Być na swoim

Uwaga! Wszelkie dane pokazywane na ilustracjach towarzyszących naszym prezentacjom mają jedynie charakter przykładów i nie należy się sugerować podanymi w nich np. stawkami podatku czy nazwami i numerami klasyfikacyjnymi towarów. O prawdziwość i zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi i skarbowymi wszystkich danych wpisywanych na swoich fakturach powinieneś zadbać we własnym zakresie. W artykule pokazujemy, jak opracować dokument od strony technicznej wykorzystując do tego celu program Microsoft Excel 2003. O stronę prawną i skarbową musisz zadbać sam.

Uwaga! Wszelkie dane pokazywane na ilustracjach towarzyszących naszym prezentacjom mają jedynie charakter przykładów i nie należy się sugerować podanymi w nich np. stawkami podatku czy nazwami i numerami klasyfikacyjnymi towarów. O prawdziwość i zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi i skarbowymi wszystkich danych wpisywanych na swoich fakturach powinieneś zadbać we własnym zakresie. W artykule pokazujemy, jak opracować dokument od strony technicznej wykorzystując do tego celu program Microsoft Excel 2003. O stronę prawną i skarbową musisz zadbać sam.

Dokumentem, który z pewnością można uznać za nieodzowny w funkcjonowaniu każdej firmy, jest faktura VAT. Skąd wziąć taki dokument? Podobnie jak w wielu innych przypadkach masz kilka możliwości. Możesz (nie polecamy) kupić bloczek faktur i wypełniać je ręcznie (strata czasu i pieniędzy). Możesz zakupić oprogramowanie do fakturowania (rozwiązanie wygodne, ale gdy masz pakiet Office – strata pieniędzy). Możesz wreszcie samodzielnie zaprojektować wzór druku faktury spełniający wymogi prawa skarbowego i potrzeby twojej firmy. Narzędziem, jakie wykorzystamy do zaprojektowania i wdrożenia prostego systemu fakturowania będzie Microsoft Excel. Dlaczego system?

Teoretycznie fakturę VAT w Excelu możesz utworzyć, wypełniając komórki pojedynczego arkusza treścią na wzór jakiejkolwiek faktury VAT, ale po pierwsze, to żmudna praca, a po drugie – marnotrawstwo potencjału tkwiącego w Excelu. Dlatego proponowany przez nas system fakturowania zbudowany w Excelu będzie się składał z kilku powiązanych ze sobą arkuszy,

Na fakturze wymieniasz towary, które sprzedajesz. Ponieważ zakładamy, że zapasy magazynowe są względnie stałe, warto utworzyć bazę towarów, dzięki której dodawanie poszczególnych produktów do każdej nowej faktury będzie znacznie prostsze.

Uruchom Excela. Zobaczysz okno nowego, automatycznie otwieranego skoroszytu. Kliknij prawym klawiszem nazwę arkusza Arkusz1 i z menu kontekstowego wybierz Zmień nazwę. Gdy pole nazwy się uaktywni, wpisz Towary. W analogiczny sposób zmień nazwy pozostałym arkuszom, by w rezultacie uzyskać ich cztery (Towary, Odbiorcy, Numer, Faktura). Zapisz od razu cały skoroszyt w postaci pliku, wciskając skrót klawiszowy [Ctrl]+[S]. W oknie Zapisywanie jako w polu Nazwa pliku wpisz Faktura VAT i kliknij Zapisz.

Proponujemy, by arkusz z towarami składał się z dwóch części – całościowej bazy towarów w twojej firmie oraz obszaru, w którym będziesz z bazy wybierał pozycje, jakie mają się znaleźć na danej fakturze (zakładamy, że faktura będzie miała 5 pozycji). W komórce B1 wpisz zwrot Wybór towarów, a w komórce B7 wpisz Baza towarowa. Korzystając z paska narzędzi formatujących tekst, możesz dopasować według potrzeb rozmiar czcionki, jej krój czy styl (ma to znaczenie czysto estetyczne).

