Najlepszy zamiennik Office'a

Pakiet biurowy to niezbędne wyposażenie peceta w domu i biurze – każdy na co dzień ma do czynienia z dokumentami DOCX, arkuszami XLSX czy prezentacjami PPTX. Wszystkie te formaty są obecnie standardem, wymiana danych między firmami czy osobami prywatnymi bez programów potrafiących je otwierać i edytować jest niemożliwa. Nie każdego jednak stać na aplikacje biurowe Microsoftu, a darmowe alternatywy nie zawsze poprawnie radzą sobie z wyświetlaniem dokumentów czy arkuszy o większym stopniu skomplikowania. Istnieje jednak pakiet, który – tylko w wersji na komputery PC – z powodzeniem zainteresował prawie pół miliarda użytkowników. Mowa tu o WPS Office, którego pełna roczna wersja Premium znajduje się na płycie dołączonej do tego numeru PC Formatu.

• Pełna zgodność z pakietami Microsoft Office i Google Docs/Apps
• Obsługa formatów DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, PDF, TXT, HTM, RTF, DOT, DOTX
• Polski interfejs użytkownika w trzech odmianach, ze sprawdzaniem pisowni
• Ponad 200 czcionek i setki darmowych szablonów
• Praca z wieloma dokumentami naraz dzięki mechanizmowi kart
• Wygodna regulacja ustawień akapitów i tabel
• System tworzący kopie zapasowe dokumentów
• Setki gotowych formuł do arkuszy kalkulacyjnych
• Szyfrowanie dokumentów chroniące przed nieuprawnionym dostępem
• Konwerter plików do formatu PDF
• Lekkie i szybkie działanie (instalator waży zaledwie 65 MB)

Pełna wersja pakietu WPS Office Premium 10 pozwoli korzystać z wszystkich swoich funkcji przez rok od daty zainstalowania na komputerze. Po upływie tego czasu pakiet automatycznie przełączy się na wersję darmową, której pomimo ograniczeń dalej będziesz mógł swobodnie używać. Pakiet został przygotowany specjalnie dla czytelników PC Formatu, nie wymaga rejestrowania, po zainstalowaniu jest od razu gotowy do pracy. Aby skorzystać z tej oferty, należy zainstalować pakiet w terminie od 2.05 do 30.06.2016.

Opis WPS Office 10 zaczynamy od edytora tekstu Writer. Jeśli znasz aplikację Microsoft Word, to korzystanie z tego edytora nie sprawi najmniejszych problemów. Podobnie zbudowany, wyjątkowo czytelny interfejs pozwala na wygodną i intuicyjną obsługę.

Wyrównywanie tekstu, ustawianie wcięć i odstępów między liniami czy dopasowywanie wybranego fragmentu do zakładanego układu dokumentu wymaga zazwyczaj sporej liczby zabiegów. W aplikacji Kingsoft Writer wystarczy skorzystać z narzędzia służącego do regulacji akapitów, aby proces znacząco przyspieszyć.

Aby rozpocząć formatowanie wybranego akapitu, postaw kursor w dowolnym miejscu obejmującego go tekstu, po czym naciśnij znajdującą się na lewym marginesie ikonę Układ akapitu.

Po kliknięciu ikony cały fragment tekstu stanowiący jeden akapit zostanie zaznaczony. Jeśli chcesz zwiększyć lewostronne wcięcie całego akapitu, kliknij lewy brzeg ramki i przytrzymując lewy klawisz myszki, przeciągnij kursor w prawo, w wybrane miejsce. Program na bieżąco prezentuje efekt modyfikacji, informując jednocześnie o aktualnej głębokości wcięcia liczonej w znakach. W ten sam sposób możesz zmienić wcięcie akapitu z prawej strony.

