Test Microsoft Office 365 - biuro jest już w chmurze

Kupując zwykły Office 2013 dla użytkowników domowych za 600 zł otrzymasz: Worda, Excela, Power Pointa i OneNote’a, z prawem instalacji na jednej maszynie i użytkowania ich bez ograniczeń czasowych. W przypadku rocznej licencji Office 365 za 430 zł dodatkowo możesz zainstalować Outlooka, Accessa i Publishera, a cały zestaw oprogramowania możesz uruchomić jednocześnie aż na 5 urządzeniach PC lub mak, także na tabletach z Windows 8. W abonamencie są zawarte także wszystkie upgrady, więc nie trzeba kupować nowych wersji Office, gdy te pojawią się na rynku. Dodatkowo w abonamencie otrzymujesz komercyjne usługi w chmurze, np. dostęp do SkyDrive Pro o pojemności 20 GB.

Czy to korzystna oferta do domu? W przypadku pojedynczego użytkownika chyba lepiej kupić licencję „pudełkową”, a niedostępne w niej programy zastąpić bezpłatnymi odpowiednikami. Biorąc jednak pod uwagę potrzeby rodziny z 3–4 komputerami, Office 365 jest bezkonkurencyjny, bo zbija cenę oprogramowanie dla jednego użytkownika do 100–150 zł za rok. Warto wspomnieć też o bonusie, jakim jest 60 min. miesięcznie na płatne rozmowy przez Skype’a.

Po utworzeniu konta na stronie office.microsoft.com (co można zrobić w ramach 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego) trafiasz do panelu administracyjnego, który jest sercem Office 365. Panel administracyjny jest też miejscem, z którego pobiera się desktopową wersję pakietu Office. Wszystkie desktopowe programy Office są ściśle zintegrowane z usługami online. Terminy oraz e-maile utworzone w Outlooku od razu pojawiają się online. W Wordzie czy Excelu można nie tylko zapisywać pliki bezpośrednio na dysku sieciowym, ale także udostępniać w chmurze do edycji współpracownikom. Wszystkie zmiany są następnie synchronizowane między użytkownikami. Niestety w przeciwieństwie do pakietu biurowego Google synchronizacja nie odbywa się w czasie rzeczywistym. Zmiany pojawiają się dopiero po zapisaniu dokumentu przez współpracownika, co sprawia, że praca dwóch osób nad jednym dokumentem w tym samym czasie nie ma sensu. Plusem jest natomiast możliwość komentowania dokumentu online i synchronizacja uwag w programie desktopowym.

Nowością w Office 365 jest także możliwość uzupełniania funkcji pakietu za pomocą aplikacji. Niestety w chwili pisania tego artykułu polski sklep był pusty, a w celu zainstalowania dodatków trzeba było przejść do wersji amerykańskiej. Tam z kolei nic nie można było z niej zainstalować, bo sklep nie akceptował loginu Office 365 i żądał wprowadzenia loginu Microsoft.

To jedna z cech nowego pakietu, na którą Microsoft położył duży nacisk. Nieważne, czy korzystasz z telefonu, tabletu czy komputera, na którym nie ma zainstalowanego pakietu Office. Edycję plików możesz rozpocząć nawet bez instalacji lokalnych kopii programów MS Office. To zasługa funkcji streamingu (tzw. aplikacja na żądanie) pełnych aplikacji, co pozwala na szybkie pobranie tymczasowej kopii potrzebnego programu, która startuje w mniej niż minutę. Poza tym w panelu internetowym możesz używać okrojonych wersji Worda czy Excela działających w przeglądarce (znany już Office Web Apps). Pozwalają one na tworzenie, przeglądanie i prostą edycję dokumentów. Wszystkie pliki tak utworzone można edytować także w desktopowych aplikacjach Office.

Nowy Office jest zintegrowany z dyskiem sieciowym SkyDrive. Dzięki temu można synchronizować dokumenty między komputerem a chmurą. To sprawia, że wszystkie aktualne pliki będziesz mieć zawsze pod ręką.

Nowy Office został dostosowany do potrzeb osób korzystających z ekranów dotykowych. W ten sposób Microsoft zdecydowanie ułatwił i usprawnił pracę posiadaczom tabletów oraz ekranów dotykowych. W Windows 8 jest możliwość przełączenia interfejsu w tryb dotykowy. W tym trybie poszczególne elementy na wstążce są rozsuwane, by można było łatwiej wybrać je palcem. Po kliknięciu w menu Szybki dostęp znajdziesz opcję wyświetlenia na belce przycisku, który pozwala przełączyć się między dwoma trybami.

