabezpieczeń w zakładce Zabezpieczenia możesz ustawić dwa hasła. W sekcji: Ustawienia szyfrowania pliku dla tego dokumentu, w polu Hasło ochrony przed otwarciem wpisujesz hasło, które będzie musiała podać osoba chcąca otworzyć i choćby tylko obejrzeć twoją prezentację. Z kolei w sekcji Ustawienia udostępniania pliku dla tego dokumentu, w polu Hasło ochrony przed zmianami wprowadzasz hasło, które będzie musiał podać każdy, kto zechce modyfikować twoją prezentację.

Podawanie obu haseł nie jest konieczne. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób chcesz chronić dokument. Jeżeli np. uważasz, że osoba, która jest uprawniona do otwierania dokumentu, może go także modyfikować, wtedy wystarczy, że zdefiniujesz tylko hasło chroniące przed otwarciem. Ale jeżeli wolisz, by jedynie nieliczni mogli zmieniać prezentację, ale każdy mógł ją obejrzeć, wtedy użyj tylko hasła ochrony przed zmianami. Kliknij Zaawansowane..., by przejść do opcji szyfrowania.

W oknie Typ szyfrowania jest domyślnie zaznaczona pozycja RC4, Microsoft Base Cryptographic Provider. To domyślne ustawienie powoduje, że dokument jest wprawdzie szyfrowany (algorytmem RC4), ale ze słabym kluczem. W rezultacie złamanie szyfru i poznanie treści dokumentu przez zdeterminowanego agresora jest całkiem prawdopodobne. Jeżeli chcesz ustawić silniejsze szyfrowanie, wybierz RC4, Microsoft Enhanced RSA and AES Cryptographic Provider lub pozycję RC4, Microsoft Strong Cryptographic Provider i kliknij przycisk OK. Zwróć uwagę na znajdujące się na dole okna pole wyboru Szyfruj właściwości dokumentu. Domyślnie jest ono zaznaczone i tak pozostaw. Dzięki temu informacje doklejane do każdej prezentacji (dane twórcy, data utworzenia, daty modyfikacji, czas pracy nad dokumentem itp.) będą również zaszyfrowane.