Zacznij od budowy bazy towarów. Kliknij w komórce A8 i wpisz w niej nazwę jednego z oferowanych towarów. Następnie w kolejnych komórkach tego wiersza wpisz pozostałe informacje dotyczące danego towaru, takie jak np.: numer klasyfikacyjny SWW/PKWiU, jednostka miary (kg, m, szt. itp.), cena jednostkowa (netto) oraz stawka podatku VAT. Po wpisaniu jednego towaru powinieneś mieć wypełnione komórki od A8 do E8. W analogiczny sposób wypełniaj kolejne wiersze arkusza wszystkimi oferowanymi towarami.

Dla wygody (nie ma to wpływu na wynikową, drukowaną fakturę) możesz w kolumnie z cenami towarów ustawić format walutowy. W tym celu kliknij nagłówek kolumny D, spowoduje to zaznaczenie całej kolumny, i wciśnij skrót klawiszowy [Ctrl]+[Shift]+[$], co ustawi wszystkim komórkom w kolumnie format walutowy.

Po wypełnieniu arkusza towarami czas na uporządkowanie treści. Zaznacz myszką obszar bazy towarowej i kliknij ikonę Sortuj rosnąco. Towary zostaną posortowane alfabetycznie według nazwy. Pamiętaj, by powtórzyć sortowanie po każdej zmianie nazwy produktu albo po dopisaniu nowego do bazy. Czas teraz zająć się częścią, w której będziesz wybierał towary – będą się automatycznie pojawiały na arkuszu gotowej faktury.

W komórce F2 wpisz następującą formułę: =JEŻELI(A2<>””;PODAJ.POZYCJĘ($A2;A$8:A$1008)+7;””) i wciśnij [Enter].

Skopiuj jeszcze powyższą formułę z komórki F2 do komórek F3 do F6. Jak dotąd nic się nie stanie, co robi zatem formuła z komórki F2 (i jej pochodne w komórkach F3–F6)? Wyjaśnienie jest następujące: jeżeli komórka A2 nie jest pusta i zawiera nazwę elementu z bazy towarowej, to w komórce F2 pojawi się numer wiersza elementu w bazie towarowej (sama formuła PODAJ.POZYCJĘ podaje względną pozycję elementu, stąd dodanie liczby 7, gdyż baza towarowa w naszym przykładzie zaczyna się od wiersza 8).

W komórce B2 wpisz następującą formułę: =INDEKS($B$8:$B$1008;$F2–7) i skopiuj ją do komórek B3–B6. Zignoruj komunikat #ARG!, jaki się pojawi w tych komórkach.

W komórce C2 wpisz: =INDEKS($C$8:$C$1008;$F2–7). Podobnie postąp z komórkami D2 i E2 (zamieniając odpowiednio zakresy komórek z właściwej kolumny) i skopiuj formuły w każdej kolumnie do pozostałych komórek (z C2 do C3–C6; z D2 do D3–D6 itd.).

Gdy skończysz, zachowaj spokój. Wiemy, że arkusz wygląda dziwnie, gdyż jest wypełniony błędami #ARG!, ale kliknij tylko prawym klawiszem myszki na komórce A2 i wybierz z menu kontekstowego pozycję Wybierz z listy rozwijanej. Następnie wybierz dowolny element z listy produktów i kliknij go.

Z pewnością zauważysz, że komórki dotychczas wyświetlające błędy wypełnią się poprawnymi danymi wybranego towaru. Mechanizm ten wykorzystasz do automatycznego wstawiania danych wybranych towarów do finalnej faktury. Pamiętaj, że w obszarze wyboru towarów nie wpisujesz ich nazw, tylko wybierasz z listy (tak jak w kroku 5). Jeżeli zajdzie potrzeba wpisania na fakturze jakiegoś nowego towaru, najpierw dodaj go do bazy. I jeszcze jedno – zapisz skoroszyt ;-).