Za pomocą ramki ustawisz też wcięcie i wysunięcie akapitowe. Służą do tego dwie belki umiejscowione na początku dwóch pierwszych wierszy podświetlonego akapitu. Przesuwając w prawo pierwszy znacznik, spowodujesz odsuniecie pierwszego wiersza akapitu od lewego marginesu, tworząc wcięcie akapitowe. Przeciągając w prawo drugi znacznik, zdefiniujesz lewe wcięcie drugiego i kolejnych wierszy danego akapitu (wysunięcie). W obu przypadkach program na bieżąco będzie cię informować o głębokości wcięcia:

Aby utworzyć równe wcięcia pierwszego wiersza w kilku akapitach jednocześnie, wybierz interesujące cię akapity, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, po czym za pomocą jednej z wyświetlonych belek dopasuj głębokość wcięć jednocześnie we wszystkich zaznaczonych akapitach, np.:

Jeśli potrzebujesz skorygować odstęp pomiędzy aktywnym akapitem a poprzedzającym go fragmentem tekstu, chwyć i przeciągnij górną listwę ramki. Przesuwając ją w dół, zmniejszysz odstęp między akapitami, a w górę – zwiększysz go.

Na tej samej zasadzie działa przeciąganie dolnej krawędzi ramki odpowiedzialnej za przerwę między akapitem modyfikowanym a kolejnym. W obu przypadkach program na bieżąco podaje liczbę linii, o jaką zmieni się odstęp między akapitami, np.:

Po zakończeniu formatowania akapitów wyłącz funkcję aktywnej ramki, klikając ikonę X znajdującą się w górnym prawym narożniku.

Dzięki specjalnym opcjom przygotowanie zestawienia tytułów i śródtytułów określających rozdziały i podrozdziały dużego dokumentu nie stanowi większego problemu. Do wygenerowania przewodnika po zawartości dokumentu służą funkcje oznaczania nagłówków w tekście oraz automatycznego tworzenia spisu treści.

Po otwarciu dokumentu odszukaj w nim tytuły mające stanowić strukturę przyszłego spisu treści. Każdy musi otrzymać odpowiedni styl. W tym celu zaznacz zdanie będące tytułem rozdziału, a następnie przypisz mu styl Heading 1, wybierając go z listy znajdującej się na pasku narzędziowym.

W ten sam sposób zaznacz nagłówki, które program rozpozna jako podrozdziały. Pamiętaj tylko o wyborze stylu nagłówka odpowiadającego jego lokalizacji w strukturze dokumentu – do oznaczenia podrozdziałów wykorzystaj style o dalszej numeracji, np. Heading 2.

Gdy wszystkie nagłówki zostaną zdefiniowane, przejdź do zakładki Sekcja, kliknij ikonę Zawartość strony i z rozwiniętego menu wybierz jeden z formatów spisu treści. Proces automatycznego generowania tabeli według wskazanego wzoru zostanie rozpoczęty.

Po chwili na pierwszej stronie dokumentu zobaczysz utworzony właśnie spis treści, który zawiera aktywne odnośniki do wskazanych w nim nagłówków. Aby z nich skorzystać, naciśnij klawisz Ctrl i kliknij wybrany nagłówek.

W razie zmiany układu nagłówków, dodania nowych rozdziałów bądź podrozdziałów konieczna jest aktualizacja spisu treści. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszki w obrębie spisu treści i z rozwiniętego w ten sposób menu kontekstowego wybierz opcję Aktualizuj pole.

Na ekranie wyświetli się okno służące do odświeżenia struktury tabeli. Zaznacz w nim opcję Aktualizacja całego spisu i kliknij OK. Spis treści zostanie zaktualizowany.

Edytor Writer posiada kilka funkcji, dzięki którym można szybko skorygować wymiary tworzonej tabeli, a także określić liczbę wchodzących w jej skład kolumn i wierszy. Dodatkowo style tabeli pozwolą zmodyfikować jej wygląd.

W celu wstawienia tabeli do dokumentu postaw kursor w miejscu jej docelowej lokalizacji, po czym wybierz zakładkę Wstaw i kliknij Tabela. Wywołasz w ten sposób panel z tabelą, w którego pokratkowanym obszarze zaznacz odpowiednią liczbę wierszy i kolumn, przeciągając po nich kursorem myszy. Gdy zwolnisz klawisz myszy, tabela pojawi się we wskazanym miejscu.

