Jak przechować m@ile

W artykule zajmujemy się trzema najpopularniejszymi obecnie programami pocztowymi: Outlook Expressem, Mozillą Thunderbirdem oraz Outlookiem 2007. Skąd taki wybór? Zależało nam na uwzględnieniu najpopularniejszych narzędzi (patrz ramka z wykresami „Popularność programów pocztowych na świecie i w Polsce”). Szczegółowo prezentujemy, w jaki sposób można wykonać kopię zapasową nie tylko samych wiadomości, ale także danych z książki adresowej, ustawień kont itp.

W dalszej części artykułu znajdziesz porady związane z zamianą i przeniesieniem danych z jednego programu pocztowego na inny. Nie zawsze jest to proste, ale dzięki zamieszczonemu na krążku DVD programowi oraz naszym wskazówkom na pewno dasz sobie radę.

Przedstawiamy dwa różne zestawienia najpopularniejszych programów pocztowych w 2009 roku. Pierwsze badanie (1) opracowane przez firmę Campaign Monitor (www.campaignmonitor.com) obejmowało 12 miesięcy ubiegłego roku, jednak wyniki nie oddają w pełni specyfiki naszego lokalnego rynku, na którym np. usługa hotmail.com Microsoftu nie jest jeszcze tak popularna, jak np. w Stanach Zjednoczonych. Dlatego oprócz badania amerykańskiej firmy warto wymienić rezultaty badań zrealizowanych przez rodzimą firmę FreshMail (2) (www.freshmail.pl). W tym przypadku wyniki dotyczyły okresu od maja do sierpnia 2009 roku. Badanie zostało przeprowadzone na próbie 1 miliona otwartych e-maili. Z badania wynikało, że programy pocztowe instalowane na komputerze wciąż stanowią popularniejszą metodę sprawdzania poczty niż oprogramowanie pocztowe działające online. Wykres (2) przedstawia stopień popularności poszczególnych programów pocztowych wśród badanych internautów.

Kopię zapasową danych Outlooka 2007 można wykonać na dwa sposoby. Pierwszy polega po prostu na skopiowaniu (i zabezpieczeniu w ten sposób) pliku z rozszerzeniem .pst (znajduje się on standardowo w folderze C:\Documents and Settings\[nazwa_konta_użytkownika]\Ustawienia lokalne\Dane aplikacji\Microsoft\Outlook). My polecamy drugi – skorzystanie z programu CodeTwo Outlook Export 1.2.6.

Przed zainstalowaniem programu CodeTwo Outlook Export zamknij Outlooka. Sam proces instalacji polega na potwierdzaniu kolejnych etapów. Gdy instalacja się zakończy, uruchom ponownie Outlooka. CodeTwo Outlook Export jest instalowany jako wtyczka do Outlooka. Na pasku ikon Outlooka, obok ikony pomocy odnajdziesz nową ikonę tego dodatku – kliknij ją.

W oknie CodeTwo Outlook Export - eksport danych kliknij przycisk Przeglądaj, by wskazać docelowe miejsce zapisu pliku z kopią. W sekcji Eksportowane pola są domyślnie zaznaczone do eksportu pola Temat oraz Data wysłania. Jednak po kliknięciu Dodaj możesz uzupełnić tę listę o niemal dowolne pole występujące w wiadomości e-mailowej czy innych elementach Outlooka. Wybór jest bardzo duży.

Jeżeli nie chcesz dodawać pól, kliknij od razu przycisk Eksportuj. Po zakończeniu eksportu wyświetli się okno dialogowe z informacją o liczbie wyeksportowanych elementów. Kliknij OK.

Wyeksportowany plik ma format CSV (Comma Separated Values). Jest to bardzo popularny format danych, powszechnie akceptowany przez wiele różnego typu programów, nie tylko pocztowych, ale np. także przez arkusze kalkulacyjne. Dzięki temu łatwiej będzie wyeksportowane tak informacje wczytać do innych programów. Pliki PST natomiast mogą być stosowane w… innym Outlooku.