Kolejny składnik systemu fakturowania to baza odbiorców, czyli twoich klientów, którym zamierzasz wystawiać faktury. Utworzenie takiej bazy uwolni cię od konieczności ręcznego wypełniania danymi kontrahenta każdej kolejnej przeznaczonej dla niego faktury.

Otwórz wcześniej utworzony w Excelu plik Faktura VAT i przejdź na arkusz o nazwie Odbiorcy.

Zacznij od wypełnienia pierwszego wiersza danymi nagłówkowymi. Co musisz wiedzieć o kliencie, chcąc wystawić mu fakturę? Musisz znać nazwę firmy, adres oraz NIP. Takie też słowa wpisz w kolejnych komórkach pierwszego wiersza (od A1 do C1). Teraz od komórki A2 zacznij wypełniać arkusz odpowiednimi danymi kontrahentów:

Gdy wypełnisz arkusz danymi kontrahentów, do komórki D2 wpisz formułę: =WIERSZ() i skopiuj tę formułę do całej kolumny D albo do komórki na tyle dalekiej (np. D1000), by liczby obejmowały wiersze z danymi twoich kontrahentów.

Do komórki E1 wpisz następującą formułę: =SUMY.POŚREDNIE(9;D1:D1000). Wynik, jaki się pojawi w komórce, wyda się idiotyczny, ale tylko przez moment. Zaznacz komórki od A1 do C1 i z menu Dane wybierz Filtr i Autofiltr.

Po prawej stronie komórek, w pierwszym wierszu pojawią się ikonki strzałek. Kliknij teraz taką strzałkę w komórce A1 i z rozwiniętej w ten sposób listy wybierz tylko jednego kontrahenta. Gdy to zrobisz, zwróć uwagę na wartość w komórce E1. Będzie ona zawierała numer wiersza wybranego przed chwilą kontrahenta. Komórka ta będzie bardzo pomocna w automatycznym przenoszeniu danych kontrahenta do finalnego arkusza faktury.

Każda wystawiona faktura powinna mieć kolejny numer porządkowy. Dziura w numeracji albo zgubiona faktura to prosta droga do uznania cię za przestępcę skarbowego. Najlepiej pamiętanie o kolejności zrzucić na Excela, dlatego też pierwszym arkuszem projektowanego systemu fakturowania będzie arkusz numeracyjny. W nim podczas przygotowywania każdej nowej faktury będzie aktywowany kolejny numer porządkowy, który następnie zostanie przekazany innym arkuszom naszego systemu, a finalnie zobaczysz go na wydruku faktury.

W tworzonym skoroszycie przejdź do arkusza Numer, w komórce A1 wpisz Znacznik, w komórce B1 wpisz Numer, następnie w komórce B2 wpisz następującą formułę: =JEŻELI(A2<>””;WIERSZ()-1;””) i skopiuj ją do kolejnych wierszy w kolumnie B.

Co robi formuła w komórce B2? Jest to prosty warunek. Jeżeli komórka A2 nie jest pusta, to do komórki B2 wpisz numer wiersza i odejmij od niego 1 (odejmowanie jest konieczne, gdyż sama formuła znajduje się w drugim wierszu, a numerację kolejną zaczynamy od jedynki.

Jak jest generowany kolejny numer, który będzie następnie pobierany przez główny arkusz faktury? Wystarczy, że w pierwszym pustym wierszu w kolumnie A wpiszesz cokolwiek (np. literkę „w” od słowa „wystawiona”) w komórce, znajdującej się w kolumnie B w tym samym wierszu automatycznie pojawi się numer 2. Chcąc wystawić kolejną fakturę, ponownie aktywujesz arkusz Numer i powtarzasz czynność, zyskując kolejny numer.

Gdy numerów będzie już w arkuszu tak dużo, że nie zmieszczą się na ekranie, warto ułatwić sobie generowanie kolejnych za pomocą funkcji autofiltra. Z menu Dane wybierz Filtr i Autofiltr.

