Pliki zawsze aktualne

Windows nie zawiera skutecznych narzędzi do synchronizacji danych. A przecież w czasach, gdy każdy użytkownik ma kilka różnych komputerów, przenośnych pamięci i korzysta z mobilnych systemów operacyjnych, jest ona konieczna. Rozwój technologii i sposobów przetwarzania oraz przechowywania informacji powodują, że te same dane są często powielane i zapisywane w wielu miejscach. Trudno więc zagwarantować, że wszędzie znajduje się ich aktualna wersja. Bez rozwiniętych metod synchronizacji i aktualizacji łatwo o pomyłkę. Za aktualizację danych odpowiadają zazwyczaj programy zewnętrze, komercyjne bądź bezpłatne, oraz narzędzia tworzone przez producentów urządzeń przenośnych. Naprawdę jest w czym wybierać. Tyle że nie wszystkie aplikacje zasługują na uwagę. Pokazujemy, jak sprawić, by pliki na różnych komputerach i w smartfonach były przechowywane zawsze w najnowszej wersji i których narzędzi użyć, by ten cel osiągnąć.

SyncBackFree to bezpłatne narzędzie do synchronizacji i tworzenia kopii zapasowych plików. Program jest wygodny i nieskomplikowany w obsłudze. Jednocześnie wymagający użytkownicy znajdą w nim mnóstwo zaawansowanych opcji.

Uruchom program i kliknij przycisk Nowy u dołu okna. W polu Nazwa profilu umieść nazwę zadania synchronizacji. Przejdź dalej. Wybierz sposób synchronizacji. Jeżeli z korzystasz z plików w dwóch różnych lokalizacjach i chcesz, by były zawsze aktualne, zaznacz Synchronizacja dwustronna.

W kolejnym kroku kreatora określ położenie synchronizowanych danych. Jeżeli obydwie lokalizacje znajdują się na dyskach komputerów, pozostaw ustawienia bez zmian. Kliknij Gotowe i Ok.

Wskaż katalogi, w których znajdują się pliki do synchronizacji. Użyj w tym celu ikon folderów. Wybór akceptuj przyciskiem Wybierz folder. Warto również zmienić nazwę plików lokalnych i zdalnych. Domyślnie mają one miana: Lewy i Prawy (1). Wystarczy kliknąć odpowiednie przyciski i nadać własną nazwę (2).

O zakończeniu synchronizacji SyncBackFree może poinformować użytkownika stosownym komunikatem. Aby go włączyć, kliknij kategorię Notify i zaznacz opcję Display a notification when a profile finishes. Kliknij OK, by zakończyć konfigurowanie zadania synchronizacji. Klikając Tak, uruchomisz symulację procesu. Zaznacz zadanie na liście i kliknij przycisk Uruchom, aby zsynchronizować zawartość wskazanych katalogów.

Wiele programów do synchronizacji danych nie radzi sobie z synchronizacją plików w momencie zmiany czasu letniego na zimowy i odwrotnie. Niepotrzebnie synchronizują niezmienione dane lub pomijają te wymagające aktualizacji. Ma to miejsce w sytuacji, gdy synchronizacja przeprowadzania jest na podstawie czasu modyfikacji pliku, a nie po analizie jego zawartości. Najczęściej występuje, gdy synchronizacja danych wykonywana jest między komputerem stacjonarnym a nośnikiem zewnętrznym.
Przyczyną tych kłopotów są zazwyczaj systemy plików, w których zapisano dane – inaczej przechowują czas modyfikacji pliku. W komputerach stacjonarnych dominuje system plików NTFS. Notuje on informacje o czasie w postaci UTC (Universal Time Coordinated) – czasu uniwersalnego, na podstawie którego określane są między innymi strefy czasowe. Tymczasem na przenośnych nośnikach danych USB stosowany jest z reguły system plików FAT albo exFAT. Niestety obydwa korzystają z lokalnego czasu komputera.
Sposobów na wyeliminowanie problemów z synchronizacją wynikających ze zmiany czasu jest kilka:
- synchronizacja nośników z tym samym systemem plików
- zmiana systemu plików na nośnikach przenośnych na NTFS
- stosowanie metod analizy kwalifikujących pliki do synchronizacji na podstawie ich zawartości
- korzystanie ze specjalnych opcji zawartych w programach do synchronizacji.

Ostatnią z metod można zastosować w programie Free FileSync http://pcformat.pl/u/3494.