Zacznijmy od programu standardowo obecnego we wciąż najpopularniejszym systemie operacyjnym, jakim jest blisko dziesięcioletni już Windows XP. System ten został wyposażony w program pocztowy Outlook Express – jedno z najpopularniejszych narzędzi do zarządzania elektroniczną korespondencją. Do wykonania kopii zapasowej wiadomości, kontaktów oraz ustawień programu posłużymy się aplikacją o nazwie Outlook Express Backup – znajdziesz ją na naszej płycie DVD.

Instalacja programu polega na standardowym potwierdzaniu kolejnych etapów kreatora instalacji. Po zakończeniu instalacji program uruchomi się automatycznie. W oknie głównym programu kliknij przycisk Backup Now.

Uruchomi się kreator nowego zadania back upu. W polu Backup Job Name wpisz nazwę tworzonego zadania. Warto zaznaczyć pole Create shortcut on desktop, dzięki czemu program utworzy na pulpicie skrót do skonfigurowanego zadania backupu. Ułatwi to wykonywanie kopii danych Outlook Expressa. Kliknij Next.

Kolejny etap to wybór docelowego nośnika, na którym ma być zapisana kopia zapasowa. Domyślnie zaznaczona jest opcja Backup to Local/LAN Location or to Remote FTP Server, co określa, że kopia zapasowa będzie zapisana na dysku lokalnym, sieciowym lub na serwerze FTP. W dalszej części założyliśmy wybór właśnie tego wariantu, ale warto dodać, że program oferuje także zapis kopii na płytach CD/DVD (opcja Backup to DVD+/-RW/DVD+/-R/DVD-RAM/CD-RW or CD-R) czy dyskach zewnętrznych lub flashdyskach (opcja Backup to Multiple Disks).

Wybrany przez nas wariant zapisu oferuje ciekawą możliwość utworzenia kopii w formie wykonywalnego pliku EXE. Przywrócenie danych z zapisanej w ten sposób kopii jest znacznie prostsze. Aby skorzystać z tej możliwości, zaznacz w sekcji Backup Media Type Settings pole wyboru Backup to Local/LAN Location. W tej samej sekcji, po kliknięciu przycisku Browse możesz wskazać docelowy folder zapisu pliku z kopią. Kliknij Next.

W kolejnym etapie określasz, jakiego typu dane mają być zapisane w kopii. Wyboru tego dokonujesz, zaznaczając pola wyboru widoczne po lewej stronie okna. Przy założeniu, że chcesz wykonać kopię wszystkich danych poczty w Outlook Expressie, koniecznie zaznacz pole Tożsamość główna. Oprócz tego zaznacz pole wyboru Windows Address Book, co spowoduje zapis w kopii także systemowej książki adresowej, z której Outlook Express korzysta. Po prawej stronie możesz doprecyzować, które składniki poczty mają być zapisane w kopii, ale najlepiej pozostawić domyślne ustawienie (pełna konfiguracja).

Zwróć uwagę na pozostałe pola wyboru widoczne po lewej stronie okna – program Outlook Backup Express umożliwia także wykonanie kopii zapasowej ustawień przeglądarki Internet Explorer. Oprócz tego możesz w konfigurowanym zadaniu backupu określić, by oprócz poczty w pliku kopii zapasowej znalazły się zupełnie dowolne dane (wystarczy, że je wskażesz po zaznaczeniu pola wyboru My Files). Tutaj jednak zajmujemy się wyłącznie kopią poczty. Kliknij Next.