Kliknij strzałkę w komórce Znacznik i z rozwiniętego menu wybierz (Puste), po czym w pierwszej pustej komórce, pod komórką Znacznik wpisz cokolwiek. W kolumnie B w tym samym wierszu pojawi się nowy numer 143.

Arkusz ten warto jeszcze wykorzystać do formuły, dzięki której do wygenerowanego numeru porządkowego na finalnej fakturze zostanie „doczepiony” rok. W komórce E1 wpisz formułę =DZIS() Jej wynikiem będzie aktualna data. Nas jednak interesuje tylko rok, zatem w komórce F1 wpisz kolejną formułę =TEKST(E1;”rr”)

Na koniec proponujemy jeszcze do komórki G1 wpisać cyfrę 0. W przyszłości traktuj tę komórkę jako modyfikator daty sprzedaży. W analogiczny sposób komórkę H1 potraktuj jako modyfikator daty płatności.

Ostatnim elementem będzie arkusz zbierający dane z pozostałych oraz generujący i drukujący finalne, gotowe faktury bazujące na wprowadzonych danych w poprzednich arkuszach, formułach i danych właściwych dla konkretnego dokumentu.

Przejdź do arkusza Faktura. Ponieważ zakładamy, że wystawiane dokumenty będziesz drukował na komputerze, na którym opracowujesz system fakturowania, zacznij od sprawdzenia domyślnego obszaru wydruku. Rozwiń menu Plik i wybierz Podgląd wydruku. Gdy pojawi się okno, zamknij je.

Powrócisz do arkusza. Zwróć uwagę na cienką przerywaną, pionową linię, jaka pojawiła się w obszarze roboczym arkusza. Linia ta wyznacza obszar zadruku, a ściślej – szerokość i wysokość strony ustawionej w drukarce. Ułatwi to rozplanowanie poszczególnych pól i obszarów na fakturze. Zacznij od części nagłówkowej.

Ta część faktury jest najprostsza. Zacznij od umieszczenia na górze informacji o dacie wystawienia i dacie sprzedaży. Data wystawienia jest wprowadzana formułą: =Numer!E1, a data sprzedaży to wynik formuły =Numer!E1+Numer!G1. Komórka G1 we wcześniej opracowanym arkuszu Numer modyfikuje datę sprzedaży (wystarczy podać liczbę – także ujemną – o ile ma być zmieniona aktualna data).

Następny element to nazwa dokumentu i jego kolejny numer. Nazwę wpisz ręcznie, natomiast za numer odpowiada formuła: =MAX(Numer!B1:B3800)&”/”&Numer!F1. Formuła ta wyszukuje maksymalny numer w arkuszu Numer – naszym półautomatycznym generatorze kolejnych numerów porządkowych. Następnie dopisuje do niego znak / oraz dwucyfrowe oznaczenie roku pochodzące z komórki F1 arkusza Numer.

Czas na dane kontrahentów. Dane twojej firmy możesz wprowadzić ręcznie, gdyż nie będą się zmieniać. Natomiast dane kupującego (Nabywcy) będą pochodziły z utworzonej wcześniej bazy danych w arkuszu Odbiorcy. Przykładowo nazwa firmy jest wprowadzana formułą:INDEKS(Odbiorcy!A$1:A$1000;Odbiorcy!$E$1)

W analogiczny sposób są wprowadzane pozostałe dane nabywcy zawarte w kolejnych komórkach wiersza w bazie odbiorców.

Termin zapłaty to także formuła – podobna do tej z datą sprzedaży, z tą różnicą, że ewentualnym modyfikatorem daty (termin zapłaty wszak nie musi być taki sam jak data wystawienia dokumentu) jest wartość wprowadzona do komórki H1 w arkuszu Numer.

Główna część faktury to dane dotyczące sprzedawanych towarów i usług. Zacznij od wprowadzenia nazw kolumn w tabeli towarów i usług zgodnie z proponowanym przez nas wzorem.