FreeFileSync umożliwia zdefiniowanie przesunięcia czasowego dla jednej lub kilku stref czasowych. Uwzględniane jest ono w analizie czasu modyfikacji pliku. Jeżeli pliki różnią się tylko określonym w opcjach przesunięciem, uznawane są za niezmienione. Uwaga, przesunięcie czasowe nie jest tolerancją! Uruchom FreeFileSync, rozwiń menu Akcje i wybierz Ustawienia porównywania. Możesz też wcisnąć klawisz F6.

Kliknij pole w sekcji Ignoruj przesunięcie czasu i wprowadź wartości określające przesunięcie. Na przykład jedną godzinę i dwie godziny. Wpisz w tym celu liczby 1 i 2 oddzielone przecinkiem. Kliknij OK.

Synchronizacja pomiędzy dwoma komputerami to czasami za mało. Aktualizację tych samych danych można włączyć pomiędzy większą liczbą urządzeń. Przyda się to na przykład wtedy, gdy korzystasz z jakiegoś pliku na komputerze stacjonarnym w domu i w pracy oraz na urządzeniu przenośnym, w trakcie podróży.

Podłącz komputer przenośny do sieci, w której działa jeden pecetów stacjonarnych. Udostępnij pomiędzy komputerami dane w taki sposób, by można je było odczytywać przez sieć. Uruchom AllwaySync http://pcformat.pl/u/3495. Zmień najpierw język interfejsu na polski. Rozwiń menu Language i zaznacz Polish. Kliknij przycisk Przeglądaj w lewej części okna, na karcie New Job 1. Wskaż na dysku lokalnym katalog, w którym będą znajdowały się synchronizowane dane.

Ponownie kliknij Przeglądaj, tym razem w prawej części okna. Wybierz folder z plikami do synchronizacji znajdujący się na pierwszym komputerze stacjonarnym. Zaakceptuj dane przyciskiem OK. Wybierz polecenie Analizuj u dołu ekranu.

Po zakończonej analizie w oknie AllwaySync wyświetlone zostaną różnice pomiędzy katalogami. Sprawdź, czy kierunek i sposób synchronizacji dobrany przez program jest prawidłowy. Jeżeli chcesz zmienić ustawienia, umieść kursor myszy nad danym symbolem graficznym w kolumnie Kierunek synchronizacji i wybierz odpowiednią metodę z listy.

Jeżeli chcesz zmodyfikować jakieś zaawansowane ustawienia, związane na przykład ze zmianą czasu czy zdarzeniami wyzwalającymi automatyczną synchronizację, wybierz przycisk ustawień z prawej strony okna. Na koniec kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę karty (New Job 1), wybierz Zmień nazwę i przypisz do zadania nazwę, którą łatwo będzie rozpoznać.

Kliknij menu Zadanie i polecenie Dodaj nowe. W sposób opisany powyżej zdefiniuj kolejne zadanie, które będzie służyło do synchronizowania katalogu na komputerze przenośnym z folderem na drugim pececie. Na koniec rozwiń menu Plik i wybierz polecenie Synchronizuj wszystko. Zadania wykonywane są w kolejności ich tworzenia.

AllwaySync umożliwia synchronizację danych zapisanych w wielu różnych lokalizacjach. Nie ogranicza swoich użytkowników. Za pomocą programu można aktualizować pliki pomiędzy folderami na tym samym dysku, pomiędzy nośnikiem lokalnym a zewnętrznym, pomiędzy komputerami w sieci, czy pecetem a serwerem FTP. AllwaySync umożliwia też połączenie z urządzeniami mobilnymi, sieciowymi magazynami danych Amazon S3 i OffsiteBox oraz serwerami WWW obsługującymi protokół WebDAV. Aby ułatwić konfigurację danych, miejsce przechowywania plików można zdefiniować w programie na listach wyświetlonych poniżej pól ze ścieżkami docelowymi. Dane do jednego zadania synchronizacji nie muszą również pochodzić z jednego katalogu. Lokalny folder może synchronizować pliki zapisane w różnych miejscach, nawet w zupełnie innych komputerach. Aby dodać do zadania synchronizacji dodatkowe lokalizacje, kliknij Zadanie, Zaawansowane i Dodaj folder synchronizacji, a następnie wskaż miejsce, w którym zapisane są pliki.

Ręczna synchronizacja pozwala samodzielnie wybrać czas aktualizacji, ale łatwo o niej zapomnieć. Warto skonfigurować automatyczną synchronizację i zdać się na program.