Następny etap kreatora dotyczy zaawansowanych ustawień kopii zapasowej. W sekcji Backup Settings możesz wybrać typ wykonywanej kopii. Ponieważ jednak wcześniej zdecydowaliśmy się na zapis kopii w formie wykonywalnego pliku EXE, to jedyną dostępną opcją w tej sekcji jest teraz Normal Backup. W sekcji Compression Settings określasz – za pomocą wartości wybranych z rozwijanej listy Backup Compression Level – stopień kompresji danych zapisywanych w kopii (im większy, tym mniejszy plik kopii, ale też dłuższe generowanie pliku kopii zapasowej). W sekcji Security Settings możesz zabezpieczyć plik kopii hasłem, które po zaznaczeniu opcji wpisujesz w pola Password i Confirm Password. Ostatnia sekcja, Advanced Settings, zawiera opcje związane z powiadamianiem e-mailem o wykonaniu kopii. W domowych warunkach raczej się z tego nie korzysta. Kliknij Next.

Jeżeli w systemie jest uruchomiony program Outlook Express, narzędzie do backupu wyświetli komunikat informujący o konieczności zamknięcia programu pocztowego. Może to zostać wykonane automatycznie, gdy klikniesz Tak w oknie komunikatu Warning. Jeżeli Outlook Express nie był uruchomiony (lub gdy został już zamknięty), zobaczysz okno, w którym wyświetlone zostaną informacje, ile zajmie plik kopii zapasowej. Kliknij przycisk Backup Now, by natychmiast rozpocząć wykonywanie kopii zapasowej.

Postęp wykonywania kopii możesz śledzić w oknie głównym programu Outlook Express Backup. Gdy operacja się zakończy, wyświetlone zostanie okno z pytaniem, czy chcesz wykonać weryfikację danych zapisanych w kopii w celu upewnienia się, czy zostały one poprawnie zachowane. Kliknij Yes. Jeśli weryfikacja przebiegnie poprawnie, w oknie głównym, w polu Backup Status powinieneś zobaczyć komunikat EXE file created successfully. Możesz już zamknąć program Outlook Express Backup.

Odzyskanie danych z tak wykonanej kopii jest banalnie łatwe. Po prostu uruchom utworzony w procesie backupu plik wykonywalny i w oknie, które się pojawi, kliknij Extract. Jeżeli zażyczyłeś sobie ochronę hasłem, to musisz je teraz podać.

W oknie Outlook Express Backup kliknij napis Tożsamość główna (ale nie zaznaczaj jeszcze pola wyboru przy nim). Następnie kliknij przycisk Select Identity. W nowo otwartym oknie Select Identity zaznacz Tożsamość główna i kliknij przycisk Select.

Wyświetli się okno informacyjne wyjaśniające, co należy dalej robić. Jeżeli odzyskujesz dane na zreinstalowanym, czystym jeszcze systemie lub gdy chcesz zastąpić wszystkie aktualne ustawienia i dane Outlook Expressa przechowywanymi w pliku kopii zapasowej, kliknij przycisk Back to Restroe. Jeżeli natomiast przypadkowo usunąłeś część e-maili i chcesz jedynie przywrócić je, uzupełniając istniejący już w Outlook Expressie zbiór wiadomości, kliknij Synchronize my e-mails. W dalszej części zakładamy, że kliknąłeś Back to Restore.

Powrócisz do głównego okna programu. Zaznacz teraz pole wyboru przy pozycji Tożsamość główna i kliknij Next, a następnie w oknie Restore Confirmation kliknij przycisk Restore Now.

Rozpocznie się proces przywracania. Po jego zakończeniu zobaczysz w oknie programu, obok napisu Current File, komunikat Finished restoring your files successfully. Możesz już zamknąć okno programu. Ustawienia i dane poczty zostały przywrócone.

Innym popularnym programem pocztowym jest opracowany przez fundację Mozilla program Thunderbird. Pokazujemy, jak wykonać kopię zapasową poczty elektronicznej na kilka sposobów. Najpierw wyjaśnimy, jak wykonać kopię książki adresowej i listów niezależnie, a w kolejnym warsztacie zajmiemy się zabezpieczeniem całego profilu użytkownika programu Thunderbird, czyli wszystkich ustawień, listów, danych ksiażki adresowej itp.