Przypomnij sobie, w jaki sposób wybierałeś towary z bazy w arkuszu Towary. Produkt, który ma się pojawić na fakturze, musi być wybrany i wprowadzony do obszaru Wybór towarów. Sprawdzenie, czy coś zostało wybrane, zachodzi w kolumnie L.p. arkusza Faktura. Formuła sprawdzająca ma postać warunku: =JEŻELI(Towary!A2<>””;1.:””). Oznacza to, że jeżeli komórka z nazwą towaru (A2) w arkuszu Towary nie będzie pusta, to w arkuszu Faktura pojawi się nowy numer porządkowy (tu: 1).

Fakt pojawienia się numeru porządkowego elementu na liście towarów jest sprawdzany w prawie wszystkich pozostałych komórkach wiersza. Przykładowo, cena jednostkowa pierwszego towaru (komórka H23) jest obliczana formułą: =JEŻELI(B23<>””;Towary!D2;””)
Można to przetłumaczyć następująco: jeżeli komórka B23 nie jest pusta (liczba porządkowa elementu na liście towarów), to z obszaru wyboru towarów w arkuszu Towary pobierz cenę jednostkową danego towaru z komórki D2.

W podobny sposób są zrealizowane pozostałe komórki tabeli towarów. Jedyny wyjątek to kolumna ilość, w której wartości wprowadzasz ręcznie.

W tej części warto przyjrzeć się jeszcze formułom zawartym w kolumnie z kwotą podatku oraz z wartością brutto. Kwota podatku jest obliczana formułą: =JEŻELI(ORAZ(G23<>””;J23<>”zw”);I23*(J23/100);””)
Interpretujemy ją następująco. Jeżeli w komórce G23 (ilość towaru) jest coś wpisane oraz komórka J23 nie zawiera zapisu zw (co oznacza towar zwolniony od podatku), wtedy następuje przemnożenie ceny netto przez należny procent podatku i obliczenie jego kwoty. Natomiast gdy choć jeden warunek nie jest spełniony, w komórce nic nie będzie wpisywane.

Z kolei wartość brutto dla danego wiersza to formuła zawierająca podwójny warunek: =JEŻELI(J23<>””;JEŻELI(J23=”zw”;I23;I23+K23);””) który interpretujemy następująco: Jeżeli komórka J23 (procentowa stawka podatku) nie jest pusta, sprawdź kolejny warunek, czy nie jest przypadkiem równa zw. Jeżeli tak jest, to po prostu przepisz kwotę netto z komórki I23, a jeżeli nie – dodaj wartość netto i kwotę podatku. Oczywiście jeżeli komórka J23 jest całkiem pusta, formuła nic nie zwraca i komórka pusta pozostaje.

Ostatnia część faktury to oczywiście podsumowanie. W wierszu razem znajdują się proste sumowania wcześniej uzyskanych wartości – odpowiednio kwota netto, stawek podatku oraz brutto.

Pozostała część, zestawiająca sumy wartości dla poszczególnych stawek podatku VAT, to komórki zawierające już tzw. sumy warunkowe. Przyjrzyj się np. formule w komórce I33: =SUMA.JEŻELI($J$23:$J$27;”=”&J33;$I$23:$I$27)
Komórka I33 zawiera łączną wartość wszystkich towarów (znajdujących się na fakturze) obłożonych 22-procentowym podatkiem VAT. Formuła ta sprawdza zakres J23:J27 (kolumna %) i porównuje go z wartością wpisaną do komórki J33 (22). Następnie z zakresu I23:I27 sumowane są tylko te pozycje, dla których w odpowiadających im wierszach kolumny J znaleziono stawkę 22-procentową podatku.

W tej części faktury mogą się pojawić wartości 0. Warto je ukryć. Najłatwiej to wykonasz formatowaniem warunkowym. Zaznacz zakres komórek części podsumowania (w naszym przykładowym skoroszycie będzie to zakres I31:I37 oraz K31:L37), następnie z menu Format wybierz Formatowanie warunkowe.