Aby zmodyfikować wymiary tabeli, dopasować wielkość jej komórek bądź dodać nowe wiersze i kolumny, najedź myszką na wstawioną tabelę – wokół niej pojawią się szare znaczniki:

Za pomocą (1) możesz przemieścić całą tabelę w inne miejsce, a dzięki (2) – zmienić jej docelowe wymiary. Jeśli zechcesz zwiększyć liczbę wierszy w tabeli, kliknij (3) i przytrzymując go, przeciągnij w dół, obserwując jednocześnie dodawanie komórek.

Gdy uznasz ich liczbę za wystarczającą, puść lewy klawisz myszki. Pamiętaj jednak, że program zatwierdza tylko w pełni nakreślone komórki. W ten sam sposób możesz zwiększyć liczbę kolumn w tabeli, przeciągając znacznik (4) znajdujący się na prawym jej marginesie.

Aby uatrakcyjnić wygląd tabeli, skorzystaj z gotowych stylów graficznych dostępnych w zakładce Styl tabeli. Kliknięcie jednej z miniatur spowoduje, że utworzona tabela automatycznie dopasuje się do wybranego stylu. Masz również do dyspozycji zestaw narzędzi, dzięki którym zmienisz wygląd poszczególnych elementów tabeli np. Cieniowanie lub Obramowanie.

W arkuszu kalkulacyjnym Spreadsheets znajdziesz wszystko, co potrzebne jest do uporządkowania i analizowania danych, tworzenia zestawień i wykresów. Pokazujemy, jak korzystać z wybranych narzędzi, a także jak zabezpieczyć hasłem dostęp do gotowego pliku.

Tabele przestawne pomagają zapanować nad złożonymi arkuszami z dużą ilością danych i umożliwiają wygodną ich analizę. Dzięki możliwości wyświetlania wybranych pól zawarte w nich informacje stają się czytelniejsze i łatwiej jest dostrzec ważne szczegóły.

Do utworzenia tabeli przestawnej potrzebujesz danych źródłowych umieszczonych w arkuszu w postaci tabeli z nagłówkami. Po otwarciu takiego pliku kliknij dowolną komórkę w tabeli, a następnie przejdź do zakładki Wstaw, i kliknij ikonę Tabela przestawna.

Zobaczysz okno dialogowe z automatycznie wybraną opcją Wybierz zakres. Wybrane dane będą analizowane w tworzonej właśnie tabeli przestawnej. Standardowo zakres obejmuje wszystkie wypełnione pola, nie musisz niczego zmieniać. Dla ułatwienia pozostaw również domyślną lokalizację tabeli przestawnej. Aby przejść dalej, kliknij przycisk OK.

W tym momencie przeniesiony zostaniesz do nowego arkusza, w którym zobaczysz gotową do pracy tabelę przestawną. Na prawej stronie okna znajdziesz listę pól tabeli przestawnej oraz jej obszary: Obszary tabel przestawnych.

Czas zadecydować, które pola muszą znaleźć się w tabeli i w jakich obszarach trzeba je umieścić. Kliknij wybraną pozycję na liście pól, np. Faktura, i nie puszczając przycisku myszki, przeciągnij ją do pożądanego obszaru, np. Obszar wiersza. W tej samej chwili w tabeli przestawnej pojawią się dane wybranej pozycji.

Kontynuując budowanie tabeli przestawnej, przeciągnij pozostałe interesujące cię pola do ich obszarów docelowych, w sekcji: Obszary tabel przestawnych.

W każdej chwili możesz zmienić założenia tabeli przestawnej tak, aby w inny sposób zestawić ze sobą zgromadzone dane. Dokonasz tego, modyfikując w sekcji Obszary tabel przestawnych zawartość obszarów tabeli przestawnej, usuwając z nich dotychczasowe pola i przeciągając w ich miejsce nowe interesujące cię pozycje.

Funkcja zabezpieczania tworzonych dokumentów służy do ochrony skoroszytów z poufnymi danymi przed nieautoryzowanym dostępem.

Aby włączyć ochronę otwartego arkusza, kliknij ikonę Premium i z rozwiniętego w ten sposób menu wybierz kolejno Plik i Szyfrowanie.