Nowe wersje aplikacji MS Office zostały przystosowane wizualnie do Windows 8. Elementy interfejsu są płaskie, nie ma przezroczystości. Zamiast nich pojawiło tło ozdobione dyskretną grafiką. Są także rozwiązania interfejsu Metro, takie jak pełnoekranowe okna dialogowe z charakterystycznymi poziomymi animacjami. Chociaż nowe okna wyglądają nieźle, można się zastanawiać, czy w aplikacji do pracy nie jest to przerost formy nad treścią.

Szerzej niż dotychczas używane są także panele boczne ulokowane z prawej strony ekranu. Pojawia się tam na przykład ekran narzędzia do sprawdzania pisowni. Jest to znacznie lepszym rozwiązaniem niż skaczące po całym dokumencie okno, znane z poprzednich wersji Office.

Najważniejszą zmianą w Wordzie jest zupełnie nowa funkcja edycji plików PDF. Bazuje ona na filtrze importu plików PDF. Konwertuje on je do formatu Worda, przekształcając wszystkie elementy publikacji, jak tekst główny, ramki oraz ilustracje, w obiekty edytowalne. Dzięki temu można zmodyfikować plik PDF z taką samą łatwością jak każdy inny dokument utworzony w Office. Następnie wyeksportować go do dowolnie wybranego formatu, w tym także PDF. Działanie tej funkcji przetestowaliśmy z doskonałymi efektami na różnego rodzaju plikach PDF. Word radzi sobie nawet z konwersją kilkusetstronicowych, ilustrowanych książek. Pod warunkiem że nie mają skomplikowanego, magazynowego layoutu.

Filtr importu działa tak dobrze, że z powodzeniem można go wykorzystać do konwersji książek czy instrukcji w PDF bez DRM do formatu EPUB czy MOBI. Dzięki temu można wygodnie czytać je na Kindlu czy innym urządzeniu z e-papierem. Aby to zrobić, należy wyeksportować książkę do pliku HTML, a następnie skonwertować go na format e-bookowy za pomocą programu Calibre.

Programy pakietu Office mają teraz możliwość osadzania plików bezpośrednio z sieci. I to nie tylko zdjęć, ale także filmów wideo, które mogą być wspaniałym uzupełnieniem publikacji elektronicznych, przede wszystkim prezentacji w Power Poincie. O ile sama funkcja zasługuje na pełne uznanie, o tyle jej implementacja pozostawia nieco do życzenia. Zabrakło możliwości wyszukiwania filmów bezpośrednio w YouTube. Dostępna funkcja osadzania wideo za pomocą fragmentu kodu HTML także nie zadziałała poprawnie w przypadku najpopularniejszego serwisu wideo. Okazało się, że klip z YouTube da się osadzić dopiero sposobem: wklejając nazwę filmu do pola wyszukiwarki Bing i klikając film z YouTube na liście wyników. Po zastosowaniu tej sztuczki film pojawia się w oryginalnym odtwarzaczu YouTube, w którym można wybrać np. rozdzielczość HD.

Nowością związaną z grafiką są także ułatwienia dotyczące formatowania ilustrowanego tekstu. Po osadzeniu zdjęcia pojawia się z boku menu pozwalające kliknięciem określić sposób oblewania tekstu. Pozostałe funkcje edycji obrazów dostępne są nie tylko na wstążce, ale także w nowym bocznym panelu.

W Power Poincie odświeżono Widok prezentera. Łatwiej się w nim teraz dostać do narzędzi do odręcznego wskazywania elementów na slajdzie oraz innych narzędzi używanych w czasie prezentacji. W Excelu ulepszono narzędzie do tworzenia wykresów, inteligentnie wykrywające zaznaczone dane i proponujące adekwatny wykres. Oprócz niego pojawiło się wrażliwe na kontekst narzędzie sugerujące czynności, jakie można wykonać z zaznaczonym zakresem danych. W menu są propozycje zastosowania formatowania warunkowego, wykresy oraz formuły. Spośród innych nowości Office warto wspomnieć o odświeżonym mechanizmie komentarzy. Pozwala on teraz na pisanie odpowiedzi, a dyskusje porządkuje w wątki, podobne do tych z Gmaila.

Ulepszenie dojrzałego produktu, jakim jest Office, nie jest łatwe. W wypadku Office 365 to się jednak udało, bez większych wpadek, bo przyczepić się można jedynie do drobiazgów. W przypadku narzędzi desktopowych korzyści z aktualizacji są zauważalne. Funkcje automatyzujące czynności związane np. z ustawianiem grafiki czy analizą danych w arkuszu, pozwalają szybciej osiągać zamierzone cele. Osoby znające Office mogą zacząć z nich korzystać bez konieczności uczenia się. Otoczka internetowa pakietu zwiększa jego możliwości. Szczególnie w zastosowaniach związanych z pracą grupową, a także w sytuacji, gdy pracuje się nad dokumentami na różnych urządzeniach.