Rozwiń menu Widok i wybierz polecenie Opcje. Rozwiń listę ze zdefiniowanym zadaniem synchronizacji i zaznacz kategorię Automatyczna aktualizacja. Kliknij pole Kiedy wykryte zostaną zmiany plików i na liście Opóźnienie ustaw odstęp, w jakim mają być monitorowane katalogi. Domyślne 10 minut jest wystarczające. Jeżeli jednak synchronizujesz bardzo ważne dane i często je modyfikujesz, możesz skrócić ten czas. Gdy natomiast kopiowane pliki mają duże rozmiary, warto go wydłużyć, by nie obciążać niepotrzebnie łącza.

Umieść zaznaczenie obok opcji Przy starcie aplikacji oraz Zanim się wylogujesz. W ten sposób dane zostaną również zaktualizowane przed rozpoczęciem i po zakończeniu pracy. Kliknij Opcje aplikacji w lewej części okna i włącz automatyczne uruchamianie – polecenie Uruchom automatycznie aplikację w pasku zadań wraz ze startem komputera. Zamknij okno opcji przyciskiem OK.

Jeżeli w trakcie synchronizacji nie chcesz przenosić z jednego folderu do drugiego wszystkich plików, a nie możesz oddzielić ważnych danych od tych mało istotnych, zastosuj filtrowanie. Zobacz, jak to zrobić za pomocą SyncToy.

Uruchom program i rozpocznij definiowanie nowego zadania. Dopiero po jego utworzeniu będzie można skonfigurować filtr. Kliknij przycisk Create New Folder Pair u dołu okna, a następnie za pomocą przycisków Browse wskaż foldery docelowy i źródłowy. Przejdź dalej.

Do wyboru są trzy warianty synchronizacji. Synchronize służy do przenoszenia plików w obydwu kierunkach. Zmiany nazwy plików oraz operacje kasowania odzwierciedlane są w dwóch lokalizacjach. <Echo> to aktualizacja danych z lewego katalogu w prawym. Zmiana nazwy oraz kasowanie pliku zostaną powtórzone. Jeżeli natomiast planujesz zaktualizować pliki z lewego katalogu, uwzględnić zmianę ich nazw, ale nie chcesz usuwać z folderu docelowego danych skasowanych w katalogu źródłowym, wybierz Contribute.

Wpisz nazwę zadania i kliknij Finish. Zmień teraz sposób filtrowania. Wybierz w tym celu łącze Change options…. Sekcja u góry okna pozwala ustawić filtr synchronizacji. Po zaznaczeniu Exclude read-only z procesu wyłączone zostaną pliki z atrybutem tylko do odczytu. Exclude hidden spowoduje pominięcie plików ukrytych, a Exclude system – systemowych.

W polu Files to include zdefiniujesz filtr plików przeznaczonych do skopiowania. Tak jak w systemowej wyszukiwarce plików działają w nim tak zwane „wildcards”, czyli znaki zastępujące inne znaki. Na przykład pytajnik (?) zastępuje jeden dowolny znak, a gwiazdka (*) dowolny ciąg znaków. Jeżeli chcesz na przykład synchronizować jedynie dokumenty Worda, wpisz *.docx Zapis ten oznacza dowolną nazwę pliku z rozszerzeniem .docx.

Aby pominąć jakieś pliki, użyj w podobny sposób pola Files to exclude. Zaznaczenie opcji Check file contents zwiększy dokładność programu. Oprócz nazwy i daty modyfikacji w poszukiwaniu różnic pomiędzy plikami weryfikowana będzie również ich zawartość. Pamiętaj jednak, że spowolni to pracę programu. Zamknij okno konfiguracyjne przyciskiem Ok. Aby włączyć synchronizację, użyj przycisku Run.

System Android powiązany jest ściśle z kontem Google. Jeżeli chcesz wykorzystać wszystkie możliwości smartfona, musisz skonfigurować to konto. Oczywiście do synchronizacji z pecetem potrzebne jest też dodatkowe narzędzie, na przykład MyPhoneExplorer.

MyPhoneExplorer składa się z dwóch części – klienta instalowanego na pececie i aplikacji do telefonu. Zainstaluj obydwie. Uruchom klienta na telefonie, a potem aplikację w pececie. Po jej wystartowaniu rozwiń menu Plik i wybierz polecenie Połącz. Wskaż, jaki rodzaj połączenia chcesz skonfigurować – Wi-Fi, Bluetooth bądź USB. Kliknij OK.