Gdy na ekranie pojawi się okno Opcje, zdefiniuj w nim hasło dokumentu, wpisując je dwukrotnie w polach Hasło, po czym kliknij przycisk OK.

Zabezpieczenie uaktywni się po zamknięciu arkusza. Podczas próby jego ponownego otwarcia zobaczysz okno, z komunikatem o konieczności wprowadzenia hasła. UWAGA! Zagubionych haseł nie da się odzyskać!

Przed nieuprawnioną edycją możesz również zabezpieczyć skoroszyt udostępniony w grupie roboczej większej liczbie osób. Wystarczy, że w opisywanym wyżej oknie w sekcji Opcje udostępniania plików dla tego skoroszytu wprowadzisz dwukrotnie hasło otwierające możliwość modyfikacji pliku.

W takim przypadku możesz uruchomić arkusz w trybie tylko do odczytu za pomocą przycisku Tylko do odczytu. Pełen dostęp do danych otrzymasz wyłącznie po wpisaniu hasła.

W pakiecie biurowym nie mogło zabraknąć dobrego narzędzia do tworzenia efektownych prezentacji. Z pomocą aplikacji Presentation zaprojektujesz dynamiczny pokaz slajdów i urozmaicisz go kolorowymi tłami, animacjami oraz muzyką, dźwiękiem i klipami wideo.

Sposobem na uatrakcyjnienie tworzonej prezentacji jest zastosowanie animowanych przejść między kolejnymi slajdami. Rezultat można jeszcze ulepszyć, dodając dźwięki.

Aby dodać przejście, wskaż slajd, którego będzie dotyczyć, a następnie z listy znajdującej się w zakładce Animacja wybierz efekt, np. Zanikanie. Gdy wybierzesz efekt, w głównym obszarze edycji uruchomiona zostanie jego prezentacja.

Potwierdzeniem dodania animacji do slajdu jest pojawienie się obok jego miniatury znaczka z symbolem gwiazdki. Aby dopasować dokładne ustawienia animowanego przejścia, kliknij myszą ikonę Efekty przejścia.

Spowoduje to wysunięcie się prawego panelu narzędziowego, w którym zobaczysz listę wszystkich przejść wraz z sekcją Modyfikacja przejścia zawierającą narzędzia służące do zmiany ich parametrów.

Korzystając z rozwijanego menu Prędkość, ustaw czas trwania przejścia. Opcja Dźwięk pozwoli określić, jaki dźwięk ma temu towarzyszyć. Jeśli chcesz, aby wskazane właśnie efekty towarzyszyły zmienianiu wszystkich slajdów, kliknij przycisk Zastosuj do wszystkich slajdów.

Na koniec pozostało już tylko sprawdzenie prezentacji w działaniu. W celu jej uruchomienia wystarczy nacisnąć przycisk Podgląd.

Podczas tworzenia prezentacji warto jest użyć klipów wideo jako elementów tworzonego pokazu. Film jest w stanie przekazać znacznie więcej treści niż nawet najlepiej opracowany tekst czy ilustracja.

Wskaż slajd, w którym chcesz umieścić klip wideo, po czym przejdź do zakładki Wstaw i naciśnij znajdującą się tam ikonę Film. Następnie w standardowym oknie dialogowym Wstawianie filmu wskaż interesujący cię plik wideo i kliknij przycisk Otwórz.

W tej samej chwili na ekranie zobaczysz okno dialogowe z dwoma opcjami do wyboru. Możesz wybrać automatyczne uruchamianie filmu po wywołaniu wybranego slajdu Automatycznie lub aktywowanie klipu na żądanie Po kliknięciu.

Gdy film pojawi się na slajdzie, będziesz mógł dopasować jego wymiary do tekstu, zmienić położenie, a także dopasować dodatkowe parametry dostępne po wybraniu polecenia Edytuj obiekt filmowy z menu kontekstowego filmu.

W wyświetlonym oknie zmienisz ustawienia odtwarzania, skorygujesz głośność dźwięku oraz włączysz wyświetlanie filmu w trybie pełnoekranowym.