W oknie Formatowanie warunkowe wybierz z rozwijanych list wybierz kolejno Wartość komórki jest, równa i w polu tekstowym wpisz 0. Kliknij przycisk Formatuj....

W oknie Formatowanie komórek rozwiń listę Kolor i wybierz z niej biały, po czym kliknij przycisk OK i jeszcze raz OK. W oknie głównym Excela zerowe zapisy zostaną zamienione na białe (ponieważ modyfikowany obszar jest zaznaczony – wciąż są widoczne, ale po odznaczeniu znikną).

Pozostała część dokumentu to już kosmetyka. Kwota do zapłaty pochodzi z przeniesienia wartości z komórki L31, natomiast kwota słownie to wynik działania dodanej do Excela funkcji SLOWNIE (patrz ramka „Automatyczna zamiana zapisu liczbowego na zapis słowny”. Dodaj jeszcze dwa obszary na podpisy i pieczęcie stron transakcji, i gotowe! Nie zapomnij o zapisaniu skoroszytu (najprościej za pomocą kombinacji klawiszy [Ctrl]+[S]) i pamiętaj o przykładowym skoroszycie zamieszczonym przez nas na krążku – możesz samodzielnie sprawdzić opisywane przez nas formuły i działania.

Z pewnością zauważyłeś, że we wszelkich drukach formalnych, rachunkach, fakturach, poleceniach przelewu i innych dokumentach księgowych i finansowych kwoty podawane są w dwóch postaciach: liczbowej i słownej. Problemem, z jakim boryka się każdy początkujący użytkownik Excela, który chce wykorzystać ten potężny arkusz do wspomagania działalności gospodarczej, jest właśnie automatyczna zamiana kwot liczbowych na słowne. Proponujemy skorzystanie z gotowego dodatku do Excela opracowanego przez twórcę strony http://excel.republika.pl (wszelkie ewentualne aktualizacje dodatku znajdziesz na podanej wyżej witrynie autora). Oto, w jaki sposób zaaplikować nową funkcję Excelowi. Poniższe operacje wykonaj przed rozpoczęciem opracowywania dokumentów firmowych w Excelu.

Proponowany przez nas dodatek ma – podobnie jak większość dodatków do Excela – format pliku o rozszerzeniu .XLA. Zacznij jednak od rozpakowania (do dowolnego foldera) pobranego z internetu (z ww strony) pliku slownie.zip.

Po rozpakowaniu pobranego z internetu archiwum w folderze, do którego rozpakowałeś pliki, znajdziesz dwa elementy: plik instrukcja.xls oraz właściwy dodatek slownie.xla. Pierwszy plik na razie zignoruj, drugi – choć teoretycznie może znajdować się w dowolnym miejscu na dysku – skopiuj do specjalnego foldera dodatków pakietu MS Office. Zatem skopiuj plik do foldera: C:\Documents and Settings\<twoja nazwa konta użytkownika>\Dane aplikacji\Microsoft\AddIns

Uwaga! Folder Dane aplikacji jest folderem ukrytym. Jeżeli zatem nie widzisz go w oknie Eksploratora Windows, musisz najpierw włączyć wyświetlanie ukrytych plików i folderów. Z menu Narzędzia wybierz Opcje folderów. Następnie w oknie Opcje folderów zaznacz opcję Pokaż ukryte pliki i foldery i kliknij OK.

Uruchom Excela i z menu Narzędzia wybierz Dodatki. Ponieważ wcześniej umieściłeś plik z dodatkiem w odpowiednim folderze, to teraz, w oknie Dodatki, jakie się pojawi, na liście dodatków zobaczysz dodatek Slownie. Zaznacz pole wyboru widoczne po lewej stronie nazwy dodatku i zatwierdź wybór, klikając OK.

Uruchom teraz arkusz instrukcja.xls dostarczony razem z funkcją SLOWNIE. Arkusz ten zawiera łatwo zrozumiałe przykłady wywołania nowej funkcji.