Wykonanie kopii zapasowej książki adresowej w najnowszej edycji programu Thunderbird (tylko taką wersją zajmiemy się na łamach; taką też znajdziesz na naszym krążku) jest bardzo proste. Najpierw, po uruchomieniu programu Mozilla Thunderbird (zakładamy, że korzystasz z tego programu, więc kwestie konfiguracji konta itp. masz już za sobą) w głównym oknie kliknij przycisk Adresy.

Otworzy się okno Książka adresowa. Teraz z wyświetlanej po lewej stronie programu listy dostępnych w programie książek adresowych (w Thunderbirdzie może ich być wiele) wybierz kliknięciem tę, której kopię zapasową chcesz wykonać. W naszym przykładzie zaznaczona jest książka adresowa o nazwie Zebrane adresy.

Z menu Narzędzia wybierz Eksportuj, a następnie w oknie Eksportuj książkę adresową wybierz docelowy folder, w którym chcesz zapisać kopię książki adresowej. Thunderbird domyślnie zapisuje plik wynikowy w formacie LDIF (LDAP Data Interchange Format). Warto jednak, byś zapisał tę samą książkę także w dwóch pozostałych dostępnych formatach, które mo żesz wybrać z rozwijanej listy Zapisz jako typ.

Kopie książek adresowych nie zajmują wiele miejsca, nawet w przypadku bogatych zbiorów kontaktów. A dzięki zapisowi w różnych formatach zyskujesz większe możliwości ewentualnego importu zapisanej kopii w innych programach pocztowych.

Wykonanie kopii zapasowej pojedynczego e-maila, wybranej grupy e-maili, czy nawet wszystkich listów elektronicznych z danego folderu jest w Thunderbirdzie bardzo proste. Zacznijmy od pojedynczego listu. Zaznacz wybrany e-mail w oknie głównym programu. Następnie rozwiń menu Plik i wybierz kolejno Zapisz jako i Plik.

W oknie Zapisz wiadomość jako zmień ewentualnie nazwę pliku (jest ona tworzona automatycznie z tytułu e-maila, którego kopię zapisujesz), wskaż docelowy folder zapisu i kliknij Zapisz.

W analogiczny sposób wykonasz kopie zapasowe kilku e-maili (wystarczy, że je zaznaczysz w oknie głównym), czy nawet wszystkich wiadomości w danym folderze (wszystkie wiadomości w aktualnie otwartym folderze zaznaczysz skrótem klawiszowym [Ctrl]+[A]). Po zaznaczeniu listów, których kopia ma być zapisana, wciśnij skrót klawiszowy [Ctrl]+[S]. Pojawi się okno Przeglądanie w poszukiwaniu folderu, w którym wskazujesz docelowy folder zapisu. Po kliknięciu OK program zapisze wszystkie zaznaczone e-maile do plików (w popularnym i rozpoznawalnym przez inne programy pocztowe formacie EML) o nazwach takich, jak tytuły poszczególnych wiadomości.

Do wykonania całościowej kopii danych z programu Thunderbird proponujemy się posłużyć dodatkiem MozBackup. Program ten pozwala na zapis kopii zapasowej nie tylko danych Thunderbirda (obsługuje wersje od 1.0 do najnowszej 3.1), ale także takich programów, jak: Firefox, Flock, Sunbird, SeaMonkey, Mozilla Suite, Songbird, Wyzo czy Spicebird. Program jest standardowo udostępniany w języku angielskim, ale oprócz aplikacji na płycie zamieściliśmy także plik spolszczający interfejs MozBackup. Plik ten (standardowe archiwum w formacie ZIP) należy rozpakować i jego zawartość umieścić w folderze, w którym zainstalowano program MozBackup (domyślnie jest to folder C:\Program Files\MozBackup\). Spowoduje to zastąpienie znajdującego się już w tym folderze pliku z angielskim interfejsem. Instalacja samego programu MozBackup nie wymaga szczegółowych objaśnień. Po prostu potwierdzasz kolejne etapy kreatora instalacji.

