Przyjazny edytor

W domyślnej konfiguracji pakietu Office, gdy klikniesz ikonę skrótu Worda, edytor uruchomi się, wyświetlając okno pustego dokumentu zbudowanego na podstawie szablonu domyślnego, przechowywanego w pliku Normal.dot. Plik uruchomieniowy Worda może być jednak wywoływany z parametrami, które zmieniają domyślną reakcję programu podczas uruchamiania. Najwygodniej, gdy z parametrów tych skorzystasz, tworząc odpowiednią ikonę skrótu do Worda.

Kliknij prawym klawiszem myszki na pulpicie Windows i z menu kontekstowego wybierz Nowy i Skrót.

W oknie kreatora Tworzenie skrótu kliknij przycisk Przeglądaj i wskaż plik uruchomieniowy Worda. Przykładowo w pakiecie MS Office 2003 znajduje się on domyślnie w folderze: \Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\.

Ustaw kursor na końcu wprowadzonej ścieżki (za wyrazem WINWORD.EXE) i wpisz jeden z następujących przełączników:
/a – uruchamia Worda bez wczytywania szablonu domyślnego i innych dodatków ustawionych do automatycznego uruchamiania podczas startu edytora;
/l ścieżka_do_szablonu – uruchamia Worda i automatycznie wczytuje do niego szablon wskazany w ścieżce; w ten sam sposób można też wczytywać nie tylko szablony, ale i inne dodatki;
/m – uruchamia Worda z blokadą uruchamiania makr;
/n – uruchamia Worda bez automatycznego otwierania okna nowego dokumentu;
/t szablon – uruchamia Worda i automatycznie otwiera okno nowego dokumentu zbudowanego na podstawie wskazanego w poleceniu pliku szablonu.

Gdy wpiszesz wybrany przełącznik, kliknij Dalej.

W kolejnym etapie kreatora wpisz nazwę tworzonego skrótu. Dobrze, gdyby nazwa oddawała zadanie, jakie będzie automatycznie realizowane przy starcie edytora. Po wpisaniu nazwy kliknij Zakończ. Od tej pory kliknięcie skrótu uruchomi Worda w nietypowy sposób.

Formatując długi dokument, najlepiej posługiwać się odpowiednio przygotowanym zestawem stylów. Jednak, gdy chcesz tylko sprawdzić, jak wyglądałyby wybrane fragmenty poddane drobnej modyfikacji (np. wytłuszczenie tekstu w nagłówkach rozdziałów albo zmiana czcionki w śródtytułach), nie musisz zmieniać danego stylu. Word oferuje znacznie wygodniejsze narzędzie.

Uruchom Worda i wczytaj do niego dokument, w którym chcesz zmodyfikować jedynie fragmenty o podobnym stylu formatowania.

Zaznacz jeden fragment tekstu (np. tytuł rozdziału) i kliknij go prawym klawiszem myszki. Z menu kontekstowego wybierz Zaznacz tekst z podobnym formatowaniem.

Word automatycznie zaznaczy wszystkie wystąpienia podobnych elementów w treści dokumentu (np. wszystkie tytuły rozdziałów), oczywiście, pod warunkiem że wszystkie mają podobne formatowanie. Możesz teraz wprowadzić zmianę, np. pochylenie, podkreślenie, zmianę czcionki, koloru itp. Posłuż się narzędziami dostępnymi w ikonach paska Formatowanie. Wprowadzone zmiany odniosą się do wszystkich zaznaczonych fragmentów. Modyfikacja stylu nie jest potrzebna. Jeżeli jakaś poprawka ci nie odpowiada, skorzystaj z funkcji cofania wywoływanej skrótem klawiszowym [Ctrl]+[Z].

Dłuższych dokumentów nikt nie jest w stanie opracować podczas jednej sesji z programem Word. Jeżeli pracujesz jednocześnie nad kilkoma projektami, może ci się przydać sztuczka, dzięki której program automatycznie ustawi kursor w ostatnio edytowanym miejscu otwartego dokumentu.

Uruchom Worda i otwórz dokument, nad którym zamierzasz kontynuować pracę.

Po wczytaniu treści dokumentu wciśnij skrót klawiszowy [Shift]+[F5]. Kursor tekstowy automatycznie ustawi się w miejscu, w którym wprowadzałeś ostatnie poprawki bądź dopiski.

Za każdym razem, gdy podczas pracy nad dokumentem wywołujesz funkcję zapisu (np. skrótem [Ctrl]+[S]), Word zapisuje plik, ale robi to tak, że wynikowy plik jest znacznie większy, niżby to wynikało z ilości tekstu. Dzieje się tak dlatego, że Word nie zapisuje całego dokumentu w najnowszej wersji, lecz do istniejącego pliku dokumentu dopisuje blok zawierający wprowadzone ostatnio poprawki. Plik dokumentu niepotrzebnie się rozrasta. Mechanizm ten opracowano, by skrócić czas zapisu na dysku. Jednak dzisiejsze dyski są na tyle szybkie, że nawet zapis kilkusetstronicowej pracy nie jest dla nich żadnym obciążeniem i trwa bardzo krótko.

Są dwie metody zmniejszenia wielkości pliku Worda. Pierwsza jest bardzo prosta. Zamiast zapisywać dokument funkcją zapisu wywoływaną skrótem [Ctrl]+[S], z menu Plik wybierz Zapisz jako, a następnie w oknie Zapisz jako kliknij po prostu Zapisz (nie musisz zmieniać nazwy pliku).

Jeżeli zobaczysz okno z informacją, że dany plik już istnieje, pozostaw zaznaczoną opcję Zastąp istniejący plik i kliknij OK. Tak zapisany plik może być nawet kilkakrotnie mniejszy od swojego poprzednika, mimo że treść nie uległa zmianie!

Druga metoda polega na wyłączeniu w Wordzie funkcji zapisu dokumentów w blokach. Z menu Narzędzia wybierz Opcje.

W oknie Opcje przejdź do zakładki Zapisywanie. Odznacz na niej pole Zezwalaj na szybkie zapisywanie. Wprowadzone zmiany potwierdź, klikając OK. Od tej pory Word za każdym razem będzie już zapisywał pełną wersję dokumentu, a nie tylko dopisywał blok ze zmodyfikowaną treścią.

Porada ta nie dotyczy Worda 2007, który ma zmieniony format plików. Nowy format bardzo oszczędnie gospodaruje miejscem na dysku i pliki są mniejsze niż w starszych wersjach edytora.