Potwierdź typ połączenia w telefonie, klikając OK, i zdefiniuj PIN, który posłuży jako hasło dostępowe. Wróć do aplikacji stacjonarnej i przejdź do kolejnego kroku. Po odnalezieniu telefonu wprowadź zdefiniowany przed chwilą PIN. Nadaj telefonowi przyjazną nazwę i kliknij OK. Automatycznie rozpocznie się pierwsza synchronizacja kontaktów, wiadomości, kalendarza i rejestru połączeń. Domyślnie odbywa się ona pomiędzy telefonem a bazą danych programu.

Aby zmienić domyślny zestaw danych, rozwiń menu Plik i wybierz Opcje. Przejdź do sekcji Synchronizacja. Na listach Kontakty oraz Zadania i zdarzenia oraz Notatki wskaż inny program, na przykład Outlook 2016. Upewnij się, że program pocztowy jest wyłączony, a następnie klikając przycisk Zaawansowane, otwórz odpowiednie okna konfiguracyjne.

Umieść zaznaczenia obok folderów programu pocztowego, z których chcesz pobierać informacje, i zaznacz pole Synchronizuj oba. Możesz również umieścić zaznaczenie przy Pokaż okno potwierdzenia, zanim MyPhoneExplorer dokona zmian, by nie wprowadzić przypadkowych modyfikacji. Zaakceptuj zmiany i uruchom synchronizację. Program pozwoli ci zdecydować, w jaki sposób zaktualizować poszczególne elementy.

Synchronizacja plików została podzielona na dwa typy. Pierwszy obejmuje zdjęcia, drugi wszystkie pozostałe obiekty. Po podłączeniu telefonu kliknij kategorię Pliki po lewej stronie ekranu. Narzędzia do synchronizacji zostaną udostępnione w postaci przycisków paska narzędzi u góry okna. Kliknięcie Synchronizuj zdjęcia zsynchronizuje fotografie zapisane w domyślnych katalogach telefonu, wybranie Synchronizuj pliki pozwoli skonfigurować aktualizację plików.

Ważne pliki można synchronizować bezpośrednio pomiędzy komputerami albo za pośrednictwem dysku internetowego. Jednym z popularniejszych serwisów, który świadczy usługi synchronizacji danych, jest Dropbox. Za darmo można przechować w nim do 2 GB danych, bez limitu wielkości przesyłanego pliku. Specjalne narzędzie zadba również o to, by dane lokalne były zawsze takie same, jak te przechowywane w serwisie. Dzięki synchronizacji danych za pomocą internetowej chmury można udostępniać pliki różnym osobom. W ten sposób wielu użytkowników może pracować z tym samym dokumentem, a serwis zadba, by każdy miał jego najbardziej aktualną wersję.

Jeżeli nie masz konta w serwisie Dropbox, to podczas instalacji programu do synchronizacji zostaniesz poproszony o jego założenie. Będziesz mógł również zdefiniować położenie na dysku folderu z plikami synchronizowanymi przez serwis. Domyślnie to katalog użytkownika na dysku systemowym. Do zarządzania synchronizacją Dropboksa służy ikona w zasobniku systemowym.

Z usługi korzysta się tak, jak ze zwykłego katalogu na dysku. Jeżeli chcesz umieścić jakiś plik w serwisie, skopiuj go po prostu do odpowiedniego folderu n. Działający w tle agent przeniesie dane automatycznie do internetu. Aby uniknąć niepotrzebnego przesyłania plików przez wolne łącza internetowe, program wyposażony został w funkcję synchronizacji po sieci lokalnej. Jeżeli kilka komputerów w LAN-ie korzysta z tego samego konta Dropoksa, to dane będą aktualizowane po szybkich łączach lokalnych.

Podczas przesyłania danych może dojść do wykorzystania całej przepustowości łącza i na przykład do kłopotów z otwieraniem stron internetowych, dlatego w ustawieniach aplikacji można zdefiniować limity szybkości transferu. Kliknij w tym celu ikonę programu w zasobniku, wybierz przycisk ustawień i polecenie Preferencje. Przejdź na kartę Transfer i umieść zaznaczenia obok opcji Ogranicz do w sekcjach <Szybkość pobierania> i Szybkość przeyłania. W polach obok podaj maksymalną szybkość wysyłania i odbierania, którą może otrzymać Dropbox.