Po uruchomieniu programu MozBackup (zakładamy, że podmieniłeś pliki językowe interfejsu) zobaczysz główne okno kreatora MozBackup. Kliknij Dalej.

W kolejnym etapie z listy aplikacji rozpoznanych przez program wybierasz Mozilla Thunderbird 3.1 i upewniasz się, że w sekcji Operacje zaznaczona jest opcja Utwórz kopię profilu. Kliknij Dalej.

Jeżeli w czasie działania programu MozBack up Thunderbird będzie uruchomiony, zobaczysz następujący komunikat: Thunderbird jest uruchomiony. Zamknij najpierw Thunderbirda i kliknij Ponów próbę.

Następny krok to wybór profilu użytkownika, który ma być zapisany w kopii zapasowej. Pozostaw domyślnie zaznaczony profil default. Klikając przycisk Przeglądaj, możesz wybrać inny niż domyślny folder docelowy dla kopii. Bez względu na to, czy zmieniasz docelowy folder, czy też pozostawiasz domyślny (Moje dokumenty), kliknij Dalej.

Program wyświetli pytanie, czy chcesz zabezpieczyć plik kopii hasłem. Maile to prywatna korespondencja, warto ją więc dodatkowo zabezpieczyć. Kliknij Tak, a następnie w oknie dialogowym Ustal hasło wpisz hasło, którym będzie chroniony dostęp do pliku z kopią zapasową danych Thunderbirda.

W kolejnym etapie możesz określić, jakie składniki profilu mają być zapisane w kopii zapasowej. Domyślne zaznaczenie pól wyboru jest rozwiązaniem optymalnym. Uwaga! Nie zaznaczaj pola wyboru Tylko ustawienia poczty, jeżeli chcesz wykonać także kopię zapasową wszystkich wiadomości. Kliknij Dalej.

Program rozpocznie zapis kopii. Gdy operacja się zakończy, możesz już zamknąć program, klikając Zakończ.

Do odtwarzania profilu (np. na innym komputerze) konieczna jest instalacja programu Mozilla Thunderbird, aplikacji MozBackup oraz dostęp do pliku kopii. Proces przywracania polega na tym, że uruchamiasz program MozBackup, w sekcji Operacje wskazujesz opcję Odtwórz profil, a następnie wskazujesz profil, który chcesz odtworzyć, oraz plik kopii zapasowej. Jeżeli wskazany plik jest zabezpieczony hasłem, musisz je wpisać w oknie Wprowadź hasło. Dalsze etapy po prostu potwierdzaj kliknięciem odpowiedniego przycisku, a ustawienia zostaną przywrócone do tych, które były zapisane w pliku kopii zapasowej.

Przeprowadzkę danych pomiędzy różnymi programami pokażemy na dwóch przykładach: przeniesienia korespondencji z Outlook Expressa do Thunderbirda oraz z Thunderbirda do Outlooka 2007.

Sprawę przeniesienia danych do najnowszego Thunderbirda bardzo ułatwia wbudowany w Thunderbird kreator importu uruchamiany po instalacji i pierwszym starcie tego programu. Upewnij się, że w pierwszym oknie, Importowanie ustawień i danych, została zaznaczona opcja Outlook Express, i kliknij Dalej.

Rozpocznie się proces importu wiadomości i ustawień z programu Outlook Express. Po jego zakończeniu otworzy się okno główne programu Mozilla Thunderbird. Elementy zaimportowane z Outlook Expressa odnajdziesz w folderze (i podfolderach) Zaimportowane Outlook Express.

Program Mozilla Thunderbird przejął także ustawienia konta pocztowego (oraz książkę adresową) zdefiniowane w Outlook Expressie, więc niczego już nie musisz konfigurować.

Niestety, w tym przypadku nie ma tak prostego sposobu jak poprzednio. Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z polskiego narzędzia autorstwa Piotra Dałka o nazwie MboxProxy. Program ten znajdziesz na płycie DVD dołączonej do aktualnego wydania. Jest dystrybuowany w formie pliku archiwum w formacie 7ZIP (do jego rozpakowania możesz się posłużyć programem 7-Zip, również umieszczonym na płycie). Rozpakuj ten program do dowolnie wybranego folderu na dysku.

Zakładamy, że program Mozilla Thunderbird jest zainstalowany i skonfigurowany, a program MS Outlook 2007 ma ustawione co prawda konto, ale nie ma w nim poczty, która wciąż znajduje się w Thunderbirdzie. Uruchom teraz program Outlook, następnie rozwiń menu Narzędzia i wybierz z niego Ustawienia kont.

W oknie Ustawienia kont, pod zakładką Poczta e-mail kliknij przycisk Nowy.

W oknie Dodawanie nowego konta e-mail zaznacz pole wyboru Ręcznie konfiguruj ustawienia serwera lub dodatkowe typy serwerów i kliknij Dalej.

Pozostaw zaznaczoną opcję Internetowa poczta e-mail kliknij Dalej i wypełnij formularz. Pola w dwóch sekcjach, Informacje o użytkowniku oraz Informacje o logowaniu, mogą mieć zupełnie dowolne wartości, ale nie mogą być puste. Natomiast w sekcji Informacje o serwerze upewnij się, że na liście Typ konta wybrana jest pozycja POP3, a w polach Serwer poczty przychodzącej oraz Serwer poczty wychodzącej wpisz 127.0.0.1 i nie zaznaczaj pola wyboru Wymagaj logowania przy użyciu bezpiecznego uwierzytelniania hasła. Kliknij Dalej i zamknij kreator.

Uruchom program MboxProxy. W oknie MboxProxy kliknij Wybierz plik. Musisz teraz wskazać plik zawierający wiadomości przechowywane w programie Mozilla Thunderbird. Jeśli chcesz wiedzieć, gdzie Thunderbird przechowuje wiadomości, uruchom program, następnie z menu Narzędzia wybierz Konfiguracja kont. W oknie Konfiguracja kont przyjrzyj się sekcji Konfiguracja konta oraz widocznemu w niej polu Katalog na lokalnym komputerze. W polu tym znajdziesz ścieżkę do pliku, który musisz wskazać programowi MboxProxy. Standardowo plik ten ma nazwę Inbox.

Po wskazaniu pliku powrócisz do okna MboxProxy. Na pasku tytułowym powinna się pojawić liczba zaindeksowanych (odczytanych ze wskazanego pliku) wiadomości. Powinna być równa liczbie listów przechowywanych w danym folderze Odebrane w programie Mozilla Thunderbird. Kliknij Włącz serwer. Uwaga! W tym momencie możesz zobaczyć komunikat zapory Windows lub innego programu zabezpieczającego. Jeżeli komunikat ten dotyczy programu MboxProxy, zaakceptuj połączenia, co oznacza w przypadku okna dialogowego Alert zabezpieczeń systemu Windows potrzebę kliknięcia przycisku Odblokuj.

Przełącz się teraz na okno Outlooka, upewnij się, że będziesz używał właśnie skonfigurowanego, tymczasowego konta łączącego się z serwerem o adresie 127.0.0.1, oraz kliknij przycisk Wyślij/Odbierz. Outlook rozpocznie pobieranie wiadomości jak gdyby z serwera, a faktycznie z pliku Thunderbirda.

Kiedy import wiadomości się zakończy, przełącz się na okno MboxProxy, kliknij Wyłącz serwer i zamknij MboxProxy. Przeprowadzka wiadomości z Thunderbirda (z folderu Odebrane) do Outlooka 2007 dobiegła końca. W analogiczny sposób możesz przenieść zawartość innych folderów z pocztą w Thunderbirdzie.